Que sont les tableaux créés par l'IA ?
Un récapitulatif que vous assemblez généralement à partir de plusieurs endroits peut être créé en une seule réponse. Il vous suffit de demander à l’Assistant IA, avec une phrase ordinaire, par exemple : « Fais un tableau comparant les coûts du T1 et du T2 ». Le tableau apparaît dans la conversation. Vous n’avez pas besoin d’un générateur de rapports ou d’un outil de création de colonnes distinct.
Les données proviennent des sources de connaissances que vous sélectionnez. Sous le titre de la conversation, vous trouverez le bouton Sources. Vous pouvez y choisir des tâches spécifiques, une discussion, une note, tout l’espace de travail, un dossier de fichiers ou un calendrier avec les prochaines échéances. Vous pouvez sélectionner plusieurs sources à la fois. Si vous choisissez une tâche ou une discussion, l’assistant prendra également en compte les fichiers qui y ont été ajoutés, y compris ceux du module Fichiers.
L’assistant utilise uniquement les sources auxquelles vous avez accès. Si vous perdez l’accès à l’une d’elles, il l’ignorera lors de votre prochaine question.
Comment demander un tableau et que faire ensuite
Le tableau apparaît sous forme de texte dans la réponse. Si vous avez besoin d’un fichier, demandez-en la création et indiquez le format. Task Manager crée des fichiers XLSX, CSV, PDF, DOCX et HTML, puis ajoute un bouton « Télécharger » sous la réponse. Excel et CSV nécessitent des données tabulaires : une simple description ne suffit pas pour créer un tableur.
Le lien de téléchargement fonctionne par défaut pendant 24 heures, puis expire. Le fichier préparé par l'Assistant ne peut être téléchargé que par vous, après connexion.
Sous la liste des sources, vous voyez une barre d’utilisation. Si vous sélectionnez plus de contenu que le modèle ne peut en traiter, l’assistant vous indique ce qu’il n’a pas pris en compte. Il ignore d’abord les sources générales et conserve les tâches sélectionnées. Pour les demandes larges, comme « recherche dans toutes les tâches », il ne retient que quelques éléments parmi les plus pertinents. Pour un récapitulatif, il est donc préférable de sélectionner des sources aussi précises que possible.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à recopier manuellement dans un tableur les données des tâches et des conversations. Pour comparer les coûts du T1 et du T2, par exemple, vous pouvez obtenir un tableau en réponse, au lieu de rassembler les chiffres à plusieurs endroits. Vous passez ainsi moins de temps à préparer votre rapport.
Vous n’avez pas à vous demander si certains éléments manquent au récapitulatif. Sans cette information, il est facile de prendre une comparaison incomplète pour une comparaison complète. Si le volume de connaissances est trop important, vous savez ce que l’assistant n’a pas pris en compte.
Quand est-ce utile ?
Vous gérez une douzaine de tâches pour un même client et préparez le bilan du trimestre. Les décisions prises figurent dans les descriptions des tâches et les messages, et le devis dans un fichier joint. Vous ouvrez un nouveau fil de discussion dans l’Assistant IA, sélectionnez l’espace de travail du client comme source et demandez un tableau avec la tâche, son statut, son échéance et la personne responsable. L’assistant peut lire les fichiers joints aux tâches : TXT, CSV, DOCX, XLSX et PDF. Il ne lit pas les anciens fichiers DOC ni les PDF scannés sans couche de texte. Une pièce jointe à un message est lue jusqu’à environ 50 Ko de texte.
Vous consultez le résultat dans la conversation. Dans le même fil, vous pouvez demander : « Ajoute une colonne avec la date de clôture ». Lorsque le tableau vous convient, vous demandez le fichier Excel. Le fil reste dans la liste, vous pouvez donc y revenir lors d'un prochain récapitulatif. L'historique des conversations est enregistré par défaut ; si l'administrateur désactive cet enregistrement, le fil conserve son nom et ses sources, mais pas le contenu de la conversation.
Questions fréquentes
Puis-je exporter le tableau vers Excel ?
Oui. Demandez un fichier à l’Assistant IA et Task Manager créera un fichier XLSX ou CSV, puis ajoutera un bouton « Télécharger » sous la réponse. Un tableur nécessite des données tabulaires. Si la réponse est un texte classique, vous pouvez demander un fichier PDF, DOCX ou HTML.
L’assistant me montrera-t-il des données auxquelles je n’ai pas accès ?
Non. L’assistant utilise uniquement les sources auxquelles vous avez accès. L’administrateur a accès à toutes les tâches et à toutes les discussions. Les boîtes mail ne peuvent être sélectionnées comme source que si l’administrateur a activé cette possibilité dans Paramètres → IA ; même dans ce cas, il ne peut pas sélectionner la boîte mail d’une autre personne.
Puis-je modifier les colonnes après avoir reçu le tableau ?
Oui. Indiquez dans la même conversation ce que vous souhaitez modifier. L’assistant garde le contexte du fil de discussion en cours : vous n’avez donc pas besoin de répéter toute votre demande.
D’où l’assistant tire-t-il les données du tableau ?
L’assistant utilise les sources sélectionnées avec le bouton « Sources » au-dessus de la conversation. Il peut s’agir de tâches, de discussions, de notes, de dossiers de fichiers, de tout l’espace de travail ou du calendrier. Un nouveau fil de discussion est général par défaut et ne donne accès qu’à vos tâches, tant que vous n’ajoutez pas d’autres sources.
Combien de temps le lien de téléchargement du fichier reste-t-il actif ?
Le lien fonctionne par défaut pendant 24 heures, puis expire. Le fichier préparé par l'Assistant ne peut être téléchargé que par vous, après connexion.