Mitä ovat AI:n luomat taulukot?
Useasta paikasta tavallisesti koottava yhteenveto voi syntyä yhdellä vastauksella. Pyydät AI-avustajaa tavallisella lauseella, esimerkiksi: ”Tee taulukko, jossa vertaillaan Q1:n ja Q2:n kustannuksia”. Taulukko ilmestyy keskusteluun. Sinun ei tarvitse käyttää erillistä raporttigeneraattoria tai sarakkeiden luontityökalua.
Tiedot tulevat valitsemistasi tietolähteistä. Keskustelun otsikon alla on Lähteet-painike. Siellä voit valita yksittäisiä tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, koko työtilan, tiedostoja sisältävän kansion tai kalenterin tulevine määräaikoineen. Voit valita useita lähteitä kerralla. Kun valitset tehtävän tai keskustelun, avustaja huomioi myös niihin lisätyt tiedostot, mukaan lukien Tiedostot-moduuliin lisätyt tiedostot.
Avustaja käyttää vain lähteitä, joihin sinulla on käyttöoikeus. Jos menetät käyttöoikeuden johonkin lähteeseen, se jätetään pois seuraavassa kyselyssä.
Näin pyydät taulukkoa ja käytät sitä
Taulukko näkyy vastauksessa tekstinä. Jos tarvitset tiedoston, pyydä avustajaa luomaan se ja kerro tiedostomuoto. Task Manager luo XLSX-, CSV-, PDF-, DOCX- ja HTML-tiedostoja ja lisää vastauksen alle ”Lataa”-painikkeen. Excel- ja CSV-tiedostot edellyttävät taulukkomuotoista dataa - pelkkä vapaamuotoinen kuvaus ei riitä taulukon luomiseen.
Latauslinkki toimii oletuksena 24 tuntia, minkä jälkeen se vanhenee. AI-avustajan valmisteleman tiedoston voit ladata vain sinä, kirjautuneena.
Lähdeluettelon alla näkyy käyttöastepalkki. Jos valitset enemmän sisältöä kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo, mitä se ei huomioinut. Ensin jätetään pois yleiset rajaukset, ja valitut tehtävät säilytetään. Laajoissa pyynnöissä, kuten ”etsi kaikista tehtävistä”, avustaja valitsee vain muutaman parhaiten sopivan kohteen. Siksi yhteenvetoa varten kannattaa valita lähteet mahdollisimman tarkasti.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kopioida tehtävien ja keskustelujen tietoja käsin taulukkoon. Kun valmistelet Q1:n ja Q2:n kustannusvertailua, voit saada taulukon suoraan vastauksena sen sijaan, että keräisit lukuja useasta paikasta. Raportin valmisteluun jää vähemmän työtä.
Sinun ei tarvitse arvailla, puuttuuko yhteenvedosta osa aineistosta. Ilman tällaista tietoa keskeneräisen vertailun voi helposti luulla olevan täydellinen. Jos tietoa on liikaa, saat tietää, mitä avustaja ei huomioinut.
Milloin tästä on hyötyä
Sinulla on yhdelle asiakkaalle useita tehtäviä ja valmistelet vuosineljänneksen yhteenvetoa. Sovitut asiat ovat tehtävien kuvauksissa ja viesteissä, ja tarjous liitteenä olevassa tiedostossa. Aloitat uuden viestiketjun AI-avustajassa, valitset asiakkaan työtilan lähteeksi ja pyydät taulukkoa, jossa on tehtävä, tila, määräaika ja vastuuhenkilö. Avustaja voi lukea tehtäviin lisättyjä TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostoja. Vanhoja DOC-tiedostoja ja PDF-skannauksia, joissa ei ole tekstikerrosta, ei lueta. Viestin liite luetaan noin 50 KB:n tekstimäärään asti.
Tuloksen näet keskustelussa. Samassa viestiketjussa voit pyytää: „Lisää sarake sulkemispäivällä”. Kun yhteenveto vastaa tarvetta, pyydä Excel-tiedosto. Viestiketju jää listalle, joten voit palata siihen seuraavan yhteenvedon yhteydessä. Keskusteluhistoria tallentuu oletuksena; jos pääkäyttäjä poistaa tallentamisen käytöstä, viestiketju säilyttää nimen ja lähteet, mutta ei keskustelun sisältöä.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko viedä taulukon Exceliin?
Kyllä. Pyydä AI-avustajaa luomaan tiedosto, niin Task Manager luo XLSX- tai CSV-tiedoston ja lisää vastauksen alle ”Lataa”-painikkeen. Taulukkolaskentatiedosto edellyttää taulukkomuotoista dataa. Jos vastaus on tavallista tekstiä, voit pyytää PDF-, DOCX- tai HTML-tiedoston.
Näyttääkö avustaja minulle tietoja, joihin minulla ei ole käyttöoikeutta?
Ei. Avustaja käyttää vain lähteitä, joihin sinulla on käyttöoikeus. Ylläpitäjä voi käyttää kaikkia tehtäviä ja keskusteluja. Sähköpostilaatikoita voi käyttää lähteenä vasta, kun ylläpitäjä on ottanut tämän käyttöön kohdassa Asetukset → AI. Ylläpitäjäkään ei kuitenkaan voi valita jonkun muun sähköpostilaatikkoa.
Voinko muuttaa sarakkeita saatuani taulukon?
Kyllä. Kirjoita samaan keskusteluun, mitä haluat muuttaa. Avustaja muistaa nykyisen viestiketjun kontekstin, joten sinun ei tarvitse toistaa koko pyyntöä.
Mistä avustaja hakee tiedot taulukkoa varten?
Avustaja käyttää keskustelun yläpuolella olevalla ”Lähteet”-painikkeella valitsemiasi lähteitä. Niitä voivat olla tehtävät, keskustelut, muistiinpanot, tiedostoja sisältävät kansiot, koko työtila tai kalenteri. Uusi viestiketju alkaa yleisenä, ja siinä näkyvät vain omat tehtäväsi, kunnes lisäät muita lähteitä.
Kuinka kauan latauslinkki toimii?
Linkki toimii oletuksena 24 tuntia, minkä jälkeen se vanhenee. AI-avustajan valmisteleman tiedoston voit ladata vain sinä, kirjautuneena.