Mik az AI által létrehozott táblázatok?
Egy több helyről összeállított kimutatás egyetlen válaszban is elkészülhet. Egyszerű mondatban kérheted az AI-asszisztenstől, például így: „Készíts egy táblázatot a Q1 és Q2 költségeinek összehasonlításáról”. A táblázat megjelenik a beszélgetésben. Nincs szükség külön jelentéskészítőre vagy oszlopvarázslóra.
Az adatok az általad megadott tudásforrásokból származnak. A beszélgetés címe alatt találod a Források gombot. Itt kiválaszthatsz konkrét feladatokat, egy csevegést, egy jegyzetet, a teljes Munkaterületet, egy fájlokat tartalmazó mappát vagy a közelgő határidőket tartalmazó naptárat. Egyszerre több forrást is megadhatsz. Ha feladatot vagy csevegést választasz, az asszisztens az azokhoz feltöltött fájlokat is figyelembe veszi, beleértve a Fájlok modulban hozzáadottakat is.
Az asszisztens csak azokat a forrásokat használja, amelyekhez jogosultságod van. Ha elveszíted a hozzáférést valamelyikhez, a következő kérdésnél kihagyja azt.
Hogyan kérj táblázatot, és mit tehetsz vele ezután?
A táblázat szövegként jelenik meg a válaszban. Ha fájlra van szükséged, kérd a létrehozását, és add meg a formátumot. A Task Manager XLSX, CSV, PDF, DOCX és HTML fájlokat készít, és a válasz alatt megjeleníti a „Letöltés” gombot. Az Excel- és CSV-fájlokhoz táblázatos adatokra van szükség - pusztán egy szabad formájú leírásból nem készül táblázat.
A letöltési link alapértelmezetten 24 óráig érvényes, utána lejár. Az asszisztens által elkészített fájlt csak te tudod letölteni, bejelentkezés után.
A forráslista alatt egy kapacitásjelző sáv látható. Ha több tartalmat adsz meg, mint amennyit a modell fel tud dolgozni, az asszisztens jelzi, hogy mit hagyott ki. Először az általános tartományokat hagyja ki, a kijelölt feladatokat viszont megtartja. Az olyan tág kéréseknél, mint például az „összes feladat keresése”, csak néhány leginkább releváns elemet választ ki. Ezért kimutatás készítésekor érdemes a lehető legpontosabban megadni a forrásokat.
Mit nyersz vele?
Nem kell kézzel átmásolnod a feladatokból és beszélgetésekből az adatokat a táblázatba. Ha például a Q1 és Q2 költségeit hasonlítod össze, ahelyett, hogy több helyről gyűjtenéd össze a számokat, a válaszban rögtön táblázatot kaphatsz. Így kevesebb munkád marad a jelentés összeállításával.
Nem kell találgatnod, hogy kimaradt-e néhány anyag az összesítésből. Ennek jelzése nélkül könnyű teljesnek tekinteni egy hiányos összehasonlítást. Ha túl sok az információ, megtudod, mit nem vett figyelembe az asszisztens.
Mikor jön jól?
Egy ügyfélnek több feladaton dolgozol, és negyedéves összefoglalót készítesz. A megállapodások a feladatok leírásaiban és az üzenetekben szerepelnek, az árajánlat pedig egy csatolt fájlban található. Új beszélgetésszálat indítasz az AI-asszisztensben, megadod forrásként az ügyfél Munkaterületét, és táblázatot kérsz a feladattal, az állapottal, a határidővel és a felelőssel. Az asszisztens el tudja olvasni a feladatokhoz feltöltött TXT, CSV, DOCX, XLSX és PDF fájlokat. A régebbi DOC-fájlokat és a szövegréteg nélküli, beszkennelt PDF-eket nem tudja beolvasni. Az üzenetek mellékleteiből körülbelül 50 KB szöveget tud beolvasni.
Az eredményt a beszélgetésben tekintheted meg. Ugyanabban a beszélgetésszálban kérheted: „Add hozzá a lezárás dátumát tartalmazó oszlopot”. Amikor az összesítés megfelel, kérhetsz Excel-fájlt. A beszélgetésszál megmarad a listában, így visszatérhetsz hozzá a következő összegzésnél. A beszélgetések előzményei alapértelmezetten mentésre kerülnek; ha az adminisztrátor kikapcsolja a mentésüket, a szál megőrzi a nevét és a forrásait, de a beszélgetés tartalma nélkül.
Gyakori kérdések
Exportálhatom a táblázatot Excelbe?
Igen. Kérj fájlt az AI-asszisztenstől, a Task Manager pedig létrehoz egy XLSX- vagy CSV-fájlt, és a válasz alatt megjeleníti a „Letöltés” gombot. Táblázat létrehozásához táblázatos adatokra van szükség. Ha a válasz egyszerű szöveg, PDF-, DOCX- vagy HTML-fájlt is kérhetsz.
Megmutat az asszisztens olyan adatokat, amelyekhez nincs jogosultságom?
Nem. Az asszisztens csak azokhoz a forrásokhoz fér hozzá, amelyekhez neked is van hozzáférésed. Az adminisztrátor az összes feladathoz és csevegéshez hozzáfér. A postafiókok csak akkor választhatók ki forrásként, ha az adminisztrátor engedélyezte ezt a lehetőséget a Beállítások → AI menüpontban; még ekkor sem választhatja ki az adminisztrátor mások postafiókját.
Megváltoztathatom az oszlopokat, miután megkaptam a táblázatot?
Igen. Írd meg ugyanabban a beszélgetésben, min szeretnél változtatni. Az asszisztens emlékszik az aktuális beszélgetésszál előzményeire, ezért nem kell megismételned a teljes kérésedet.
Honnan veszi az asszisztens a táblázat adatait?
Az asszisztens a beszélgetés felett található „Források” gombbal megadott forrásokat használja. Ezek lehetnek feladatok, csevegések, jegyzetek, fájlokat tartalmazó mappák, a teljes Munkaterület vagy a naptár. Az új beszélgetésszál általánosként indul, és csak a saját feladataidat látja, amíg más forrásokat nem adsz hozzá.
Meddig működik a letöltési hivatkozás?
A link alapértelmezetten 24 óráig érvényes, utána lejár. Az asszisztens által elkészített fájlt csak te tudod letölteni, bejelentkezés után.