KI-Assistent

Wie öffne ich den Assistenten?

Klicken Sie auf das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste und wählen Sie KI-Assistent - neben Kalender, Board und Notizen. Dasselbe Menü befindet sich im Kopfbereich jedes dieser Fenster (erstes Symbol links von den Schaltflächen), sodass Sie die Ansicht wechseln können, ohne zur Leiste zurückzukehren. Diese vier Fenster belegen denselben Platz: Die Auswahl eines schließt die vorherigen, und das gespeicherte Layout (vollständig / angedockt) gilt für alle.

Der schwebende türkise Kreis in der Bildschirmecke ist verschwunden - zusammen mit den Einstellungen für seine Position und das Ausblenden. Der Assistent hat jetzt einen gemeinsamen Einstieg mit den übrigen Ansichten.

Das Fenster sieht aus und verhält sich wie Kalender, Board und Notizen: mit dem Symbol im Kopfbereich docken Sie es unten an den Bildschirmrand (es zieht sich zu einer Pille zusammen - ein Klick stellt es wieder her), schalten Sie zwischen hellem/dunklem Motiv um (gemeinsam für alle vier Fenster) und blenden Sie die Thread-Liste aus, wenn Sie eine breitere Konversation brauchen. Das Layout wird gespeichert, sodass das nächste Öffnen so startet, wie Sie es verlassen haben.

Threads - getrennte Konversationen statt eines Stroms

Auf der linken Seite des Fensters befindet sich die Thread-Liste. Jeder Thread ist eine eigene Konversation: eigener Name, eigener Verlauf und ein eigener Satz an Wissensquellen. Der bisherige Verlauf verschwindet nicht - beim ersten Öffnen wird er automatisch nach dem Kontext, in dem er geführt wurde, auf Threads aufgeteilt.

• Neuer Thread - Schaltfläche „+ Neu" über der Liste. Startet als allgemein (sieht nur Ihre Aufgaben); Quellen fügen Sie selbst über die Schaltfläche über der Konversation hinzu. Möchten Sie mit demselben Wissensbestand wie die aktuelle Konversation beginnen, nutzen Sie Mit Quellen duplizieren im Menü ⋮. Der Name wird automatisch aus der ersten Frage vergeben; Sie können ihn ändern, indem Sie auf den Titel über der Konversation klicken oder über das Menü ⋮.
• Favoriten - Sternchen beim Thread (oder Menü ⋮). Favoriten bleiben oben in der Liste.
• Suche und Filter - das Suchfeld durchsucht Namen und Inhalt der Konversationen (zeigt die Trefferzahl an). Die Filter-Schaltfläche grenzt die Liste ein auf Arbeitsbereich, Zeitraum, Art der Quellen, Favoriten oder Konversationen, in denen der Assistent etwas geändert hat (eine Aufgabe angelegt, den Status geändert, eine Erinnerung gesetzt). Ist ein Filter aktiv, hat die Schaltfläche einen blauen Punkt - auch nach dem Schließen des Menüs.
• Menü ⋮ des Threads: Umbenennen, Favorit, Mit Quellen duplizieren (neue Konversation mit demselben Wissensbestand) und Löschen. Wissensquellen ändern Sie über die Schaltfläche über der Konversation.
• Ziehen: Sie ordnen die Threads in der Liste nach Belieben - fassen Sie sie an und verschieben Sie sie. Das Ablegen im Abschnitt Favoriten fügt den Thread zu den Favoriten hinzu (und umgekehrt). Nach dem ersten Ziehen schaltet die Liste auf die Sortierung Manuell um - zu einer anderen kehren Sie über die Sortier-Schaltfläche zurück.

Wissensquellen - was der Assistent vor Augen hat

Unter dem Titel der Konversation befindet sich die Schaltfläche Quellen. Der Kontext ist nicht mehr eine einzige Auswahl („diese Aufgabe ODER jener Chat") - es ist ein Bestand: Sie können gleichzeitig mehrere Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, einen ganzen Arbeitsbereich und den Kalender angeben.

Das Auswahlfenster durchstöbert man wie Dateien - Sie gehen Ebene für Ebene tiefer: Arbeitsbereich → dessen Aufgaben und Chats → Thread → dessen Ordner, Dateien und Notizen; separat Dokumente (Ihre privaten Ordner) und E-Mail. Die Regel ist auf jeder Ebene gleich: ein Klick auf die Zeile markiert diese Stelle als Quelle (Häkchen rechts), und der Pfeil › geht tiefer hinein. Die Leiste „‹" oben geht eine Ebene zurück. Die Suche oben durchsucht alles gleichzeitig.

Verfügbare Arten von Quellen:

• Meine Aufgaben - Standard; Liste Ihrer Aufgaben, wie bisher.
• Kalender - anstehende Termine (standardmäßig 7 Tage).
• Arbeitsbereich - Aufgaben und Chats des gesamten Arbeitsbereichs.
• Aufgabe / Chat / Notiz - ein konkretes Element, angegeben aus der Baumstruktur oder der Suche. Die Angabe einer Aufgabe oder eines Chats bezieht auch die dazugehörigen Dateien mit ein - sowohl die aus Nachrichten als auch die im Modul Dateien hinzugefügten (in der Baumstruktur sichtbar als „Arbeitsbereich / Thread-Name"). Sie müssen nicht separat gesucht werden; beim Thread-Namen sehen Sie, wie viele Dateien er mitbringt. Eine lange Notiz wird vollständig gelesen - der Assistent nimmt sie in Abschnitten und zieht selbst weitere nach, wenn er sie braucht. Für Sie bleibt es eine einzige Notiz: Sie müssen nichts aufteilen oder kürzen, und Notiz und Datei werden gleich behandelt (seit 2.2.272).
• Dateien - „Alle meine Dateien", ein angegebener Ordner (samt Unterordnern) oder eine einzelne Datei; die KI liest den Inhalt von Textdokumenten (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Ordner des Arbeitsbereichs finden Sie nach dem Aufruf dieses Arbeitsbereichs, private Ordner nach dem Aufruf von Dokumente; in einen Unterordner gehen Sie über den Pfeil, wie im Dateien-Fenster.
• E-Mail - Ihr Postfach (Liste der Threads + Inhalt der neuesten) oder ein einzelner E-Mail-Thread (finden Sie ihn über die Quellensuche). Der Abschnitt E-Mail - Postfächer erscheint nur, wenn der Administrator E-Mail als KI-Wissensquelle aktiviert hat (Einstellungen → KI, standardmäßig deaktiviert) und nur für Ihre Postfächer - fremde E-Mails zeigt niemand an, auch nicht der Administrator. Beachten Sie: Der Inhalt der ausgewählten Quelle geht an einen externen KI-Anbieter; E-Mails gelangen nie in die im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank.

Unter der Liste sehen Sie eine Auslastungsanzeige - wie viel Wissen hineingepasst hat. Wenn Sie mehr auswählen, als das Modell verarbeiten kann, sagt Ihnen der Assistent ausdrücklich, was nicht berücksichtigt wurde (zuerst entfallen allgemeine Bereiche, ausdrücklich angegebene Aufgaben bleiben erhalten). Sie sehen ausschließlich das, worauf Sie Zugriff haben - eine Quelle, für die Sie die Berechtigung verloren haben, wird bei der nächsten Frage übersprungen.

Anhänge im Assistenten-Panel

Im Schreibfeld gibt es eine Büroklammer (📎) - Sie können Dateien direkt in das Gespräch mit dem Assistenten einfügen. Sie können auch eine Datei oder einen Screenshot aus der Zwischenablage (Strg/Cmd+V) direkt in das Gesprächsfeld einfügen - sie landet im Gespräch wie ein Anhang über die Büroklammer. Die KI liest den Inhalt der Dateien und bezieht ihn in die Antwort ein (unterstützte Formate siehe unten). So hinzugefügte Dateien gelten nur für die Sitzung (das aktuelle Gespräch).

Was während des Wartens auf die Antwort zu sehen ist

Während der Assistent arbeitet, erscheint neben den animierten Punkten eine kurze Beschreibung des aktuellen Schritts - z. B. „Ich lese Anhänge…“, „Ich durchsuche Quellen: meine Aufgaben, E-Mail“, „Ich übersetze…“, „Ich denke nach…“, und bei längerem Warten „Ich schreibe die Antwort…“. Die Schritte entsprechen der tatsächlichen Reihenfolge der Arbeit des Assistenten und dem, was Sie im Gespräch angegeben haben (Wissensquellen, Anhänge, Art der Anfrage).

Was kann der Assistent tun?

Der Assistent kennt Ihre Aufgaben, Chats und Arbeitsbereiche. Er kann:

• Fragen beantworten zu Ihren Aufgaben, Fälligkeitsdaten, zugewiesenen Personen
• E-Mails versenden - z. B. „schick eine E-Mail an jan@firma.pl mit einer Zusammenfassung der Aufgabe X6“.
• Herunterladbare Dateien erstellen - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) oder CSV. Z. B. „erstelle ein PDF mit einer Zusammenfassung der Aufgabe X6“ oder „generiere ein Word-Dokument mit dem Bericht“. Der Assistent ruft den Inhalt der Aufgabe ab, erstellt das Dokument und liefert einen Download-Link. Beim Versenden von E-Mails nutzt der Assistent Ihren persönlichen SMTP-Server (Einstellungen → Profil → „Versand von Ihrer E-Mail-Adresse“). Falls Sie ihn nicht konfiguriert haben, weist er Sie darauf hin und bittet Sie, Ihre eigene SMTP-Konfiguration zu aktivieren - die Nachricht wird dann nicht versendet.
• Auf den Inhalt jeder Aufgabe/jedes Chats zugreifen, auf die Sie Zugriff haben - ohne sie zu öffnen. Es genügt, sie mit Namen zu benennen, z. B. „fasse die Aufgabe Rekrutierung zusammen“ oder „was wurde im Chat Marketing vereinbart“. Der Assistent ruft dann den vollständigen Inhalt, die Nachrichten und Anhänge ab (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Aktionen ausführen in der Anwendung: Aufgaben erstellen, Fenster öffnen, Listen filtern, Status ändern
• Termine im Kalender verschieben - z. B. „verschiebe alle heutigen Termine auf morgen“ oder „verschiebe die Freitagstermine auf den nächsten Werktag, 12:00 Uhr“. Bevor etwas verschoben wird, erhalten Sie eine Karte mit einer Bestätigung; nach dem Verschieben listet der Assistent genau auf, was er geändert hat. Die Uhrzeiten der Termine bleiben bestehen (sofern Sie keine neue angeben), und Erinnerungen, die an Aufgabenfristen gebunden sind, werden nicht angetastet - ihre Zeit richtet sich nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe.
• Termine im Kalender anlegen - mit Uhrzeiten von-bis, Arbeitsbereich, Teilnehmern und Farbe, z. B. „Termin Angebotsprüfung morgen von 12:45 bis 13:30 Uhr im Bereich Technik, mit Kasia Dąbrowska, Farbe Grün“. Standardmäßig ohne E-Mail-Benachrichtigung - fordern Sie diese separat an („schick es auch per E-Mail“).
• Automatisierungsregeln vorbereiten aus der Beschreibung einer Regel. Der fertige Entwurf wirft Sie nicht aus dem Gespräch: Unter der Antwort erscheint eine Karte „Zu den Automatisierungen“ - Sie klicken darauf, wenn Sie den Entwurf ansehen und speichern möchten.
• Helfen beim Schreiben von Aufgabenbeschreibungen, E-Mails, Notizen
• Informieren über überfällige Aufgaben, abwesende Mitarbeiter

Der Assistent hat ausschließlich Zugriff auf Aufgaben und Chats, für die Sie Berechtigungen haben (Administratoren - auf alle). Bei sehr breit gefassten Fragen („durchsuche alle Aufgaben…“) kann er jeweils nur einige der am besten passenden Elemente abrufen.

Beispielbefehle

• „Zeig mir meine überfälligen Aufgaben"
• „Erstelle die Aufgabe X mit Fälligkeit bis Freitag und weise sie Anna zu“
• „Ändere den Status der Aufgabe X auf erledigt“
• „Wechsle zum Arbeitsbereich HR“
• „Öffne das Einstellungsfenster“
• „Zeig nur Chats“
• „Sortiere die Aufgaben alphabetisch“
• „Wie füge ich einen neuen Benutzer hinzu?“

Text verbessern (Lektorat im Editor)

In der Symbolleiste jedes Editors (Aufgabenbeschreibung, Nachricht in Aufgabe/Chat, Nachrichtenbearbeitung) finden Sie das Symbol Zauberstab mit Sternen ✨ - Text verbessern.

Nach dem Klick überarbeitet die KI Ihren Text direkt im Editor auf natürliche Weise: Sie korrigiert Tippfehler, Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung und bereinigt den Stil - dabei schreibt sie natürlich und einfach (wie ein aufmerksamer Mensch, ohne Amtsdeutsch). Sie nutzt das Thema/die Beschreibung der aktuellen Aufgabe oder des Chats, um die Begriffe zu vereinheitlichen. Sie erfindet keine neuen Fakten oder Details und macht den Text nicht formeller.

Ihr Layout bleibt erhalten. Die vorhandene Formatierung bleibt unangetastet: Aufzählungen/nummerierte Listen, Fettungen, Absätze, Emojis und Symbole (✅, →) sowie Leerzeichen in Einheiten („200 ms“, „5 min“). Text verbessern korrigiert nur den Inhalt innerhalb der bestehenden Struktur - es wandelt weder Absätze in Listen um noch umgekehrt. Textstellen mit einem Link mitten im Satz bleiben unverändert, damit der Link nicht verloren geht.

Es erscheint die Meldung „Text verbessert - klicken, um rückgängig zu machen“ - ein Klick darauf stellt die vorherige Version wieder her.

Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn der Administrator die KI konfiguriert hat und Sie die Berechtigung haben, die KI in diesem Kontext zu nutzen (jeweils in Aufgaben oder Chats). Die Funktion ändert nur den Text im Editor - nichts wird versendet oder gespeichert, bis Sie die Nachricht selbst senden/speichern.

KI-Assistent im Thread einer Aufgabe und eines Chats

Im Antwortfeld jeder Aufgabe und jedes Chats (sowie in E-Mail) gibt es zwei beschriftete KI-Schaltflächen:

• KI-Assistent (violette Kugel) - schaltet den Editor in den privaten Frage-Modus. Der Editor wird violett, und die Leiste darüber zeigt: „Frage an den KI-Assistenten - nur Sie sehen sie, sie geht nicht an die Teilnehmer“. Frage und Antwort sieht ausschließlich der Verfasser - die Antwort erscheint im Thread mit dem Abzeichen NUR FÜR SIE. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche kehrt zu normalen Nachrichten zurück.
• Strukturieren - ein Klick öffnet ein Menü mit vier Lesemodi für den Thread: Originaltext (schaltet die KI aus), Verbessern (derselbe Inhalt kürzer und übersichtlicher, in der Ich-Form), Zusammenfassen (1-2 Sätze pro Nachricht) sowie Experte (fachlich, mit der Zeile „Hinweis des Experten“ - ein Rat, ein Risiko oder eine Frage, die sich zu stellen lohnt). Die KI arbeitet in Gruppen von 8 (beginnend mit den neuesten); oben im Thread erscheint ein Banner mit dem Namen des Modus, darunter die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“, die weitere Gruppen nachlädt. Das Ergebnis gilt nur für die Dauer der Sitzung und wird nirgendwo gespeichert; unter jeder verarbeiteten Nachricht steht der Hinweis „Die KI kann Fehler machen“. Ein einmal berechneter Modus schaltet sich sofort um - innerhalb derselben Sitzung wechseln Sie ohne Wartezeit zwischen den Modi.

Der Assistent im Frage-Modus sieht den Inhalt des Threads und die Anhänge und kann eine herunterladbare Datei erstellen (Word/PDF/HTML), z. B. „erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieses Threads“. Die KI schreibt den Inhalt, und die Anwendung erstellt die fertige Datei und fügt im Thread die Schaltfläche „Herunterladen …“ hinzu.

Worum Sie in natürlicher Sprache bitten können

Es gibt keine speziellen Befehle - Sie bitten um alles in einem normalen Satz, im Fenster des KI-Assistenten oder im Frage-Modus im Thread. Beispiele:

Ein paar Regeln, die sich nicht ändern:

• Das Versenden von E-Mails erfordert immer Ihre Bestätigung - die KI versendet niemals selbstständig eine E-Mail. Verwendet wird Ihr persönlicher SMTP-Server (Einstellungen → Profil → „Versand von Ihrer E-Mail-Adresse“).
• Erinnerungen und geplante Aktionen werden wie bisher vom KI-Agenten übernommen (Details unten). Sprachliche Zeitangaben („morgen um 9:00 Uhr“, „in einer Woche“) werden in konkrete Daten umgerechnet.
• Das Filtern der Liste von Aufgaben/Chats funktioniert nur im Fenster des Assistenten (z. B. „zeig favorisierte Chats“, „Priorität hoch, Status in Bearbeitung“).

Aufgaben aus einem Thread anlegen

Aktivieren Sie im Thread einer Aufgabe oder eines Chats mit der Schaltfläche „KI-Assistent“ den Frage-Modus und bitten Sie um eine neue Aufgabe - genauso wie im Seitenpanel:

• „Lege eine neue Aufgabe mit demselben Briefing und Fälligkeit 30. Juli an“
• „Erstelle eine Aufgabe: Quartalsbericht vorbereiten, Fälligkeit morgen“
• „Lege eine Aufgabe an: Angebot für Meblex, Fälligkeit Freitag, weise sie Marek zu“

Der Assistent stellt die Daten zusammen und öffnet für Sie das Fenster „Aufgabe hinzufügen“ mit ausgefüllten Feldern: Arbeitsbereich des aktuellen Threads, Betreff, Inhalt, Fälligkeitsdatum, Priorität und zugewiesene Personen. Die Aufgabe entsteht erst, wenn Sie auf „Speichern“ klicken - Sie können vorher jedes Feld anpassen oder das Fenster schließen (dann entsteht nichts).

Ein paar Details, die es zu wissen lohnt:

• „mit demselben Briefing“ überträgt die Beschreibung der aktuellen Aufgabe 1:1 (ohne Zusammenfassung). Ohne diese Bitte erstellt der Assistent eine neue Beschreibung aus dem, was Sie geschrieben haben - er kopiert kein fremdes Briefing.
• Sprachliche Zeitangaben („30. Juli“, „Freitag“, „in einer Woche“, „morgen“) werden in ein konkretes Datum umgerechnet.
• Das Fenster öffnet sich nur bei Ihnen - die übrigen Teilnehmer des Threads sehen Ihr Gespräch mit dem Assistenten nicht. Weder das Neuladen der Seite noch das erneute Öffnen des Threads öffnet das Fenster ein zweites Mal.

Das Gespräch mit dem Assistenten im Thread ist immer privat - Frage und Antwort (einschließlich einer Erinnerung, die sich zur festgelegten Zeit meldet) sehen ausschließlich Sie. Die über „Speichern“ erstellte Aufgabe selbst ist dann eine normale, für die Teilnehmer sichtbare Aufgabe.

Checklisten zum Abhaken

Sie können die KI um eine Liste zum Abhaken bitten - im Assistenten-Panel oder im Frage-Modus im Thread:

• „Erstelle eine Checkliste: Michał anrufen, der NBP antworten, Rechnung ausstellen“
• „Liste zu erledigender Dinge mit Kontrollkästchen: …“

Die KI gibt die Punkte als anklickbare Karten mit Kontrollkästchen zurück. Sie klicken auf einen Punkt, um ihn abzuhaken (ein erneuter Klick macht es rückgängig). Der Status der Markierungen ist für alle gemeinsam, die Zugriff auf diese Nachricht haben - wenn jemand einen Punkt abhakt, sehen die übrigen Teilnehmer denselben Status (er wird auf dem Server gespeichert und laufend aktualisiert). Deshalb steht bei jedem abgehakten Punkt eine Signatur: wer ihn markiert hat - ein Mini-Avatar und der Vorname rechts, beim Überfahren mit der Maus der vollständige Name mit Datum und Uhrzeit. Die Signatur verschwindet, wenn jemand den Punkt wieder abwählt. Listen aus einem privaten Gespräch mit dem Assistenten im Thread sehen nur Sie, daher bleibt auch der Markierungsstatus privat (dort gibt es keine Signaturen - Sie wären ohnehin immer die einzige Person). Gewöhnliche Aufzählungslisten (ohne Bitte um Markierbarkeit) werden wie bisher angezeigt.

Dateierstellung - wie das funktioniert

Wenn Sie um eine Datei bitten (im Assistenten-Panel oder im Frage-Modus im Thread), bereitet die KI den Inhalt vor, und Task Manager erstellt die Datei selbst (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) und stellt einen Download-Link bereit. Dadurch entsteht die Datei zuverlässig - selbst wenn die KI das Format „vergisst“. Word/PDF/HTML werden direkt aus der KI-Antwort erstellt; Tabellen (Excel/CSV) benötigen tabellarische Daten.

Wenn etwas nicht funktioniert

Wenn die KI nicht antwortet, erscheint im Thread (oder Panel) ein konkreter Grund, z. B.: Zeitüberschreitung (versuchen Sie es erneut oder wählen Sie ein schnelleres Modell in Einstellungen → KI), ungültiger API-Schlüssel, überschrittenes Anfragelimit, nicht verfügbares Modell. Es herrscht keine Stille - Sie erhalten immer Informationen darüber, wie es weitergeht.

Lesen des Inhalts von Anhängen

Die KI sieht die zu einer Aufgabe/einem Chat hinzugefügten Anhänge und kann deren Inhalt lesen - sowohl im Frage-Modus im Thread (Schaltfläche „KI-Assistent“) als auch im Assistenten-Panel (für die aktuell geöffnete Aufgabe/den Chat), z. B.:

• „fasse den Inhalt des Anhangs abc.docx zusammen“ (Frage-Modus im Thread)
• „fasse mir den Inhalt des Anhangs raport.pdf zusammen“ (im Assistenten-Panel, bei geöffneter Aufgabe)

Tipp: Der Assistent kann auf den Inhalt und die Anhänge jeder zugänglichen Aufgabe/jedes Chats anhand ihres Namens oder aus der geöffneten Ansicht zugreifen - Sie müssen sie nicht öffnen. Wurde ein Anhang gerade eben hinzugefügt, sieht ihn der Assistent bei der nächsten Frage (der Kontext wird live aus der Datenbank abgerufen).

Unterstützte Textformate: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) sowie PDF. Bilder (JPG/PNG/GIF/WebP) werden visuell analysiert, sofern das KI-Modell Bilder unterstützt - auch große Fotos (sie werden vor dem Senden an das Modell automatisch verkleinert, sodass auch große Fotos beschrieben werden können).

Nach der Aktivierung von Zusammenfassungen kann das Assistenten-Panel auch Fragen zu Anhängen aus MEHREREN Aufgaben/Chats gleichzeitig beantworten (z. B. „fasse das Wissen aus den Anhängen aller Aufgaben zusammen“) - im Rahmen Ihrer Berechtigungen (nur Aufgaben und Chats, auf die Sie Zugriff haben).

Viele Anhänge in einem Thread? Der Administrator kann in Einstellungen → KI die Funktion „KI-Zusammenfassungen von Anhängen“ aktivieren. Die Anwendung erstellt dann eine kurze Zusammenfassung jeder Datei (Text oder Bild), wodurch der Assistent auch mit Dutzenden von Anhängen zurechtkommt (z. B. „fasse alle Anhänge zusammen“). Modi: automatisch (im Hintergrund, erfordert einen Cronjob) oder manuell (der Administrator klickt auf „Jetzt verarbeiten“). Die Zusammenfassungen kosten jeweils einen API-Aufruf pro Datei. Noch nicht indexierte Dateien werden laufend gelesen (mit einem Limit), und bei zu großer Datenmenge bittet der Assistent um eine Eingrenzung / die Angabe einer konkreten Datei nach Namen.

Lange Dokumente werden in Teilen gelesen. Passt eine Datei nicht in einen Durchgang (z. B. ein mehrere Dutzend Seiten langes Schreiben), erhält der Assistent den ersten Teil zusammen mit der ausdrücklichen Angabe, wie viel Text ausgelassen wurde - und lädt bei Bedarf selbst weitere Teile nach. Früher brach der Text mitten im Satz ohne jede Kennzeichnung ab, wodurch der Assistent mitunter den Eindruck erweckte, die Datei sei beschädigt oder unvollständig.

Einschränkungen: Ältere DOC-Dateien (binär) werden nicht gelesen. PDFs, die Scans sind (Bild ohne Textebene), werden nicht gelesen (keine OCR). Sehr große Dateien werden gekürzt (auf ca. 50 KB Text), sodass die KI unter Umständen nur den Anfang eines umfangreichen Dokuments sieht.

Gesprächsverlauf

Der Assistent merkt sich den Kontext des aktuellen Threads - jedes Gespräch hat seinen eigenen Verlauf und vermischt sich nicht mit anderen. Der Verlauf kann in der Datenbank gespeichert werden (abhängig von den Einstellungen des Administrators) oder beim Schließen des Fensters zurückgesetzt werden. Threads sind privat - niemand sonst sieht sie, auch nicht der Administrator.

KI-Einstellungen (nur Administrator)

Gehen Sie zu Einstellungen → Reiter KI. Legen Sie fest:

• KI-Anbieter: OpenAI, Gemini, Claude oder Grok
• API-Schlüssel des Anbieters
• KI-Modell - wählen Sie aus der über die API des Anbieters abgerufenen Liste
• Maximale Antwortlänge - Token-Limit (1024-16384)

Erinnerungen

Der Assistent kann Ihre persönlichen Erinnerungen festlegen (unabhängig von Aufgaben und Chats):

• „Erinnere mich heute um 18:15 Uhr an das Treffen mit Marek“
• „Erinnere mich in 30 Minuten daran, den Bericht zu versenden“
• „Erinnere mich morgen um 9 Uhr an die Rechnung“

Der Assistent zeigt eine Bestätigung mit Datum und Uhrzeit - nach der Bestätigung wird die Erinnerung gespeichert. Zur angegebenen Zeit erhalten Sie eine Benachrichtigung (Toast) in der Anwendung.

E-Mail nur auf Wunsch. Vom Assistenten angelegte Termine sind standardmäßig ohne E-Mail-Benachrichtigung - Sie erhalten sie in der Anwendung, und das war's. Wenn Sie auch eine E-Mail möchten, sagen Sie das ausdrücklich: „erinnere mich morgen um 9 Uhr an die Rechnung und schick es auch per E-Mail“. (Im Kalender finden Sie denselben Schalter als Kontrollkästchen „Benachrichtigung auch per E-Mail senden“.)

Termin mit vollständiger Beschreibung. In einem einzigen Satz können Sie alles angeben, was Sie im Kalender manuell einstellen:

• Uhrzeiten von-bis - „Termin Angebotsprüfung morgen von 12:45 bis 13:30 Uhr“
• Arbeitsbereich - „...im Arbeitsbereich Technik“ (der Name genügt)
• Teilnehmer - „...mit Kasia Dąbrowska und Ola Wójcik“; jede dieser Personen erhält eine eigene Kopie des Termins (und eine eigene Benachrichtigung)
• Markierungsfarbe - Orange, Violett, Pink, Blau, Grün, Grau

Teilnehmer können Sie nur aus Personen hinzufügen, mit denen Sie sich einen Arbeitsbereich teilen. Passt ein Vorname zu mehreren Personen (z. B. nur „Piotr“), bittet der Assistent um Vor- und Nachnamen - er lädt niemanden „aufs Geratewohl“ ein.

Wichtig: Die Erinnerung entsteht erst nach dem Klick auf „Ja, ausführen“ im Bestätigungsfenster. Die Antwort des Assistenten allein speichert nichts - erscheint das Bestätigungsfenster nicht, gibt es keine Erinnerung. Die Liste der tatsächlich gespeicherten Erinnerungen prüfen Sie mit dem Befehl „zeig meine Erinnerungen“.

E-Mail erfordert einen CRON-Job (Aufgabe für den Administrator). Der Toast in der Anwendung funktioniert immer, aber der E-Mail-Versand bei geschlossener Anwendung benötigt eine zyklische Aufgabe auf dem Server:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Hosting-Anbieter mit HTTP-Cron (cyberfolks, nazwa.pl) können stattdessen jede Minute https://domain/ai_agent_runner.php?token=… abfragen (Token aus includes/config.php). Erkennt die Anwendung, dass der Cronjob nie gestartet wurde, zeigt sie beim Festlegen einer Erinnerung eine Warnung an - ohne Cronjob werden E-Mails nur versendet, wenn gerade jemand die Anwendung nutzt.

Erinnerungen, die das FÄLLIGKEITSDATUM einer Aufgabe im Blick behalten

Statt ein Datum anzugeben, können Sie eine Erinnerung an das Fälligkeitsdatum der Aufgabe knüpfen:

• „erinnere mich an diese Aufgabe einen Tag vor der Fälligkeit“ (Frage-Modus im Thread der Aufgabe)
• „erinnere mich 2 Stunden vor der Fälligkeit der Aufgabe Angebot für Meblex“ (Assistenten-Panel)
• „erinnere mich morgens am Fälligkeitstag“ / „…wenn die Aufgabe für heute ansteht“
• „erinnere zum Fälligkeitstermin“ - genau zur Uhrzeit der Fälligkeit

Die Anwendung berechnet den Zeitpunkt selbst aus dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe (hat die Fälligkeit keine Uhrzeit, wird 9:00 Uhr angenommen). Ändern Sie das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, verschiebt sich die Erinnerung mit - Sie müssen sie nicht neu einstellen. Ist der Zeitpunkt „vor der Fälligkeit“ nach der Änderung bereits verstrichen, die Fälligkeit selbst aber noch bevorsteht, meldet sich die Erinnerung bei der nächsten Gelegenheit; ist die Fälligkeit verstrichen oder wurde sie entfernt, wird die Erinnerung storniert.

Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum lässt sich nicht „überwachen“ - der Assistent weist Sie darauf hin und schlägt eine gewöhnliche Erinnerung zu einem konkreten Datum und einer konkreten Uhrzeit vor.

Tägliche Aufgabenübersicht („für heute / überfällig“)

In Einstellungen → Profil → Tägliche Aufgabenübersicht können Sie eine tägliche Benachrichtigung zu einer gewählten Uhrzeit (standardmäßig 8:00 Uhr) aktivieren, mit einer Zusammenfassung: wie viele Aufgaben Sie für heute haben und wie viele überfällig sind, jeweils mit Titeln. Die Übersicht umfasst ausschließlich Ihnen zugewiesene Aufgaben (nicht abgeschlossen und nicht archiviert), erscheint einmal täglich und wird genauso zugestellt wie Erinnerungen

• per Benachrichtigung in der Anwendung, bei geschlossener Anwendung per E-Mail (erfordert einen CRON-Job).

Verwaltung: „zeig meine Erinnerungen“ (Liste mit Terminen und ID) sowie „storniere Erinnerung …“ (Stornierung anhand der ID aus der Liste). Geben Sie eine Uhrzeit an, die heute bereits verstrichen ist, fragt der Assistent nach, ob morgen gemeint ist; ohne Angabe einer Uhrzeit wird 9:00 Uhr angenommen. Limit: 50 aktive Erinnerungen.

Überprüfung der KI-Aktionen

Die Anwendung achtet darauf, dass die KI Sie nicht über Aktionen informiert, die sie nicht ausgeführt hat. Erscheint in der Antwort eine Bestätigung (z. B. „ich habe eine Erinnerung eingerichtet“), die Aktion wurde aber tatsächlich nicht ausgeführt, sehen Sie unter der Antwort einen gelben Block „Richtigstellung“ mit Angaben dazu, was tatsächlich passiert ist und wie Sie das gewünschte Ergebnis erreichen (z. B. mit welcher Formulierung Sie darum bitten, damit sich das Aufgabenformular öffnet oder eine echte Erinnerung entsteht). Das Versenden von E-Mails erfordert immer Ihre Bestätigung über die Schaltfläche „Senden“.

E-Mail als Wissensquelle

Postfächer und E-Mail-Threads können erst dann als Wissensquelle ausgewählt werden, wenn der Administrator dies in den Einstellungen → KI aktiviert („E-Mail als KI-Wissensquelle zulassen“). Standardmäßig ist dies deaktiviert, weil der Inhalt der Korrespondenz Daten Dritter enthält und an einen externen KI-Anbieter geht. Nach der Aktivierung sieht jeder in der Quellenauswahl ausschließlich die eigenen Postfächer.

Wenn Sie einen Ordner aus Dokumente angeben, stellen Sie dem Assistenten sowohl die darin liegenden Dateien als auch die Notizen zur Verfügung (einschließlich der Unterordner).

Internetzugang

Wenn der Administrator Ihnen die Berechtigung KI-Assistent mit Internetzugang (Fenster Benutzer) aktiviert hat, kann der Assistent den Inhalt einer bestimmten Website abrufen - z. B. prüfen, ob die Domain aus der E-Mail eines Kunden existiert und was auf der Seite steht. Es genügt zu fragen: „prüfe die Seite example.com und sag mir, womit sich dieses Unternehmen beschäftigt“.

Das ist keine Suchmaschine - der Assistent muss die Adresse der Seite kennen (der Benutzer nennt sie, oder sie wird aus der Domain einer E-Mail-Adresse gebildet). Ohne diese Berechtigung antwortet der Assistent ehrlich, dass er keinen Internetzugang hat.