Vad är tabeller som skapas av AI?
En sammanställning som du vanligtvis sätter ihop från flera ställen kan skapas i ett enda svar. Du ber AI-assistenten med en vanlig mening, till exempel: ”Gör en tabell som jämför kostnaderna för Q1 och Q2”. Tabellen visas i konversationen. Du behöver inte använda någon separat rapportgenerator eller kolumnbyggare.
Data hämtas från de kunskapskällor du väljer. Under konversationens titel finns knappen Källor. Där kan du välja specifika uppgifter, en chatt, en anteckning, hela arbetsytan, en mapp med filer eller en kalender med kommande förfallodatum. Du kan välja flera källor samtidigt. När du väljer en uppgift eller chatt tar assistenten också hänsyn till filer som lagts till där, även sådana som lagts till i modulen Filer.
Assistenten använder bara källor som du har behörighet till. Om du förlorar åtkomsten till en källa utelämnar assistenten den nästa gång du ställer en fråga.
Så ber du om en tabell och använder den sedan
Tabellen visas som text i svaret. Om du behöver en fil ber du assistenten skapa en och anger format. Task Manager skapar XLSX, CSV, PDF, DOCX och HTML och lägger till knappen ”Ladda ned” under svaret. Excel- och CSV-filer kräver tabelldata - enbart en löpande beskrivning räcker inte för att skapa ett kalkylark.
Nedladdningslänken fungerar som standard i 24 timmar och upphör sedan att gälla. En fil som assistenten har förberett kan bara du ladda ner, efter inloggning.
Under källistan ser du en indikator för hur mycket innehåll som används. Om du väljer mer innehåll än modellen kan hantera berättar assistenten vad den inte tog med. Den utelämnar först breda områden och behåller de uppgifter du har pekat ut. Vid breda förfrågningar, som ”sök igenom alla uppgifter”, väljer den bara ut några få objekt som passar bäst. Därför är det bra att välja så specifika källor som möjligt när du vill skapa en sammanställning.
Vad vinner du?
Du behöver inte kopiera data från uppgifter och konversationer till ett kalkylark för hand. När du till exempel jämför kostnaderna för Q1 och Q2 kan du få en tabell i svaret i stället för att samla in siffror från flera ställen. Då blir det mindre arbete med att förbereda rapporten.
Du behöver inte gissa om delar av materialet saknas i sammanställningen. Utan den informationen är det lätt att missta en ofullständig jämförelse för en fullständig. Om det finns för mycket information får du veta vad assistenten inte tog med.
När är det användbart?
Du hanterar ett dussintal uppgifter för en kund och förbereder en kvartalssammanfattning. Överenskommelserna finns i uppgiftsbeskrivningar och meddelanden, och prisuppgifterna i en bifogad fil. Du startar en ny tråd i AI-assistenten, väljer kundens arbetsyta som källa och ber om en tabell med uppgift, status, förfallodatum och ansvarig person. Assistenten kan läsa filer som bifogats till uppgifter: TXT, CSV, DOCX, XLSX och PDF. Äldre DOC-filer och skannade PDF-filer utan textlager kan inte läsas. Bilagor i meddelanden läses upp till cirka 50 KB text.
Resultatet ser du i samtalet. I samma tråd kan du be: ”Lägg till en kolumn med avslutsdatum”. När sammanställningen passar dig ber du om en Excel-fil. Tråden finns kvar i listan, så du kan återvända till den vid nästa sammanfattning. Samtalshistoriken sparas som standard; om administratören stänger av sparandet behåller tråden namn och källor, men inte innehållet i samtalet.
Vanliga frågor
Kan jag exportera tabellen till Excel?
Ja. Be AI-assistenten om en fil, så skapar Task Manager en XLSX- eller CSV-fil och lägger till knappen ”Ladda ned” under svaret. Ett kalkylark kräver tabelldata. Om svaret är vanlig text kan du be om en PDF-, DOCX- eller HTML-fil.
Visar assistenten data som jag inte har behörighet till?
Nej. Assistenten använder bara källor som du har tillgång till. Administratören har tillgång till alla uppgifter och chattar. E-postlådor kan anges som källa först när administratören har aktiverat möjligheten under Inställningar → AI. Även då kan administratören inte välja någon annans e-postlåda.
Kan jag ändra kolumnerna när jag har fått tabellen?
Ja. Skriv i samma konversation vad du vill ändra. Assistenten kommer ihåg den aktuella trådens sammanhang, så du behöver inte upprepa hela din begäran.
Var hämtar assistenten data till tabellen?
Assistenten använder de källor som du väljer med knappen ”Källor” ovanför konversationen. Det kan vara uppgifter, chattar, anteckningar, mappar med filer, hela arbetsytan eller kalendern. En ny tråd börjar som allmän och visar bara dina uppgifter tills du lägger till andra källor.
Hur länge fungerar nedladdningslänken till filen?
Länken fungerar som standard i 24 timmar och upphör sedan att gälla. En fil som assistenten har förberett kan bara du ladda ner, efter inloggning.