Assistant IA

Comment ouvrir l'assistant ?

Cliquez sur l'icône des vues dans la barre supérieure et choisissez Assistant IA - à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes. Le même menu se trouve dans l'en-tête de chacune de ces fenêtres (première icône à gauche des boutons), vous pouvez donc changer de vue sans revenir à la barre. Ces quatre fenêtres occupent le même emplacement : en choisir une ferme les précédentes, et la disposition mémorisée (plein écran / ancrée) s'applique à toutes.

La bulle turquoise flottante dans le coin de l'écran a disparu - ainsi que les réglages de sa position et de son masquage. L'Assistant dispose désormais d'un point d'accès unique, commun aux autres vues.

La fenêtre se présente et se comporte comme le Calendrier, le Tableau et les Notes : l'icône de l'en-tête permet de l'ancrer en bas de l'écran (elle se réduit en pastille - un clic la restaure), de basculer le thème clair/sombre (commun aux quatre fenêtres) et de masquer la liste des fils quand vous avez besoin d'une conversation plus large. La disposition est mémorisée : la prochaine ouverture reprend là où vous l'avez laissée.

Fils de discussion - des conversations séparées plutôt qu'un flux unique

À gauche de la fenêtre se trouve la liste des fils. Chaque fil est une conversation distincte : son propre nom, son propre historique et son propre ensemble de sources de connaissances. L'historique existant ne disparaît pas - à la première ouverture, il est automatiquement réparti en fils selon le contexte dans lequel il s'est déroulé.

• Nouveau fil - bouton « + Nouveau » au-dessus de la liste. Il démarre en général (il ne voit que vos tâches) ; vous ajoutez vous-même des sources avec le bouton au-dessus de la conversation. Pour repartir avec le même ensemble de connaissances que la conversation en cours, utilisez Dupliquer avec les sources dans le menu ⋮. Le nom se génère automatiquement à partir de la première question ; vous pouvez le modifier en cliquant sur le titre au-dessus de la conversation ou via le menu ⋮.
• Favoris - l'étoile à côté du fil (ou le menu ⋮). Les favoris restent en haut de la liste.
• Recherche et filtres - le champ de recherche parcourt les noms et le contenu des conversations (il affiche le nombre de résultats). Le bouton de filtres restreint la liste à un espace de travail, une période, un type de source, les favoris, ou les conversations où l'assistant a modifié quelque chose (créé une tâche, changé un statut, défini un rappel). Quand un filtre est actif, le bouton affiche un point bleu - même après la fermeture du menu.
• Menu ⋮ du fil : renommer, favori, Dupliquer avec les sources (nouvelle conversation avec le même ensemble de connaissances) et supprimer. Les sources de connaissances se modifient avec le bouton au-dessus de la conversation.
• Glisser-déposer : organisez les fils dans la liste à votre façon - attrapez et déplacez. Déposer un fil dans la section Favoris l'y ajoute (et inversement). Après le premier glisser-déposer, la liste passe au tri Manuel ; vous revenez à un autre tri avec le bouton de tri.

Sources de connaissances - ce que l'assistant a sous les yeux

Sous le titre de la conversation se trouve le bouton Sources. Le contexte n'est plus un choix unique (« cette tâche OU cette discussion ») - c'est un ensemble : vous pouvez indiquer à la fois plusieurs tâches, une discussion, une note, tout un espace de travail et le calendrier.

La fenêtre de sélection se parcourt comme Fichiers - vous descendez niveau par niveau : espace de travail → ses tâches et discussions → fil → ses dossiers, fichiers et notes ; séparément, Documents (vos dossiers privés) et Messagerie. La règle est constante à chaque niveau : cliquer sur une ligne la sélectionne comme source (coche à droite), et la flèche › permet d'aller plus loin. La barre « ‹ » en haut remonte d'un niveau. La recherche en haut cherche partout à la fois.

Types de sources disponibles :

• Mes tâches - par défaut ; la liste de vos tâches, comme jusqu'à présent.
• Calendrier - les échéances à venir (7 jours par défaut).
• Espace de travail - les tâches et discussions de tout l'espace de travail.
• Tâche / Discussion / Note - un élément précis, choisi dans l'arborescence ou via la recherche. Sélectionner une tâche ou une discussion inclut aussi les fichiers qui y sont déposés - ceux des messages comme ceux ajoutés dans le module Fichiers (visibles dans l'arborescence sous « Espace de travail / nom du fil »). Pas besoin de les chercher séparément ; le nombre de fichiers apparaît à côté du nom du fil. Une note longue est lue dans son intégralité - l'assistant la prend par portions et va chercher la suite lui-même en cas de besoin. Pour vous, cela reste une seule note : rien à découper ni à raccourcir, et la note comme le fichier sont traités de la même façon (depuis la 2.2.272).
• Fichiers - « Tous mes fichiers », un dossier précis (avec ses sous-dossiers) ou un fichier unique ; l'IA lit le contenu des documents texte (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Les dossiers de l'espace de travail se trouvent en entrant dans cet espace, les dossiers privés en entrant dans Documents ; on descend dans un sous-dossier avec la flèche, comme dans la fenêtre Fichiers.
• Messagerie - votre boîte mail (liste des fils de discussion + contenu des plus récents) ou un seul fil de discussion e-mail (vous le trouverez via la recherche des sources). La section Messagerie - boîtes mail n’apparaît que si l’administrateur a activé la messagerie comme source de connaissances pour l’IA (Paramètres → IA, désactivé par défaut) et uniquement pour vos boîtes mail - personne ne peut indiquer la messagerie de quelqu’un d’autre, pas même l’administrateur. Important : le contenu de la source indiquée est envoyé au fournisseur d’IA externe ; la messagerie ne rejoint jamais la base de connaissances indexée en arrière-plan.

Sous la liste s’affiche une barre de remplissage - la quantité de connaissances prise en compte. Si vous indiquez plus que ce que le modèle peut accepter, l’assistant vous dira clairement ce qu’il n’a pas pris en compte (les périmètres généraux cèdent en premier, les tâches indiquées explicitement restent). Vous ne voyez que ce à quoi vous avez accès - une source pour laquelle vous avez perdu les droits est ignorée dès la prochaine question.

Pièces jointes dans le panneau de l’assistant

Dans le champ de saisie se trouve un trombone (📎) - vous pouvez joindre des fichiers directement à la conversation avec l’assistant. Vous pouvez aussi coller un fichier ou une capture d’écran depuis le presse-papiers (Ctrl/Cmd+V) directement dans le champ de conversation - il rejoindra la conversation comme une pièce jointe via le trombone. L’IA lira le contenu des fichiers dans sa réponse (formats pris en charge ci-dessous). Les fichiers joints de cette façon sont limités à la session (ils concernent la conversation en cours).

Ce que vous voyez pendant l’attente d’une réponse

Pendant que l’assistant travaille, une courte description de l’étape en cours apparaît à côté des points animés - par exemple « Je lis les pièces jointes… », « Je parcours les sources : mes tâches, la messagerie », « Je traduis… », « Je réfléchis… », et en cas d’attente plus longue « Je rédige la réponse… ». Les étapes correspondent à l’ordre réel du travail de l’assistant et à ce que vous avez indiqué dans la conversation (sources de connaissances, pièces jointes, type de demande).

Que peut faire l’assistant ?

L’assistant connaît vos tâches, vos discussions et vos espaces de travail. Il peut :

• Répondre aux questions sur vos tâches, échéances, personnes assignées
• Envoyer des e-mails - par exemple « envoie un e-mail à jan@firma.pl avec le résumé de la tâche X6 ».
• Générer des fichiers à télécharger - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) ou CSV. Par exemple « prépare un PDF avec le résumé de la tâche X6 » ou « génère un Word avec le rapport ». L’assistant récupère le contenu de la tâche, compose le document et fournit un lien de téléchargement. Pour l’envoi d’e-mails, l’assistant utilise votre SMTP personnel (Paramètres → Profil → « Envoi depuis votre adresse e-mail »). Si vous ne l’avez pas configuré, il vous en informera et vous demandera d’activer votre propre configuration SMTP - le message ne sera alors pas envoyé.
• Accéder au contenu de n’importe quelle tâche/discussion à laquelle vous avez accès - sans l’ouvrir. Il suffit de l’indiquer par son nom, par exemple « résume la tâche Recrutement » ou « qu’a-t-on décidé dans la discussion Marketing ». L’assistant récupère alors son contenu complet, les messages et les pièces jointes (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Effectuer des actions dans l’application : créer des tâches, ouvrir des fenêtres, filtrer la liste, changer les statuts
• Déplacer des événements dans le calendrier - par exemple « déplace tous les événements d’aujourd’hui à demain » ou « déplace les rendez-vous de vendredi au prochain jour ouvré à 12h00 ». Avant tout déplacement, vous recevrez une carte de confirmation ; une fois le déplacement effectué, l’assistant indiquera exactement ce qu’il a changé. Les horaires des événements restent inchangés (sauf si vous en indiquez un nouveau), et les rappels attachés aux échéances des tâches ne sont pas modifiés - leur horaire se calcule à partir de l’échéance de la tâche.
• Créer des événements dans le calendrier - avec heures de début-fin, espace de travail, participants et couleur, par exemple « événement Revue de l’offre demain de 12h45 à 13h30 dans Technique, avec Kasia Dąbrowska, couleur verte ». Par défaut sans notification par e-mail - demandez-la séparément (« envoie aussi par e-mail »).
• Préparer des automatisations à partir de la description d’une règle. Le brouillon prêt ne vous fait pas quitter la conversation : une carte « Aller aux Automatisations » apparaît sous la réponse - vous cliquez dessus quand vous voulez le consulter et l’enregistrer.
• Aider à rédiger des descriptions de tâches, des e-mails, des notes
• Informer sur les tâches en retard, les collaborateurs absents

L’assistant n’a accès qu’aux tâches et discussions pour lesquelles vous avez les droits (l’administrateur - à toutes). Pour des questions très larges (« parcours toutes les tâches… »), il ne peut récupérer que quelques éléments les plus pertinents à la fois.

Exemples de commandes

• « Montre mes tâches en retard »
• « Crée la tâche X avec échéance vendredi et assigne-la à Anna »
• « Change le statut de la tâche X en terminé »
• « Va à l’espace de travail RH »
• « Ouvre la fenêtre des paramètres »
• « Affiche uniquement les discussions »
• « Trie les tâches par ordre alphabétique »
• « Comment ajouter un nouvel utilisateur ? »

Améliorer le texte (édition dans l’éditeur)

Dans la barre d’outils de chaque éditeur (description de tâche, message dans une tâche/discussion, modification de message), vous trouverez l’icône de baguette magique avec étoiles ✨ - Améliorer le texte.

En cliquant, l’IA corrige naturellement votre texte directement dans l’éditeur : elle corrige les fautes de frappe, l’orthographe, la grammaire et la ponctuation, et nettoie le style - en écrivant naturellement et simplement (comme une personne attentive, sans emphase administrative). Elle s’appuie sur le sujet/la description de la tâche ou de la discussion en cours pour harmoniser la terminologie. Elle n’invente aucun nouveau fait ni détail et n’ajoute pas de formalisme.

Conserve votre mise en forme. La mise en forme existante reste intacte : listes à puces/numérotées, gras, paragraphes, émoticônes et icônes (✅, →) ainsi que les espaces dans les unités (« 200 ms », « 5 min »). Améliorer le texte ne corrige que le contenu dans la structure existante - il ne transforme pas les paragraphes en listes ni l’inverse. Les passages contenant un lien au milieu d’une phrase sont laissés inchangés, afin de ne pas perdre le lien.

Un message « Texte amélioré - cliquez pour annuler » apparaîtra - cliquer dessus restaure la version précédente.

Le bouton n’est visible que si l’administrateur a configuré l’IA et que vous avez le droit d’utiliser l’IA dans ce contexte (respectivement dans les tâches ou les discussions). La fonction ne modifie que le texte dans l’éditeur - elle n’envoie ni n’enregistre rien tant que vous n’envoyez/n’enregistrez pas vous-même le message.

Assistant IA dans le fil d’une tâche et d’une discussion

Dans le champ de réponse de chaque tâche et discussion (ainsi que dans la Messagerie), se trouvent deux boutons IA libellés :

• Assistant IA (sphère violette) - fait basculer l’éditeur en mode question privé. L’éditeur devient violet, et la barre au-dessus indique : « Question à l’Assistant IA - vous serez seul à la voir, elle ne sera pas transmise aux participants ». Seul l’auteur voit la question et la réponse - la réponse apparaît dans le fil avec le badge POUR VOUS UNIQUEMENT. Un nouveau clic sur le bouton revient aux messages normaux.
• Structurer - un clic ouvre un menu avec quatre modes de lecture du fil : Contenu original (désactive l’IA), Améliorer (le même contenu, plus court et plus clair, à la première personne), Résumer (1-2 phrases par message) et Expert (de façon professionnelle, avec une ligne « Remarque d’expert » - un conseil, un risque ou une question qui mérite d’être posée). L’IA travaille par lots de 8 (à partir des plus récents) ; une bannière avec le nom du mode apparaît en haut du fil, et en dessous un bouton « Structurer les messages plus anciens (N) » qui récupère les lots suivants. Le résultat n’est valable que pour la durée de la session et n’est enregistré nulle part ; sous chaque message traité figure la mention « L’IA peut faire des erreurs ». Un mode déjà calculé bascule instantanément - dans la même session, vous passez d’un mode à l’autre sans attendre.

En mode question, l’assistant voit le contenu du fil et les pièces jointes, et peut générer un fichier à télécharger (Word/PDF/HTML), par exemple « prépare un Word avec le résumé de ce fil ». L’IA rédige le contenu, et l’application compose le fichier prêt à l’emploi et ajoute un bouton « Télécharger … » dans le fil.

Ce que vous pouvez demander en langage naturel

Il n’y a aucune commande spéciale - vous demandez tout par une phrase ordinaire, dans la fenêtre de l’Assistant IA ou en mode question dans un fil. Exemples :

Quelques règles qui ne changent pas :

• L’envoi d’e-mails nécessite toujours votre confirmation - l’IA n’envoie jamais d’e-mail seule. Votre SMTP personnel est utilisé (Paramètres → Profil → « Envoi depuis votre adresse e-mail »).
• Les rappels et actions planifiées sont gérés par l’Agent IA - comme jusqu’à présent (détails plus bas). Les échéances exprimées en mots (« demain à 9h00 », « dans une semaine ») sont converties en dates précises.
• Le filtrage de la liste des tâches/discussions ne fonctionne que dans la fenêtre de l’assistant (par exemple « affiche les discussions favorites », « priorité élevée, statut en cours »).

Créer des tâches depuis un fil

Dans le fil d’une tâche ou d’une discussion, activez le mode question avec le bouton « Assistant IA » et demandez une nouvelle tâche - de la même façon que dans le panneau latéral :

• « Crée une nouvelle tâche avec le même brief et une échéance au 30 juillet »
• « Crée une tâche : préparer le rapport trimestriel, échéance demain »
• « Crée une tâche : Offre pour Meblex, échéance vendredi, assigne Marek »

L’assistant compose les données et vous ouvre la fenêtre « Ajouter une tâche » avec les champs remplis : espace de travail du fil en cours, sujet, contenu, échéance, priorité et personnes assignées. La tâche n’est créée que lorsque vous cliquez sur « Enregistrer » - vous pouvez au préalable corriger chaque champ ou fermer la fenêtre (rien n’est alors créé).

Quelques détails à connaître :

• « avec le même brief » reprend la description de la tâche en cours à l’identique (sans la résumer). Sans cette demande, l’assistant compose une nouvelle description à partir de ce que vous avez écrit - il ne copie pas le brief d’autrui.
• Les échéances exprimées en mots (« 30 juillet », « vendredi », « dans une semaine », « demain ») sont converties en date précise.
• La fenêtre ne s’ouvre que chez vous - les autres participants du fil ne voient pas votre conversation avec l’assistant. Actualiser la page ou rouvrir le fil ne rouvre pas la fenêtre une seconde fois.

La conversation avec l’assistant dans un fil est toujours privée - vous êtes le seul à voir la question et la réponse (y compris un rappel qui se déclenchera au moment prévu). La tâche créée via « Enregistrer » est, elle, une tâche normale, visible par les participants.

Checklists à cocher

Vous pouvez demander à l’IA une liste à cocher - dans le panneau de l’assistant ou en mode question dans un fil :

• « Fais une checklist : appeler Michał, répondre à la NBP, établir une facture »
• « Liste de choses à faire avec des cases à cocher : … »

L’IA renvoie les éléments sous forme de cartes cliquables avec case à cocher. Cliquez sur un élément pour le cocher (un nouveau clic l’annule). L’état des cases est commun à toutes les personnes ayant accès à ce message - dès que quelqu’un coche un élément, les autres participants voient le même état (enregistré sur le serveur, mis à jour en continu). C’est pourquoi chaque élément coché affiche une signature : qui l’a coché - un mini avatar et un prénom à droite, et au survol le nom complet avec la date et l’heure. La signature disparaît quand quelqu’un décoche l’élément. Les listes issues d’une conversation privée avec l’Assistant dans un fil ne sont visibles que par vous, donc l’état des cases reste privé également (il n’y a alors pas de signature - ce serait de toute façon toujours vous). Les listes à puces classiques (sans demande de case à cocher) s’affichent comme avant.

Génération de fichiers - comment ça marche

Lorsque vous demandez un fichier (dans le panneau de l’assistant ou en mode question dans un fil), l’IA prépare le contenu, et Task Manager compose lui-même le fichier (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) et met à disposition un lien de téléchargement. Le fichier est ainsi créé de façon fiable - même si l’IA « oublie » le format. Word/PDF/HTML sont construits directement à partir de la réponse de l’IA ; les feuilles de calcul (Excel/CSV) nécessitent des données tabulaires.

Quand quelque chose ne fonctionne pas

Si l’IA ne répond pas, une raison précise apparaît dans le fil (ou le panneau), par exemple : délai dépassé (réessayez ou choisissez un modèle plus rapide dans Paramètres → IA), clé API invalide, limite de requêtes dépassée, modèle indisponible. Ce n’est jamais un silence - vous obtenez toujours une information sur la marche à suivre.

Lecture du contenu des pièces jointes

L’IA voit les pièces jointes ajoutées à une tâche/discussion et peut lire leur contenu - aussi bien en mode question dans un fil (bouton « Assistant IA ») que dans le panneau de l’assistant (pour la tâche/discussion actuellement ouverte), par exemple :

• « résume le contenu de la pièce jointe abc.docx » (mode question dans un fil)
• « résume-moi le contenu de la pièce jointe raport.pdf » (dans le panneau de l’assistant, avec cette tâche ouverte)

Astuce : l’assistant peut accéder au contenu et aux pièces jointes de n’importe quelle tâche/discussion accessible par son nom ou depuis la vue ouverte - vous n’avez pas besoin de l’ouvrir. Si une pièce jointe vient d’être ajoutée, l’assistant la verra à la prochaine question (le contexte est récupéré en direct depuis la base de données).

Formats texte pris en charge : TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) ainsi que PDF. Les images (JPG/PNG/GIF/WebP) sont analysées visuellement si le modèle d’IA prend en charge l’image - y compris les grandes photos (elles sont automatiquement réduites avant l’envoi au modèle, de sorte que même les grandes photos seront décrites).

Une fois les résumés activés, le panneau de l’assistant peut aussi répondre à des questions sur les pièces jointes de PLUSIEURS tâches/discussions à la fois (par exemple « résume les connaissances des pièces jointes de toutes les tâches ») - dans la limite de vos droits (uniquement les tâches et discussions auxquelles vous avez accès).

Beaucoup de pièces jointes dans un même fil ? L’administrateur peut activer dans Paramètres → IA les « Résumés IA des pièces jointes ». L’application crée alors un court résumé de chaque fichier (texte ou image), ce qui permet à l’assistant de gérer même des dizaines de pièces jointes (par exemple « résume toutes les pièces jointes »). Modes : automatique (en arrière-plan, nécessite un cron) ou manuel (l’administrateur clique sur « Traiter maintenant »). Les résumés coûtent un appel API par fichier. Les fichiers pas encore indexés sont lus à la volée (avec une limite), et en cas de trop grande quantité de données, l’assistant demandera de restreindre / d’indiquer un fichier précis par son nom.

Les documents longs sont lus par parties. Quand un fichier ne tient pas en une seule fois (par exemple un document de plusieurs dizaines de pages), l’assistant reçoit la première partie avec une indication explicite de la quantité de texte omise - et récupère lui-même les parties suivantes lorsque c’est nécessaire. Auparavant, le texte s’interrompait en plein milieu d’une phrase sans aucun signe, ce qui pouvait amener l’assistant à suggérer que le fichier était endommagé ou incomplet.

Limites : les anciens fichiers DOC (binaires) ne sont pas lus. Les PDF qui sont des scans (image sans couche de texte) ne seront pas lus (pas d’OCR). Les fichiers très volumineux sont tronqués (à environ 50 Ko de texte), donc l’IA ne peut voir que le début d’un document volumineux.

Historique des conversations

L’assistant garde en mémoire le contexte du fil en cours - chaque conversation a son propre historique et ne se mélange pas avec les autres. L’historique peut être enregistré dans la base de données (selon les paramètres de l’administrateur) ou réinitialisé à la fermeture de la fenêtre. Les fils sont privés - personne d’autre ne les voit, pas même l’administrateur.

Paramètres IA (administrateur uniquement)

Allez dans Paramètres → onglet IA. Définissez :

• Le fournisseur d’IA : OpenAI, Gemini, Claude ou Grok
• La clé API du fournisseur
• Le modèle d’IA - à choisir dans la liste récupérée depuis l’API du fournisseur
• La longueur maximale de réponse - limite de tokens (1024-16384)

Rappels

L’assistant peut définir vos rappels personnels (indépendants des tâches et des discussions) :

• « Rappelle-moi aujourd’hui à 18h15 le rendez-vous avec Marek »
• « Rappelle-moi dans 30 minutes d’envoyer le rapport »
• « Rappelle-moi demain à 9h pour la facture »

L’assistant affichera une confirmation avec la date et l’heure - une fois validé, le rappel est enregistré. À l’heure indiquée, vous recevrez une notification (toast) dans l’application.

E-mail uniquement sur demande. Les événements créés par l’assistant sont par défaut sans notification par e-mail - vous les recevez dans l’application, point final. Si vous voulez aussi un e-mail, dites-le explicitement : « rappelle-moi demain à 9h pour la facture et envoie aussi par e-mail ». (Dans le calendrier, vous avez le même réglage sous forme de case à cocher « Envoyer aussi la notification par e-mail ».)

Événement avec description complète. En une seule phrase, vous pouvez indiquer tout ce que vous définissez manuellement dans le calendrier :

• les heures de début-fin - « événement Revue de l’offre demain de 12h45 à 13h30 »
• l’espace de travail - « ...dans l’espace de travail Technique » (le nom suffit)
• les participants - « ...avec Kasia Dąbrowska et Ola Wójcik » ; chacune de ces personnes reçoit sa propre copie de l’événement (et sa propre notification)
• la couleur du repère - orange, violet, rose, bleu, vert, gris

Vous ne pouvez ajouter des participants que parmi les personnes avec qui vous partagez un espace de travail. Quand un prénom correspond à plusieurs personnes (par exemple simplement « Piotr »), l’assistant demandera le prénom et le nom - il n’invitera personne « au hasard ».

Important : le rappel n’est créé qu’après avoir cliqué sur « Oui, exécuter » dans la fenêtre de confirmation. La réponse de l’assistant seule n’enregistre rien - si la fenêtre de confirmation n’est pas apparue, il n’y a pas de rappel. Vous pouvez vérifier la liste des rappels réellement enregistrés avec la commande « affiche mes rappels ».

L’e-mail nécessite un CRON (tâche pour l’administrateur). Le toast dans l’application fonctionne toujours, mais l’envoi d’e-mail lorsque l’application est fermée nécessite une tâche périodique sur le serveur :

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Les hébergements avec cron HTTP (cyberfolks, nazwa.pl) peuvent à la place interroger chaque minute https://domaine/ai_agent_runner.php?token=… (token depuis includes/config.php). Lorsque l’application détecte que le cron n’a jamais démarré, elle affiche un avertissement lors de la création d’un rappel - sans cron, les e-mails ne partiront que lorsque quelqu’un utilise l’application au même moment.

Rappels liés à l’ÉCHÉANCE d’une tâche

Au lieu d’indiquer une date, vous pouvez attacher un rappel à l’échéance de réalisation de la tâche :

• « rappelle-moi cette tâche un jour avant l’échéance » (mode question dans le fil d’une tâche)
• « rappelle-moi 2 heures avant l’échéance de la tâche Offre pour Meblex » (panneau de l’assistant)
• « rappelle-moi le matin du jour de l’échéance » / « …quand la tâche sera pour aujourd’hui »
• « rappelle à l’échéance » - exactement à l’heure de l’échéance

L’application calcule elle-même le moment à partir de l’échéance de la tâche (si l’échéance n’a pas d’heure, elle prend 9h00). Si vous modifiez l’échéance de la tâche, le rappel se décale avec elle - inutile de le redéfinir. Si, après modification, le moment « avant l’échéance » est déjà passé mais que l’échéance elle-même est encore à venir, le rappel se déclenchera à la première occasion ; si l’échéance est passée ou a été supprimée, le rappel est annulé.

Une tâche sans échéance ne peut pas être « surveillée » - l’assistant vous le signalera et proposera un rappel ordinaire à une date et une heure précises.

Résumé quotidien des tâches (« pour aujourd’hui / en retard »)

Dans Paramètres → Profil → Résumé quotidien des tâches, vous pouvez activer une notification par jour, à l’heure de votre choix (8h00 par défaut), avec un résumé : combien de tâches vous avez pour aujourd’hui et combien sont en retard, avec leurs titres. Le résumé ne porte que sur les tâches qui vous sont assignées (non terminées et non archivées), arrive une fois par jour et vous parvient de la même façon que les rappels

• par notification dans l’application, et par e-mail lorsque l’application est fermée (nécessite un CRON).

Gestion : « affiche mes rappels » (liste avec échéances et ID) et « annule le rappel … » (annulation par ID depuis la liste). Si vous indiquez une heure déjà passée aujourd’hui, l’assistant demandera s’il s’agit de demain ; sans heure indiquée, il prend 9h00. Limite : 50 rappels actifs.

Vérification des actions de l’IA

L’application veille à ce que l’IA ne vous informe pas d’actions qu’elle n’a pas réellement effectuées. Si une confirmation apparaît dans la réponse (par exemple « j’ai défini un rappel ») sans que l’action ait vraiment été réalisée, vous verrez sous la réponse un bloc jaune « Rectification » indiquant ce qui s’est réellement passé et comment obtenir l’effet voulu (par exemple quelle formulation utiliser pour que le formulaire de tâche s’ouvre ou qu’un vrai rappel soit créé). L’envoi d’e-mails nécessite toujours votre confirmation via le bouton « Envoyer ».

La messagerie dans les sources de connaissances

Les boîtes mail et les fils e-mail ne peuvent être indiqués comme source de connaissances qu’une fois que l’administrateur l’a activé dans Paramètres → IA (« Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances pour l’IA »). C’est désactivé par défaut, car le contenu de la correspondance contient des données de tiers et est envoyé au fournisseur d’IA externe. Une fois activé, chacun ne voit dans le choix des sources que ses propres boîtes mail.

En indiquant un dossier des Documents, vous donnez à l’assistant aussi bien les fichiers que les notes qu’il contient (y compris les sous-dossiers).

Accès à internet

Si l’administrateur vous a accordé le droit Assistant IA avec accès à internet (fenêtre Utilisateurs), l’assistant peut récupérer le contenu d’une page web précise - par exemple vérifier si le domaine tiré de l’e-mail d’un client existe et ce que contient le site. Il suffit de demander : « vérifie le site example.com et dis-moi ce que fait cette entreprise ».

Ce n’est pas un moteur de recherche - l’assistant doit connaître l’adresse du site (l’utilisateur la fournit, ou l’assistant la construit à partir du domaine de l’adresse e-mail). Sans ce droit, l’assistant répondra honnêtement qu’il n’a pas accès à internet.