O que são as tabelas criadas pela IA?
Uma compilação que normalmente junta a partir de vários locais pode ser criada numa única resposta. Basta pedir ao Assistente de IA numa frase simples, por exemplo: «Cria uma tabela que compare os custos do Q1 e do Q2». A tabela aparece na conversa. Não precisa de utilizar um gerador de relatórios separado nem um criador de colunas.
Os dados vêm das fontes de conhecimento que selecionar. Por baixo do título da conversa encontra o botão Fontes. Aí, pode selecionar tarefas específicas, uma conversa, uma nota, todo o workspace, uma pasta com ficheiros ou o calendário com as próximas datas. Pode selecionar várias fontes ao mesmo tempo. Quando seleciona uma tarefa ou conversa, o assistente também tem em conta os ficheiros adicionados, incluindo os que se encontram no módulo Ficheiros.
O assistente só utiliza fontes a que tem acesso. Se deixar de ter acesso a uma delas, não a terá em conta no pedido seguinte.
Como pedir uma tabela e o que fazer com ela a seguir
A tabela aparece como texto na resposta. Se precisar de um ficheiro, peça para o criar e indique o formato. O Task Manager cria XLSX, CSV, PDF, DOCX e HTML e adiciona o botão «Transferir» por baixo da resposta. O Excel e o CSV requerem dados em formato tabular - uma descrição informal, por si só, não é suficiente para criar uma folha de cálculo.
Por predefinição, o link de download funciona durante 24 horas e depois expira. O ficheiro preparado pelo Assistente só pode ser descarregado por si, depois de iniciar sessão.
Por baixo da lista de fontes, vê uma barra de utilização. Se indicar mais conteúdo do que o modelo consegue processar, o Assistente informa-o do que não teve em conta. Começa por ignorar os âmbitos gerais, mantendo as tarefas indicadas. Em pedidos abrangentes, como «pesquisa todas as tarefas», seleciona apenas alguns elementos que correspondam melhor. Por isso, ao criar uma compilação, vale a pena indicar as fontes com a maior precisão possível.
O que ganha?
Já não precisa de copiar manualmente dados de tarefas e conversas para uma folha de cálculo. Quando prepara uma comparação dos custos de Q1 e Q2, pode receber uma tabela na resposta, em vez de ter de reunir números de vários locais. Assim, tem menos trabalho a preparar o relatório.
Já não precisa de tentar adivinhar se faltam dados na compilação. Sem essa informação, é fácil tomar uma comparação incompleta por completa. Quando há demasiada informação, fica a saber o que o assistente não teve em conta.
Quando é útil
Está a acompanhar uma dúzia de tarefas para o mesmo cliente e a preparar um resumo trimestral. Os acordos estão nas descrições das tarefas e nas mensagens, e o orçamento num ficheiro anexado. Inicia uma nova conversa no Assistente de IA, seleciona o workspace do cliente como fonte e pede uma tabela com a tarefa, o estado, o prazo e a pessoa responsável. O assistente consegue ler ficheiros adicionados às tarefas: TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Não lê ficheiros DOC mais antigos nem PDFs digitalizados sem camada de texto. Consegue ler até cerca de 50 KB de texto dos anexos das mensagens.
Vê o resultado na conversa. No mesmo tópico pode pedir: "Adiciona uma coluna com a data de encerramento". Quando o relatório estiver conforme pretende, pede o ficheiro Excel. O tópico fica na lista, pelo que pode voltar a ele num próximo resumo. O histórico de conversas é guardado por predefinição; se o administrador desativar a sua gravação, o tópico mantém o nome e as fontes, mas sem o conteúdo da conversa.
Perguntas mais frequentes
Posso exportar a tabela para Excel?
Sim. Peça um ficheiro ao Assistente de IA e o Task Manager criará um XLSX ou CSV e adicionará o botão «Transferir» por baixo da resposta. A folha de cálculo requer dados em formato tabular. Se a resposta for texto corrido, pode pedir um PDF, DOCX ou HTML.
O assistente vai mostrar-me dados a que não tenho acesso?
Não. O assistente só utiliza fontes a que tem acesso. O administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas. As caixas de correio só podem ser selecionadas como fonte depois de o administrador ativar essa possibilidade em Definições → IA; mesmo assim, o administrador não pode selecionar a caixa de correio de outra pessoa.
Posso alterar as colunas depois de receber a tabela?
Sim. Escreva na mesma conversa o que pretende alterar. O assistente mantém o contexto da conversa atual, por isso não precisa de repetir o pedido todo.
De onde vêm os dados da tabela?
O Assistente utiliza as fontes indicadas através do botão «Fontes» por cima da conversa. Podem ser tarefas, chats, notas, pastas com ficheiros, todo o espaço de trabalho ou o calendário. Uma nova conversa começa como geral e só mostra as suas tarefas, até adicionar outras fontes.
Durante quanto tempo funciona a ligação para transferir o ficheiro?
Por predefinição, o link funciona durante 24 horas e depois expira. O ficheiro preparado pelo Assistente só pode ser descarregado por si, depois de iniciar sessão.