¿Qué son las tablas creadas por la IA?
Un informe que normalmente prepararías consultando varias fuentes puede generarse en una sola respuesta. Solo tienes que pedirlo al Asistente de IA con una frase normal, por ejemplo: «Crea una tabla que compare los costes del Q1 y el Q2». La tabla aparece en la conversación. No necesitas un generador de informes ni un creador de columnas aparte.
Los datos proceden de las fuentes de conocimiento que selecciones. Debajo del título de la conversación hay un botón Fuentes. Desde ahí puedes elegir tareas concretas, un chat, una nota, todo el espacio de trabajo, una carpeta con archivos o el calendario con los próximos eventos. Puedes seleccionar varias fuentes a la vez. Si eliges una tarea o un chat, el asistente también tendrá en cuenta los archivos adjuntos, incluidos los añadidos en el módulo Archivos.
El asistente solo utiliza las fuentes a las que tienes acceso. Si pierdes el acceso a alguna, la omitirá en tu siguiente consulta.
Cómo pedir una tabla y qué hacer con ella después
La tabla aparece como texto en la respuesta. Si necesitas un archivo, pide que lo cree e indica el formato. Task Manager genera archivos XLSX, CSV, PDF, DOCX y HTML y añade debajo de la respuesta un botón «Descargar». Excel y CSV necesitan datos tabulares; una descripción sin estructurar no basta para crear una hoja de cálculo.
El enlace de descarga funciona por defecto durante 24 horas, después caduca. El archivo preparado por el Asistente solo tú podrás descargarlo, una vez hayas iniciado sesión.
Debajo de la lista de fuentes verás una barra de uso. Si seleccionas más contenido del que el modelo puede procesar, el asistente te indicará qué ha dejado fuera. Primero omite los ámbitos generales y conserva las tareas seleccionadas. Ante peticiones amplias, como «busca en todas las tareas», elige solo unos pocos elementos que encajen mejor. Por eso, para preparar un informe, conviene indicar las fuentes con la mayor precisión posible.
¿Qué ganas?
No tienes que copiar manualmente los datos de las tareas y conversaciones a una hoja de cálculo. Si preparas una comparación de los costes del Q1 y el Q2, puedes obtener una tabla en la respuesta en lugar de recopilar cifras de varias fuentes. Así tendrás menos trabajo al preparar el informe.
No tienes que adivinar si falta parte del material en el informe. Sin esa información, es fácil confundir una comparación incompleta con una completa. Si hay demasiada información, sabrás qué ha dejado fuera el asistente.
Cuándo resulta útil
Estás gestionando una docena de tareas para un cliente y preparas el resumen del trimestre. Los acuerdos están en las descripciones de las tareas y en los mensajes, y el presupuesto, en un archivo adjunto. Abres un hilo nuevo en el Asistente de IA, seleccionas el espacio de trabajo del cliente como fuente y pides una tabla con la tarea, el estado, la fecha límite y la persona responsable. El asistente puede leer los archivos adjuntos a las tareas: TXT, CSV, DOCX, XLSX y PDF. No lee archivos DOC antiguos ni PDF escaneados sin capa de texto. Puede leer hasta unos 50 KB de texto de los archivos adjuntos a los mensajes.
El resultado lo ves en la conversación. En el mismo hilo puedes pedir: «Añade una columna con la fecha de cierre». Cuando el listado te convenza, pides el archivo Excel. El hilo permanece en la lista, así que puedes volver a él en el siguiente resumen. El historial de conversaciones se guarda por defecto; si el administrador desactiva su guardado, el hilo conserva el nombre y las fuentes, pero sin el contenido de la conversación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar la tabla a Excel?
Sí. Pide al Asistente de IA que cree un archivo y Task Manager generará un XLSX o CSV y añadirá debajo de la respuesta un botón «Descargar». La hoja de cálculo necesita datos tabulares. Si la respuesta es texto normal, puedes pedir un PDF, DOCX o HTML.
¿El asistente me mostrará datos a los que no tengo acceso?
No. El asistente solo utiliza fuentes a las que tienes acceso. El administrador tiene acceso a todas las tareas y chats. Los buzones de correo solo se pueden seleccionar como fuente cuando el administrador activa esta opción en Ajustes → IA; aun así, el administrador no puede seleccionar el buzón de otra persona.
¿Puedo cambiar las columnas después de recibir la tabla?
Sí. Escribe en la misma conversación qué quieres cambiar. El asistente recuerda el contexto del hilo actual, así que no tienes que repetir toda la petición.
¿De dónde obtiene el asistente los datos para la tabla?
El asistente utiliza las fuentes que selecciones con el botón «Fuentes» situado encima de la conversación. Pueden ser tareas, chats, notas, carpetas con archivos, todo el espacio de trabajo o el calendario. Los hilos nuevos empiezan en modo general y solo muestran tus tareas, a menos que añadas otras fuentes.
¿Cuánto tiempo funciona el enlace de descarga del archivo?
El enlace funciona por defecto durante 24 horas, después caduca. El archivo preparado por el Asistente solo tú podrás descargarlo, una vez hayas iniciado sesión.