KI-Assistent

Wie öffne ich den Assistenten?

Klicken Sie auf das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste und wählen Sie KI-Assistent - neben Kalender, Board und Notizen. Dasselbe Menü befindet sich im Kopfbereich jedes dieser Fenster (erstes Symbol links von den Schaltflächen), sodass Sie die Ansicht wechseln können, ohne zur Leiste zurückzukehren. Diese vier Fenster belegen denselben Platz: Die Auswahl eines schließt die vorherigen, und das gespeicherte Layout (vollständig / angedockt) gilt für alle.

Das Fenster sieht aus und verhält sich wie Kalender, Board und Notizen: mit dem Symbol im Kopfbereich docken Sie es unten an den Bildschirmrand (es zieht sich zu einer Pille zusammen - ein Klick stellt es wieder her), schalten Sie zwischen hellem/dunklem Motiv um (gemeinsam für alle vier Fenster) und blenden Sie die Thread-Liste aus, wenn Sie eine breitere Konversation brauchen. Das Layout wird gespeichert, sodass das nächste Öffnen so startet, wie Sie es verlassen haben.

Threads - getrennte Konversationen statt eines Stroms

Auf der linken Seite des Fensters befindet sich die Thread-Liste. Jeder Thread ist eine eigene Konversation: eigener Name, eigener Verlauf und ein eigener Satz an Wissensquellen. Der bisherige Verlauf verschwindet nicht - beim ersten Öffnen wird er automatisch nach dem Kontext, in dem er geführt wurde, auf Threads aufgeteilt.

• Neuer Thread - die Schaltfläche „+ Neu“ über der Liste. Er startet als allgemeiner Thread (zeigt nur Ihre Aufgaben); Quellen fügen Sie selbst über die Schaltfläche über dem Gespräch hinzu. Wenn Sie mit demselben Wissensstand wie im aktuellen Gespräch starten möchten, wählen Sie im Menü ⋮ die Option Mit Quellen duplizieren. Der Name wird automatisch aus der ersten Frage übernommen; Sie können ihn ändern, indem Sie auf den Titel über dem Gespräch klicken oder das Menü ⋮ öffnen.
• Favoriten - Sternchen beim Thread (oder Menü ⋮). Favoriten bleiben oben in der Liste.
• Suche und Filter - das Suchfeld durchsucht Namen und Inhalt der Konversationen (zeigt die Trefferzahl an). Die Filter-Schaltfläche grenzt die Liste ein auf Arbeitsbereich, Zeitraum, Art der Quellen, Favoriten oder Konversationen, in denen der Assistent etwas geändert hat (eine Aufgabe angelegt, den Status geändert, eine Erinnerung gesetzt). Ist ein Filter aktiv, hat die Schaltfläche einen blauen Punkt - auch nach dem Schließen des Menüs.
• Menü ⋮ des Threads: Umbenennen, Favorit, Mit Quellen duplizieren (neue Konversation mit demselben Wissensbestand) und Löschen. Wissensquellen ändern Sie über die Schaltfläche über der Konversation.
• Ziehen: Sie ordnen die Threads in der Liste nach Belieben - fassen Sie sie an und verschieben Sie sie. Das Ablegen im Abschnitt Favoriten fügt den Thread zu den Favoriten hinzu (und umgekehrt). Nach dem ersten Ziehen schaltet die Liste auf die Sortierung Manuell um - zu einer anderen kehren Sie über die Sortier-Schaltfläche zurück.

Wissensquellen - was der Assistent vor Augen hat

Unter dem Gesprächsttitel befindet sich die Schaltfläche Quellen. Der Kontext ist nicht mehr auf eine einzelne Auswahl beschränkt („diese Aufgabe ODER jener Chat“), sondern ist ein Set: Sie können mehrere Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, einen ganzen Arbeitsbereich und den Kalender gleichzeitig auswählen.

Das Auswahlfenster lässt sich wie Dateien durchsuchen - Sie gehen Ebene für Ebene tiefer: Arbeitsbereich → seine Aufgaben und Chats → Thread → dessen Ordner, Dateien und Notizen; außerdem gibt es Dokumente (Ihre privaten Ordner) und E-Mail. Das Prinzip ist auf jeder Ebene gleich: Ein Klick auf eine Zeile wählt diesen Ort als Quelle aus (Häkchen rechts), während der Pfeil › eine Ebene tiefer führt. Über die Leiste „‹“ oben gelangen Sie zurück. Die Suche oben durchsucht alles auf einmal.

Verfügbare Arten von Quellen:

• Meine Aufgaben - Standard; Liste Ihrer Aufgaben, wie bisher.
• Kalender - anstehende Termine (standardmäßig 7 Tage).
• Arbeitsbereich - Aufgaben und Chats des gesamten Arbeitsbereichs.
• Aufgabe / Chat / Notiz - ein bestimmter Eintrag, ausgewählt im Baum oder über die Suche. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, werden auch die dort abgelegten Dateien übernommen - sowohl die aus Nachrichten als auch die, die im Modul Dateien hinzugefügt wurden (im Baum sichtbar als „Arbeitsbereich / Thread-Name“). Sie müssen nicht separat danach suchen; neben dem Thread-Namen sehen Sie, wie viele Dateien dazugehören. Lange Notizen werden vollständig gelesen - der Assistent verarbeitet sie in Abschnitten und lädt bei Bedarf weitere nach. Für Sie bleibt es eine einzige Notiz: Sie müssen sie weder teilen noch kürzen. Notizen und Dateien werden gleich behandelt (ab 2.2.272).
• Dateien - „Alle meine Dateien“, ein ausgewählter Ordner (einschließlich Unterordnern) oder eine einzelne Datei; die KI liest den Inhalt von Textdokumenten (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Ordner im Arbeitsbereich finden Sie, wenn Sie den entsprechenden Arbeitsbereich öffnen; private Ordner finden Sie unter Dokumente. Zu einem Unterordner gelangen Sie wie im Dateifenster über den Pfeil.
• E-Mail - Ihr Postfach (Liste der Threads + Inhalt der neuesten) oder ein einzelner E-Mail-Thread (finden Sie ihn über die Quellensuche). Der Abschnitt E-Mail - Postfächer erscheint nur, wenn der Administrator E-Mail als KI-Wissensquelle aktiviert hat (Einstellungen → KI, standardmäßig deaktiviert) und nur für Ihre Postfächer - fremde E-Mails zeigt niemand an, auch nicht der Administrator. Beachten Sie: Der Inhalt der ausgewählten Quelle geht an einen externen KI-Anbieter; E-Mails gelangen nie in die im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank.

Unter der Liste sehen Sie eine Auslastungsanzeige - wie viel Wissen hineingepasst hat. Wenn Sie mehr auswählen, als das Modell verarbeiten kann, sagt Ihnen der Assistent ausdrücklich, was nicht berücksichtigt wurde (zuerst entfallen allgemeine Bereiche, ausdrücklich angegebene Aufgaben bleiben erhalten). Sie sehen ausschließlich das, worauf Sie Zugriff haben - eine Quelle, für die Sie die Berechtigung verloren haben, wird bei der nächsten Frage übersprungen.

Anhänge im Assistenten-Panel

Im Schreibfeld gibt es eine Büroklammer (📎) - Sie können Dateien direkt in das Gespräch mit dem Assistenten einfügen. Sie können auch eine Datei oder einen Screenshot aus der Zwischenablage (Strg/Cmd+V) direkt in das Gesprächsfeld einfügen - sie landet im Gespräch wie ein Anhang über die Büroklammer. Die KI liest den Inhalt der Dateien und bezieht ihn in die Antwort ein (unterstützte Formate siehe unten). So hinzugefügte Dateien gelten nur für die Sitzung (das aktuelle Gespräch).

Was während des Wartens auf die Antwort zu sehen ist

Während der Assistent arbeitet, erscheint neben den animierten Punkten eine kurze Beschreibung des aktuellen Schritts - zum Beispiel „Ich lese die Anhänge…“, „Ich durchsuche die Quellen: meine Aufgaben, E-Mails“, „Ich übersetze…“, „Ich denke nach…“ und bei längerer Wartezeit „Ich schreibe die Antwort…“. Die Schritte entsprechen dem tatsächlichen Arbeitsablauf des Assistenten und Ihrer Auswahl im Gespräch (Wissensquellen, Anhänge, Art der Anfrage).

Was kann der Assistent tun?

Der Assistent kennt Ihre Aufgaben, Chats und Arbeitsbereiche. Er kann:

• Fragen beantworten zu Ihren Aufgaben, Fälligkeitsdaten, zugewiesenen Personen
• E-Mails versenden - zum Beispiel: „Sende eine E-Mail an jan@firma.pl mit einer Zusammenfassung der Aufgabe X6“.
• Dateien zum Herunterladen generieren - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) oder CSV. Zum Beispiel „erstelle ein PDF mit der Zusammenfassung von Aufgabe X6" oder „generiere ein Word-Dokument mit dem Bericht". Der Assistent ruft den Inhalt der Aufgabe ab, erstellt das Dokument und liefert einen Download-Link. Beim Versenden von E-Mails nutzt der Assistent Ihr Postfach, das in den Einstellungen → Reiter E-Mail verbunden ist (Modul E-Mail, Plan Pro). Falls dieses nicht vorhanden ist, weist er darauf hin und versendet die E-Mail nicht.
• Auf den Inhalt jeder Aufgabe/jedes Chats zugreifen, für die Sie Berechtigungen haben - ohne sie zu öffnen. Nennen Sie einfach den Titel, zum Beispiel: „Fasse die Aufgabe Recruiting zusammen“ oder „Was wurde im Chat Marketing vereinbart?“. Der Assistent ruft dann den vollständigen Inhalt, die Nachrichten und die Anhänge ab (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Aktionen ausführen in der Anwendung: Aufgaben erstellen, Fenster öffnen, Listen filtern, Status ändern
• Kalendertermine verschieben - zum Beispiel: „Verschiebe alle heutigen Termine auf morgen“ oder „Verschiebe die Termine vom Freitag auf den nächsten Werktag um 12:00“. Bevor etwas verschoben wird, erhalten Sie eine Karte zur Bestätigung. Nach dem Verschieben listet der Assistent genau auf, was geändert wurde. Die Uhrzeiten der Termine bleiben unverändert, sofern Sie keine neue Uhrzeit angeben. Erinnerungen, die an Aufgaben-Fälligkeitstermine gebunden sind, werden nicht verschoben - ihre Zeit richtet sich nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe.
• Kalendertermine erstellen - mit Start- und Endzeit, Arbeitsbereich, Teilnehmern und Farbe, zum Beispiel: „Erstelle morgen von 12:45 bis 13:30 einen Termin ‚Angebotsbesprechung‘ im Bereich Technik mit Kasia Dąbrowska, Farbe Grün“. Standardmäßig ohne E-Mail-Benachrichtigung - bitten Sie separat darum („Sende auch eine E-Mail“).
• Automatisierungen vorbereiten anhand einer Regelbeschreibung. Der fertige Entwurf wirft Sie nicht aus dem Gespräch: Unter der Antwort erscheint die Karte „Zu Automatisierungen wechseln“ - klicken Sie darauf, wenn Sie ihn ansehen und speichern möchten.
• Helfen beim Schreiben von Aufgabenbeschreibungen, E-Mails, Notizen
• Informieren über überfällige Aufgaben, abwesende Mitarbeiter

Der Assistent hat nur Zugriff auf Aufgaben und Chats, für die Sie Berechtigungen haben (Administratoren haben Zugriff auf alle). Bei sehr weit gefassten Fragen („Durchsuche alle Aufgaben…“) kann er jeweils nur einige der passendsten Einträge abrufen.

Beispielbefehle

• „Zeig mir meine überfälligen Aufgaben“
• „Erstelle Aufgabe X mit Fälligkeit bis Freitag und weise sie Anna zu“
• „Ändere den Status von Aufgabe X auf erledigt“
• „Wechsle zum Arbeitsbereich HR“
• „Öffne das Einstellungsfenster“
• „Zeig nur Chats“
• „Sortiere die Aufgaben alphabetisch“
• „Wie füge ich einen neuen Benutzer hinzu?“

Text verbessern (Lektorat im Editor)

In der Symbolleiste jedes Editors (Aufgabenbeschreibung, Nachricht in Aufgabe/Chat, Nachrichtenbearbeitung) finden Sie das Symbol Zauberstab mit Sternen ✨ - Text verbessern.

Nach dem Klick überarbeitet die KI Ihren Text direkt im Editor auf natürliche Weise: Sie korrigiert Tippfehler, Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung und bereinigt den Stil - dabei schreibt sie natürlich und einfach (wie ein aufmerksamer Mensch, ohne Amtsdeutsch). Sie nutzt das Thema/die Beschreibung der aktuellen Aufgabe oder des Chats, um die Begriffe zu vereinheitlichen. Sie erfindet keine neuen Fakten oder Details und macht den Text nicht formeller.

Die bestehende Formatierung bleibt erhalten. Vorhandene Formatierungen werden nicht verändert: Aufzählungen und nummerierte Listen, Fettdruck, Absätze, Emojis und Symbole (✅, →) sowie Leerzeichen in Einheiten („200 ms“, „5 min“). „Optimieren“ verbessert nur den Text innerhalb der bestehenden Struktur - Absätze werden nicht in Listen umgewandelt und umgekehrt. Textabschnitte mit einem Link mitten im Satz bleiben unverändert, damit der Link erhalten bleibt.

Es erscheint die Meldung „Text optimiert - klicken, um rückgängig zu machen“ - ein Klick darauf stellt die vorherige Version wieder her.

Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn der Administrator die KI konfiguriert hat und Sie die Berechtigung haben, die KI in diesem Kontext zu nutzen (jeweils in Aufgaben oder Chats). Die Funktion ändert nur den Text im Editor - nichts wird versendet oder gespeichert, bis Sie die Nachricht selbst senden/speichern.

KI-Assistent im Thread einer Aufgabe und eines Chats

Im Antwortfeld jeder Aufgabe und jedes Chats (sowie in E-Mail) gibt es zwei beschriftete KI-Schaltflächen:

• KI-Assistent (violette Kugel) - schaltet den Editor in den privaten Fragemodus. Der Editor wird violett und ein Hinweis darüber informiert: „Frage an den KI-Assistenten - nur Sie sehen sie, sie wird nicht an die Teilnehmenden gesendet“. Frage und Antwort sind ausschließlich für den Verfasser sichtbar - die Antwort erscheint im Thread mit dem Hinweis NUR FÜR SIE. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche schaltet zurück zu normalen Nachrichten.
• Strukturieren - ein Klick öffnet ein Menü mit vier Modi zum Lesen des Threads: Originaltext (deaktiviert die KI), Optimieren (derselbe Inhalt, kürzer und übersichtlicher, in der Ich-Form), Zusammenfassen (1-2 Sätze pro Nachricht) und Experte (fachlich, mit einer Zeile „Expertenhinweis“ - ein Ratschlag, ein Risiko oder eine Frage, bei der sich Nachhaken lohnt). Die KI verarbeitet Nachrichten in Gruppen zu 8 (beginnend mit den neuesten); oben im Thread erscheint ein Banner mit dem Namen des Modus und darunter die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“, über die weitere Gruppen geladen werden. Das Ergebnis gilt nur während der Sitzung und wird nirgendwo gespeichert; unter jeder verarbeiteten Nachricht steht der Hinweis „KI kann Fehler machen“. Ein bereits berechneter Modus lässt sich sofort umschalten - innerhalb derselben Sitzung können Sie zwischen Modi wechseln, ohne zu warten.

Der Assistent im Fragemodus sieht den Inhalt des Threads und die Anhänge und kann eine Datei zum Herunterladen erstellen (Word/PDF/HTML), zum Beispiel: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieses Threads“. Die KI verfasst den Inhalt, und die App erstellt daraus die fertige Datei und fügt im Thread eine Schaltfläche „Herunterladen …“ hinzu.

Worum Sie in natürlicher Sprache bitten können

Es gibt keine speziellen Befehle - Sie bitten um alles in einem normalen Satz, im Fenster des KI-Assistenten oder im Frage-Modus im Thread. Beispiele:

Ein paar Regeln, die sich nicht ändern:

• Der Versand von E-Mails erfordert immer Ihre Bestätigung - die KI versendet nie selbstständig eine E-Mail. Die E-Mail wird aus Ihrem Postfach versendet, das in den Einstellungen → Reiter E-Mail verbunden ist (Modul E-Mail, Plan Pro); ohne verbundenes Postfach weist der KI-Assistent darauf hin und versendet die E-Mail nicht.
• Erinnerungen und geplante Aktionen werden wie bisher vom KI-Agenten verwaltet (Details weiter unten). Zeitangaben in natürlicher Sprache („morgen um 9:00“, „nächste Woche“) werden in konkrete Daten umgerechnet.
• Das Filtern der Aufgaben-/Chatliste funktioniert nur im Assistentenfenster (zum Beispiel „Zeig meine bevorzugten Chats“, „hohe Priorität, Status in Bearbeitung“).
• Das Abbrechen eines Plans funktioniert ausschließlich im Thread einer Aufgabe oder eines Chats (Modus KI-Assistent) - im Fenster des KI-Assistenten lassen sich Pläne nicht abbrechen. Die Nachricht muss mit dem Wort „abbrechen“ beginnen: „abbrechen Plan 13“, „alles abbrechen“.

Aufgaben aus einem Thread anlegen

Aktivieren Sie im Thread einer Aufgabe oder eines Chats mit der Schaltfläche „KI-Assistent“ den Fragemodus und bitten Sie um eine neue Aufgabe - genauso wie im Seitenbereich:

• „Erstelle eine neue Aufgabe mit demselben Briefing und Fälligkeit am 30. Juli“
• „Erstelle eine Aufgabe: Quartalsbericht vorbereiten, Fälligkeit morgen“
• „Erstelle eine Aufgabe: Angebot für Meblex, Fälligkeit Freitag, weise sie Marek zu“

Der Assistent stellt die Angaben zusammen und öffnet für Sie das Fenster „Aufgabe hinzufügen“ mit ausgefüllten Feldern: Arbeitsbereich des aktuellen Threads, Betreff, Inhalt, Fälligkeitsdatum, Priorität und zugewiesene Personen. Die Aufgabe wird erst erstellt, wenn Sie auf „Speichern“ klicken - vorher können Sie jedes Feld bearbeiten oder das Fenster schließen (in diesem Fall wird nichts erstellt).

Ein paar Details, die es zu wissen lohnt:

• „mit demselben Briefing“ übernimmt die Beschreibung der aktuellen Aufgabe 1:1 (ohne sie zusammenzufassen). Ohne diese Bitte formuliert der Assistent eine neue Beschreibung aus dem, was Sie geschrieben haben - er kopiert nicht das Briefing einer anderen Person.
• Zeitangaben in natürlicher Sprache („30. Juli“, „Freitag“, „nächste Woche“, „morgen“) werden in ein konkretes Datum umgerechnet.
• Das Fenster öffnet sich nur bei Ihnen - die übrigen Teilnehmer des Threads sehen Ihr Gespräch mit dem Assistenten nicht. Weder das Neuladen der Seite noch das erneute Öffnen des Threads öffnet das Fenster ein zweites Mal.

Das Gespräch mit dem Assistenten im Thread ist immer privat - nur Sie sehen die Frage und die Antwort (einschließlich einer Erinnerung, die sich zum festgelegten Zeitpunkt meldet). Die Aufgabe, die Sie über „Speichern“ erstellen, ist dagegen eine normale Aufgabe, die für die Teilnehmenden sichtbar ist.

Checklisten zum Abhaken

Sie können die KI um eine Liste zum Abhaken bitten - im Assistenten-Panel oder im Frage-Modus im Thread:

• „Erstelle eine Checkliste: Michał anrufen, dem NBP antworten, Rechnung ausstellen“
• „To-do-Liste mit Kontrollkästchen: …“

Die KI gibt die Punkte als anklickbare Karten mit Checkbox zurück. Sie klicken auf einen Punkt, um ihn abzuhaken (erneutes Klicken macht es rückgängig). Der Zustand der Markierungen ist gemeinsam für alle mit Zugriff auf diese Nachricht - wenn jemand einen Punkt abhakt, sehen die anderen Teilnehmer denselben Zustand (er wird auf dem Server gespeichert und laufend aktualisiert). Deshalb steht bei jedem abgehakten Punkt ein Hinweis, wer ihn markiert hat - ein kleiner Avatar rechts, und beim Hovern (auf dem Smartphone: beim Antippen) Vor- und Nachname mit Datum und Uhrzeit. Der Hinweis verschwindet, wenn jemand den Punkt wieder abwählt. Im Thread am Computer wird der Avatar erst beim Überfahren des Punktes mit dem Mauszeiger angezeigt. Listen aus einem privaten Gespräch mit dem Assistenten im Thread sehen nur Sie, daher bleibt auch der Markierungszustand privat (dort gibt es keine Hinweise - es wären ohnehin immer Sie). Gewöhnliche Aufzählungslisten (ohne Aufforderung zum Markieren) werden wie bisher angezeigt.

Dateierstellung - wie das funktioniert

Wenn Sie eine Datei anfordern (im Assistentenbereich oder im Fragemodus innerhalb eines Threads), erstellt die KI den Inhalt, und Task Manager erstellt daraus selbst die Datei (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) und stellt einen Download-Link bereit. So wird die Datei zuverlässig erstellt - auch wenn die KI das Format „vergisst“. Word/PDF/HTML-Dateien werden direkt aus der Antwort der KI erstellt; für Tabellen (Excel/CSV) sind tabellarische Daten erforderlich.

Wenn etwas nicht funktioniert

Wenn die KI nicht antwortet, erscheint im Thread (oder Panel) ein konkreter Grund, z. B.: Zeitüberschreitung (versuchen Sie es erneut oder wählen Sie ein schnelleres Modell in Einstellungen → KI), ungültiger API-Schlüssel, überschrittenes Anfragelimit, nicht verfügbares Modell. Es herrscht keine Stille - Sie erhalten immer Informationen darüber, wie es weitergeht.

Lesen des Inhalts von Anhängen

Die KI sieht Anhänge, die einer Aufgabe/einem Chat hinzugefügt wurden, und kann deren Inhalt auslesen - sowohl im Fragemodus innerhalb eines Threads (Schaltfläche „KI-Assistent“) als auch im Assistentenbereich (für die aktuell geöffnete Aufgabe/den aktuell geöffneten Chat), zum Beispiel:

• „Fasse den Inhalt des Anhangs abc.docx zusammen“ (Fragemodus innerhalb eines Threads)
• „Fasse mir den Inhalt des Anhangs bericht.pdf zusammen“ (im Assistentenbereich, während diese Aufgabe geöffnet ist)

Tipp: Der Assistent kann auf den Inhalt und die Anhänge jeder zugänglichen Aufgabe/jedes Chats anhand ihres Namens oder aus der geöffneten Ansicht zugreifen - Sie müssen sie nicht öffnen. Wurde ein Anhang gerade eben hinzugefügt, sieht ihn der Assistent bei der nächsten Frage (der Kontext wird live aus der Datenbank abgerufen).

Unterstützte Textformate: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) sowie PDF. Bilder (JPG/PNG/GIF/WebP) werden visuell analysiert, sofern das KI-Modell Bilder unterstützt - auch große Fotos (sie werden vor dem Senden an das Modell automatisch verkleinert, sodass auch große Fotos beschrieben werden können).

Wenn Zusammenfassungen aktiviert sind, kann der Assistentenbereich auch Fragen zu Anhängen aus MEHREREN Aufgaben/Chats gleichzeitig beantworten (zum Beispiel „Fasse das Wissen aus den Anhängen aller Aufgaben zusammen“) - im Rahmen Ihrer Berechtigungen (nur Aufgaben und Chats, auf die Sie Zugriff haben).

Viele Anhänge in einem Thread? Ein Administrator kann unter Einstellungen → KI die Option „KI-Zusammenfassungen von Anhängen“ aktivieren. Die App erstellt dann eine kurze Zusammenfassung jeder Datei (Text oder Bild), sodass der Assistent auch mit Dutzenden von Anhängen zurechtkommt (zum Beispiel „Fasse alle Anhänge zusammen“). Modi: automatisch (im Hintergrund, erfordert Cron) oder manuell (der Administrator klickt auf „Jetzt verarbeiten“). Für jede Zusammenfassung fällt ein API-Aufruf an. Noch nicht indexierte Dateien werden bei Bedarf ausgelesen (mit einem Limit). Bei zu vielen Daten bittet der Assistent Sie, die Suche einzugrenzen oder eine bestimmte Datei anhand ihres Namens anzugeben.

Lange Dokumente werden in Teilen gelesen. Passt eine Datei nicht in einen Durchgang (z. B. ein mehrere Dutzend Seiten langes Schreiben), erhält der Assistent den ersten Teil zusammen mit der ausdrücklichen Angabe, wie viel Text ausgelassen wurde - und lädt bei Bedarf selbst weitere Teile nach. Früher brach der Text mitten im Satz ohne jede Kennzeichnung ab, wodurch der Assistent mitunter den Eindruck erweckte, die Datei sei beschädigt oder unvollständig.

Einschränkungen: ältere DOC-Dateien (binär) werden nicht gelesen. PDFs, die Scans sind (Bild ohne Textebene), werden nicht gelesen (keine OCR). Sehr große Dateien werden gekürzt, wobei die Obergrenze davon abhängt, auf welchem Weg die Datei zum Assistenten gelangt: ein Anhang aus einer Nachricht wird bis zu ca. 50 KB Text gelesen, eine als Wissensquelle angegebene Datei - bis zu 300.000 Zeichen (der Assistent erhält sie in Portionen von ca. 24.000 Zeichen und zieht sich selbstständig weitere nach), und der Index der Wissensdatenbank merkt sich aus einer Datei bis zu 54.000 Zeichen. Oberhalb dieser Grenzen sieht die KI nur den Anfang des Dokuments.

Gesprächsverlauf

Der Assistent merkt sich den Kontext des aktuellen Threads - jedes Gespräch hat seinen eigenen Verlauf und vermischt sich nicht mit anderen. Der Verlauf kann in der Datenbank gespeichert werden (abhängig von den Einstellungen des Administrators) oder beim Schließen des Fensters zurückgesetzt werden. Threads sind privat - niemand sonst sieht sie, auch nicht der Administrator.

KI-Einstellungen (nur Administrator)

Gehen Sie zu Einstellungen → Reiter KI. Legen Sie fest:

• KI-Anbieter: OpenAI, Gemini, Claude oder Grok
• API-Schlüssel des Anbieters
• KI-Modell - wählen Sie aus der über die API des Anbieters abgerufenen Liste
• Die maximale Antwortlänge - Token-Limit (1024-16384)

Erinnerungen

Der Assistent kann Ihre persönlichen Erinnerungen festlegen (unabhängig von Aufgaben und Chats):

• „Erinnere mich heute um 18:15 an das Treffen mit Marek“
• „Erinnere mich in 30 Minuten daran, den Bericht zu senden“
• „Erinnere mich morgen um 9 an die Rechnung“

Der Assistent zeigt eine Bestätigung mit Datum und Uhrzeit - nach der Bestätigung wird die Erinnerung gespeichert. Zur angegebenen Zeit erhalten Sie eine Benachrichtigung (Toast) in der Anwendung.

E-Mail nur auf Wunsch. Vom Assistenten erstellte Ereignisse werden standardmäßig nicht per E-Mail benachrichtigt - Sie erhalten die Benachrichtigung nur in der App. Wenn Sie zusätzlich eine E-Mail möchten, sagen Sie es ausdrücklich: „Erinnere mich morgen um 9 an die Rechnung und sende auch eine E-Mail“. (Im Kalender finden Sie dieselbe Einstellung als Kontrollkästchen „Benachrichtigung auch per E-Mail senden“.)

Termin mit vollständiger Beschreibung. In einem einzigen Satz können Sie alles angeben, was Sie im Kalender manuell einstellen:

• Uhrzeit von-bis - „Ereignis Angebotsprüfung morgen von 12:45 bis 13:30“
• Arbeitsbereich - „…im Arbeitsbereich Techniczne“ (der Name genügt)
• Teilnehmende - „…mit Kasia Dąbrowska und Ola Wójcik“; jede dieser Personen erhält eine eigene Kopie des Ereignisses (und eine eigene Benachrichtigung)
• Markierungsfarbe - Orange, Violett, Pink, Blau, Grün, Grau

Sie können nur Personen hinzufügen, mit denen Sie einen Arbeitsbereich teilen. Wenn ein Vorname zu mehreren Personen passt (zum Beispiel nur „Piotr“), fragt der Assistent nach Vor- und Nachnamen - er lädt niemanden aufs Geratewohl ein.

Wichtig: Die Erinnerung wird erst erstellt, wenn Sie im Bestätigungsfenster auf „Ja, ausführen“ klicken. Die Antwort des Assistenten allein speichert nichts - wenn das Bestätigungsfenster nicht angezeigt wurde, gibt es keine Erinnerung. Mit dem Befehl „Zeig mir meine Erinnerungen“ können Sie prüfen, welche Erinnerungen tatsächlich gespeichert wurden.

E-Mail erfordert einen CRON-Job (Aufgabe für den Administrator). Der Toast in der Anwendung funktioniert immer, aber der E-Mail-Versand bei geschlossener Anwendung benötigt eine zyklische Aufgabe auf dem Server:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Hosting-Anbieter mit HTTP-Cron (cyberfolks, nazwa.pl) können stattdessen jede Minute https://domain/ai_agent_runner.php?token=… abfragen (Token aus includes/config.php). Erkennt die Anwendung, dass der Cronjob nie gestartet wurde, zeigt sie beim Festlegen einer Erinnerung eine Warnung an - ohne Cronjob werden E-Mails nur versendet, wenn gerade jemand die Anwendung nutzt.

Erinnerungen, die das FÄLLIGKEITSDATUM einer Aufgabe im Blick behalten

Statt ein Datum anzugeben, können Sie eine Erinnerung an das Fälligkeitsdatum der Aufgabe knüpfen:

• „Erinnere mich an diese Aufgabe einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum“ (Fragemodus im Aufgabenthread)
• „Erinnere mich 2 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe Angebot für Meblex“ (Assistentenbereich)
• „Erinnere mich am Morgen des Fälligkeitstags“ / „…wenn die Aufgabe heute fällig ist“
• „erinnere mich zum Fälligkeitsdatum“ - genau zur Fälligkeitszeit

Die Anwendung berechnet den Zeitpunkt automatisch anhand des Fälligkeitsdatums der Aufgabe (wenn für das Fälligkeitsdatum keine Uhrzeit angegeben ist, wird 9:00 Uhr angenommen). Wenn Sie das Fälligkeitsdatum der Aufgabe ändern, wird die Erinnerung entsprechend verschoben - Sie müssen sie nicht neu einrichten. Wenn der Zeitpunkt für „vor dem Fälligkeitsdatum“ nach der Änderung bereits verstrichen ist, das Fälligkeitsdatum aber noch in der Zukunft liegt, wird die Erinnerung bei nächster Gelegenheit ausgelöst. Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen oder wurde es entfernt, wird die Erinnerung gelöscht.

Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum lässt sich nicht „im Auge behalten“ - der Assistent weist Sie darauf hin und schlägt eine normale Erinnerung für ein konkretes Datum und eine Uhrzeit vor.

Tägliche Aufgabenübersicht („heute / überfällig“)

In Einstellungen → Profil → Tägliche Aufgabenübersicht können Sie eine tägliche Benachrichtigung zu einer gewählten Uhrzeit (standardmäßig 8:00 Uhr) aktivieren, mit einer Zusammenfassung: wie viele Aufgaben Sie für heute haben und wie viele überfällig sind, jeweils mit Titeln. Die Übersicht umfasst ausschließlich Ihnen zugewiesene Aufgaben (nicht abgeschlossen und nicht archiviert), erscheint einmal täglich und wird genauso zugestellt wie Erinnerungen

• per Benachrichtigung in der Anwendung, bei geschlossener Anwendung per E-Mail (erfordert einen CRON-Job).

Verwaltung: „zeige meine Erinnerungen“ (Liste mit Fälligkeitsdaten und IDs) und „lösche Erinnerung …“ (Löschen anhand der ID aus der Liste). Wenn Sie eine Uhrzeit angeben, die heute bereits verstrichen ist, fragt der Assistent nach, ob Sie morgen meinen. Ohne angegebene Uhrzeit wird 9:00 Uhr angenommen. Limit: 50 aktive Erinnerungen.

Überprüfung der KI-Aktionen

Die Anwendung stellt sicher, dass die KI Sie nicht über Aktionen informiert, die sie nicht ausgeführt hat. Wenn eine Antwort eine Bestätigung enthält (z. B. „Ich habe eine Erinnerung eingerichtet“), die Aktion aber nicht tatsächlich ausgeführt wurde, sehen Sie unter der Antwort einen gelben Block „Richtigstellung“ mit Informationen dazu, was tatsächlich passiert ist und wie Sie das gewünschte Ergebnis erreichen (z. B. mit welcher Formulierung sich das Aufgabenformular öffnen oder eine echte Erinnerung erstellen lässt). Das Senden von E-Mails erfordert immer Ihre Bestätigung über die Schaltfläche „Senden“.

E-Mail als Wissensquelle

E-Mail-Postfächer und Threads können erst dann als Wissensquelle ausgewählt werden, wenn der Administrator dies unter Einstellungen → KI aktiviert hat („E-Mail als KI-Wissensquelle zulassen“). Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, weil E-Mail-Inhalte Daten Dritter enthalten und an einen externen KI-Anbieter übermittelt werden. Nach der Aktivierung sieht jeder bei der Auswahl der Quellen ausschließlich die eigenen Postfächer.

Wenn Sie einen Ordner aus Dokumente angeben, stellen Sie dem Assistenten sowohl die darin liegenden Dateien als auch die Notizen zur Verfügung (einschließlich der Unterordner).

Internetzugang

Wenn der Administrator für Sie die Berechtigung KI-Assistent mit Internetzugriff aktiviert hat (Fenster „Benutzer“), kann der Assistent den Inhalt einer bestimmten Webseite abrufen - zum Beispiel prüfen, ob die Domain aus einer Kunden-E-Mail existiert und was auf der Webseite steht. Bitten Sie ihn einfach: „Prüfe example.com und sag mir, womit sich dieses Unternehmen beschäftigt“.

Das ist keine Suchmaschine - der Assistent muss die Adresse der Seite kennen (der Benutzer nennt sie, oder sie wird aus der Domain einer E-Mail-Adresse gebildet). Ohne diese Berechtigung antwortet der Assistent ehrlich, dass er keinen Internetzugang hat.