Asistente de IA

¿Cómo se abre el asistente?

Haz clic en el icono de vistas de la barra superior y elige Asistente de IA - junto a Calendario, Tablero y Notas. El mismo menú está en la cabecera de cada una de esas ventanas (el primer icono a la izquierda de los botones), así que puedes cambiar de vista sin volver a la barra. Estas cuatro ventanas ocupan el mismo lugar: elegir una cierra la anterior, y el diseño memorizado (completo / anclado) se aplica a todas.

La ventana tiene el aspecto y el comportamiento de Calendario, Tablero y Notas: con el icono de la cabecera la anclas a la parte inferior de la pantalla (se reduce a una píldora - un clic la restaura), cambias el tema claro/oscuro (compartido por las cuatro ventanas) y ocultas la lista de hilos cuando necesitas una conversación más amplia. El diseño se memoriza, así que la próxima vez que la abras empezará tal como la dejaste.

Hilos - conversaciones separadas en lugar de un solo flujo

A la izquierda de la ventana está la lista de hilos. Cada hilo es una conversación independiente: nombre propio, historial propio y conjunto propio de fuentes de conocimiento. El historial anterior no desaparece - en el primer acceso se reparte automáticamente en hilos según el contexto en el que se mantuvo.

• Hilo nuevo - botón «+ Nuevo» encima de la lista. Empieza como general (solo ve tus tareas); tú mismo añades las fuentes con el botón que hay encima de la conversación. Si quieres empezar con el mismo conjunto de conocimientos que la conversación actual, usa Duplicar con fuentes en el menú ⋮. Se le asigna un nombre automáticamente a partir de la primera pregunta; puedes cambiarlo haciendo clic en el título encima de la conversación o desde el menú ⋮.
• Favoritos - la estrella junto al hilo (o el menú ⋮). Los favoritos se mantienen en la parte superior de la lista.
• Búsqueda y filtros - el campo de búsqueda recorre los nombres y el contenido de las conversaciones (muestra el número de coincidencias). El botón de filtros reduce la lista por espacio de trabajo, intervalo de tiempo, tipo de fuentes, favoritos o conversaciones en las que el asistente ha cambiado algo (ha creado una tarea, ha cambiado un estado, ha puesto un recordatorio). Cuando hay algún filtro activo, el botón muestra un punto azul - también después de cerrar el menú.
• Menú ⋮ del hilo: cambiar el nombre, favoritos, Duplicar con fuentes (nueva conversación con el mismo conjunto de conocimiento) y eliminar. Las fuentes de conocimiento se cambian con el botón situado encima de la conversación.
• Arrastrar: los hilos se ordenan en la lista a tu gusto - agarra y mueve. Soltarlo en la sección Favoritos añade el hilo a favoritos (y al revés). Tras el primer arrastre, la lista cambia al orden Manual; puedes volver a otro con el botón de ordenación.

Fuentes de conocimiento - qué tiene el asistente ante los ojos

Debajo del título de la conversación hay un botón Fuentes. El contexto ya no se limita a elegir una opción («esta tarea O aquel chat»), sino que es un conjunto: puedes seleccionar varias tareas, un chat, una nota, todo un Espacio de trabajo y el calendario a la vez.

La ventana de selección se navega como Archivos: vas avanzando nivel a nivel: Espacio de trabajo → sus tareas y chats → hilo → sus carpetas, archivos y notas; también puedes acceder por separado a Documentos (tus carpetas privadas) y Correo. La regla es la misma en todos los niveles: al hacer clic en una fila, la seleccionas como fuente (aparece una marca a la derecha), mientras que la flecha › permite acceder al siguiente nivel. La barra «‹» de la parte superior te lleva un nivel atrás. El buscador de la parte superior busca en todo a la vez.

Tipos de fuentes disponibles:

• Mis tareas - la opción por defecto; la lista de tus tareas, como hasta ahora.
• Calendario - los próximos plazos (7 días por defecto).
• Espacio de trabajo - las tareas y los chats de todo el espacio de trabajo.
• Tarea / Chat / Nota - un elemento concreto, seleccionado desde el árbol o el buscador. Al seleccionar una tarea o un chat, también se incluyen los archivos que se hayan añadido, tanto los de los mensajes como los añadidos en el módulo Archivos (visibles en el árbol como «Espacio de trabajo / nombre del hilo»). No hace falta buscarlos por separado; junto al nombre del hilo se indica cuántos archivos incluye. Las notas largas se leen completas: el asistente las procesa por partes y va cargando más cuando lo necesita. Para ti sigue siendo una sola nota: no tienes que dividirla ni acortarla, y las notas y los archivos se tratan de la misma manera (desde la versión 2.2.272).
• Archivos - «Todos mis archivos», una carpeta seleccionada (con sus subcarpetas) o un archivo concreto; la IA lee el contenido de documentos de texto (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Las carpetas del Espacio de trabajo están dentro de ese Espacio de trabajo; las carpetas privadas, dentro de Documentos. Para acceder a una subcarpeta, haz clic en la flecha, como en la ventana de Archivos.
• Correo - Tu buzón (lista de hilos + contenido de los más recientes) o un hilo de correo concreto (lo encontrarás con el buscador de fuentes). La sección Correo - buzones aparece solo cuando el administrador ha activado el correo como fuente de conocimiento de la IA (Ajustes → IA, desactivado por defecto) y solo para tus propios buzones - nadie, ni siquiera el administrador, puede indicar el correo de otra persona. Ten en cuenta: el contenido de la fuente indicada se envía al proveedor externo de IA; el correo nunca pasa a la base de conocimiento indexada en segundo plano.

Bajo la lista se ve la barra de ocupación - cuánto conocimiento ha cabido. Si indicas más de lo que el modelo puede admitir, el asistente te dirá claramente qué no ha tenido en cuenta (primero ceden los alcances generales, las tareas indicadas explícitamente se mantienen). Solo ves aquello a lo que tienes acceso - una fuente sobre la que has perdido los permisos se omite en la siguiente pregunta.

Adjuntos en el panel del asistente

En el campo de escritura hay un clip (📎) - puedes adjuntar archivos directamente a la conversación con el asistente. También puedes pegar un archivo o una captura de pantalla desde el portapapeles (Ctrl/Cmd+V) directamente en el campo de la conversación - se añadirá a la conversación como un adjunto del clip. La IA leerá el contenido de los archivos en su respuesta (formatos admitidos más abajo). Los archivos adjuntados así son de sesión (solo válidos para la conversación actual).

Qué se ve mientras esperas la respuesta

Mientras el asistente trabaja, junto a los puntos animados aparece una breve descripción de la etapa, por ejemplo: «Leyendo los archivos adjuntos…», «Revisando las fuentes: mis tareas, el correo», «Traduciendo…», «Pensando…» y, si la espera se alarga, «Redactando la respuesta…». Las etapas reflejan el orden real de trabajo del asistente y lo que has indicado en la conversación (fuentes de conocimiento, archivos adjuntos y tipo de petición).

¿Qué puede hacer el asistente?

El asistente conoce tus tareas, chats y espacios de trabajo. Puede:

• Responder preguntas sobre tus tareas, plazos, personas asignadas
• Enviar correos electrónicos - por ejemplo, «envía un correo a jan@firma.pl con un resumen de la tarea X6».
• Generar archivos para descargar - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) o CSV. Por ejemplo, «prepara un PDF con el resumen de la tarea X6» o «genera un Word con el informe». El asistente recogerá el contenido de la tarea, compondrá el documento y te facilitará un enlace de descarga. Al enviar un correo, el asistente usa tu buzón conectado en Ajustes → pestaña Correo (módulo Correo, plan Pro). Si no lo tienes, te informará de ello y no enviará el correo.
• Acceder al contenido de cualquier tarea o chat al que tengas acceso, sin abrirlo. Solo tienes que indicarlo por su nombre, por ejemplo: «resume la tarea Contratación» o «qué se acordó en el chat Marketing». El asistente cargará todo su contenido, los mensajes y los archivos adjuntos (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Realizar acciones en la aplicación: crear tareas, abrir ventanas, filtrar la lista, cambiar estados
• Reprogramar eventos del calendario - por ejemplo, «pasa todos los eventos de hoy a mañana» o «pasa las reuniones del viernes al próximo día laborable a las 12:00». Antes de cambiar nada, recibirás una tarjeta de confirmación; después de reprogramarlos, el asistente indicará exactamente qué ha cambiado. Los horarios de los eventos se mantienen (a menos que indiques uno nuevo) y no se modifican los recordatorios vinculados a las fechas límite de las tareas: su hora se calcula a partir de la fecha límite de la tarea.
• Crear eventos en el calendario - con hora de inicio y fin, Espacio de trabajo, participantes y color. Por ejemplo: «evento Revisión de la oferta mañana de 12:45 a 13:30 en Técnico, con Kasia Dąbrowska, color verde». De forma predeterminada, sin notificación por correo electrónico; pídela aparte («envíalo también por correo»).
• Preparar automatizaciones a partir de la descripción de una regla. El borrador no te saca de la conversación: debajo de la respuesta aparece una tarjeta «Ir a Automatizaciones». Haz clic cuando quieras revisarlo y guardarlo.
• Ayudar a redactar descripciones de tareas, correos, notas
• Informar sobre tareas vencidas, compañeros ausentes

El asistente solo puede acceder a las tareas y los chats para los que tienes permisos (el administrador, a todos). Para consultas muy amplias («busca en todas las tareas…»), puede cargar solo unos pocos elementos que encajen mejor cada vez.

Órdenes de ejemplo

• “Muéstrame mis tareas vencidas”
• “Crea la tarea X con fecha límite el viernes y asígnasela a Anna”
• “Cambia el estado de la tarea X a completada”
• “Ve al Espacio de trabajo de RR. HH.”
• “Abre la ventana de ajustes”
• “Muéstrame solo los chats”
• “Ordena las tareas alfabéticamente”
• “¿Cómo añado un usuario nuevo?”

Mejorar texto (redacción en el editor)

En la barra de herramientas de cada editor (descripción de la tarea, mensaje en la tarea/chat, edición de un mensaje) encontrarás el icono de una varita con estrellas ✨ - Mejorar texto.

Al hacer clic, la IA redacta tu texto de forma natural directamente en el editor: corrige erratas, ortografía, gramática y puntuación, y limpia el estilo - escribiendo de forma natural y sencilla (como una persona atenta, sin solemnidad burocrática). Utiliza el asunto/descripción de la tarea o el chat actual para unificar la terminología. No inventa hechos ni detalles nuevos ni aumenta la formalidad.

Respeta tu formato. El formato existente permanece intacto: listas con viñetas o numeradas, negritas, párrafos, emoticonos e iconos (✅, →), así como los espacios en las unidades (“200 ms”, “5 min”). Mejorar solo modifica el texto dentro de la estructura existente: no convierte párrafos en listas ni al revés. Deja intactos los fragmentos con enlaces dentro de una frase para no perder el vínculo.

Aparecerá el mensaje “Texto mejorado - haz clic para deshacer”; al hacer clic en él, se restaura la versión anterior.

El botón solo es visible cuando el administrador ha configurado la IA y tienes permiso para usar la IA en ese contexto (en tareas o en chats, según corresponda). La función solo cambia el texto en el editor - no envía ni guarda nada hasta que tú mismo envíes/guardes el mensaje.

Asistente de IA en el hilo de una tarea y un chat

En el campo de respuesta de cada tarea y chat (y también en Correo) hay dos botones de IA con su etiqueta:

• Asistente de IA (esfera morada): cambia el editor al modo de pregunta privado. El editor se vuelve morado y la barra superior indica: “Pregunta al Asistente de IA - solo tú podrás verla, no llegará a los participantes”. La pregunta y la respuesta solo las ve el autor; la respuesta aparece en el hilo con la etiqueta SOLO PARA TI. Si vuelves a hacer clic en el botón, regresarás a los mensajes normales.
• Organizar: al hacer clic, se abre un menú con cuatro modos de lectura del hilo: Contenido original (desactiva la IA), Mejorar (el mismo contenido, más breve y ordenado, en primera persona), Resumir (1-2 frases por mensaje) y Experto (con un enfoque profesional y una línea de “Consejo del experto”: una recomendación, un riesgo o una pregunta que convendría hacer). La IA trabaja en lotes de 8 (empezando por los más recientes); en la parte superior del hilo aparece un banner con el nombre del modo y, debajo, el botón “Organizar mensajes anteriores (N)”, que carga los siguientes lotes. El resultado se aplica solo durante la sesión y no se guarda en ningún sitio; debajo de cada mensaje procesado aparece el aviso “La IA puede cometer errores”. Una vez calculado, el modo se cambia al instante: durante la misma sesión puedes alternar entre modos sin esperar.

En el modo de pregunta, el asistente puede ver el contenido del hilo y los archivos adjuntos, y generar un archivo para descargar (Word/PDF/HTML); por ejemplo: “prepara un Word con el resumen de este hilo”. La IA redacta el contenido y la aplicación crea el archivo y añade el botón “Descargar …” en el hilo.

Qué se puede pedir en lenguaje natural

No hay comandos especiales - pides todo con una frase normal, en la ventana del Asistente de IA o en el modo de pregunta del hilo. Ejemplos:

Algunas reglas que no cambian:

• El envío de correos siempre requiere tu confirmación - la IA nunca envía un correo por su cuenta. El correo sale de tu buzón conectado en Ajustes → pestaña Correo (módulo Correo, plan Pro); sin un buzón conectado, el Asistente te informará de su ausencia y no enviará el correo.
• Los recordatorios y las acciones programadas los gestiona el Agente de IA, como hasta ahora (más detalles abajo). Las fechas expresadas con palabras (“mañana a las 9:00”, “dentro de una semana”) se convierten en fechas concretas.
• El filtrado de la lista de tareas/chats solo funciona en la ventana del asistente (por ejemplo, “muestra los chats favoritos”, “prioridad alta, estado en curso”).
• La cancelación de un plan solo funciona en el hilo de una tarea o un chat (modo Asistente de IA) - en la ventana del Asistente de IA los planes no se cancelan. El mensaje debe empezar con la palabra «cancela»: «cancela el plan 13», «cancela todo».

Crear tareas desde el hilo

En el hilo de una tarea o un chat, activa el modo de pregunta con el botón “Asistente de IA” y pide una tarea nueva, igual que en el panel lateral:

• “Crea una tarea nueva con el mismo briefing y fecha límite el 30 de julio”
• “Crea una tarea: preparar el informe trimestral, fecha límite mañana”
• “Crea una tarea: Oferta para Meblex, fecha límite el viernes, asígnasela a Marek”

El asistente organizará los datos y abrirá la ventana “Añadir tarea” con los campos rellenados: Espacio de trabajo del hilo actual, asunto, contenido, fecha límite, prioridad y personas asignadas. La tarea solo se crea cuando haces clic en “Guardar”; antes puedes modificar cualquier campo o cerrar la ventana (en ese caso, no se creará nada).

Algunos detalles que conviene conocer:

• “con el mismo briefing” traslada la descripción de la tarea actual 1:1 (sin resumirla). Si no lo pides, el asistente redacta una descripción nueva a partir de lo que has escrito; no copia el briefing de otra persona.
• Las fechas expresadas con palabras (“30 de julio”, “viernes”, “dentro de una semana”, “mañana”) se convierten en una fecha concreta.
• La ventana se abre solo para ti - el resto de participantes del hilo no ve tu conversación con el asistente. Recargar la página o volver a entrar en el hilo no abre la ventana una segunda vez.

La conversación con el asistente en el hilo es siempre privada: solo tú puedes ver la pregunta y la respuesta (incluido el recordatorio, que aparecerá a la hora indicada). La tarea creada al hacer clic en “Guardar” sí será una tarea normal y visible para los participantes.

Listas de comprobación para marcar

Puedes pedirle a la IA una lista para marcar - en el panel del asistente o en el modo de pregunta del hilo:

• “Crea una lista de comprobación: llamar a Michał, responder al NBP, emitir una factura”
• “Una lista de cosas por hacer con casillas: …”

La IA devolverá los elementos como tarjetas clicables con una casilla de verificación. Haces clic en un elemento para marcarlo como hecho (al volver a hacer clic se desmarca). El estado de las marcas es común para todos los que tienen acceso a este mensaje - cuando alguien marca un elemento, el resto de los participantes ven el mismo estado (se guarda en el servidor y se actualiza al instante). Por eso, junto a cada elemento marcado aparece una indicación de quién lo marcó - un mini avatar a la derecha, y al pasar el cursor por encima (en el móvil: al tocarlo) se muestra el nombre y apellido con fecha y hora. La indicación desaparece cuando alguien desmarca el elemento. En el hilo desde el ordenador, el avatar solo aparece al pasar el cursor sobre el elemento. Las listas de una conversación privada con el Asistente dentro del hilo solo las ves tú, así que el estado de las marcas también es privado (ahí no hay indicaciones - total, siempre serías tú). Las listas con viñetas normales (sin solicitud de marcado) se muestran como hasta ahora.

Generación de archivos - cómo funciona

Cuando pidas un archivo (en el panel del asistente o en el modo de pregunta del hilo), la IA prepara el contenido y Task Manager crea el archivo automáticamente (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) y proporciona un enlace de descarga. Así, el archivo se genera de forma fiable, incluso si la IA “se olvida” del formato. Los archivos Word/PDF/HTML se crean directamente a partir de la respuesta de la IA; las hojas de cálculo (Excel/CSV) requieren datos tabulares.

Cuando algo no funciona

Si la IA no responde, en el hilo (o en el panel) aparecerá un motivo concreto, por ejemplo: tiempo de espera agotado (inténtalo de nuevo o elige un modelo más rápido en Ajustes → IA), clave API no válida, límite de solicitudes superado, modelo no disponible. No es un silencio - siempre recibes información sobre qué hacer a continuación.

Lectura del contenido de los adjuntos

La IA puede ver los archivos adjuntos a una tarea o un chat y leer su contenido, tanto en el modo de pregunta del hilo (botón “Asistente de IA”) como en el panel del asistente (para la tarea o el chat abiertos en ese momento); por ejemplo:

• “resume el contenido del archivo adjunto abc.docx” (modo de pregunta del hilo)
• “resúmeme el contenido del archivo adjunto informe.pdf” (en el panel del asistente, con esa tarea abierta)

Consejo: el asistente puede acceder al contenido y a los adjuntos de cualquier tarea/chat disponible por su nombre o desde la vista abierta - no hace falta abrirlo. Si el adjunto se ha añadido hace un momento, el asistente lo verá en la siguiente pregunta (el contexto se obtiene en vivo desde la base de datos).

Formatos de texto admitidos: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) y PDF. Las imágenes (JPG/PNG/GIF/WebP) se analizan visualmente si el modelo de IA admite imágenes - también las fotos grandes (se reducen automáticamente antes de enviarlas al modelo, así que también se describirán las fotografías de gran tamaño).

Al activar los resúmenes, el panel del asistente también puede responder a preguntas sobre archivos adjuntos de VARIAS tareas/chats a la vez (por ejemplo, “resume la información de los archivos adjuntos de todas las tareas”), dentro de los límites de tus permisos (solo las tareas y los chats a los que tienes acceso).

¿Muchos archivos adjuntos en un mismo hilo? El administrador puede activar “Resúmenes de IA de archivos adjuntos” en Ajustes → IA. La aplicación crea entonces un breve resumen de cada archivo (de texto o imagen), lo que permite al asistente gestionar incluso decenas de archivos adjuntos (por ejemplo, “resume todos los archivos adjuntos”). Modos: automático (en segundo plano, requiere cron) o manual (el administrador hace clic en “Procesar ahora”). Cada resumen cuesta una llamada a la API por archivo. Los archivos que aún no se han indexado se leen sobre la marcha (con un límite); si hay demasiados datos, el asistente te pedirá que acotes la búsqueda o indiques el archivo concreto por su nombre.

Lee los documentos largos por partes. Cuando un archivo no cabe en un solo intento (por ejemplo, un escrito de varias decenas de páginas), el asistente recibe la primera parte junto con la información explícita de cuánto texto se ha omitido - y recupera él mismo las siguientes partes cuando son necesarias. Antes, el texto se cortaba a mitad de frase sin ninguna indicación, por lo que el asistente podía llegar a sugerir que el archivo estaba dañado o incompleto.

Limitaciones: los archivos DOC antiguos (binarios) no se pueden leer. Los PDF que son escaneos (imagen sin capa de texto) no se podrán leer (no hay OCR). Los archivos muy grandes se recortan, pero el límite depende de la vía por la que el archivo llega al asistente: un adjunto de un mensaje se lee hasta unos 50 KB de texto, un archivo indicado como fuente de conocimiento - hasta 300.000 caracteres (el asistente lo recibe en bloques de unos 24.000 caracteres y va pidiendo más por sí mismo), y el índice de la base de conocimiento guarda de cada archivo hasta 54.000 caracteres. Por encima de estos límites, la IA solo ve el principio del documento.

Historial de conversaciones

El asistente recuerda el contexto del hilo actual - cada conversación tiene su propio historial y no se mezcla con las demás. El historial puede guardarse en la base de datos (según la configuración del administrador) o reiniciarse al cerrar la ventana. Los hilos son privados - nadie más los ve, ni siquiera el administrador.

Ajustes de IA (solo administrador)

Ve a Ajustes → pestaña IA. Configura:

• El proveedor de IA: OpenAI, Gemini, Claude o Grok
• La clave API del proveedor
• El modelo de IA - elige de la lista obtenida de la API del proveedor
• La longitud máxima de la respuesta - límite de tokens (1024-16384)

Recordatorios

El asistente puede establecer tus recordatorios personales (independientes de las tareas y los chats):

• “Recuérdame hoy a las 18:15 la reunión con Marek”
• “Recuérdame dentro de 30 minutos que tengo que enviar el informe”
• “Recuérdame mañana a las 9 lo de la factura”

El asistente mostrará una confirmación con la fecha y la hora - una vez aceptada, el recordatorio queda guardado. A la hora indicada recibirás una notificación (toast) en la aplicación.

Correo electrónico solo si lo pides. Los eventos creados por el asistente se configuran de forma predeterminada sin notificación por correo electrónico: los recibes en la aplicación y nada más. Si también quieres recibir un correo, dilo claramente: “recuérdame mañana a las 9 lo de la factura y envíame también un correo”. (En el calendario, encontrarás la misma opción en la casilla “Enviar notificación también por correo electrónico”).

Evento con descripción completa. En una sola frase puedes indicar todo lo que configuras manualmente en el calendario:

• horas de inicio y fin: “evento Revisión de la oferta mañana de 12:45 a 13:30”
• Espacio de trabajo: “…en el Espacio de trabajo Técnico” (basta con el nombre)
• participantes: “…con Kasia Dąbrowska y Ola Wójcik”; cada una de estas personas recibe su propia copia del evento (y su propia notificación)
• color del marcador - naranja, morado, rosa, azul, verde, gris

Solo puedes añadir participantes entre las personas con las que compartes un Espacio de trabajo. Si un nombre coincide con el de varias personas (por ejemplo, “Piotr” a secas), el asistente te pedirá el nombre y los apellidos: no invitará a nadie al azar.

Importante: el recordatorio solo se crea después de hacer clic en “Sí, ejecutar” en la ventana de confirmación. La respuesta del asistente por sí sola no guarda nada: si no aparece la ventana de confirmación, no se ha creado ningún recordatorio. Puedes consultar la lista de recordatorios guardados con el comando “muéstrame mis recordatorios”.

El correo requiere un CRON (tarea para el administrador). El toast en la aplicación siempre funciona, pero el envío del correo con la aplicación cerrada necesita una tarea periódica en el servidor:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Los hostings con cron HTTP (cyberfolks, nazwa.pl) pueden, en su lugar, consultar cada minuto https://domena/ai_agent_runner.php?token=… (el token está en includes/config.php). Cuando la aplicación detecta que el cron nunca se ha iniciado, mostrará un aviso al configurar el recordatorio - sin cron, los correos solo saldrán cuando alguien esté usando la aplicación en ese momento.

Recordatorios vinculados al PLAZO de una tarea

En lugar de indicar una fecha, puedes vincular un recordatorio al plazo de entrega de la tarea:

• “Recuérdame esta tarea el día antes de la fecha límite” (modo de pregunta en el hilo de la tarea)
• “Recuérdame 2 horas antes de la fecha límite de la tarea Oferta para Meblex” (panel del asistente)
• “Recuérdamelo por la mañana el día de la fecha límite” / “…cuando la tarea esté prevista para hoy”
• «recuérdame en la fecha límite» - exactamente a la hora de la fecha límite

La aplicación calcula automáticamente el momento a partir de la fecha límite de la tarea (si la fecha límite no tiene hora, toma como referencia las 9:00). Si cambias la fecha límite de la tarea, el recordatorio se aplazará junto con ella - no tendrás que volver a configurarlo. Si, después del cambio, ya ha pasado el momento de «antes de la fecha límite» y la fecha límite aún está por llegar, el recordatorio se activará en la siguiente ocasión posible; si la fecha límite ya ha pasado o se ha eliminado, el recordatorio se cancela.

No se puede «controlar» una tarea sin fecha límite: el asistente te lo dirá y te propondrá crear un recordatorio normal para una fecha y hora concretas.

Resumen diario de tareas («para hoy / fuera de plazo»)

En Ajustes → Perfil → Resumen diario de tareas puedes activar una notificación diaria a la hora que elijas (por defecto 8:00) con un resumen: cuántas tareas tienes para hoy y cuántas están vencidas, junto con sus títulos. El resumen incluye únicamente las tareas asignadas a ti (sin terminar y sin archivar), llega una vez al día y se recibe igual que los recordatorios

• mediante una notificación en la aplicación, y con la aplicación cerrada, por correo (requiere CRON).

Gestión: «muéstrame mis recordatorios» (lista con fechas límite e ID) y «cancela el recordatorio …» (cancelación por el ID de la lista). Si indicas una hora que ya ha pasado hoy, el asistente te preguntará si te refieres a mañana; si no indicas ninguna hora, toma como referencia las 9:00. Límite: 50 recordatorios activos.

Verificación de las acciones de la IA

La aplicación se asegura de que la IA no te informe de acciones que no ha realizado. Si la respuesta confirma algo (por ejemplo, «he configurado un recordatorio») pero la acción no se ha llevado a cabo realmente, verás debajo de la respuesta un bloque amarillo de «Rectificación» que explica qué ha ocurrido y cómo conseguir el resultado deseado (por ejemplo, qué frase usar para abrir el formulario de una tarea o crear un recordatorio real). El envío de correos electrónicos siempre requiere que lo confirmes con el botón «Enviar».

Correo en las fuentes de conocimiento

Los buzones y los hilos de correo solo se pueden seleccionar como fuente de conocimiento cuando el administrador activa esta opción en Ajustes → IA («Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de la IA»). Está desactivada de forma predeterminada porque el contenido de la correspondencia incluye datos de terceros y se envía a un proveedor externo de IA. Cuando se activa, cada persona solo ve sus propios buzones en la selección de fuentes.

Al indicar una carpeta de Documentos, le das al asistente tanto los archivos como las notas que contiene (junto con las subcarpetas).

Acceso a internet

Si el administrador te ha concedido el permiso Asistente de IA con acceso a Internet (ventana Usuarios), el asistente puede descargar el contenido de una página web concreta - por ejemplo, comprobar si existe el dominio de un cliente que aparece en un correo electrónico y qué contiene la página. Solo tienes que pedirle: «comprueba la página example.com y dime a qué se dedica esta empresa».

No es un buscador - el asistente necesita conocer la dirección de la página (la proporciona el usuario o la construye a partir del dominio de la dirección de correo). Sin el permiso, el asistente responderá con honestidad que no tiene acceso a internet.