Task Manager installieren Sie auf dem Smartphone wie eine gewöhnliche App: Sie erhält ein eigenes Symbol auf dem Bildschirm, öffnet sich in einem eigenen Fenster ohne Adressleiste, und Benachrichtigungen kommen auch dann, wenn sie geschlossen ist. Es ist dasselbe Programm wie im Browser, mit Ihren Aufgaben, Chats und Dateien - keine separate „mobile" Version.

Suchen Sie Task Manager nicht im App Store oder bei Google Play. Sie installieren die App von der Adresse Ihres Unternehmens (derselben, unter der Sie sich am Computer anmelden). So bleiben die Daten auf dem Server des Unternehmens, und das Smartphone verbindet sich ausschließlich mit diesem.

Bevor Sie beginnen

  • Die Adresse der Anwendung muss mit https:// beginnen. Unter http:// schlägt das Telefon weder die Installation noch Benachrichtigungen vor - bitten Sie den Administrator, das SSL-Zertifikat zu aktivieren.
  • Benachrichtigungen bei geschlossener Anwendung schaltet für das gesamte Unternehmen der Administrator frei (siehe unten „Für Administratoren"). Ohne das funktioniert die Anwendung, aber Benachrichtigungen kommen nur an, wenn sie geöffnet ist.
  • Auf iPhone und iPad erfordern Benachrichtigungen iOS 16.4 oder neuer.

Am einfachsten beginnen Sie mit Profil → Einstellungen → „Als App installieren". Dieser Bereich erkennt Ihr Telefon und Ihren Browser und zeigt die dafür passenden Schritte. Unten finden Sie dasselbe schriftlich.

Installation auf iPhone und iPad

  1. Öffnen Sie die Adresse von Task Manager in Safari und melden Sie sich an. Ab iOS 16.4 funktionieren auch Chrome, Edge und Firefox (das Symbol Teilen befindet sich dann in der Adressleiste oder im Browsermenü).
  2. Aktivieren Sie beim Anmelden „Dieses Gerät merken".
  3. Tippen Sie auf das Symbol Teilen (Quadrat mit Pfeil nach oben; in Safari unten am Bildschirm).
  4. Scrollen Sie die Liste durch und wählen Sie „Zum Home-Bildschirm".
  5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche „Hinzufügen".
  6. Öffnen Sie Task Manager ab jetzt über das neue Symbol, nicht über den Browser. Die hinzugefügte App zeigt auf dem Symbol die Anzahl der ungelesenen Nachrichten.

Das ist Voraussetzung für Benachrichtigungen. Auf iPhone und iPad erhält ausschließlich die zum Startbildschirm hinzugefügte und über das Symbol geöffnete App System-Benachrichtigungen. Ohne diesen Schritt können alle Schalter im Profil aktiviert sein, ohne dass eine Benachrichtigung ankommt.

Sie sehen „Zum Home-Bildschirm" nicht in Chrome oder Firefox? Unter iOS älter als 16.4 fügt nur Safari die App hinzu - öffnen Sie dort dieselbe Adresse.

Installation auf einem Android-Telefon

  1. Öffnen Sie die Adresse von Task Manager in Chrome (oder Edge, Samsung Internet) und melden Sie sich mit aktiviertem „Dieses Gerät merken" an.
  2. Der Browser schlägt die Installation meist von selbst vor - dann finden Sie unter Profil → Einstellungen → „Als App installieren" die Schaltfläche „App installieren".
  3. Falls die Schaltfläche fehlt: Menü ⋮ oben rechts → „App installieren" oder „Zum Startbildschirm hinzufügen".
  4. Öffnen Sie Task Manager über das neue Symbol.

Benachrichtigungen auf dem Telefon

  1. Gehen Sie in der über das Symbol geöffneten App zu Profil → Benachrichtigungen und erlauben Sie Benachrichtigungen, wenn das Telefon danach fragt.
  2. Aktivieren Sie den Schalter „Auch bei geschlossener Anwendung" (sichtbar, wenn der Administrator Push-Benachrichtigungen aktiviert hat).
  3. Tippen Sie auf „Test senden" - die Testbenachrichtigung prüft sofort den gesamten Weg.

Auf dem Telefon kommen an: eine neue Aufgabe und Ihre Hinzufügung zu einer Aufgabe, ein neuer Chat und Hinzufügung zu einem Chat, eine neue Nachricht in einer Aufgabe oder einem Chat, eine Statusänderung einer Aufgabe, eine Erwähnung (@Name) sowie das Teilen einer Notiz oder Datei mit Ihnen. Jede Art lässt sich einzeln unter Profil → Benachrichtigungen abschalten. Für Ihre eigenen Aktionen erhalten Sie keine Benachrichtigung, und eine weitere Nachricht im selben Thread ersetzt die vorherige Benachrichtigung, statt eine weitere hinzuzufügen. Benachrichtigungen über neue E-Mails bei geschlossener Anwendung kommen vorerst nicht. Details im Kapitel „Benachrichtigungen".

Den Schalter stellen Sie für jedes Gerät einzeln ein - Smartphone und Computer können unterschiedliche Einstellungen haben. Das Abmelden trennt die Benachrichtigungen auf diesem Gerät; nach erneuter Anmeldung aktivieren Sie den Schalter einfach wieder.

Anmeldung auf dem Telefon

Das aktivierte Feld „Dieses Gerät merken" sorgt dafür, dass die App nicht bei jedem Öffnen nach dem Passwort fragt. Das Merken gilt 30 Tage ab der letzten Nutzung - es reicht, die App einmal im Monat zu öffnen. Eine abgelaufene Sitzung wird im Hintergrund auch während der Arbeit erneuert, sodass ein für einen Tag liegen gelassenes Telefon nach der Rückkehr ohne Anmeldebildschirm weiterarbeitet.

Ohne dieses Feld läuft die Sitzung nach einem Tag ab, und das Telefon fragt beim nächsten Öffnen nach dem Passwort.

Handy verloren? Ändern Sie Ihr Passwort im Profil am Computer - die Passwortänderung meldet Sie auf allen Geräten ab und deaktiviert dort die Benachrichtigungen. Danach melden Sie sich auf Ihren Geräten mit dem neuen Passwort wieder an. Die Liste unter Profil → Gespeicherte Geräte zeigt, wo Sie angemeldet bleiben; die Schaltfläche „Trennen" bei einem Gerät entfernt nur dessen gespeicherte Anmeldung (die Benachrichtigungen darauf bleiben bestehen).

Ohne Internet

Die App benötigt eine Verbindung zum Server des Unternehmens - Arbeiten ohne Internet ist nicht möglich. Verliert das Telefon die Verbindung, erscheint am unteren Bildschirmrand die Leiste „Keine Internetverbindung". Sie verschwindet von selbst, sobald das Netz zurückkehrt.

Mehrere Unternehmen auf einem Telefon

Jedes Unternehmen hat eine eigene Adresse, daher ist jede Installation eine eigenständige App mit eigenem Symbol. Damit sich die Symbole leicht unterscheiden lassen, kann der Administrator der App einen unter dem Symbol sichtbaren Namen geben (siehe unten).

Für Administratoren

Einstellungen → Push-Benachrichtigungen (nur Administrator):

  • „Push-Benachrichtigungen aktivieren" - ohne das sieht kein Benutzer den Schalter im Profil.
  • „App-Name auf dem Telefon" - optional, bis zu 30 Zeichen. Erscheint unter dem Symbol auf dem Telefonbildschirm. Leeres Feld = „Task Manager". Auf dem iPhone wirkt sich der neue Name erst bei der nächsten Hinzufügung zum Startbildschirm aus.
  • Unter den Feldern sehen Sie den Status: ob der Server über HTTPS läuft, wie viele Geräte gespeichert sind, wann zuletzt eine Benachrichtigung die Zustell-Gateway erreicht hat und was der letzte Versandfehler mit Uhrzeit war. Das ist die erste Stelle, die man prüft, wenn jemand meldet, dass Benachrichtigungen nicht ankommen.

Wenn etwas nicht funktioniert

  • Das Telefon schlägt keine Installation vor - prüfen Sie, ob die Adresse mit https:// beginnt. Verwenden Sie auf einem iPhone mit älterem iOS Safari.
  • Benachrichtigungen kommen nicht an - öffnen Sie die App über das Symbol (nicht über den Browser), prüfen Sie im Profil den Schalter „Auch bei geschlossener Anwendung" und tippen Sie auf „Test senden". Prüfen Sie auch, ob das Telefon den Fokus-Modus oder die Stummschaltung von Benachrichtigungen für diese App aktiviert hat. Wenn der Test niemanden im Unternehmen erreicht, prüft der Administrator den Status unter Einstellungen → Push-Benachrichtigungen.
  • Nach einer Passwortänderung sind Benachrichtigungen verstummt - das ist beabsichtigt: Eine Passwortänderung trennt alle Geräte. Melden Sie sich in der App auf dem Telefon erneut an - die Gerätespeicherung kommt von selbst zurück.
  • Die App fragt bei jedem Öffnen nach dem Passwort - melden Sie sich mit aktiviertem „Dieses Gerät merken" an. Fehlt das Feld, hat der Administrator diese Funktion unter Einstellungen → Erweitert → Anmeldung deaktiviert.

Deinstallation

  • iPhone und iPad - halten Sie das Symbol gedrückt und wählen Sie „App entfernen".
  • Android - halten Sie das Symbol gedrückt und wählen Sie „Deinstallieren" (oder ziehen Sie das Symbol auf „Deinstallieren").

Die Daten bleiben auf dem Server des Unternehmens - nach der erneuten Installation sehen Sie wieder alles wie zuvor.