Was sind von KI erstellte Tabellen?
Eine Übersicht, die Sie sonst aus mehreren Quellen zusammenstellen, kann in einer einzigen Antwort entstehen. Sie bitten den KI-Assistenten in einem normalen Satz darum, zum Beispiel: „Erstelle eine Tabelle, in der die Kosten für Q1 und Q2 verglichen werden.“ Die Tabelle erscheint im Gespräch. Sie benötigen weder einen separaten Berichts-Generator noch einen Spalten-Assistenten.
Die Daten stammen aus den Wissensquellen, die Sie auswählen. Unter dem Gesprächstitel befindet sich die Schaltfläche Quellen. Dort können Sie bestimmte Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, den gesamten Arbeitsbereich, einen Dateiordner oder einen Kalender mit anstehenden Terminen auswählen. Sie können mehrere Quellen gleichzeitig angeben. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, berücksichtigt der Assistent auch die dort hochgeladenen Dateien, einschließlich der im Modul Dateien hinzugefügten Dateien.
Der Assistent verwendet nur Quellen, für die Sie eine Berechtigung haben. Wenn Sie den Zugriff auf eine Quelle verlieren, lässt er sie bei Ihrer nächsten Frage unberücksichtigt.
So bitten Sie um eine Tabelle und arbeiten anschließend damit
Die Tabelle erscheint als Text in der Antwort. Wenn Sie eine Datei benötigen, bitten Sie den Assistenten, eine zu erstellen, und geben Sie das Format an. Task Manager erstellt XLSX, CSV, PDF, DOCX und HTML und fügt unter der Antwort eine Schaltfläche „Herunterladen“ hinzu. Für Excel- und CSV-Dateien sind tabellarische Daten erforderlich - eine lose Beschreibung allein reicht nicht aus, um eine Tabelle zu erstellen.
Der Download-Link funktioniert standardmäßig 24 Stunden, danach läuft er ab. Die vom Assistenten erstellte Datei können nur Sie herunterladen, nach dem Anmelden.
Unter der Quellenliste sehen Sie eine Auslastungsanzeige. Wenn Sie mehr Inhalte angeben, als das Modell verarbeiten kann, informiert Sie der Assistent darüber, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst lässt er allgemeine Bereiche aus und berücksichtigt die von Ihnen angegebenen Aufgaben. Bei weit gefassten Anfragen wie „Durchsuche alle Aufgaben“ wählt er nur einige der relevantesten Elemente aus. Deshalb sollten Sie für eine Übersicht möglichst präzise Quellen auswählen.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen Daten aus Aufgaben und Gesprächen nicht von Hand in eine Tabelle übertragen. Wenn Sie die Kosten für Q1 und Q2 vergleichen möchten, können Sie die Tabelle direkt als Antwort erhalten, statt Zahlen aus mehreren Quellen zusammenzutragen. So haben Sie weniger Arbeit bei der Erstellung des Berichts.
Sie müssen nicht raten, ob in der Übersicht Inhalte fehlen. Ohne einen solchen Hinweis lässt sich ein unvollständiger Vergleich leicht für vollständig halten. Wenn zu viele Informationen vorliegen, erfahren Sie, was der Assistent nicht berücksichtigt hat.
Wann ist das hilfreich?
Sie betreuen ein Dutzend Aufgaben für einen Kunden und erstellen eine Quartalsübersicht. Absprachen stehen in Aufgabenbeschreibungen und Nachrichten, das Angebot in einer angehängten Datei. Sie starten einen neuen Thread im KI-Assistenten, wählen den Arbeitsbereich des Kunden als Quelle aus und bitten um eine Tabelle mit Aufgabe, Status, Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person. Der Assistent kann Dateien lesen, die in Aufgaben hochgeladen wurden: TXT, CSV, DOCX, XLSX und PDF. Ältere DOC-Dateien und gescannte PDFs ohne Textebene kann er nicht lesen. Anhänge aus Nachrichten werden bis zu etwa 50 KB Text gelesen.
Das Ergebnis sehen Sie im Gespräch. Im selben Thread können Sie bitten: „Füge eine Spalte mit dem Abschlussdatum hinzu”. Wenn die Zusammenstellung passt, bitten Sie um eine Excel-Datei. Der Thread bleibt in der Liste, sodass Sie bei der nächsten Zusammenfassung darauf zurückkommen können. Der Gesprächsverlauf wird standardmäßig gespeichert; deaktiviert der Administrator die Speicherung, behält der Thread Namen und Quellen, aber ohne den Gesprächsinhalt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Tabelle nach Excel exportieren?
Ja. Bitten Sie den KI-Assistenten um eine Datei. Task Manager erstellt dann eine XLSX- oder CSV-Datei und fügt unter der Antwort eine Schaltfläche „Herunterladen“ hinzu. Für eine Tabelle sind tabellarische Daten erforderlich. Wenn die Antwort aus normalem Fließtext besteht, können Sie stattdessen eine PDF-, DOCX- oder HTML-Datei anfordern.
Zeigt mir der Assistent Daten an, für die ich keine Berechtigung habe?
Nein. Der Assistent verwendet nur Quellen, auf die Sie Zugriff haben. Administratoren haben Zugriff auf alle Aufgaben und Chats. E-Mail-Postfächer können erst dann als Quelle ausgewählt werden, wenn ein Administrator diese Möglichkeit unter Einstellungen → KI aktiviert hat. Auch dann kann der Administrator nicht das Postfach einer anderen Person auswählen.
Kann ich die Spalten ändern, nachdem ich die Tabelle erhalten habe?
Ja. Schreiben Sie im selben Gespräch, was Sie ändern möchten. Der Assistent merkt sich den Kontext des aktuellen Threads. Sie müssen Ihre gesamte Anfrage also nicht wiederholen.
Woher bezieht der Assistent die Daten für die Tabelle?
Der Assistent verwendet die Quellen, die Sie über die Schaltfläche „Quellen“ über dem Gespräch auswählen. Das können Aufgaben, Chats, Notizen, Dateiordner, der gesamte Arbeitsbereich oder der Kalender sein. Ein neuer Thread ist zunächst allgemein und umfasst nur Ihre Aufgaben, bis Sie weitere Quellen hinzufügen.
Wie lange ist der Download-Link gültig?
Der Link funktioniert standardmäßig 24 Stunden, danach läuft er ab. Die vom Assistenten erstellte Datei können nur Sie herunterladen, nach dem Anmelden.