O que são os lembretes no Task Manager?
Os lembretes do Assistente de IA libertam-te da obrigação de te lembrares dos assuntos para mais tarde. Dizes ao Assistente de que te deve lembrar e quando. O Task Manager controla o prazo: apresenta uma notificação na aplicação. Se a aplicação estiver fechada, o e-mail pode chegar se tiveres as notificações por e-mail ativadas, o SMTP estiver a funcionar e o administrador tiver configurado o cron.
Um lembrete tem dois elementos obrigatórios: o texto (até 500 caracteres) e o momento. Pode indicar uma data e hora futuras ou associar o lembrete ao prazo de uma tarefa. Neste último caso, se o prazo da tarefa for alterado, o lembrete também é alterado.
Os lembretes aparecem no calendário do Task Manager, juntamente com as tarefas, os eventos e os envios agendados do Agente de IA. Pode ter 50 lembretes ativos ao mesmo tempo.
Como funciona?
Um lembrete associado a uma tarefa pode funcionar de três formas. Pode lembrar-te antes do prazo - o intervalo predefinido é de 1440 minutos. Também pode lembrar-te exatamente no prazo ou às 09:00 do dia do prazo. Também pode definir uma data e hora fixas, sem associar o lembrete a uma tarefa. Se a tarefa tiver uma data sem hora, o programa considera as 09:00 para calcular o lembrete. Nesse caso, a tarefa aparece no calendário às 17:00. Tudo funciona no fuso horário Europe/Warsaw.
Quando o prazo de uma tarefa muda, o Task Manager recalcula os lembretes associados. Se o novo prazo estiver tão próximo que a hora do lembrete já tenha passado, o lembrete será apresentado de imediato, desde que a tarefa ainda esteja por fazer. Se o prazo da tarefa for removido ou já tiver passado, o lembrete será cancelado.
A forma de entrega depende de estares ou não a utilizar a aplicação. Se o separador da aplicação estiver visível e a janela tiver o foco, verás uma mensagem no ecrã. Se a aplicação estiver aberta, mas sem o foco, o navegador pode apresentar uma notificação - desde que tenhas dado autorização. O e-mail pode ser enviado, no mínimo, 60 segundos depois do prazo, se tiveres as notificações por e-mail ativadas, o SMTP estiver a funcionar e o lembrete ainda não tiver sido apresentado. Se a aplicação estiver fechada, também é necessário que o cron esteja a funcionar. Se não houver nenhum canal disponível, o lembrete fica à espera que voltes ao programa.
Existe também um resumo diário, independente dos lembretes. Está desativado por predefinição e a hora predefinida é 08:00. Uma vez por dia, recebes uma lista das tarefas que te foram atribuídas e cujo prazo é hoje ou já passou. A lista inclui até cinco títulos.
O que ganha?
Não tens de passar a semana toda a perguntar a ti próprio, de poucas em poucas horas, se tens algo para fazer na próxima quinta-feira. É mais fácil concentrares-te no trabalho de hoje quando não tens de manter na memória uma lista de assuntos para mais tarde.
Também não voltas a contactar um cliente para perguntar por uma entrega que foi adiada há três dias. Quando o lembrete está associado a uma tarefa, a alteração do prazo dispensa-te de corrigir a data separadamente.
De manhã, vês separadamente os assuntos para hoje e os que já estão atrasados. Não precisas de percorrer toda a lista de tarefas para os encontrar.
Exemplo do trabalho diário
Um cliente telefona na quarta-feira e pede que entre em contacto depois das férias. Diz ao assistente quando quer ser lembrado. O lembrete é adicionado ao calendário, junto dos outros assuntos agendados.
Também está a acompanhar uma implementação com receção prevista para 20 de março. Quer receber um lembrete no dia anterior, por isso associa-o à data da tarefa. Em fevereiro, o cliente adia a receção para 3 de abril. Alguém da equipa altera a data da tarefa. Quando o lembrete associado é recalculado, a data passa para 2 de abril. Não é preciso alterá-lo separadamente. Se a data de receção for removida da tarefa, o lembrete será cancelado.
Perguntas mais frequentes
O lembrete chega por email?
O e-mail pode ser enviado, no mínimo, 60 segundos depois do prazo, se tiveres as notificações por e-mail ativadas, o SMTP estiver a funcionar e o lembrete ainda não tiver sido apresentado na aplicação nem como notificação do navegador. Se a aplicação estiver fechada, também é necessário que o cron esteja a funcionar.
O que acontece quando altero o prazo de uma tarefa?
Os lembretes associados ao prazo da tarefa são recalculados automaticamente. Se o prazo for removido ou já tiver passado, os lembretes são cancelados.
Quantos lembretes posso ter ao mesmo tempo?
Pode ter 50 lembretes ativos. Os eventos importados do calendário Google não contam para este limite.
Posso cancelar um lembrete?
Sim, pode cancelar qualquer lembrete pendente criado por si. Escreva ao Assistente "mostra os meus lembretes" - verá os lembretes ativos e os últimos dez já concluídos. Depois escreva "cancela o lembrete …" e confirme. O lembrete também pode ser eliminado no Calendário.
Recebo uma notificação se não tiver a aplicação aberta?
O e-mail pode chegar com a aplicação fechada, se tiveres as notificações por e-mail ativadas, o SMTP estiver a funcionar e o cron estiver ativo. Sem cron, o e-mail pode ser enviado quando alguém estiver a utilizar a aplicação. Se não houver nenhum canal de entrega disponível, o lembrete fica à espera que voltes à aplicação.