AI-assistent

Hur öppnar jag assistenten?

Klicka på vy-ikonen i den övre listen och välj AI-assistent - bredvid Kalender, Tavla och Anteckningar. Samma meny finns i rubriken på vart och ett av dessa fönster (den första ikonen till vänster om knapparna), så du kan byta vy utan att gå tillbaka till listen. De fyra fönstren tar samma plats: att välja ett stänger de andra, och den sparade layouten (helskärm / dockad) gäller för alla.

Fönstret ser ut och beter sig som Kalender, Tavla och Anteckningar: med ikonen i rubriken dockar du det längst ner på skärmen (det fälls ihop till en pillerform - ett klick återställer det), växlar du mellan ljust och mörkt tema (gemensamt för alla fyra fönster) och döljer trådlistan när du behöver en bredare konversation. Layouten sparas, så nästa gång du öppnar startar det som du lämnade det.

Trådar - separata konversationer istället för ett enda flöde

Till vänster i fönstret finns en trådlista. Varje tråd är en egen konversation: eget namn, egen historik och en egen uppsättning kunskapskällor. Den tidigare historiken försvinner inte - vid första öppningen delas den automatiskt upp i trådar utifrån vilken kontext den fördes i.

• Ny tråd - knappen ”+ Ny” ovanför listan. Den börjar som allmän (du ser bara dina uppgifter); du lägger själv till källor med knappen ovanför konversationen. Om du vill börja med samma kunskapsunderlag som i den aktuella konversationen väljer du Duplicera med källor i menyn ⋮. Namnet skapas automatiskt utifrån den första frågan; du kan ändra det genom att klicka på titeln ovanför konversationen eller i menyn ⋮.
• Favoriter - stjärnan vid tråden (eller menyn ⋮). Favoriter hålls kvar högst upp i listan.
• Sökning och filter - sökfältet genomsöker konversationernas namn och innehåll (visar antal träffar). Filterknappen begränsar listan till arbetsyta, tidsintervall, typ av källor, favoriter eller konversationer där assistenten ändrat något (skapat en uppgift, ändrat status, ställt in en påminnelse). När ett filter är aktivt har knappen en blå prick - även efter att menyn stängts.
• Menyn ⋮ för tråden: namnbyte, favorit, Duplicera med källor (ny konversation med samma kunskapsunderlag) och radering. Kunskapskällorna ändras med knappen ovanför konversationen.
• Dra och släpp: du ordnar trådarna i listan som du vill - ta tag och flytta. Släpper du en tråd i sektionen Favoriter läggs den till bland favoriterna (och tvärtom). Efter första dragningen växlar listan till Manuell sortering; du går tillbaka till en annan sortering med sorteringsknappen.

Kunskapskällor - vad assistenten har framför sig

Under konversationens titel finns knappen Källor. Kontexten är inte längre ett enda val (”den här uppgiften ELLER den där chatten”) - det är en uppsättning: du kan välja flera uppgifter, en chatt, en anteckning, en hel arbetsyta och kalendern samtidigt.

Urvalsfönstret navigeras som Filer - du går djupare en nivå i taget: arbetsyta → dess uppgifter och chattar → tråd → dess mappar, filer och anteckningar; separat finns Dokument (dina privata mappar) och E-post. Principen är densamma på varje nivå: klicka på en rad för att välja den platsen som källa (en bock visas till höger), och använd pilen › för att gå djupare. Listen ”‹” högst upp tar dig tillbaka en nivå. Sökfältet högst upp söker igenom allt på en gång.

Tillgängliga typer av källor:

• Mina uppgifter - standard; listan med dina uppgifter, precis som tidigare.
• Kalender - kommande förfallodatum (7 dagar som standard).
• Arbetsyta - uppgifter och chattar för hela arbetsytan.
• Uppgift / Chatt / Anteckning - ett specifikt objekt som väljs i trädet eller via sökfunktionen. När du väljer en uppgift eller chatt följer även filerna som lagts till där med - både de som finns i meddelanden och de som lagts till i modulen Filer (visas i trädet som ”Arbetsyta / trådens namn”). Du behöver inte leta efter dem separat; bredvid trådens namn ser du hur många filer som följer med. Långa anteckningar läses i sin helhet - assistenten hämtar innehållet i delar och hämtar själv nästa del vid behov. För dig är det fortfarande en enda anteckning: du behöver inte dela upp eller korta ned den, och anteckningar och filer hanteras på samma sätt (från och med 2.2.272).
• Filer - ”Alla mina filer”, en vald mapp (inklusive undermappar) eller en enskild fil; AI läser innehållet i textdokument (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Arbetsytans mappar hittar du när du öppnar arbetsytan, och privata mappar när du öppnar Dokument; du öppnar en undermapp med pilen, precis som i filfönstret.
• E-post - din inkorg (lista över trådar + innehåll i de senaste) eller en enskild e-posttråd (hittas via källsökningen). Sektionen E-post - inkorgar visas bara när administratören har aktiverat e-post som AI-kunskapskälla (Inställningar → AI, avstängt som standard) och bara för dina egna inkorgar - ingen, inte ens administratören, kan peka på någon annans e-post. Kom ihåg: innehållet i den valda källan skickas till den externa AI-leverantören; e-post hamnar aldrig i den bakgrundsindexerade kunskapsbasen.

Under listan syns en upptagenhetsindikator - hur mycket kunskap som fick plats. Om du väljer mer än modellen klarar av säger assistenten rakt ut vad den inte tog med (allmänna omfång faller bort först, direkt angivna uppgifter blir kvar). Du ser bara det du har åtkomst till - en källa du förlorat behörighet till hoppas över nästa gång du frågar.

Bilagor i assistentpanelen

I skrivfältet finns ett gem (📎) - du kan bifoga filer direkt i konversationen med assistenten. Du kan också klistra in en fil eller skärmdump från urklipp (Ctrl/Cmd+V) direkt i konversationsfältet - den hamnar i konversationen precis som en bilaga via gemet. AI läser filernas innehåll i sitt svar (format som stöds anges nedan). Filer som bifogas på detta sätt gäller bara den aktuella sessionen (den pågående konversationen).

Vad du ser medan du väntar på svar

När assistenten arbetar visas en kort beskrivning av steget bredvid de animerade prickarna - till exempel ”Läser bilagor…”, ”Går igenom källor: mina uppgifter, e-post”, ”Översätter…”, ”Tänker…”, och när det tar lite längre tid ”Skriver ett svar…”. Stegen motsvarar assistentens faktiska arbetsordning och det du har valt i konversationen (kunskapskällor, bilagor, typ av förfrågan).

Vad kan assistenten göra?

Assistenten känner till dina uppgifter, chattar och arbetsytor. Den kan:

• Svara på frågor om dina uppgifter, deadlines, tilldelade personer
• Skicka e-post - till exempel ”skicka ett mejl till jan@firma.pl med en sammanfattning av uppgift X6”.
• Generera filer att ladda ner - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) eller CSV. Till exempel: ”ta fram en PDF med en sammanfattning av uppgift X6” eller ”skapa ett Word-dokument med en rapport”. Assistenten hämtar innehållet i uppgiften, skapar dokumentet och ger dig en länk att ladda ner det från. Vid utskick av e-post använder assistenten din inkorg som du har kopplat under Inställningar → fliken E-post (modulen E-post, planen Pro). Om du inte har kopplat någon inkorg meddelar assistenten det och skickar inget mejl.
• Hämta innehållet i valfri uppgift/chatt som du har tillgång till - utan att öppna den. Ange bara namnet, till exempel ”sammanfatta uppgiften Rekrytering” eller ”vad bestämdes i chatten Marknadsföring”. Assistenten hämtar då hela innehållet, meddelandena och bilagorna (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Utföra åtgärder i appen: skapa uppgifter, öppna fönster, filtrera listor, ändra status
• Flytta kalenderhändelser - till exempel ”flytta alla dagens händelser till i morgon” eller ”flytta fredagens möten till nästa arbetsdag kl. 12:00”. Innan något flyttas får du ett kort för bekräftelse; efteråt listar assistenten exakt vad den har ändrat. Händelsernas tider lämnas oförändrade (om du inte anger en ny tid), och påminnelser som är kopplade till uppgifters förfallodatum flyttas inte - deras tid räknas utifrån uppgiftens förfallodatum.
• Skapa kalenderhändelser - med start- och sluttid, arbetsyta, deltagare och färg, till exempel ”händelse: Granskning av offerten i morgon från 12:45 till 13:30 i Teknisk, med Kasia Dąbrowska, grön färg”. Som standard utan e-postavisering - be om det separat (”skicka också via e-post”).
• Förbereda automatiseringar utifrån en beskrivning av regeln. Det färdiga utkastet tar dig inte bort från konversationen: under svaret visas kortet ”Gå till Automatiseringar” - klicka på det när du vill granska och spara utkastet.
• Hjälpa till med att skriva beskrivningar av uppgifter, e-post, anteckningar
• Informera om försenade uppgifter, frånvarande kollegor

Assistenten har bara tillgång till de uppgifter och chattar som du har behörighet till (administratörer har tillgång till alla). Vid mycket breda frågor (”sök igenom alla uppgifter…”) kan den bara hämta några av de mest relevanta objekten åt gången.

Exempel på kommandon

• ”Visa mina uppgifter som har passerat förfallodatum”
• ”Skapa uppgift X med förfallodatum på fredag och tilldela den till Anna”
• ”Ändra status för uppgift X till klar”
• ”Gå till arbetsytan HR”
• ”Öppna inställningsfönstret”
• ”Visa bara chattar”
• ”Sortera uppgifterna i alfabetisk ordning”
• ”Hur lägger jag till en ny användare?”

Förbättra text (redigering i editorn)

I verktygsfältet i varje editor (uppgiftsbeskrivning, meddelande i uppgift/chatt, redigering av meddelande) finns en ikon med ett trollspö med stjärnor ✨ - Förbättra text.

Efter klick redigerar AI din text på ett naturligt sätt direkt i editorn: rättar stavfel, stavning, grammatik och interpunktion samt städar upp stilen - och skriver naturligt och enkelt (som en uppmärksam person, utan byråkratisk stelhet). AI använder ämnet/beskrivningen för den aktuella uppgiften eller chatten för att göra terminologin enhetlig. Den hittar inte på nya fakta eller detaljer och gör inte texten mer formell än nödvändigt.

Bevarar din formatering. Befintlig formatering lämnas orörd: punktlistor/numrerade listor, fetstil, stycken, emojis och ikoner (✅, →) samt mellanslag i enheter (”200 ms”, ”5 min”). Förbättra ändrar bara innehållet inom den befintliga strukturen - det omvandlar inte stycken till listor eller tvärtom. Textavsnitt med en länk mitt i en mening lämnas oförändrade, så att länken inte försvinner.

Meddelandet ”Texten har förbättrats - klicka för att ångra” visas - om du klickar på det återställs den tidigare versionen.

Knappen syns bara när administratören har konfigurerat AI och du har behörighet att använda AI i sammanhanget (i uppgifter respektive chattar). Funktionen ändrar bara texten i editorn - inget skickas eller sparas förrän du själv skickar/sparar meddelandet.

AI-assistent i en uppgifts- och chatt-tråd

I svarsfältet för varje uppgift och chatt (och även i E-post) finns två märkta AI-knappar:

• AI-assistent (lila klot) - växlar redigeraren till privat frågeläge. Redigeraren blir lila och ett fält ovanför visar: ”Fråga till AI-assistenten - bara du kan se den, den delas inte med deltagarna”. Endast du som författare kan se frågan och svaret - svaret visas i tråden med etiketten ENDAST FÖR DIG. Klicka på knappen igen för att återgå till vanliga meddelanden.
• Strukturera - klicka för att öppna en meny med fyra läslägen för tråden: Ursprungligt innehåll (stänger av AI), Förbättra (samma innehåll, kortare och tydligare, i första person), Sammanfatta (1-2 meningar per meddelande) och Expert (fackmässigt, med en rad ”Expertens kommentar” - råd, risker eller frågor som är värda att ställa). AI arbetar i omgångar om 8 (med de senaste först); en banner med lägets namn visas högst upp i tråden, med knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” under, som hämtar nästa omgångar. Resultatet gäller endast under sessionen och sparas inte någonstans; under varje bearbetat meddelande visas texten ”AI kan göra misstag”. När ett läge väl har beräknats växlar du direkt till det - du kan växla mellan lägen under samma session utan att vänta.

Assistenten i frågeläge ser innehållet i tråden och bilagorna och kan skapa en fil för nedladdning (Word/PDF/HTML), till exempel ”skapa ett Word-dokument med en sammanfattning av den här tråden”. AI skriver innehållet och appen skapar den färdiga filen och lägger till knappen ”Ladda ner …” i tråden.

Vad du kan be om med naturligt språk

Det finns inga särskilda kommandon - du ber om allt med vanliga meningar, i AI-assistentens fönster eller i frågeläge i en tråd. Exempel:

Några regler som alltid gäller:

• Utskick av e-post kräver alltid din bekräftelse - AI:n skickar aldrig ett mejl på egen hand. Mejlet skickas från din inkorg som du har kopplat under Inställningar → fliken E-post (modulen E-post, planen Pro). Utan en kopplad inkorg meddelar assistenten att den saknas och skickar inget mejl.
• Påminnelser och schemalagda åtgärder hanteras av AI-agenten - precis som tidigare (se detaljer nedan). Relativa datum (”i morgon kl. 9:00”, ”om en vecka”) omvandlas till konkreta datum.
• Filtrering av listor med uppgifter/chattar fungerar bara i assistentfönstret (t.ex. ”visa favorit-chattar”, ”hög prioritet, status pågår”).
• Avbryta en plan fungerar bara i en tråd för en uppgift eller chatt (läget AI-assistent) - i AI-assistentens fönster kan planer inte avbrytas. Meddelandet måste börja med ordet ”avbryt”: ”avbryt plan 13”, ”avbryt allt”.

Skapa uppgifter från en tråd

I en uppgifts- eller chatttråd aktiverar du frågeläget med knappen ”AI-assistent” och ber om en ny uppgift - på samma sätt som i sidopanelen:

• ”Skapa en ny uppgift med samma brief och förfallodatum den 30 juli”
• ”Skapa en uppgift: förbered en kvartalsrapport, förfallodatum i morgon”
• ”Skapa en uppgift: Erbjudande till Meblex, förfallodatum fredag, tilldela Marek”

Assistenten sammanställer informationen och öppnar fönstret ”Lägg till uppgift” med ifyllda fält: den aktuella trådens arbetsyta, ämne, innehåll, förfallodatum, prioritet och tilldelade personer. Uppgiften skapas först när du klickar på ”Spara” - du kan ändra fälten innan dess eller stänga fönstret (då skapas ingenting).

Några detaljer värda att känna till:

• ”med samma brief” överför beskrivningen av den aktuella uppgiften 1:1 (utan att sammanfatta). Om du inte ber om det skapar assistenten en ny beskrivning utifrån det du har skrivit - den kopierar inte någon annans brief.
• Relativa datum (”30 juli”, ”fredag”, ”om en vecka”, ”i morgon”) omvandlas till konkreta datum.
• Fönstret öppnas bara hos dig - övriga deltagare i tråden ser inte din konversation med assistenten. Om sidan laddas om eller du går in i tråden igen öppnas fönstret inte en andra gång.

Samtalet med assistenten i tråden är alltid privat - det är bara du som kan se frågan och svaret (även en påminnelse som visas vid den angivna tiden). Själva uppgiften som skapas när du klickar på ”Spara” är däremot en vanlig uppgift som deltagarna kan se.

Checklistor att bocka av

Du kan be AI om en lista att bocka av - i assistentpanelen eller i frågeläge i en tråd:

• ”Skapa en checklista: ring Michał, svara NBP, skicka fakturan”
• ”Att göra-lista med kryssrutor: …”

AI returnerar posterna som klickbara kort med en kryssruta. Du klickar på en post för att bocka av den (ett nytt klick ångrar det). Markeringarnas status är gemensam för alla som har tillgång till meddelandet - när någon bockar av en post ser övriga deltagare samma status (den sparas på servern och uppdateras i realtid). Därför visas vid varje avbockad post en signatur: vem som markerade den - en mini-avatar till höger, och vid hovring (på telefon: vid tryck) för- och efternamn med datum och klockslag. Signaturen försvinner när någon avmarkerar posten. I tråden på en dator visas avataren först när du för muspekaren över posten. Listor från en privat konversation med assistenten i tråden ser bara du, så även markeringarnas status förblir privat (där finns inga signaturer - det skulle ändå alltid vara du). Vanliga punktlistor (utan uppmaning att markera) visas som tidigare.

Generering av filer - så här fungerar det

När du ber om en fil (i assistentpanelen eller i frågeläget i en tråd) skapar AI innehållet, och Task Manager skapar själva filen (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) och tillhandahåller en nedladdningslänk. På så sätt skapas filen på ett tillförlitligt sätt - även om AI ”glömmer” filformatet. Word/PDF/HTML skapas direkt från AI:s svar; kalkylblad (Excel/CSV) kräver tabelldata.

När något inte fungerar

Om AI inte svarar visas en konkret orsak i tråden (eller panelen), t.ex.: tidsgräns överskriden (försök igen eller välj en snabbare modell i Inställningar → AI), ogiltig API-nyckel, förfrågningsgräns överskriden, otillgänglig modell. Det blir aldrig tyst - du får alltid veta vad som gäller härnäst.

Läsning av bilageinnehåll

AI kan se bilagor som lagts till i en uppgift/chatt och läsa innehållet - både i frågeläget i tråden (knappen ”AI-assistent”) och i assistentpanelen (för den uppgift/chatt som är öppen), till exempel:

• ”sammanfatta innehållet i bilagan abc.docx” (frågeläget i tråden)
• ”sammanfatta innehållet i bilagan rapport.pdf” (i assistentpanelen, när uppgiften är öppen)

Tips: assistenten kan hämta innehåll och bilagor från vilken tillgänglig uppgift/chatt som helst genom att ange dess namn eller utifrån den öppna vyn - du behöver inte öppna den. Om en bilaga just lagts till ser assistenten den vid nästa fråga (kontexten hämtas i realtid från databasen).

Textformat som stöds: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) samt PDF. Bilder (JPG/PNG/GIF/WebP) analyseras visuellt om AI-modellen stöder bilder - även stora foton (de förminskas automatiskt innan de skickas till modellen, så även stora bilder kan beskrivas).

När sammanfattningar har aktiverats kan assistentpanelen även svara på frågor om bilagor från flera uppgifter/chattar samtidigt (t.ex. ”sammanfatta informationen från bilagorna i alla uppgifter”) - inom ramen för dina behörigheter (endast uppgifter och chattar som du har tillgång till).

Många bilagor i en och samma tråd? En administratör kan aktivera ”AI-sammanfattningar av bilagor” under Inställningar → AI. Appen skapar då en kort sammanfattning av varje fil (text eller bild), så att assistenten kan hantera även dussintals bilagor (t.ex. ”sammanfatta alla bilagor”). Lägen: automatiskt (i bakgrunden, kräver cron) eller manuellt (administratören klickar på ”Bearbeta nu”). Sammanfattningarna kostar ett API-anrop per fil. Filer som ännu inte har indexerats läses direkt (med en gräns), och om datamängden blir för stor ber assistenten dig att begränsa sökningen eller ange en viss fil efter namn.

Läser långa dokument i delar. När en fil inte får plats i ett svep (t.ex. en flera tiotal sidor lång skrivelse) får assistenten första delen tillsammans med tydlig information om hur mycket text som utelämnats - och hämtar själv nästa del när det behövs. Tidigare avbröts texten mitt i en mening utan något tecken, vilket kunde få assistenten att antyda att filen var skadad eller ofullständig.

Begränsningar: äldre DOC-filer (binära) läses inte. PDF-filer som är skanningar (bild utan textlager) läses inte (ingen OCR). Mycket stora filer trunkeras, men taket beror på vilken väg filen tar till assistenten: en bilaga från ett meddelande läses upp till ca 50 KB text, en fil angiven som kunskapskälla - upp till 300 000 tecken (assistenten får den i portioner om ca 24 000 tecken och hämtar själv fler vid behov), och kunskapsbasens index minns upp till 54 000 tecken från en enskild fil. Över dessa gränser ser AI endast dokumentets början.

Konversationshistorik

Assistenten kommer ihåg kontexten för den aktuella tråden - varje konversation har sin egen historik och blandas inte med andra. Historiken kan sparas i databasen (beroende på administratörens inställningar) eller nollställas när fönstret stängs. Trådarna är privata - ingen annan ser dem, inte ens administratören.

AI-inställningar (endast administratör)

Gå till Inställningar → fliken AI. Ställ in:

• AI-leverantör: OpenAI, Gemini, Claude eller Grok
• Leverantörens API-nyckel
• AI-modell - välj från listan som hämtas från leverantörens API
• Maximal svarslängd - gräns för antal token (1024-16384)

Påminnelser

Assistenten kan ställa in dina personliga påminnelser (oberoende av uppgifter och chattar):

• ”Påminn mig i dag kl. 18:15 om mötet med Marek”
• ”Påminn mig om 30 minuter att skicka rapporten”
• ”Påminn mig i morgon kl. 9 om fakturan”

Assistenten visar en bekräftelse med datum och klockslag - efter godkännande sparas påminnelsen. Vid utsatt tid får du en avisering (toast) i appen.

E-post endast på begäran. Händelser som skapas av assistenten har som standard inga e-postaviseringar - du får dem i appen, och det är allt. Om du även vill ha ett mejl säger du det uttryckligen: ”påminn mig i morgon kl. 9 om fakturan och skicka även ett mejl”. (I kalendern finns samma inställning som kryssrutan ”Skicka avisering även via e-post”.)

Händelse med fullständig beskrivning. I en enda mening kan du ange allt du annars ställer in manuellt i kalendern:

• start- och sluttid - ”händelsen Offertgenomgång i morgon från 12:45 till 13:30”
• arbetsyta - ”...i arbetsytan Tekniska” (namnet räcker)
• deltagare - ”...med Kasia Dąbrowska och Ola Wójcik”; var och en av dem får en egen kopia av händelsen (och en egen avisering)
• markörfärg - orange, lila, rosa, blå, grön, grå

Du kan bara lägga till deltagare bland personer som delar arbetsyta med dig. Om ett förnamn matchar flera personer (t.ex. bara ”Piotr”) ber assistenten om både för- och efternamn - den bjuder inte in någon på måfå.

Viktigt: påminnelsen skapas först när du klickar på ”Ja, utför” i bekräftelsefönstret. Assistentens svar sparar ingenting i sig - om bekräftelsefönstret inte visas har ingen påminnelse skapats. Du kan kontrollera listan över faktiskt sparade påminnelser genom att skriva ”visa mina påminnelser”.

E-post kräver CRON (en uppgift för administratören). Toast-aviseringen i appen fungerar alltid, men e-postutskick när appen är stängd kräver en återkommande uppgift på servern:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Webbhotell med HTTP-cron (cyberfolks, nazwa.pl) kan istället anropa https://domän/ai_agent_runner.php?token=… varje minut (token finns i includes/config.php). Om appen upptäcker att cronjobbet aldrig har startat visas en varning när du ställer in en påminnelse - utan cron skickas e-post bara när någon faktiskt använder appen.

Påminnelser kopplade till en uppgifts DEADLINE

Istället för att ange ett datum kan du koppla en påminnelse till uppgiftens deadline:

• ”påminn mig om den här uppgiften dagen före förfallodatumet” (frågeläget i uppgiftstråden)
• ”påminn mig 2 timmar före förfallodatumet för uppgiften Erbjudande till Meblex” (assistentpanelen)
• ”påminn mig på morgonen på förfallodagen” / ”...när uppgiften ska vara klar i dag”
• ”påminn vid förfallodatumet” - exakt vid den angivna tiden

Appen räknar själv ut tidpunkten utifrån uppgiftens förfallodatum (om ingen tid har angetts används 9:00). Om du ändrar uppgiftens förfallodatum flyttas påminnelsen med - du behöver inte ställa in den igen. Om tidpunkten ”före förfallodatumet” redan har passerat efter ändringen, men förfallodatumet fortfarande ligger framför dig, skickas påminnelsen vid nästa lämpliga tillfälle. Om förfallodatumet har passerat eller tagits bort avbryts påminnelsen.

Det går inte att ”hålla koll på” en uppgift utan förfallodatum - assistenten berättar det och föreslår en vanlig påminnelse för ett visst datum och en viss tid.

Daglig sammanfattning av uppgifter (”för idag / förfallna”)

I Inställningar → Profil → Daglig uppgiftssammanfattning kan du aktivera en avisering om dagen vid vald tid (standard 8:00) med en sammanfattning: hur många uppgifter du har idag och hur många som är försenade, tillsammans med rubrikerna. Sammanfattningen omfattar bara uppgifter tilldelade dig (ej avslutade och ej arkiverade), kommer en gång per dygn och når fram på samma sätt som påminnelser

• som en avisering i appen, och när appen är stängd via e-post (kräver CRON).

Hantera: ”visa mina påminnelser” (lista med förfallodatum och ID) och ”avbryt påminnelse …” (avbryt med ID från listan). Om du anger en tid som redan har passerat idag frågar assistenten om du menar imorgon. Om du inte anger någon tid används 9:00. Gräns: 50 aktiva påminnelser.

Verifiering av AI:ns åtgärder

Appen ser till att AI inte informerar dig om åtgärder som den inte har utfört. Om ett svar bekräftar något (t.ex. ”jag har ställt in en påminnelse”) utan att åtgärden faktiskt har utförts, visas ett gult block med ”Rättelse” under svaret. Där står vad som faktiskt hände och hur du når önskat resultat (t.ex. vilken fras du kan använda för att öppna ett uppgiftsformulär eller skapa en riktig påminnelse). E-post skickas alltid först efter att du har bekräftat med knappen ”Skicka”.

E-post som kunskapskälla

E-postinkorgar och trådar kan anges som kunskapskälla först när administratören har aktiverat detta under Inställningar → AI (”Tillåt att e-post används som källa för AI-kunskap”). Funktionen är avstängd som standard, eftersom e-postinnehåll kan innehålla personuppgifter om tredje part och skickas till en extern AI-leverantör. När funktionen har aktiverats ser varje användare endast sina egna inkorgar bland källorna.

Genom att ange en mapp från Dokument ger du assistenten tillgång till både filer och anteckningar i den (inklusive undermappar).

Internetåtkomst

Om administratören har gett dig behörigheten AI-assistent med internetåtkomst (fönstret Användare) kan assistenten hämta innehållet från en viss webbsida - till exempel kontrollera om domänen i ett kundmejl finns och vad som står på webbplatsen. Be bara: ”kolla example.com och berätta vad företaget gör”.

Det är ingen sökmotor - assistenten måste veta sidans adress (användaren anger den, eller så byggs den utifrån domänen i en e-postadress). Utan behörighet svarar assistenten ärligt att den saknar internetåtkomst.