AI-avustaja

Miten avustajan avaa?

Napsauta näkymäkuvaketta yläpalkissa ja valitse AI-avustaja - Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vierestä. Sama valikko löytyy jokaisen näistä ikkunoista otsikosta (ensimmäinen kuvake painikkeiden vasemmalla puolella), joten voit vaihtaa näkymää palaamatta yläpalkkiin. Nämä neljä ikkunaa vievät saman tilan: yhden valitseminen sulkee edellisen, ja muistettu asettelu (koko ruutu / telakoitu) koskee kaikkia.

Ikkuna näyttää ja käyttäytyy kuin Kalenteri, Taulu ja Muistiinpanot: otsikon kuvakkeella telakoit sen näytön alareunaan (pienenee pilleriksi - klikkaus palauttaa), vaihdat vaalean/tumman teeman (yhteinen kaikille neljälle ikkunalle) ja piilotat viestiketjulistan, kun tarvitset leveämmän keskustelun. Asettelu muistetaan, joten seuraava avaus käynnistyy siitä, mihin jäit.

Viestiketjut - erilliset keskustelut yhden virran sijaan

Ikkunan vasemmalla puolella on viestiketjulista. Jokainen viestiketju on erillinen keskustelu: oma nimi, oma historia ja oma tietolähteiden kokoelma. Aiempi historia ei katoa - ensimmäisellä avauskerralla se jaetaan automaattisesti viestiketjuiksi sen mukaan, missä kontekstissa keskustelu käytiin.

• Uusi viestiketju - ”+ Uusi” -painike luettelon yläpuolella. Se alkaa yleisenä (näet vain omat tehtäväsi); lisäät lähteet itse keskustelun yläpuolella olevalla painikkeella. Jos haluat aloittaa samalla tietopohjalla kuin nykyisessä keskustelussa, valitse Monista lähteineen ⋮-valikosta. Nimi muodostuu automaattisesti ensimmäisen kysymyksen perusteella; voit muuttaa sitä napsauttamalla keskustelun yläpuolella olevaa otsikkoa tai käyttämällä ⋮-valikkoa.
• Suosikit - tähti viestiketjun vieressä (tai ⋮-valikko). Suosikit pysyvät listan yläreunassa.
• Haku ja suodattimet - hakukenttä käy läpi keskustelujen nimet ja sisällön (näyttää osumien määrän). Suodatinpainike rajaa listan työtilan, aikavälin, lähdetyypin, suosikkien tai niiden keskustelujen mukaan, joissa avustaja muutti jotain (loi tehtävän, vaihtoi tilan, asetti muistutuksen). Kun jokin suodatin on käytössä, painikkeessa on sininen piste - myös valikon sulkemisen jälkeen.
• Viestiketjun ⋮-valikko: nimen muutos, suosikki, Monista lähteineen (uusi keskustelu samalla tietokokoelmalla) ja poisto. Tietolähteitä muutetaan keskustelun yläpuolella olevalla painikkeella.
• Vetäminen: järjestät viestiketjut listalla haluamallasi tavalla - tartu ja siirrä. Pudottaminen Suosikit-osioon lisää viestiketjun suosikkeihin (ja päinvastoin). Ensimmäisen vetämisen jälkeen lista vaihtuu Manuaalinen-järjestykseen; palaat toiseen järjestykseen lajittelupainikkeella.

Tietolähteet - mitä avustaja näkee

Keskustelun otsikon alla on Lähteet-painike. Konteksti ei ole enää yksi valinta (”tämä tehtävä TAI tuo keskustelu”), vaan kokonaisuus: voit valita useita tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, koko työtilan ja kalenterin samalla kertaa.

Valintaikkunassa liikutaan kuten Tiedostoissa - siirryt syvemmälle taso kerrallaan: työtila → sen tehtävät ja keskustelut → viestiketju → sen kansiot, tiedostot ja muistiinpanot; erikseen ovat Dokumentit (omat yksityiset kansiosi) ja Sähköposti. Sama periaate pätee kaikilla tasoilla: rivin napsauttaminen valitsee kyseisen kohteen lähteeksi (valintamerkki oikealla), ja nuoli › siirtyy syvemmälle. Yläreunan ”‹”-painikkeella palaat yhden tason taaksepäin. Yläreunan Haku etsii kaikista kohteista kerralla.

Käytettävissä olevat lähdetyypit:

• Omat tehtävät - oletus; lista omista tehtävistäsi, kuten aiemminkin.
• Kalenteri - tulevat määräajat (oletuksena 7 päivää).
• Työtila - koko työtilan tehtävät ja keskustelut.
• Tehtävä / Keskustelu / Muistiinpano - yksittäinen kohde, joka valitaan puunäkymästä tai haulla. Kun valitset tehtävän tai keskustelun, mukaan tulevat myös siihen lisätyt tiedostot - sekä viestien liitteet että Tiedostot-moduuliin lisätyt tiedostot (puunäkymässä muodossa ”Työtila / viestiketjun nimi”). Niitä ei tarvitse etsiä erikseen; viestiketjun nimen vieressä näkyy, kuinka monta tiedostoa siihen kuuluu. Pitkä muistiinpano luetaan kokonaan - avustaja käsittelee sitä osissa ja hakee tarvittaessa seuraavat osat. Sinulle se on silti yksi muistiinpano: sinun ei tarvitse jakaa tai lyhentää sitä, ja muistiinpanoa sekä tiedostoa käsitellään samalla tavalla (versiosta 2.2.272 lähtien).
• Tiedostot - ”Kaikki omat tiedostot”, valittu kansio (al kansioineen) tai yksittäinen tiedosto; AI lukee tekstiasiakirjojen sisällön (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Työtilan kansiot löytyvät siirtymällä kyseiseen työtilaan, yksityiset kansiot siirtymällä kohtaan Dokumentit; alikansioon siirrytään nuolesta kuten Tiedostot-ikkunassa.
• Sähköposti - Oma postilaatikkosi (viestiketjujen luettelo + uusimpien sisältö) tai yksittäinen sähköpostiviestiketju (löydät sen lähteiden hausta). Sähköposti - postilaatikot -osio näkyy vain, kun pääkäyttäjä on ottanut sähköpostin käyttöön AI:n tietolähteenä (Asetukset → AI, oletuksena pois päältä) ja vain omille postilaatikoillesi - kukaan, ei edes pääkäyttäjä, ei voi osoittaa toisen postia. Muista: osoitetun lähteen sisältö lähetetään ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle; sähköposti ei koskaan päädy taustalla indeksoituun tietopankkiin.

Luettelon alla näkyy käyttöasteen palkki - kuinka paljon tietoa mahtui mukaan. Kun osoitat enemmän kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo suoraan, mitä se jätti huomiotta (ensin karsiutuvat yleiset alueet, suoraan mainitut tehtävät jäävät mukaan). Näet vain sen, mihin sinulla on oikeus - lähde, johon olet menettänyt käyttöoikeuden, jätetään pois seuraavassa kysymyksessä.

Liitteet avustajan paneelissa

Kirjoituskentässä on paperiliitin (📎) - voit liittää tiedostoja suoraan keskusteluun avustajan kanssa. Voit myös liittää tiedoston tai kuvakaappauksen leikepöydältä (Ctrl/Cmd+V) suoraan keskustelukenttään - se lisätään keskusteluun samalla tavalla kuin paperiliittimen kautta lisätty tiedosto. AI lukee tiedostojen sisällön vastauksessaan (tuetut muodot alla). Näin liitetyt tiedostot ovat istuntokohtaisia (koskevat vain käynnissä olevaa keskustelua).

Mitä näet vastausta odottaessa

Kun avustaja työskentelee, animoitujen pisteiden vieressä näkyy lyhyt kuvaus työvaiheesta - esimerkiksi ”Luetaan liitteitä…”, ”Käydään lähteitä läpi: omat tehtävät, sähköposti”, ”Käännetään…”, ”Mietitään…” ja pidemmän odotuksen aikana ”Kirjoitetaan vastausta…”. Vaiheet vastaavat avustajan todellista työjärjestystä ja sitä, mitä valitsit keskustelussa (tietolähteet, liitteet, pyynnön tyyppi).

Mitä avustaja osaa tehdä?

Avustaja tuntee tehtäväsi, keskustelusi ja työtilasi. Se osaa:

• Vastata kysymyksiin tehtävistäsi, määräajoista, vastuuhenkilöistä
• Sähköpostien lähettäminen - esimerkiksi ”lähetä sähköposti osoitteeseen jan@firma.pl ja lisää siihen tehtävän X6 yhteenveto”.
• Luoda ladattavia tiedostoja - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) tai CSV. Esim. ”tee PDF, jossa on yhteenveto tehtävästä X6” tai ”luo Word-raportti”. AI-avustaja hakee tehtävän sisällön, kokoaa asiakirjan ja antaa latauslinkin. Sähköpostin lähetyksessä avustaja käyttää sinun postilaatikkoasi, joka on yhdistetty kohdassa Asetukset → välilehti Sähköposti (Sähköposti-moduuli, Pro-paketti). Jos sitä ei ole, avustaja ilmoittaa asiasta eikä lähetä sähköpostia.
• Minkä tahansa tehtävän tai keskustelun sisällön hakeminen, jos sinulla on siihen käyttöoikeus - avaamatta sitä. Riittää, että valitset sen nimen perusteella, esimerkiksi ”tiivistä Rekrytointi-tehtävä” tai ”mitä Markkinointi-keskustelussa sovittiin”. Avustaja hakee silloin sen koko sisällön, viestit ja liitteet (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Suorittaa toimintoja sovelluksessa: luoda tehtäviä, avata ikkunoita, suodattaa luetteloa, muuttaa tiloja
• Kalenteritapahtumien siirtäminen - esimerkiksi ”siirrä kaikki tämän päivän tapahtumat huomiselle” tai ”siirrä perjantain kokoukset seuraavalle arkipäivälle klo 12:00”. Ennen kuin mitään siirretään, saat vahvistuskortin; siirron jälkeen avustaja luettelee tarkasti, mitä se muutti. Tapahtumien kellonajat säilyvät (ellet anna uutta aikaa), eikä tehtävien määräaikoihin liitettyjä muistutuksia siirretä - niiden ajankohta määräytyy tehtävän määräajan perusteella.
• Kalenteritapahtumien luominen - aloitus- ja päättymisaikoineen, työtiloineen, osallistujineen ja väreineen. Esimerkiksi ”luo tapahtuma Tarjouksen tarkistus huomiselle klo 12:45-13:30 Tekniseen työtilaan, osallistujaksi Kasia Dąbrowska, väriksi vihreä”. Oletuksena tapahtumasta ei lähetetä sähköposti-ilmoitusta - pyydä sitä erikseen (”lähetä myös sähköpostitse”).
• Automaatioiden valmisteleminen sääntökuvauksen perusteella. Valmis luonnos ei vie sinua pois keskustelusta: vastauksen alle ilmestyy kortti ”Siirry automaatioihin” - napsauta sitä, kun haluat tarkastella ja tallentaa luonnoksen.
• Auttaa tehtävien kuvausten, sähköpostien ja muistiinpanojen kirjoittamisessa
• Ilmoittaa myöhässä olevista tehtävistä, poissaolevista työtovereista

Avustajalla on pääsy vain niihin tehtäviin ja keskusteluihin, joihin sinulla on käyttöoikeus (järjestelmänvalvojalla on pääsy kaikkiin). Hyvin laajoissa kysymyksissä (”etsi kaikista tehtävistä…”) se voi hakea kerralla vain muutaman parhaiten sopivan kohteen.

Esimerkkejä komennoista

• ”Näytä myöhässä olevat tehtäväni”
• ”Luo tehtävä X, jonka määräaika on perjantaina, ja osoita se Annalle”
• ”Muuta tehtävän X tilaksi valmis”
• ”Siirry HR-työtilaan”
• ”Avaa asetusikkuna”
• ”Näytä vain keskustelut”
• ”Lajittele tehtävät aakkosjärjestykseen”
• ”Miten lisään uuden käyttäjän?”

Kaunista teksti (muokkaus editorissa)

Jokaisen editorin työkalurivillä (tehtävän kuvaus, viesti tehtävässä/keskustelussa, viestin muokkaus) löydät tähdillä varustetun taikasauvan ✨-kuvakkeen - Kaunista teksti.

Klikkauksen jälkeen AI muokkaa tekstiäsi luontevasti suoraan editorissa: korjaa kirjoitusvirheet, oikeinkirjoituksen, kieliopin ja välimerkit sekä siistii tyyliä - kirjoittaen luontevasti ja yksinkertaisesti (kuin tarkkaavainen ihminen, ilman virkakielistä pönötystä). Se hyödyntää käynnissä olevan tehtävän tai keskustelun aihetta/kuvausta nimeämisen yhtenäistämiseksi. Se ei keksi uusia faktoja tai yksityiskohtia eikä lisää muodollisuutta.

Säilyttää asettelusi. Olemassa oleva muotoilu säilyy ennallaan: luettelomerkit/numeroidut luettelot, lihavoinnit, kappaleet, emojit ja kuvakkeet (✅, →) sekä välilyönnit yksiköissä (”200 ms”, ”5 min”). Siisti-toiminto parantaa vain tekstiä olemassa olevan rakenteen sisällä - se ei muuta kappaleita luetteloiksi tai päinvastoin. Se jättää lauseen sisällä olevat linkit sisältävät kohdat ennalleen, jotta linkki ei katoa.

Näkyviin tulee viesti ”Tekstiä siistitty - klikkaa kumotaksesi” - sen klikkaaminen palauttaa edellisen version.

Painike näkyy vain, kun pääkäyttäjä on määrittänyt AI:n ja sinulla on oikeus käyttää AI:ta kyseisessä yhteydessä (tehtävissä tai keskusteluissa). Toiminto muuttaa vain editorin tekstiä - mitään ei lähetetä eikä tallenneta, ennen kuin itse lähetät/tallennat viestin.

AI-avustaja tehtävän ja keskustelun viestiketjussa

Jokaisen tehtävän ja keskustelun vastauskentässä (myös Sähköpostissa) on kaksi nimettyä AI-painiketta:

• AI-avustaja (violetti pallo) - vaihtaa editorin yksityiseen kysymystilaan. Editori muuttuu violetiksi, ja sen yläpuolella oleva palkki kertoo: ”Kysymys AI-avustajalle - vain sinä näet sen, eikä sitä lähetetä osallistujille”. Vain kysymyksen esittäjä näkee kysymyksen ja vastauksen - vastaus näkyy viestiketjussa tunnisteella VAIN SINULLE. Kun painat painiketta uudelleen, palaat tavallisiin viesteihin.
• Jäsennä - klikkaamalla avautuu valikko, jossa on neljä viestiketjun lukutilaa: Alkuperäinen sisältö (poistaa AI:n käytöstä), Siisti (sama sisältö lyhyemmin ja selkeämmin, minä-muodossa), Tee yhteenveto (1-2 virkettä viestiä kohden) ja Asiantuntija (asiantunteva tyyli ja ”Asiantuntijan huomio” -osio, jossa on neuvo, riski tai kysymys, jota kannattaa selvittää lisää). AI käsittelee viestejä 8 viestin erissä (uusimmista alkaen); viestiketjun yläosaan ilmestyy tilan nimellä varustettu banneri, ja sen alla on painike ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)”, jolla ladataan seuraavat erät. Tulos on voimassa vain istunnon ajan, eikä sitä tallenneta mihinkään; jokaisen käsitellyn viestin alla lukee ”AI voi tehdä virheitä”. Kun tila on kerran laskettu, voit vaihtaa siihen heti - voit siirtyä istunnon aikana tilasta toiseen odottamatta.

Kysymystilassa avustaja näkee viestiketjun sisällön ja liitteet sekä voi luoda ladattavan tiedoston (Word/PDF/HTML), esimerkiksi ”laadi Word-tiedosto, jossa on yhteenveto tästä viestiketjusta”. AI kirjoittaa sisällön, ja sovellus kokoaa valmiin tiedoston sekä lisää viestiketjuun painikkeen ”Lataa …”.

Mitä voi pyytää luonnollisella kielellä

Erikoiskomentoja ei ole - kaiken pyydät tavallisella lauseella, joko AI-avustajan ikkunassa tai viestiketjun kysymystilassa. Esimerkkejä:

Muutama sääntö, jotka eivät muutu:

• Sähköpostien lähetys vaatii aina vahvistuksesi - AI ei koskaan lähetä sähköpostia itsenäisesti. Viesti lähtee postilaatikostasi, joka on yhdistetty kohdassa Asetukset → välilehti Sähköposti (Sähköposti-moduuli, Pro-paketti); jos postilaatikkoa ei ole yhdistetty, Avustaja ilmoittaa siitä eikä lähetä sähköpostia.
• Muistutuksista ja ajoitetuista toiminnoista huolehtii AI-agentti - kuten tähänkin asti (lisätietoja alla). Sanalliset määräajat (”huomenna klo 9:00”, ”viikon päästä”) muunnetaan tarkoiksi päivämääriksi.
• Tehtävä- ja keskustelulistojen suodatus toimii vain avustajan ikkunassa (esim. ”näytä suosikkikeskustelut”, ”korkea prioriteetti, tila käynnissä”).
• Suunnitelman peruutus toimii vain tehtävän tai keskustelun viestiketjussa (AI-avustaja-tilassa) - AI-avustajan ikkunassa suunnitelmia ei peruta. Viestin on alettava sanalla "peruuta": "peruuta suunnitelma 13", "peruuta kaikki".

Tehtävien luominen viestiketjusta

Ota kysymystila käyttöön tehtävän tai keskustelun viestiketjussa painamalla ”AI-avustaja”-painiketta ja pyydä uutta tehtävää - aivan kuten sivupaneelissa:

• ”Luo uusi tehtävä käyttäen samaa briiffiä ja määräajaksi 30. heinäkuuta”
• ”Luo tehtävä: valmistele neljännesvuosiraportti, määräaika huomenna”
• ”Luo tehtävä: Tarjous Meblexille, määräaika perjantaina, osoita Marekille”

Avustaja kokoaa tiedot ja avaa sinulle ”Lisää tehtävä” -ikkunan, jonka kentät on täytetty: nykyisen viestiketjun työtila, aihe, sisältö, määräaika, prioriteetti ja tehtävään osoitetut henkilöt. Tehtävä luodaan vasta, kun klikkaat ”Tallenna” - voit ensin muokata mitä tahansa kenttää tai sulkea ikkunan (jolloin tehtävää ei luoda).

Muutama yksityiskohta, joka kannattaa tietää:

• ”samalla briiffillä” siirtää nykyisen tehtävän kuvauksen 1:1 (ilman tiivistämistä). Jos et pyydä tätä, avustaja laatii uuden kuvauksen kirjoittamasi perusteella - se ei kopioi jonkun muun briiffiä.
• Sanalliset määräajat (”30. heinäkuuta”, ”perjantaina”, ”viikon päästä”, ”huomenna”) muunnetaan tarkoiksi päivämääriksi.
• Ikkuna avautuu vain sinulle - viestiketjun muut osallistujat eivät näe keskusteluasi avustajan kanssa. Sivun päivittäminen tai viestiketjuun uudelleen siirtyminen ei avaa ikkunaa toistamiseen.

Keskustelu avustajan kanssa viestiketjussa on aina yksityistä - vain sinä näet kysymyksen ja vastauksen (myös muistutuksen, joka ilmoittaa itsestään määrittämänäsi ajankohtana). ”Tallenna”-painikkeella luotu tehtävä on sen sijaan tavallinen tehtävä, jonka osallistujat näkevät.

Merkittävät tarkistuslistat

Voit pyytää AI:lta rastitettavaa listaa - avustajan paneelissa tai viestiketjun kysymystilassa:

• ”Tee tarkistuslista: soita Michałille, vastaa NBP:lle, lähetä lasku”
• ”Tehtävälista valintaruuduilla: …”

AI palauttaa kohdat klikattavina kortteina, joissa on valintaruutu. Klikkaamalla kohtaa merkitset sen tehdyksi (uusi klikkaus perkuuttaa sen). Merkintöjen tila on yhteinen kaikille, joilla on pääsy kyseiseen viestiin - kun kuka tahansa merkitsee kohdan, saman tilan näkevät muutkin osallistujat (tallennetaan palvelimelle ja päivittyy reaaliajassa). Siksi jokaisen merkityn kohdan yhteydessä näkyy merkintä siitä, kuka sen teki - pieni avatar oikealla, ja kursorin viemällä päälle (puhelimessa koskettamalla) näkyy koko nimi päivämäärineen ja kellonaikoineen. Merkintä katoaa, kun joku poistaa valinnan. Tietokoneella viestiketjussa avatar näkyy vasta, kun viet kursorin kohdan päälle. Avustajan kanssa käymäsi yksityisen keskustelun listat viestiketjussa näet vain sinä, joten myös merkintöjen tila pysyy yksityisenä (siellä ei ole merkintöjä - tekijähän olisit aina sinä). Tavalliset luettelomerkityt listat (joissa ei pyydetä merkitsemään) näkyvät kuten ennenkin.

Tiedostojen luominen - näin se toimii

Kun pyydät tiedostoa (avustajapaneelissa tai viestiketjun kysymystilassa), AI valmistelee sisällön, ja Task Manager kokoaa tiedoston itse (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) ja tarjoaa latauslinkin. Näin tiedosto luodaan luotettavasti - vaikka AI ”unohtaisi” tiedostomuodon. Word-, PDF- ja HTML-tiedostot muodostetaan suoraan AI:n vastauksesta; laskentataulukot (Excel/CSV) edellyttävät taulukkomuotoisia tietoja.

Kun jokin ei toimi

Jos AI ei vastaa, viestiketjuun (tai paneeliin) ilmestyy tarkka syy, esim.: aikakatkaisu (yritä uudelleen tai valitse nopeampi malli kohdassa Asetukset → AI), virheellinen API-avain, kyselyrajan ylitys, malli ei ole saatavilla. Tämä ei ole hiljaisuutta - saat aina tiedon siitä, miten edetä.

Liitteiden sisällön lukeminen

AI näkee tehtävään/keskusteluun lisätyt liitteet ja osaa lukea niiden sisällön - sekä viestiketjun kysymystilassa (”AI-avustaja”-painike) että avustajapaneelissa (parhaillaan avoinna olevan tehtävän/keskustelun kohdalla), esimerkiksi:

• ”tee yhteenveto liitteen abc.docx sisällöstä” (viestiketjun kysymystilassa)
• ”tee yhteenveto liitteen raport.pdf sisällöstä” (avustajapaneelissa, kun kyseinen tehtävä on avoinna)

Vinkki: avustaja osaa hakea minkä tahansa käytettävissä olevan tehtävän/keskustelun sisällön ja liitteet sen nimen perusteella tai avoimesta näkymästä - sitä ei tarvitse avata. Jos liite on lisätty hetki sitten, avustaja näkee sen seuraavassa kysymyksessä (konteksti haetaan tietokannasta reaaliajassa).

Tuetut tekstimuodot: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) sekä PDF. Kuvat (JPG/PNG/GIF/WebP) analysoidaan visuaalisesti, jos AI-malli tukee kuvia - myös suuret valokuvat (ne pienennetään automaattisesti ennen mallille lähettämistä, joten myös isot kuvat saadaan kuvailtua).

Kun yhteenvedot ovat käytössä, avustajapaneeli osaa vastata myös samanaikaisesti USEIDEN tehtävien/keskustelujen liitteitä koskeviin kysymyksiin (esim. ”tee yhteenveto kaikkien tehtävien liitteiden tiedoista”) - käyttöoikeuksiesi rajoissa (vain tehtävät ja keskustelut, joihin sinulla on pääsy).

Paljon liitteitä yhdessä viestiketjussa? Järjestelmänvalvoja voi ottaa käyttöön kohdassa Asetukset → AI asetuksen ”Liitteiden AI-yhteenvedot”. Sovellus luo silloin jokaisesta tiedostosta (teksti- tai kuvatiedostosta) lyhyen yhteenvedon, minkä ansiosta avustaja pystyy käsittelemään jopa kymmeniä liitteitä (esim. ”tee yhteenveto kaikista liitteistä”). Tilat: automaattinen (taustalla, edellyttää cronia) tai manuaalinen (järjestelmänvalvoja klikkaa ”Käsittele nyt”). Yhteenvedot maksavat yhden API-kutsun tiedostoa kohden. Tiedostot, joita ei ole vielä indeksoitu, luetaan lennossa (rajoituksin), ja jos dataa on liikaa, avustaja pyytää rajaamaan hakua tai nimeämään tietyn tiedoston.

Lukee pitkät asiakirjat osissa. Kun tiedosto ei mahdu yhdellä kertaa käsiteltäväksi (esim. useita kymmeniä sivuja käsittävä kirje), avustaja saa ensimmäisen osan ja selkeän tiedon siitä, kuinka paljon tekstiä jätettiin pois - ja hakee itse lisää osia, kun niitä tarvitaan. Aiemmin teksti katkesi kesken lauseen ilman minkäänlaista merkkiä, minkä vuoksi avustaja saattoi antaa ymmärtää, että tiedosto on vioittunut tai puutteellinen.

Rajoitukset: vanhoja DOC-tiedostoja (binäärimuoto) ei lueta. Skannatut PDF-tiedostot (kuva ilman tekstikerrosta) eivät myöskään aukea (ei OCR:ää). Hyvin suuret tiedostot leikataan, mutta yläraja riippuu reitistä, jota pitkin tiedosto päätyy avustajalle: viestin liitteenä luetaan noin 50 kt tekstiä, tietolähteeksi merkitty tiedosto - jopa 300 000 merkkiä (avustaja saa sen noin 24 000 merkin erissä ja hakee lisää itse), ja tietopankin hakemisto tallentaa yhdestä tiedostosta enintään 54 000 merkkiä. Näiden rajojen yläpuolella AI näkee vain dokumentin alun.

Keskusteluhistoria

Avustaja muistaa käynnissä olevan viestiketjun kontekstin - jokaisella keskustelulla on oma historiansa, joka ei sekoitu muihin. Historia voidaan tallentaa tietokantaan (riippuen pääkäyttäjän asetuksista) tai nollata ikkunan sulkeutuessa. Viestiketjut ovat yksityisiä - kukaan muu ei näe niitä, ei edes pääkäyttäjä.

AI-asetukset (vain pääkäyttäjä)

Siirry kohtaan Asetukset → AI-välilehti. Määritä:

• AI-palveluntarjoaja: OpenAI, Gemini, Claude tai Grok
• Palveluntarjoajan API-avain
• AI-malli - valitse palveluntarjoajan API:sta haettavasta listasta
• Vastauksen enimmäispituuden - tokenraja (1024-16384)

Muistutukset

Avustaja osaa asettaa henkilökohtaisia muistutuksia (tehtävistä ja keskusteluista riippumattomia):

• ”Muistuta minua tänään klo 18:15 tapaamisesta Marekin kanssa”
• ”Muistuta minua 30 minuutin kuluttua raportin lähettämisestä”
• ”Muistuta minua huomenna klo 9 laskusta”

Avustaja näyttää vahvistuksen päivämäärällä ja kellonajalla - hyväksymisen jälkeen muistutus tallennetaan. Määritettynä ajankohtana saat ilmoituksen (toast) sovelluksessa.

Sähköposti vain pyydettäessä. Avustajan luomat tapahtumat ovat oletuksena ilman sähköposti-ilmoitusta - saat niistä ilmoituksen sovelluksessa, siinä kaikki. Jos haluat myös sähköpostin, sano se erikseen: ”muistuta minua huomenna klo 9 laskusta ja lähetä siitä myös sähköposti”. (Kalenterissa sama asetus löytyy valintaruudusta ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse”.)

Tapahtuma täydellä kuvauksella. Yhdessä lauseessa voit antaa kaiken, mitä asetat kalenterissa käsin:

• alkamis- ja päättymisajat - ”tapahtuma Tarjouksen tarkistus huomenna klo 12:45-13:30”
• työtila - ”...Teknisessä työtilassa” (nimi riittää)
• osallistujat - ”...Kasią Dąbrowskąn ja Olą Wójcikin kanssa”; kukin henkilö saa oman kopion tapahtumasta (ja oman ilmoituksen)
• merkin väri - oranssi, violetti, pinkki, sininen, vihreä, harmaa

Voit lisätä osallistujiksi vain henkilöitä, joiden kanssa jaat työtilan. Jos sama etunimi sopii useaan henkilöön (esim. pelkkä ”Piotr”), avustaja pyytää koko nimen - se ei kutsu ketään sattumanvaraisesti.

Tärkeää: muistutus luodaan vasta, kun klikkaat vahvistusikkunassa ”Kyllä, suorita”. Avustajan vastaus ei itsessään tallenna mitään - jos vahvistusikkunaa ei tullut näkyviin, muistutusta ei ole. Voit tarkistaa tallennettujen muistutusten luettelon komennolla ”näytä muistutukseni”.

Sähköposti vaatii CRON-ajastuksen (pääkäyttäjän tehtävä). Ilmoitus (toast) sovelluksessa toimii aina, mutta sähköpostin lähetys sovelluksen ollessa suljettuna vaatii toistuvan tehtävän palvelimella:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Palveluntarjoajat, joilla on HTTP-cron (cyberfolks, nazwa.pl), voivat sen sijaan kutsua minuutin välein osoitetta https://domena/ai_agent_runner.php?token=… (token löytyy tiedostosta includes/config.php). Jos sovellus havaitsee, ettei cron ole koskaan käynnistynyt, muistutusta asettaessasi näytetään varoitus - ilman cronia sähköpostit lähtevät vain silloin, kun joku parhaillaan käyttää sovellusta.

Tehtävän MÄÄRÄAIKAA vahtivat muistutukset

Päivämäärän antamisen sijaan voit kiinnittää muistutuksen tehtävän määräaikaan:

• ”muistuta minua tästä tehtävästä päivää ennen määräaikaa” (tehtävän viestiketjun kysymystilassa)
• ”muistuta minua 2 tuntia ennen tehtävän määräaikaa tehtävästä Tarjous Meblexille” (avustajapaneelissa)
• ”muistuta minua määräpäivän aamuna” / ”…kun tehtävä on tälle päivälle”
• ”muistuta määräaikana” - täsmälleen määräajan kellonaikaan

Sovellus laskee ajankohdan automaattisesti tehtävän määräajan perusteella (jos määräajalle ei ole asetettu kellonaikaa, se käyttää aikaa 9:00). Kun muutat tehtävän määräaikaa, muistutus siirtyy sen mukana - sitä ei tarvitse asettaa uudelleen. Jos ”ennen määräaikaa” -ajankohta on muutoksen jälkeen jo mennyt mutta määräaikaan on vielä aikaa, muistutus lähetetään seuraavana mahdollisena ajankohtana. Jos määräaika on mennyt tai se on poistettu, muistutus perutaan.

Tehtävää, jolla ei ole määräaikaa, ei voi ”pitää silmällä” - avustaja kertoo siitä ja ehdottaa tavallista muistutusta tietylle päivälle ja kellonajalle.

Päivittäinen tehtäväyhteenveto (”tänään / myöhässä”)

Kohdassa Asetukset → Profiili → Päivittäinen tehtäväkooste voit ottaa käyttöön yhden päivittäisen ilmoituksen valitsemanasi kellonaikana (oletuksena klo 8.00), jossa on yhteenveto: kuinka monta tehtävää sinulla on tänään ja kuinka monta on myöhässä, otsikoineen. Kooste koskee vain sinulle osoitettuja tehtäviä (keskeneräisiä ja arkistoimattomia), se saapuu kerran vuorokaudessa ja se toimitetaan samalla tavalla kuin muistutukset

• ilmoituksena sovelluksessa, ja sovelluksen ollessa suljettuna sähköpostitse (vaatii CRON-ajastuksen).

Hallinta: ”näytä muistutukseni” (luettelo määräaikoineen ja tunnisteineen) ja ”peru muistutus …” (peruminen luettelossa olevan tunnisteen perusteella). Jos annat kellonajan, joka on tänään jo mennyt, avustaja kysyy, tarkoititko huomista. Jos et anna kellonaikaa, käytetään aikaa 9:00. Enintään 50 aktiivista muistutusta.

AI:n toimintojen todentaminen

Sovellus varmistaa, ettei AI ilmoita sinulle toimista, joita se ei ole tehnyt. Jos vastauksessa vahvistetaan jokin asia (esim. ”asetin muistutuksen”), vaikka toimintoa ei todellisuudessa tehty, vastauksen alla näkyy keltainen ”Oikaisu”-lohko, jossa kerrotaan, mitä todella tapahtui ja miten saat haluamasi aikaan (esim. millä ilmauksella voit pyytää tehtävälomakkeen avaamista tai oikean muistutuksen luomista). Sähköpostien lähettäminen edellyttää aina vahvistustasi ”Lähetä”-painikkeella.

Sähköposti tietolähteissä

Sähköpostilaatikot ja sähköpostiketjut voi valita tietolähteeksi vasta, kun ylläpitäjä ottaa tämän käyttöön kohdassa Asetukset → AI (”Salli sähköpostin käyttö AI:n tietolähteenä”). Ominaisuus on oletusarvoisesti pois käytöstä, koska viestien sisältö sisältää kolmansien osapuolten tietoja ja päätyy ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle. Kun ominaisuus on käytössä, jokainen näkee lähteitä valitessaan vain omat sähköpostilaatikkonsa.

Osoittamalla kansion Dokumenteista annat avustajalle sekä tiedostot että muistiinpanot, jotka siinä sijaitsevat (mukaan lukien alikansiot).

Internet-yhteys

Jos ylläpitäjä on antanut sinulle oikeuden käyttää internet-yhteydellä varustettua AI-avustajaa (Käyttäjät-ikkunassa), avustaja voi hakea yksittäisen verkkosivun sisällön - esimerkiksi tarkistaa, onko asiakkaan sähköpostiosoitteessa mainittu verkkotunnus olemassa ja mitä sivustolla on. Pyydä esimerkiksi: ”tarkista sivusto example.com ja kerro, mitä yritys tekee”.

Tämä ei ole hakukone - avustajan on tiedettävä sivun osoite (käyttäjä antaa sen tai se muodostetaan sähköpostiosoitteen verkkotunnuksesta). Ilman oikeutta avustaja vastaa rehellisesti, ettei sillä ole internet-yhteyttä.