Assistant IA

Comment ouvrir l'assistant ?

Cliquez sur l'icône des vues dans la barre supérieure et choisissez Assistant IA - à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes. Le même menu se trouve dans l'en-tête de chacune de ces fenêtres (première icône à gauche des boutons), vous pouvez donc changer de vue sans revenir à la barre. Ces quatre fenêtres occupent le même emplacement : en choisir une ferme les précédentes, et la disposition mémorisée (plein écran / ancrée) s'applique à toutes.

La fenêtre se présente et se comporte comme le Calendrier, le Tableau et les Notes : l'icône de l'en-tête permet de l'ancrer en bas de l'écran (elle se réduit en pastille - un clic la restaure), de basculer le thème clair/sombre (commun aux quatre fenêtres) et de masquer la liste des fils quand vous avez besoin d'une conversation plus large. La disposition est mémorisée : la prochaine ouverture reprend là où vous l'avez laissée.

Fils de discussion - des conversations séparées plutôt qu'un flux unique

À gauche de la fenêtre se trouve la liste des fils. Chaque fil est une conversation distincte : son propre nom, son propre historique et son propre ensemble de sources de connaissances. L'historique existant ne disparaît pas - à la première ouverture, il est automatiquement réparti en fils selon le contexte dans lequel il s'est déroulé.

• Nouveau fil de discussion - bouton « + Nouveau » au-dessus de la liste. Il démarre en mode général (il ne voit que vos tâches) ; vous ajoutez vous-même des sources à l’aide du bouton au-dessus de la conversation. Pour démarrer avec le même ensemble de connaissances que dans la conversation en cours, utilisez Dupliquer avec les sources dans le menu ⋮. Le nom est attribué automatiquement à partir de la première question ; vous pouvez le modifier en cliquant sur le titre au-dessus de la conversation ou dans le menu ⋮.
• Favoris - l'étoile à côté du fil (ou le menu ⋮). Les favoris restent en haut de la liste.
• Recherche et filtres - le champ de recherche parcourt les noms et le contenu des conversations (il affiche le nombre de résultats). Le bouton de filtres restreint la liste à un espace de travail, une période, un type de source, les favoris, ou les conversations où l'assistant a modifié quelque chose (créé une tâche, changé un statut, défini un rappel). Quand un filtre est actif, le bouton affiche un point bleu - même après la fermeture du menu.
• Menu ⋮ du fil : renommer, favori, Dupliquer avec les sources (nouvelle conversation avec le même ensemble de connaissances) et supprimer. Les sources de connaissances se modifient avec le bouton au-dessus de la conversation.
• Glisser-déposer : organisez les fils dans la liste à votre façon - attrapez et déplacez. Déposer un fil dans la section Favoris l'y ajoute (et inversement). Après le premier glisser-déposer, la liste passe au tri Manuel ; vous revenez à un autre tri avec le bouton de tri.

Sources de connaissances - ce que l'assistant a sous les yeux

Sous le titre de la conversation se trouve le bouton Sources. Le contexte ne se limite plus à un seul choix (« cette tâche OU cette discussion ») - il s’agit d’un ensemble : vous pouvez sélectionner plusieurs tâches, une discussion, une note, tout un espace de travail et le calendrier en même temps.

La fenêtre de sélection se parcourt comme les Fichiers - vous avancez niveau par niveau : espace de travail → ses tâches et discussions → fil de discussion → ses dossiers, fichiers et notes ; ainsi que, séparément, les Documents (vos dossiers privés) et la Messagerie. La règle est la même à chaque niveau : cliquer sur une ligne sélectionne cet élément comme source (coche à droite), tandis que la flèche › permet d’aller plus loin. La barre « ‹ » en haut permet de revenir au niveau précédent. La recherche en haut effectue une recherche dans tous les éléments à la fois.

Types de sources disponibles :

• Mes tâches - par défaut ; la liste de vos tâches, comme jusqu'à présent.
• Calendrier - les échéances à venir (7 jours par défaut).
• Espace de travail - les tâches et discussions de tout l'espace de travail.
• Tâche / Discussion / Note - un élément précis, sélectionné dans l’arborescence ou dans les résultats de recherche. Sélectionner une tâche ou une discussion inclut aussi les fichiers qui y ont été ajoutés - ceux des messages comme ceux ajoutés dans le module Fichiers (affichés dans l’arborescence sous « Espace de travail / nom du fil de discussion »). Il n’est pas nécessaire de les rechercher séparément ; le nombre de fichiers associés apparaît à côté du nom du fil de discussion. Une longue note est lue dans son intégralité - l’assistant la traite par portions et récupère les suivantes quand il en a besoin. Pour vous, cela reste une seule note : vous n’avez rien à diviser ni à raccourcir, et une note est traitée comme un fichier (depuis la version 2.2.272).
• Fichiers - « Tous mes fichiers », un dossier sélectionné (avec ses sous-dossiers) ou un fichier particulier ; l’IA lit le contenu des documents texte (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Les dossiers de l’espace de travail se trouvent en ouvrant cet espace de travail ; les dossiers privés, en ouvrant les Documents. Pour accéder à un sous-dossier, cliquez sur la flèche, comme dans la fenêtre Fichiers.
• Messagerie - votre boîte mail (liste des fils de discussion + contenu des plus récents) ou un seul fil de discussion e-mail (vous le trouverez via la recherche des sources). La section Messagerie - boîtes mail n’apparaît que si l’administrateur a activé la messagerie comme source de connaissances pour l’IA (Paramètres → IA, désactivé par défaut) et uniquement pour vos boîtes mail - personne ne peut indiquer la messagerie de quelqu’un d’autre, pas même l’administrateur. Important : le contenu de la source indiquée est envoyé au fournisseur d’IA externe ; la messagerie ne rejoint jamais la base de connaissances indexée en arrière-plan.

Sous la liste s’affiche une barre de remplissage - la quantité de connaissances prise en compte. Si vous indiquez plus que ce que le modèle peut accepter, l’assistant vous dira clairement ce qu’il n’a pas pris en compte (les périmètres généraux cèdent en premier, les tâches indiquées explicitement restent). Vous ne voyez que ce à quoi vous avez accès - une source pour laquelle vous avez perdu les droits est ignorée dès la prochaine question.

Pièces jointes dans le panneau de l’assistant

Dans le champ de saisie se trouve un trombone (📎) - vous pouvez joindre des fichiers directement à la conversation avec l’assistant. Vous pouvez aussi coller un fichier ou une capture d’écran depuis le presse-papiers (Ctrl/Cmd+V) directement dans le champ de conversation - il rejoindra la conversation comme une pièce jointe via le trombone. L’IA lira le contenu des fichiers dans sa réponse (formats pris en charge ci-dessous). Les fichiers joints de cette façon sont limités à la session (ils concernent la conversation en cours).

Ce que vous voyez pendant l’attente d’une réponse

Pendant que l’assistant travaille, une brève description de l’étape apparaît près des points animés - par exemple : « Lecture des pièces jointes… », « Consultation des sources : mes tâches, ma messagerie », « Traduction… », « Réflexion… » et, en cas d’attente prolongée, « Rédaction de la réponse… ». Les étapes correspondent à l’ordre réel de travail de l’assistant et à ce que vous avez indiqué dans la conversation (sources de connaissances, pièces jointes, type de demande).

Que peut faire l’assistant ?

L’assistant connaît vos tâches, vos discussions et vos espaces de travail. Il peut :

• Répondre aux questions sur vos tâches, échéances, personnes assignées
• Envoyer des e-mails - par exemple : « envoie un e-mail à jan@firma.pl avec le résumé de la tâche X6 ».
• Générer des fichiers à télécharger - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) ou CSV. Par exemple « prépare un PDF avec le résumé de la tâche X6 » ou « génère un Word avec le rapport ». L’assistant récupère le contenu de la tâche, compose le document et fournit un lien de téléchargement. Pour l’envoi d’un e-mail, l’assistant utilise votre boîte mail connectée dans Paramètres → onglet Messagerie (module Messagerie, plan Pro). Si vous n’en avez pas, il vous en informera et n’enverra pas l’e-mail.
• Consulter le contenu de n’importe quelle tâche ou discussion à laquelle vous avez accès - sans l’ouvrir. Il suffit de la désigner par son nom, par exemple : « résume la tâche Recrutement » ou « qu’a-t-on décidé dans la discussion Marketing ? ». L’assistant récupère alors l’intégralité de son contenu, les messages et les pièces jointes (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Effectuer des actions dans l’application : créer des tâches, ouvrir des fenêtres, filtrer la liste, changer les statuts
• Reporter des événements dans le calendrier - par exemple : « reporte tous les événements d’aujourd’hui à demain » ou « reporte les réunions de vendredi au prochain jour ouvré à 12:00 ». Avant tout changement, vous recevrez une fiche de confirmation ; une fois les événements reportés, l’assistant indiquera précisément les modifications effectuées. Les horaires des événements restent inchangés (sauf si vous en indiquez de nouveaux) et les rappels associés aux échéances des tâches ne sont pas modifiés - leur heure dépend de l’échéance de la tâche.
• Créer des événements dans le calendrier - avec une heure de début et de fin, un espace de travail, des participants et une couleur, par exemple : « événement Revue de l’offre demain de 12:45 à 13:30 dans l’espace de travail Technique, avec Kasia Dąbrowska, en vert ». Par défaut, aucune notification par e-mail n’est envoyée - demandez-la séparément (« envoie-le aussi par e-mail »).
• Préparer des automatisations à partir de la description d’une règle. L’ébauche prête ne vous fait pas quitter la conversation : une carte « Accéder aux Automatisations » apparaît sous la réponse - cliquez dessus pour la consulter et l’enregistrer.
• Aider à rédiger des descriptions de tâches, des e-mails, des notes
• Informer sur les tâches en retard, les collaborateurs absents

L’assistant a accès uniquement aux tâches et aux discussions pour lesquelles vous disposez des autorisations nécessaires (un administrateur a accès à tout). Pour les questions très générales (« recherche dans toutes les tâches… »), il peut ne récupérer que quelques éléments parmi les plus pertinents à la fois.

Exemples de commandes

• « Affiche mes tâches en retard »
• « Crée la tâche X avec une échéance vendredi et attribue-la à Anna »
• « Passe le statut de la tâche X à Terminé »
• « Accède à l’espace de travail RH »
• « Ouvre la fenêtre des paramètres »
• « Affiche uniquement les discussions »
• « Trie les tâches par ordre alphabétique »
• « Comment ajouter un nouvel utilisateur ? »

Améliorer le texte (édition dans l’éditeur)

Dans la barre d’outils de chaque éditeur (description de tâche, message dans une tâche/discussion, modification de message), vous trouverez l’icône de baguette magique avec étoiles ✨ - Améliorer le texte.

En cliquant, l’IA corrige naturellement votre texte directement dans l’éditeur : elle corrige les fautes de frappe, l’orthographe, la grammaire et la ponctuation, et nettoie le style - en écrivant naturellement et simplement (comme une personne attentive, sans emphase administrative). Elle s’appuie sur le sujet/la description de la tâche ou de la discussion en cours pour harmoniser la terminologie. Elle n’invente aucun nouveau fait ni détail et n’ajoute pas de formalisme.

La mise en forme est conservée. Le formatage existant reste intact : listes à puces ou numérotées, caractères gras, paragraphes, émoticônes et icônes (✅, →), ainsi que les espaces dans les unités (« 200 ms », « 5 min »). L’option Embellir améliore uniquement le contenu au sein de la structure existante - elle ne transforme pas les paragraphes en listes, ni l’inverse. Les passages contenant un lien au milieu d’une phrase sont laissés inchangés, pour ne pas perdre le lien.

Un message « Texte embelli - cliquez pour annuler » apparaît - cliquer dessus rétablit la version précédente.

Le bouton n’est visible que si l’administrateur a configuré l’IA et que vous avez le droit d’utiliser l’IA dans ce contexte (respectivement dans les tâches ou les discussions). La fonction ne modifie que le texte dans l’éditeur - elle n’envoie ni n’enregistre rien tant que vous n’envoyez/n’enregistrez pas vous-même le message.

Assistant IA dans le fil d’une tâche et d’une discussion

Dans le champ de réponse de chaque tâche et discussion (ainsi que dans la Messagerie), se trouvent deux boutons IA libellés :

• Assistant IA (sphère violette) - active le mode de question privé dans l’éditeur. Celui-ci prend une teinte violette et une barre au-dessus indique : « Question à l’Assistant IA - vous seul la verrez, elle ne sera pas envoyée aux participants ». Seul l’auteur voit la question et la réponse - celle-ci apparaît dans le fil de discussion avec le badge POUR VOUS SEUL. Cliquez de nouveau sur le bouton pour revenir aux messages ordinaires.
• Structurer - cliquez pour ouvrir un menu proposant quatre modes de lecture du fil de discussion : Contenu original (désactive l’IA), Embellir (même contenu, plus court et mieux organisé, à la première personne), Résumer (1-2 phrases par message) et Expert (ton professionnel, avec une ligne « Avis de l’expert » - conseil, risque ou question à approfondir). L’IA traite les messages par lots de 8 (en commençant par les plus récents) ; une bannière indiquant le mode apparaît en haut du fil, suivie du bouton « Structurer les anciens messages (N) », qui charge les lots suivants. Le résultat est valable uniquement pendant la session et n’est enregistré nulle part ; la mention « L’IA peut commettre des erreurs » apparaît sous chaque message traité. Une fois un mode calculé, le changement est immédiat - vous pouvez passer d’un mode à l’autre au cours de la même session sans attendre.

En mode question, l’assistant voit le contenu du fil de discussion et les pièces jointes, et peut générer un fichier à télécharger (Word/PDF/HTML), par exemple : « prépare un document Word avec le résumé de ce fil de discussion ». L’IA rédige le contenu, puis l’application crée le fichier et ajoute un bouton « Télécharger … » dans le fil.

Ce que vous pouvez demander en langage naturel

Il n’y a aucune commande spéciale - vous demandez tout par une phrase ordinaire, dans la fenêtre de l’Assistant IA ou en mode question dans un fil. Exemples :

Quelques règles qui ne changent pas :

• L’envoi d’e-mails requiert toujours votre validation - l’IA n’envoie jamais d’e-mail seule. L’e-mail part de votre boîte mail connectée dans Paramètres → onglet Messagerie (module Messagerie, plan Pro) ; sans boîte mail connectée, l’Assistant vous en informera et n’enverra pas l’e-mail.
• Les rappels et les actions planifiées sont gérés par l’Agent IA - comme auparavant (détails ci-dessous). Les échéances exprimées en langage courant (« demain à 9:00 », « dans une semaine ») sont converties en dates précises.
• Le filtrage de la liste des tâches/discussions fonctionne uniquement dans la fenêtre de l’assistant (par ex. « affiche les discussions favorites », « priorité élevée, statut en cours »).
• L'annulation d'un plan fonctionne uniquement dans le fil d'une tâche ou d'une discussion (mode Assistant IA) - dans la fenêtre de l'Assistant IA, les plans ne s'annulent pas. Le message doit commencer par le mot « annule » : « annule le plan 13 », « annule tout ».

Créer des tâches depuis un fil

Dans le fil d’une tâche ou d’une discussion, activez le mode question avec le bouton « Assistant IA » et demandez une nouvelle tâche - comme dans le panneau latéral :

• « Crée une nouvelle tâche avec le même brief et une échéance au 30 juillet »
• « Crée une tâche : préparer le rapport trimestriel, échéance demain »
• « Crée une tâche : Offre pour Meblex, échéance vendredi, attribue-la à Marek »

L’assistant compose les informations et ouvre la fenêtre « Ajouter une tâche » avec les champs préremplis : espace de travail du fil en cours, sujet, contenu, échéance, priorité et personnes assignées. La tâche n’est créée que lorsque vous cliquez sur « Enregistrer » - vous pouvez modifier chaque champ au préalable ou fermer la fenêtre (auquel cas rien ne sera créé).

Quelques détails à connaître :

• « avec le même brief » reprend la description de la tâche en cours à l’identique (sans la résumer). Sans cette demande, l’assistant rédige une nouvelle description à partir de ce que vous avez écrit - il ne recopie pas le brief de quelqu’un d’autre.
• Les échéances exprimées en langage courant (« 30 juillet », « vendredi », « dans une semaine », « demain ») sont converties en dates précises.
• La fenêtre ne s’ouvre que chez vous - les autres participants du fil ne voient pas votre conversation avec l’assistant. Actualiser la page ou rouvrir le fil ne rouvre pas la fenêtre une seconde fois.

La conversation avec l’assistant dans le fil est toujours privée - vous seul voyez la question et la réponse (y compris le rappel qui apparaîtra à l’heure prévue). La tâche créée en cliquant sur « Enregistrer » est, elle, une tâche ordinaire visible par les participants.

Checklists à cocher

Vous pouvez demander à l’IA une liste à cocher - dans le panneau de l’assistant ou en mode question dans un fil :

• « Crée une checklist : appeler Michał, répondre à NBP, établir la facture »
• « Liste des choses à faire avec des cases à cocher : … »

L'IA renvoie les éléments sous forme de cartes cliquables avec une case à cocher. Cliquez sur un élément pour le cocher (un nouveau clic l'annule). L'état des cases cochées est partagé entre toutes les personnes ayant accès à ce message - dès que quelqu'un coche un élément, les autres participants voient le même état (sauvegardé sur le serveur, mis à jour en temps réel). C'est pourquoi chaque élément coché affiche une mention indiquant qui l'a coché - une mini photo de profil à droite, et au survol (sur téléphone : au toucher) le nom complet accompagné de la date et de l'heure. La mention disparaît si quelqu'un décoche l'élément. Dans le fil sur ordinateur, la photo de profil n'apparaît qu'au survol de l'élément avec le curseur. Les listes issues d'une conversation privée avec l'Assistant dans le fil ne sont visibles que par vous, donc l'état des cases cochées reste privé lui aussi (pas de mention dans ce cas - ce serait de toute façon toujours vous). Les listes à puces classiques (sans demande de cocher) s'affichent comme auparavant.

Génération de fichiers - comment ça marche

Lorsque vous demandez un fichier (dans le panneau de l’assistant ou en mode question dans un fil), l’IA prépare le contenu et Task Manager génère le fichier (Word, PDF, Excel/CSV, HTML), puis fournit un lien de téléchargement. Le fichier est ainsi créé de manière fiable - même si l’IA « oublie » le format. Les fichiers Word/PDF/HTML sont générés directement à partir de la réponse de l’IA ; les feuilles de calcul (Excel/CSV) nécessitent des données tabulaires.

Quand quelque chose ne fonctionne pas

Si l’IA ne répond pas, une raison précise apparaît dans le fil (ou le panneau), par exemple : délai dépassé (réessayez ou choisissez un modèle plus rapide dans Paramètres → IA), clé API invalide, limite de requêtes dépassée, modèle indisponible. Ce n’est jamais un silence - vous obtenez toujours une information sur la marche à suivre.

Lecture du contenu des pièces jointes

L’IA voit les pièces jointes ajoutées à une tâche ou à une discussion et peut en lire le contenu - aussi bien en mode question dans un fil (bouton « Assistant IA ») que dans le panneau de l’assistant (pour la tâche ou la discussion actuellement ouverte), par exemple :

• « résume le contenu de la pièce jointe abc.docx » (mode question dans le fil)
• « résume-moi le contenu de la pièce jointe rapport.pdf » (dans le panneau de l’assistant, avec cette tâche ouverte)

Astuce : l’assistant peut accéder au contenu et aux pièces jointes de n’importe quelle tâche/discussion accessible par son nom ou depuis la vue ouverte - vous n’avez pas besoin de l’ouvrir. Si une pièce jointe vient d’être ajoutée, l’assistant la verra à la prochaine question (le contexte est récupéré en direct depuis la base de données).

Formats texte pris en charge : TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) ainsi que PDF. Les images (JPG/PNG/GIF/WebP) sont analysées visuellement si le modèle d’IA prend en charge l’image - y compris les grandes photos (elles sont automatiquement réduites avant l’envoi au modèle, de sorte que même les grandes photos seront décrites).

Une fois les résumés activés, le panneau de l’assistant peut également répondre à des questions sur les pièces jointes de PLUSIEURS tâches/discussions à la fois (par ex. « résume les informations contenues dans les pièces jointes de toutes les tâches ») - dans les limites de vos autorisations (uniquement les tâches et discussions auxquelles vous avez accès).

Beaucoup de pièces jointes dans un même fil de discussion ? L’administrateur peut activer dans Paramètres → IA l’option « Résumés IA des pièces jointes ». L’application génère alors un court résumé de chaque fichier (texte ou image), ce qui permet à l’assistant de traiter même des dizaines de pièces jointes (par exemple « résume toutes les pièces jointes »). Modes : automatique (en arrière-plan, nécessite un cron) ou manuel (l’administrateur clique sur « Traiter maintenant »). Chaque résumé consomme un appel API par fichier. Les fichiers pas encore indexés sont lus à la volée (avec une limite), et en cas de volume de données trop important, l’assistant demandera de préciser ou d’indiquer un fichier en particulier par son nom.

Les documents longs sont lus par parties. Quand un fichier ne tient pas en une seule fois (par exemple un document de plusieurs dizaines de pages), l’assistant reçoit la première partie avec une indication explicite de la quantité de texte omise - et récupère lui-même les parties suivantes lorsque c’est nécessaire. Auparavant, le texte s’interrompait en plein milieu d’une phrase sans aucun signe, ce qui pouvait amener l’assistant à suggérer que le fichier était endommagé ou incomplet.

Limitations : les anciens fichiers DOC (binaires) ne sont pas lus. Les PDF qui sont des scans (image sans couche de texte) ne peuvent pas être lus (pas d'OCR). Les fichiers très volumineux sont tronqués, mais le plafond dépend du canal par lequel le fichier parvient à l'assistant : une pièce jointe d'un message est lue jusqu'à environ 50 Ko de texte, un fichier indiqué comme source de connaissances jusqu'à 300 000 caractères (l'assistant le reçoit par tranches d'environ 24 000 caractères et va chercher la suite lui-même), et l'index de la base de connaissances retient jusqu'à 54 000 caractères par fichier. Au-delà de ces seuils, l'IA ne voit que le début du document.

Historique des conversations

L’assistant garde en mémoire le contexte du fil en cours - chaque conversation a son propre historique et ne se mélange pas avec les autres. L’historique peut être enregistré dans la base de données (selon les paramètres de l’administrateur) ou réinitialisé à la fermeture de la fenêtre. Les fils sont privés - personne d’autre ne les voit, pas même l’administrateur.

Paramètres IA (administrateur uniquement)

Allez dans Paramètres → onglet IA. Définissez :

• Le fournisseur d’IA : OpenAI, Gemini, Claude ou Grok
• La clé API du fournisseur
• Le modèle d’IA - à choisir dans la liste récupérée depuis l’API du fournisseur
• La longueur maximale de la réponse - limite de tokens (1024-16384)

Rappels

L’assistant peut définir vos rappels personnels (indépendants des tâches et des discussions) :

• « Rappelle-moi aujourd’hui à 18:15 le rendez-vous avec Marek »
• « Rappelle-moi dans 30 minutes d’envoyer le rapport »
• « Rappelle-moi demain à 9 h pour la facture »

L’assistant affichera une confirmation avec la date et l’heure - une fois validé, le rappel est enregistré. À l’heure indiquée, vous recevrez une notification (toast) dans l’application.

E-mail uniquement sur demande. Par défaut, les événements créés par l’assistant sont sans notification par e-mail - vous les recevez dans l’application, c’est tout. Si vous souhaitez également recevoir un e-mail, dites-le explicitement : « rappelle-moi demain à 9 h pour la facture et envoie-moi aussi un e-mail ». (Dans le calendrier, le même réglage est disponible sous forme de case à cocher « Envoyer également une notification par e-mail ».)

Événement avec description complète. En une seule phrase, vous pouvez indiquer tout ce que vous définissez manuellement dans le calendrier :

• heures de début et de fin - « événement Revue de l’offre demain de 12:45 à 13:30 »
• espace de travail - « ...dans l’espace de travail Technique » (le nom suffit)
• participants - « ...avec Kasia Dąbrowska et Ola Wójcik » ; chacune de ces personnes reçoit sa propre copie de l’événement (et sa propre notification)
• la couleur du repère - orange, violet, rose, bleu, vert, gris

Vous ne pouvez ajouter comme participants que des personnes avec lesquelles vous partagez un espace de travail. Si un prénom correspond à plusieurs personnes (par ex. « Piotr » seul), l’assistant vous demandera le prénom et le nom - il n’invitera personne au hasard.

Important : le rappel n’est créé qu’après avoir cliqué sur « Oui, exécuter » dans la fenêtre de confirmation. La réponse de l’assistant n’enregistre rien à elle seule - si la fenêtre de confirmation ne s’est pas affichée, le rappel n’existe pas. Pour vérifier la liste des rappels effectivement enregistrés, utilisez la commande « affiche mes rappels ».

L’e-mail nécessite un CRON (tâche pour l’administrateur). Le toast dans l’application fonctionne toujours, mais l’envoi d’e-mail lorsque l’application est fermée nécessite une tâche périodique sur le serveur :

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Les hébergements avec cron HTTP (cyberfolks, nazwa.pl) peuvent à la place interroger chaque minute https://domaine/ai_agent_runner.php?token=… (token depuis includes/config.php). Lorsque l’application détecte que le cron n’a jamais démarré, elle affiche un avertissement lors de la création d’un rappel - sans cron, les e-mails ne partiront que lorsque quelqu’un utilise l’application au même moment.

Rappels liés à l’ÉCHÉANCE d’une tâche

Au lieu d’indiquer une date, vous pouvez attacher un rappel à l’échéance de réalisation de la tâche :

• « rappelle-moi cette tâche la veille de l’échéance » (mode question dans le fil de la tâche)
• « rappelle-moi 2 heures avant l’échéance de la tâche Offre pour Meblex » (panneau de l’assistant)
• « rappelle-moi le matin du jour de l’échéance » / « …le jour même de l’échéance »
• « rappeler à l’échéance » - exactement à l’heure prévue

L’application calcule automatiquement le moment à partir de l’échéance de la tâche (si l’échéance ne comporte pas d’heure, elle prend 9:00). Si vous modifiez l’échéance de la tâche, le rappel est décalé en conséquence - vous n’avez pas besoin de le reprogrammer. Si, après la modification, le moment « avant l’échéance » est déjà passé, mais que l’échéance n’est pas encore passée, le rappel se déclenchera à la prochaine occasion ; si l’échéance est passée ou a été supprimée, le rappel est annulé.

Impossible de « surveiller » une tâche sans échéance - l’assistant vous le signalera et vous proposera un rappel classique à une date et une heure précises.

Récapitulatif quotidien des tâches (« pour aujourd’hui / en retard »)

Dans Paramètres → Profil → Résumé quotidien des tâches, vous pouvez activer une notification par jour, à l’heure de votre choix (8h00 par défaut), avec un résumé : combien de tâches vous avez pour aujourd’hui et combien sont en retard, avec leurs titres. Le résumé ne porte que sur les tâches qui vous sont assignées (non terminées et non archivées), arrive une fois par jour et vous parvient de la même façon que les rappels

• par notification dans l’application, et par e-mail lorsque l’application est fermée (nécessite un CRON).

Gestion : « affiche mes rappels » (liste avec les échéances et les ID) et « annule le rappel … » (annulation à partir de l’ID de la liste). Si vous indiquez une heure déjà passée aujourd’hui, l’assistant vous demandera si vous voulez dire demain ; si vous n’indiquez pas d’heure, il prend 9:00. Limite : 50 rappels actifs.

Vérification des actions de l’IA

L’application veille à ce que l’IA ne vous informe pas d’actions qu’elle n’a pas effectuées. Si la réponse confirme une action (par exemple « j’ai programmé un rappel ») alors que celle-ci n’a pas réellement été effectuée, un encadré jaune « Rectificatif » apparaît sous la réponse. Il indique ce qui s’est réellement passé et comment obtenir le résultat souhaité (par exemple, quelle phrase utiliser pour ouvrir le formulaire de tâche ou créer un véritable rappel). L’envoi d’e-mails nécessite toujours votre confirmation en cliquant sur « Envoyer ».

La messagerie dans les sources de connaissances

Les boîtes mail et les fils d’e-mails ne peuvent être sélectionnés comme source de connaissances que si l’administrateur a activé cette option dans les Paramètres → IA (« Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances de l’IA »). Cette option est désactivée par défaut, car le contenu des échanges contient des données de tiers et est transmis à un fournisseur d’IA externe. Une fois l’option activée, chacun ne voit dans la sélection des sources que ses propres boîtes mail.

En indiquant un dossier des Documents, vous donnez à l’assistant aussi bien les fichiers que les notes qu’il contient (y compris les sous-dossiers).

Accès à internet

Si l’administrateur vous a accordé l’autorisation Assistant IA avec accès à Internet (fenêtre Utilisateurs), l’assistant peut récupérer le contenu d’une page web donnée - par exemple, vérifier si le domaine d’un e-mail client existe et ce que contient le site. Il suffit de demander : « vérifie le site example.com et dis-moi ce que fait cette entreprise ».

Ce n’est pas un moteur de recherche - l’assistant doit connaître l’adresse du site (l’utilisateur la fournit, ou l’assistant la construit à partir du domaine de l’adresse e-mail). Sans ce droit, l’assistant répondra honnêtement qu’il n’a pas accès à internet.