AI-avustaja

Miten avustajan avaa?

Napsauta näkymäkuvaketta yläpalkissa ja valitse AI-avustaja - Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vierestä. Sama valikko löytyy jokaisen näistä ikkunoista otsikosta (ensimmäinen kuvake painikkeiden vasemmalla puolella), joten voit vaihtaa näkymää palaamatta yläpalkkiin. Nämä neljä ikkunaa vievät saman tilan: yhden valitseminen sulkee edellisen, ja muistettu asettelu (koko ruutu / telakoitu) koskee kaikkia.

Kelluva turkoosi pallo näytön kulmassa on poistunut - samoin sen sijainti- ja piilotusasetukset. Avustajalla on nyt yksi sisäänkäynti, yhteinen muiden näkymien kanssa.

Ikkuna näyttää ja käyttäytyy kuin Kalenteri, Taulu ja Muistiinpanot: otsikon kuvakkeella telakoit sen näytön alareunaan (pienenee pilleriksi - klikkaus palauttaa), vaihdat vaalean/tumman teeman (yhteinen kaikille neljälle ikkunalle) ja piilotat viestiketjulistan, kun tarvitset leveämmän keskustelun. Asettelu muistetaan, joten seuraava avaus käynnistyy siitä, mihin jäit.

Viestiketjut - erilliset keskustelut yhden virran sijaan

Ikkunan vasemmalla puolella on viestiketjulista. Jokainen viestiketju on erillinen keskustelu: oma nimi, oma historia ja oma tietolähteiden kokoelma. Aiempi historia ei katoa - ensimmäisellä avauskerralla se jaetaan automaattisesti viestiketjuiksi sen mukaan, missä kontekstissa keskustelu käytiin.

• Uusi viestiketju - ”+ Uusi”-painike listan yläpuolella. Käynnistyy yleisenä (näkee vain omat tehtäväsi); lähteet lisäät itse keskustelun yläpuolella olevalla painikkeella. Jos haluat aloittaa samalla tietokokoelmalla kuin nykyinen keskustelu, käytä Monista lähteineen -toimintoa ⋮-valikosta. Nimi muodostuu automaattisesti ensimmäisestä kysymyksestä; voit muuttaa sitä napsauttamalla otsikkoa keskustelun yläpuolella tai ⋮-valikon kautta.
• Suosikit - tähti viestiketjun vieressä (tai ⋮-valikko). Suosikit pysyvät listan yläreunassa.
• Haku ja suodattimet - hakukenttä käy läpi keskustelujen nimet ja sisällön (näyttää osumien määrän). Suodatinpainike rajaa listan työtilan, aikavälin, lähdetyypin, suosikkien tai niiden keskustelujen mukaan, joissa avustaja muutti jotain (loi tehtävän, vaihtoi tilan, asetti muistutuksen). Kun jokin suodatin on käytössä, painikkeessa on sininen piste - myös valikon sulkemisen jälkeen.
• Viestiketjun ⋮-valikko: nimen muutos, suosikki, Monista lähteineen (uusi keskustelu samalla tietokokoelmalla) ja poisto. Tietolähteitä muutetaan keskustelun yläpuolella olevalla painikkeella.
• Vetäminen: järjestät viestiketjut listalla haluamallasi tavalla - tartu ja siirrä. Pudottaminen Suosikit-osioon lisää viestiketjun suosikkeihin (ja päinvastoin). Ensimmäisen vetämisen jälkeen lista vaihtuu Manuaalinen-järjestykseen; palaat toiseen järjestykseen lajittelupainikkeella.

Tietolähteet - mitä avustaja näkee

Keskustelun otsikon alla on Lähteet-painike. Konteksti ei ole enää yksi valinta (”tämä tehtävä TAI tuo keskustelu”) - se on kokoelma: voit osoittaa kerralla useita tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, koko työtilan ja kalenterin.

Valintaikkunaa selataan kuten Tiedostoja - etenet syvemmälle taso kerrallaan: työtila → sen tehtävät ja keskustelut → viestiketju → sen kansiot, tiedostot ja muistiinpanot; erikseen Dokumentit (omat yksityiset kansiosi) ja Sähköposti. Sääntö on sama jokaisella tasolla: rivin napsautus valitsee kyseisen kohteen lähteeksi (valintamerkki oikealla), ja nuoli › vie syvemmälle. Yläreunan ”‹”-palkki palaa tason verran. Yläreunan haku etsii kaikesta kerralla.

Käytettävissä olevat lähdetyypit:

• Omat tehtävät - oletus; lista omista tehtävistäsi, kuten aiemminkin.
• Kalenteri - tulevat määräajat (oletuksena 7 päivää).
• Työtila - koko työtilan tehtävät ja keskustelut.
• Tehtävä / Keskustelu / Muistiinpano - tietty kohde, valittu puurakenteesta tai hausta. Tehtävän tai keskustelun valinta ottaa mukaan myös siihen liitetyt tiedostot - sekä viesteistä että Tiedostot-moduulissa lisätyt (näkyvät puussa muodossa ”Työtila / viestiketjun nimi”). Niitä ei tarvitse etsiä erikseen; viestiketjun nimen kohdalla näkyy, kuinka monta tiedostoa se kantaa mukanaan. Pitkä muistiinpano luetaan kokonaan - avustaja ottaa sen osissa ja hakee itse lisää tarvittaessa. Sinulle se on silti yksi muistiinpano: mitään ei tarvitse jakaa tai lyhentää, ja muistiinpanoa ja tiedostoa käsitellään samalla tavalla (versiosta 2.2.272 alkaen).
• Tiedostot - ”Kaikki tiedostoni”, valittu kansio (alikansioineen) tai yksittäinen tiedosto; AI lukee tekstidokumenttien sisällön (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Työtilan kansiot löydät menemällä kyseiseen työtilaan, yksityiset kansiot - menemällä kohtaan Dokumentit; alikansioon siirrytään nuolella, kuten Tiedostot-ikkunassa.
• Sähköposti - Oma postilaatikkosi (viestiketjujen luettelo + uusimpien sisältö) tai yksittäinen sähköpostiviestiketju (löydät sen lähteiden hausta). Sähköposti - postilaatikot -osio näkyy vain, kun pääkäyttäjä on ottanut sähköpostin käyttöön AI:n tietolähteenä (Asetukset → AI, oletuksena pois päältä) ja vain omille postilaatikoillesi - kukaan, ei edes pääkäyttäjä, ei voi osoittaa toisen postia. Muista: osoitetun lähteen sisältö lähetetään ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle; sähköposti ei koskaan päädy taustalla indeksoituun tietopankkiin.

Luettelon alla näkyy käyttöasteen palkki - kuinka paljon tietoa mahtui mukaan. Kun osoitat enemmän kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo suoraan, mitä se jätti huomiotta (ensin karsiutuvat yleiset alueet, suoraan mainitut tehtävät jäävät mukaan). Näet vain sen, mihin sinulla on oikeus - lähde, johon olet menettänyt käyttöoikeuden, jätetään pois seuraavassa kysymyksessä.

Liitteet avustajan paneelissa

Kirjoituskentässä on paperiliitin (📎) - voit liittää tiedostoja suoraan keskusteluun avustajan kanssa. Voit myös liittää tiedoston tai kuvakaappauksen leikepöydältä (Ctrl/Cmd+V) suoraan keskustelukenttään - se lisätään keskusteluun samalla tavalla kuin paperiliittimen kautta lisätty tiedosto. AI lukee tiedostojen sisällön vastauksessaan (tuetut muodot alla). Näin liitetyt tiedostot ovat istuntokohtaisia (koskevat vain käynnissä olevaa keskustelua).

Mitä näet vastausta odottaessa

Kun avustaja työskentelee, animoitujen pisteiden vieressä näkyy lyhyt kuvaus vaiheesta - esim. „Luen liitteitä…", „Käyn läpi lähteitä: omat tehtäväni, sähköpostin", „Käännän…", „Mietin…", ja pidempään kestäessä „Kirjoitan vastausta…". Vaiheet vastaavat avustajan työn todellista järjestystä ja sitä, mitä olet keskustelussa määrittänyt (tietolähteet, liitteet, pyynnön laji).

Mitä avustaja osaa tehdä?

Avustaja tuntee tehtäväsi, keskustelusi ja työtilasi. Se osaa:

• Vastata kysymyksiin tehtävistäsi, määräajoista, vastuuhenkilöistä
• Lähettää sähköposteja - esim. „lähetä sähköposti osoitteeseen jan@firma.pl tehtävän X6 yhteenvedolla".
• Luoda ladattavia tiedostoja - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) tai CSV. Esim. „tee PDF tehtävän X6 yhteenvedosta" tai „luo Word-raportti". Avustaja hakee tehtävän sisällön, laatii asiakirjan ja antaa latauslinkin. Lähettäessään sähköpostia avustaja käyttää omaa henkilökohtaista SMTP-tiliäsi (Asetukset → Profiili → „Lähetys omasta sähköpostiosoitteestasi"). Jos sitä ei ole määritetty, avustaja kertoo siitä ja pyytää ottamaan oman SMTP-määrityksen käyttöön - viestiä ei tällöin lähetetä.
• Hakea minkä tahansa käytettävissäsi olevan tehtävän/keskustelun sisällön avaamatta sitä. Riittää, että mainitset sen nimeltä, esim. „tee yhteenveto tehtävästä Rekrytointi" tai „mitä sovittiin keskustelussa Markkinointi". Avustaja hakee tällöin sen koko sisällön, viestit ja liitteet (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Suorittaa toimintoja sovelluksessa: luoda tehtäviä, avata ikkunoita, suodattaa luetteloa, muuttaa tiloja
• Siirtää kalenterin tapahtumia - esim. „siirrä kaikki tämänpäiväiset tapahtumat huomiselle" tai „siirrä perjantain tapaamiset seuraavalle arkipäivälle klo 12.00". Ennen kuin mitään siirretään, saat kortin vahvistettavaksi; siirron jälkeen avustaja kertoo tarkalleen, mitä se muutti. Tapahtumien kellonajat pysyvät ennallaan (ellet anna uutta), eikä tehtävien määräaikoihin kiinnitettyjä muistutuksia siirretä - niiden ajankohta lasketaan tehtävän määräajasta.
• Luoda kalenterin tapahtumia - kellonajoilla, työtilalla, osallistujilla ja värillä, esim. „tapahtuma Tarjouksen tarkistus huomenna klo 12.45-13.30 työtilassa Tekninen, osallistujana Kasia Dąbrowska, väri vihreä". Oletuksena ilman sähköposti-ilmoitusta - pyydä sitä erikseen („lähetä myös sähköpostilla").
• Valmistella automaatioita säännön kuvauksen perusteella. Valmis luonnos ei keskeytä keskustelua: vastauksen alle ilmestyy kortti „Siirry Automaatioihin" - klikkaat sitä, kun haluat tarkastella ja tallentaa sen.
• Auttaa tehtävien kuvausten, sähköpostien ja muistiinpanojen kirjoittamisessa
• Ilmoittaa myöhässä olevista tehtävistä, poissaolevista työtovereista

Avustajalla on pääsy vain niihin tehtäviin ja keskusteluihin, joihin sinulla on oikeudet (pääkäyttäjällä - kaikkiin). Hyvin laajoihin kysymyksiin („etsi kaikista tehtävistä…") avustaja voi hakea kerrallaan vain muutaman parhaiten sopivan kohteen.

Esimerkkejä komennoista

• ”Näytä myöhässä olevat tehtäväni”
• „Luo tehtävä X, määräaika perjantaihin, ja vastuuhenkilöksi Anna"
• „Muuta tehtävän X tila valmiiksi"
• „Siirry työtilaan HR"
• „Avaa asetusikkuna"
• „Näytä vain keskustelut"
• „Järjestä tehtävät aakkosjärjestykseen"
• „Miten lisään uuden käyttäjän?"

Kaunista teksti (muokkaus editorissa)

Jokaisen editorin työkalurivillä (tehtävän kuvaus, viesti tehtävässä/keskustelussa, viestin muokkaus) löydät tähdillä varustetun taikasauvan ✨-kuvakkeen - Kaunista teksti.

Klikkauksen jälkeen AI muokkaa tekstiäsi luontevasti suoraan editorissa: korjaa kirjoitusvirheet, oikeinkirjoituksen, kieliopin ja välimerkit sekä siistii tyyliä - kirjoittaen luontevasti ja yksinkertaisesti (kuin tarkkaavainen ihminen, ilman virkakielistä pönötystä). Se hyödyntää käynnissä olevan tehtävän tai keskustelun aihetta/kuvausta nimeämisen yhtenäistämiseksi. Se ei keksi uusia faktoja tai yksityiskohtia eikä lisää muodollisuutta.

Säilyttää asettelusi. Olemassa oleva muotoilu pysyy koskemattomana: luettelot (numeroidut/luetelmamerkeillä), lihavoinnit, kappaleet, hymiöt ja kuvakkeet (✅, →) sekä välilyönnit yksiköissä („200 ms", „5 min"). Kaunista muokkaa vain sisältöä olemassa olevan rakenteen sisällä - se ei muuta kappaleita luetteloiksi eikä päinvastoin. Kohdat, joissa on linkki keskellä lausetta, jätetään koskematta, jottei linkki katoa.

Näkyviin tulee ilmoitus „Teksti kaunistettu - peruuta klikkaamalla" - klikkaus palauttaa edellisen version.

Painike näkyy vain, kun pääkäyttäjä on määrittänyt AI:n ja sinulla on oikeus käyttää AI:ta kyseisessä yhteydessä (tehtävissä tai keskusteluissa). Toiminto muuttaa vain editorin tekstiä - mitään ei lähetetä eikä tallenneta, ennen kuin itse lähetät/tallennat viestin.

AI-avustaja tehtävän ja keskustelun viestiketjussa

Jokaisen tehtävän ja keskustelun vastauskentässä (myös Sähköpostissa) on kaksi nimettyä AI-painiketta:

• AI-avustaja (violetti pallo) - kytkee editorin yksityiseen kysymystilaan. Editori muuttuu violetiksi, ja sen yläpuolella oleva palkki kertoo: „Kysymys AI-avustajalle - vain sinä näet sen, se ei mene osallistujille". Kysymyksen ja vastauksen näkee vain kirjoittaja - vastaus ilmestyy viestiketjuun merkinnällä VAIN SINULLE. Painikkeen uudelleen klikkaus palauttaa tavalliset viestit.
• Jäsennä - klikkaus avaa valikon, jossa on neljä viestiketjun lukutilaa: Alkuperäinen sisältö (kytkee AI:n pois päältä), Kaunista (sama sisältö lyhyempänä ja siistimpänä, minä-muodossa), Tiivistä (1-2 lausetta per viesti) sekä Asiantuntija (asiantuntevasti, rivillä „Asiantuntijan huomio" - neuvo, riski tai kysymys, joka kannattaisi tarkentaa). AI käsittelee 8 viestin erissä (uusimmista alkaen); viestiketjun yläreunaan ilmestyy palkki, jossa näkyy tilan nimi, ja sen alle painike „Jäsennä vanhemmat viestit (N)", joka hakee lisää eriä. Tulos on voimassa vain istunnon ajan, eikä sitä tallenneta minnekään; jokaisen käsitellyn viestin alla on huomautus „AI voi tehdä virheitä". Kerran laskettu tila vaihtuu heti - saman istunnon aikana voit vaihtaa tilojen välillä odottamatta.

Kysymystilassa avustaja näkee viestiketjun sisällön ja liitteet, ja se osaa luoda ladattavan tiedoston (Word/PDF/HTML), esim. „tee Word-tiedosto tämän viestiketjun yhteenvedosta". AI kirjoittaa sisällön, ja sovellus kokoaa valmiin tiedoston ja lisää viestiketjuun painikkeen „Lataa …".

Mitä voi pyytää luonnollisella kielellä

Erikoiskomentoja ei ole - kaiken pyydät tavallisella lauseella, joko AI-avustajan ikkunassa tai viestiketjun kysymystilassa. Esimerkkejä:

Muutama sääntö, jotka eivät muutu:

• Sähköpostien lähetys vaatii aina vahvistuksesi - AI ei koskaan lähetä sähköpostia itsenäisesti. Käytössä on oma henkilökohtainen SMTP-tilisi (Asetukset → Profiili → „Lähetys omasta sähköpostiosoitteestasi").
• Muistutuksista ja ajastetuista toiminnoista huolehtii AI-agentti - kuten tähänkin asti (yksityiskohdat alla). Sanalliset määräajat („huomenna klo 9", „viikon päästä") muunnetaan konkreettisiksi päivämääriksi.
• Luettelon suodatus tehtävissä/keskusteluissa toimii vain avustajan ikkunassa (esim. „näytä suosikkikeskustelut", „prioriteetti korkea, tila käynnissä").

Tehtävien luominen viestiketjusta

Ota tehtävän tai keskustelun viestiketjussa käyttöön kysymystila painikkeella „AI-avustaja" ja pyydä uutta tehtävää - samalla tavalla kuin sivupaneelissa:

• „Luo uusi tehtävä samalla briiffillä ja määräajalla 30. heinäkuuta"
• „Luo tehtävä: valmistele neljännesvuosiraportti, määräaika huomenna"
• „Luo tehtävä: Tarjous Meblexille, määräaika perjantai, vastuuhenkilöksi Marek"

Avustaja kokoaa tiedot ja avaa sinulle „Lisää tehtävä" -ikkunan täytetyillä kentillä: käynnissä olevan viestiketjun työtila, aihe, sisältö, määräaika, prioriteetti ja vastuuhenkilöt. Tehtävä syntyy vasta, kun klikkaat „Tallenna" - voit ennen sitä korjata mitä tahansa kenttää tai sulkea ikkunan (tällöin mitään ei synny).

Muutama yksityiskohta, joka kannattaa tietää:

• „samalla briiffillä" siirtää käynnissä olevan tehtävän kuvauksen sellaisenaan (ilman tiivistämistä). Ilman tätä pyyntöä avustaja laatii uuden kuvauksen sen perusteella, mitä kirjoitit - se ei kopioi toisen briiffiä.
• Sanalliset määräajat („30. heinäkuuta", „perjantai", „viikon päästä", „huomenna") muunnetaan konkreettiseksi päivämääräksi.
• Ikkuna avautuu vain sinulle - viestiketjun muut osallistujat eivät näe keskusteluasi avustajan kanssa. Sivun päivittäminen tai viestiketjuun uudelleen siirtyminen ei avaa ikkunaa toistamiseen.

Keskustelu avustajan kanssa viestiketjussa on aina yksityinen - kysymyksen ja vastauksen (mukaan lukien muistutuksen, joka ilmoittautuu määrättynä aikana) näet vain sinä. Itse „Tallenna"-painikkeella luotu tehtävä on jo tavallinen, osallistujille näkyvä tehtävä.

Merkittävät tarkistuslistat

Voit pyytää AI:lta rastitettavaa listaa - avustajan paneelissa tai viestiketjun kysymystilassa:

• „Tee tarkistuslista: soita Michałille, vastaa NBP:lle, laadi lasku"
• „Tee to-do-lista valintaruuduilla: …"

AI palauttaa kohdat napsautettavina kortteina, joissa on valintaruutu. Klikkaa kohtaa merkitäksesi sen tehdyksi (uusi klikkaus peruuttaa merkinnän). Merkintöjen tila on yhteinen kaikille, joilla on pääsy kyseiseen viestiin - kun kuka tahansa merkitsee kohdan, muut osallistujat näkevät saman tilan (tallennetaan palvelimelle, päivittyy reaaliajassa). Siksi jokaisen merkityn kohdan vieressä näkyy merkintä siitä, kuka sen merkitsi - pieni avatar ja etunimi oikealla, ja hiiren viedessä päälle koko nimi päivämäärineen ja kellonaikoineen. Merkintä katoaa, kun joku poistaa valinnan. Yksityisen, viestiketjussa käydyn avustajakeskustelun listat näet vain sinä, joten myös merkintöjen tila pysyy yksityisenä (siellä ei ole merkintöjä - se olisit joka tapauksessa aina sinä itse). Tavalliset luetelmalistat (ilman pyyntöä merkitä kohtia) näkyvät kuten ennenkin.

Tiedostojen luominen - näin se toimii

Kun pyydät tiedostoa (avustajan paneelissa tai viestiketjun kysymystilassa), AI valmistelee sisällön, ja Task Manager kokoaa itse tiedoston (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) ja tarjoaa latauslinkin. Näin tiedosto syntyy luotettavasti - vaikka AI „unohtaisi" muodon. Word/PDF/HTML rakennetaan suoraan AI:n vastauksesta; taulukot (Excel/CSV) vaativat taulukkomuotoista dataa.

Kun jokin ei toimi

Jos AI ei vastaa, viestiketjuun (tai paneeliin) ilmestyy tarkka syy, esim.: aikakatkaisu (yritä uudelleen tai valitse nopeampi malli kohdassa Asetukset → AI), virheellinen API-avain, kyselyrajan ylitys, malli ei ole saatavilla. Tämä ei ole hiljaisuutta - saat aina tiedon siitä, miten edetä.

Liitteiden sisällön lukeminen

AI näkee tehtävään/keskusteluun lisätyt liitteet ja osaa lukea niiden sisällön - sekä viestiketjun kysymystilassa (painike „AI-avustaja") että avustajan paneelissa (parhaillaan avoinna olevalle tehtävälle/keskustelulle), esim.:

• „tee yhteenveto liitteen abc.docx sisällöstä" (viestiketjun kysymystila)
• „tee minulle yhteenveto liitteen raportti.pdf sisällöstä" (avustajan paneelissa, kun tämä tehtävä on avoinna)

Vinkki: avustaja osaa hakea minkä tahansa käytettävissä olevan tehtävän/keskustelun sisällön ja liitteet sen nimen perusteella tai avoimesta näkymästä - sitä ei tarvitse avata. Jos liite on lisätty hetki sitten, avustaja näkee sen seuraavassa kysymyksessä (konteksti haetaan tietokannasta reaaliajassa).

Tuetut tekstimuodot: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) sekä PDF. Kuvat (JPG/PNG/GIF/WebP) analysoidaan visuaalisesti, jos AI-malli tukee kuvia - myös suuret valokuvat (ne pienennetään automaattisesti ennen mallille lähettämistä, joten myös isot kuvat saadaan kuvailtua).

Kun tiivistelmät on otettu käyttöön, avustajan paneeli osaa vastata myös kysymyksiin, jotka koskevat liitteitä USEASTA tehtävästä/keskustelusta kerralla (esim. „tee yhteenveto kaikkien tehtävien liitteiden tiedosta") - käyttöoikeuksiesi rajoissa (vain tehtävät ja keskustelut, joihin sinulla on pääsy).

Paljon liitteitä samassa viestiketjussa? Pääkäyttäjä voi ottaa kohdassa Asetukset → AI käyttöön „Liitteiden AI-tiivistelmät". Sovellus luo tällöin lyhyen tiivistelmän jokaisesta tiedostosta (tekstistä tai kuvasta), minkä ansiosta avustaja selviytyy jopa kymmenistä liitteistä (esim. „tee yhteenveto kaikista liitteistä"). Tilat: automaattinen (taustalla, vaatii cronin) tai manuaalinen (pääkäyttäjä klikkaa „Käsittele nyt"). Tiivistelmät maksavat yhden API-kutsun per tiedosto. Vielä indeksoimattomat tiedostot luetaan sitä mukaa (rajoitetusti), ja jos dataa on liikaa, avustaja pyytää rajaamaan hakua tai nimeämään tietyn tiedoston.

Lukee pitkät asiakirjat osissa. Kun tiedosto ei mahdu yhdellä kertaa käsiteltäväksi (esim. useita kymmeniä sivuja käsittävä kirje), avustaja saa ensimmäisen osan ja selkeän tiedon siitä, kuinka paljon tekstiä jätettiin pois - ja hakee itse lisää osia, kun niitä tarvitaan. Aiemmin teksti katkesi kesken lauseen ilman minkäänlaista merkkiä, minkä vuoksi avustaja saattoi antaa ymmärtää, että tiedosto on vioittunut tai puutteellinen.

Rajoitukset: vanhempia DOC-tiedostoja (binaarimuotoisia) ei lueta. Skannatut PDF-tiedostot (kuva ilman tekstikerrosta) eivät tule luetuiksi (ei OCR:ää). Hyvin suuret tiedostot katkaistaan (noin 50 kt tekstiä), joten AI saattaa nähdä vain laajan asiakirjan alun.

Keskusteluhistoria

Avustaja muistaa käynnissä olevan viestiketjun kontekstin - jokaisella keskustelulla on oma historiansa, joka ei sekoitu muihin. Historia voidaan tallentaa tietokantaan (riippuen pääkäyttäjän asetuksista) tai nollata ikkunan sulkeutuessa. Viestiketjut ovat yksityisiä - kukaan muu ei näe niitä, ei edes pääkäyttäjä.

AI-asetukset (vain pääkäyttäjä)

Siirry kohtaan Asetukset → AI-välilehti. Määritä:

• AI-palveluntarjoaja: OpenAI, Gemini, Claude tai Grok
• Palveluntarjoajan API-avain
• AI-malli - valitse palveluntarjoajan API:sta haettavasta listasta
• Vastauksen enimmäispituus - tokenraja (1024-16384)

Muistutukset

Avustaja osaa asettaa henkilökohtaisia muistutuksia (tehtävistä ja keskusteluista riippumattomia):

• „Muistuta minua tänään klo 18.15 tapaamisesta Marekin kanssa"
• „Muistuta minua 30 minuutin kuluttua raportin lähettämisestä"
• „Muistuta minua huomenna klo 9 laskusta"

Avustaja näyttää vahvistuksen päivämäärällä ja kellonajalla - hyväksymisen jälkeen muistutus tallennetaan. Määritettynä ajankohtana saat ilmoituksen (toast) sovelluksessa.

Sähköposti vain pyydettäessä. Avustajan luomat tapahtumat ovat oletuksena ilman sähköposti-ilmoitusta - saat ne vain sovelluksessa. Kun haluat myös sähköpostin, sano se suoraan: „muistuta minua huomenna klo 9 laskusta ja lähetä myös sähköpostilla". (Kalenterissa sama kytkin on valintaruutuna „Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse".)

Tapahtuma täydellä kuvauksella. Yhdessä lauseessa voit antaa kaiken, mitä asetat kalenterissa käsin:

• kellonajat alkaen-päättyen - „tapahtuma Tarjouksen tarkistus huomenna klo 12.45-13.30"
• työtila - „...työtilassa Tekninen" (pelkkä nimi riittää)
• osallistujat - „...Kasia Dąbrowskan ja Ola Wójcikin kanssa"; jokainen näistä henkilöistä saa oman kopionsa tapahtumasta (ja oman ilmoituksensa)
• merkin väri - oranssi, violetti, pinkki, sininen, vihreä, harmaa

Osallistujia voit lisätä vain niiden henkilöiden joukosta, joiden kanssa jaat työtilan. Kun nimi täsmää useaan henkilöön (esim. pelkkä „Piotr"), avustaja pyytää etu- ja sukunimeä - se ei kutsu ketään „umpimähkään".

Tärkeää: muistutus syntyy vasta, kun klikkaat „Kyllä, tee se" vahvistusikkunassa. Pelkkä avustajan vastaus ei tallenna mitään - jos vahvistusikkuna ei ilmestynyt, muistutusta ei ole. Todella tallennettujen muistutusten listan näet komennolla „näytä muistutukseni".

Sähköposti vaatii CRON-ajastuksen (pääkäyttäjän tehtävä). Ilmoitus (toast) sovelluksessa toimii aina, mutta sähköpostin lähetys sovelluksen ollessa suljettuna vaatii toistuvan tehtävän palvelimella:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Palveluntarjoajat, joilla on HTTP-cron (cyberfolks, nazwa.pl), voivat sen sijaan kutsua minuutin välein osoitetta https://domena/ai_agent_runner.php?token=… (token löytyy tiedostosta includes/config.php). Jos sovellus havaitsee, ettei cron ole koskaan käynnistynyt, muistutusta asettaessasi näytetään varoitus - ilman cronia sähköpostit lähtevät vain silloin, kun joku parhaillaan käyttää sovellusta.

Tehtävän MÄÄRÄAIKAA vahtivat muistutukset

Päivämäärän antamisen sijaan voit kiinnittää muistutuksen tehtävän määräaikaan:

• „muistuta minua tästä tehtävästä päivä ennen määräaikaa" (tehtävän viestiketjun kysymystila)
• „muistuta minua 2 tuntia ennen tehtävän Tarjous Meblexille määräaikaa" (avustajan paneeli)
• „muistuta minua aamulla määräaikana" / „…kun tehtävä on tänään"
• „muistuta määräaikana" - täsmälleen määräajan kellonaikana

Sovellus laskee ajankohdan itse tehtävän määräajasta (kun määräajalla ei ole kellonaikaa, oletuksena käytetään klo 9.00). Kun muutat tehtävän määräaikaa, muistutus siirtyy sen mukana - sitä ei tarvitse asettaa uudelleen. Jos muutoksen jälkeen „ennen määräaikaa" -hetki on jo mennyt, mutta itse määräaika on vielä edessä, muistutus ilmoittautuu seuraavassa mahdollisessa tilaisuudessa; jos määräaika on mennyt tai poistettu, muistutus perutaan.

Tehtävää ilman määräaikaa ei voi „vahtia" - avustaja kertoo tästä ja ehdottaa tavallista muistutusta tiettynä päivänä ja kellonaikana.

Päivittäinen tehtäväkooste („tänään / myöhässä")

Kohdassa Asetukset → Profiili → Päivittäinen tehtäväkooste voit ottaa käyttöön yhden päivittäisen ilmoituksen valitsemanasi kellonaikana (oletuksena klo 8.00), jossa on yhteenveto: kuinka monta tehtävää sinulla on tänään ja kuinka monta on myöhässä, otsikoineen. Kooste koskee vain sinulle osoitettuja tehtäviä (keskeneräisiä ja arkistoimattomia), se saapuu kerran vuorokaudessa ja se toimitetaan samalla tavalla kuin muistutukset

• ilmoituksena sovelluksessa, ja sovelluksen ollessa suljettuna sähköpostitse (vaatii CRON-ajastuksen).

Hallinta: „näytä muistutukseni" (lista määräaikoineen ja tunnuksineen) sekä „peruuta muistutus …" (peruutus listan ID:n perusteella). Jos annat kellonajan, joka on tänään jo mennyt, avustaja tarkistaa, tarkoititko huomista; ilman annettua kellonaikaa oletuksena käytetään klo 9.00. Raja: 50 aktiivista muistutusta.

AI:n toimintojen todentaminen

Sovellus valvoo, ettei AI kerro sinulle toiminnoista, joita se ei ole todella tehnyt. Jos vastauksessa on vahvistus (esim. „asetin muistutuksen"), mutta toimintoa ei todellisuudessa suoritettu, vastauksen alla näkyy keltainen laatikko „Oikaisu", jossa kerrotaan, mitä todellisuudessa tapahtui ja miten saavuttaa haluttu tulos (esim. millä sanamuodolla pyytää, jotta tehtävälomake avautuu tai todellinen muistutus syntyy). Sähköpostien lähetys vaatii aina vahvistuksesi „Lähetä"-painikkeella.

Sähköposti tietolähteissä

Postilaatikot ja sähköpostiviestiketjut voi osoittaa tietolähteeksi vasta, kun pääkäyttäjä ottaa sen käyttöön kohdassa Asetukset → AI („Salli sähköpostin käyttö AI:n tietolähteenä"). Oletuksena se on pois päältä, koska kirjeenvaihdon sisältö sisältää kolmansien osapuolten tietoja ja päätyy ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle. Käyttöönoton jälkeen jokainen näkee lähteiden valinnassa vain omat postilaatikkonsa.

Osoittamalla kansion Dokumenteista annat avustajalle sekä tiedostot että muistiinpanot, jotka siinä sijaitsevat (mukaan lukien alikansiot).

Internet-yhteys

Jos pääkäyttäjä on antanut sinulle oikeuden AI-avustaja internet-yhteydellä (Käyttäjät-ikkuna), avustaja voi hakea tietyn verkkosivun sisällön - esim. tarkistaa, onko asiakkaan sähköpostiosoitteen verkkotunnus olemassa ja mitä sivulla on. Riittää pyytää: „tarkista sivu example.com ja kerro, mitä tämä yritys tekee".

Tämä ei ole hakukone - avustajan on tiedettävä sivun osoite (käyttäjä antaa sen tai se muodostetaan sähköpostiosoitteen verkkotunnuksesta). Ilman oikeutta avustaja vastaa rehellisesti, ettei sillä ole internet-yhteyttä.