Cosa sono le tabelle create dall'AI?
Un riepilogo che di solito prepari mettendo insieme informazioni da più posti può essere creato in un'unica risposta. Basta chiedere all'Assistente AI con una frase normale, per esempio: «Crea una tabella che confronti i costi del Q1 e del Q2». La tabella appare nella conversazione. Non devi usare un generatore di report o una procedura guidata per le colonne.
I dati provengono dalle fonti di conoscenza che selezioni. Sotto il titolo della conversazione trovi il pulsante Fonti. Da lì puoi selezionare attività specifiche, una chat, una nota, un intero Spazio di lavoro, una cartella con file oppure il calendario con le prossime scadenze. Puoi selezionare più fonti contemporaneamente. Se scegli un'attività o una chat, l'assistente prenderà in considerazione anche i file allegati, compresi quelli aggiunti nel modulo File.
L'assistente utilizza solo le fonti per cui disponi delle autorizzazioni. Se perdi l'accesso a una di esse, la ignorerà alla domanda successiva.
Come chiedere una tabella e cosa farne
La tabella appare come testo nella risposta. Se ti serve un file, chiedi di crearlo e indica il formato. Task Manager crea file XLSX, CSV, PDF, DOCX e HTML e aggiunge sotto la risposta il pulsante «Scarica». Excel e CSV richiedono dati in formato tabellare: una semplice descrizione non basta per creare un foglio di calcolo.
Il link per il download funziona per impostazione predefinita per 24 ore, poi scade. Il file preparato dall'Assistente lo potrai scaricare solo tu, dopo aver effettuato l'accesso.
Sotto l'elenco delle fonti trovi un indicatore di utilizzo. Se selezioni più contenuti di quanti il modello possa elaborare, l'assistente ti informa di cosa non ha incluso. Esclude prima gli ambiti generali e mantiene le attività selezionate. Per richieste ampie, come «cerca in tutte le attività», sceglie solo alcuni elementi più pertinenti. Per questo, quando prepari un riepilogo, è meglio selezionare le fonti nel modo più preciso possibile.
Cosa ci guadagni?
Non devi copiare manualmente in un foglio di calcolo i dati delle attività e delle conversazioni. Quando prepari un confronto dei costi del Q1 e del Q2, puoi ottenere una tabella nella risposta, invece di raccogliere numeri da più posti. Ti resta meno lavoro da fare per preparare il report.
Non devi chiederti se nel riepilogo mancano alcuni materiali. Senza questa informazione, è facile scambiare un confronto incompleto per uno completo. Se ci sono troppe informazioni, saprai cosa non è stato incluso dall'assistente.
Quando è utile
Stai seguendo una dozzina di attività per un cliente e prepari il riepilogo del trimestre. Gli accordi sono nelle descrizioni delle attività e nei messaggi, mentre il preventivo si trova in un file allegato. Apri una nuova discussione nell'Assistente AI, selezioni lo Spazio di lavoro del cliente come fonte e chiedi una tabella con l'attività, lo stato, la scadenza e la persona responsabile. L'assistente può leggere i file allegati alle attività: TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. I vecchi file DOC e le scansioni PDF senza livello di testo non vengono letti. Per gli allegati ai messaggi vengono letti circa 50 KB di testo.
Il risultato lo vedi nella conversazione. Nella stessa discussione puoi chiedere: "Aggiungi una colonna con la data di chiusura". Quando il prospetto ti soddisfa, chiedi il file Excel. La discussione resta nell'elenco, così puoi tornarci per il riepilogo successivo. La cronologia delle conversazioni si salva per impostazione predefinita; se l'amministratore ne disattiva il salvataggio, la discussione manterrà nome e fonti, ma senza il contenuto della conversazione.
Domande frequenti
Posso esportare la tabella in Excel?
Sì. Chiedi all'Assistente AI di creare un file e Task Manager genererà un XLSX o un CSV, aggiungendo sotto la risposta il pulsante «Scarica». Il foglio di calcolo richiede dati in formato tabellare. Se la risposta è un testo normale, puoi chiedere un PDF, un DOCX o un HTML.
L'assistente mi mostrerà dati che non sono autorizzato a vedere?
No. L'assistente utilizza solo le fonti a cui hai accesso. L'amministratore può accedere a tutte le attività e a tutte le chat. Le caselle di posta possono essere selezionate come fonte solo dopo che l'amministratore ha attivato questa opzione in Impostazioni → AI; anche in questo caso, l'amministratore non può selezionare la casella di posta di un altro utente.
Posso modificare le colonne dopo aver ricevuto la tabella?
Sì. Scrivi nella stessa conversazione cosa vuoi modificare. L'assistente ricorda il contesto della discussione in corso, quindi non devi ripetere tutta la richiesta.
Da dove prende i dati per la tabella?
L'assistente utilizza le fonti selezionate con il pulsante «Fonti» sopra la conversazione. Possono essere attività, chat, note, cartelle con file, un intero Spazio di lavoro oppure il calendario. Una nuova discussione parte in modalità generale e mostra solo le tue attività, finché non aggiungi altre fonti.
Per quanto tempo è valido il link per scaricare il file?
Il link funziona per impostazione predefinita per 24 ore, poi scade. Il file preparato dall'Assistente lo potrai scaricare solo tu, dopo aver effettuato l'accesso.