Assistente AI

Come si apre l'assistente?

Clicca sull'icona delle viste nella barra superiore e scegli Assistente AI - accanto a Calendario, Bacheca e Note. Lo stesso menu si trova nell'intestazione di ciascuna di queste finestre (prima icona a sinistra dei pulsanti), così puoi cambiare vista senza tornare alla barra. Queste quattro finestre occupano lo stesso spazio: selezionarne una chiude la precedente, e il layout memorizzato (completo / agganciato) vale per tutte.

Il cerchietto turchese fluttuante nell'angolo dello schermo è scomparso - insieme alle impostazioni di posizione e occultamento. L'Assistente ha ora un unico punto di accesso, condiviso con le altre viste.

La finestra si comporta come Calendario, Bacheca e Note: con l'icona nell'intestazione la agganci in basso allo schermo (si riduce a una pillola - un clic la ripristina), cambi tema chiaro/scuro (comune a tutte e quattro le finestre) e nascondi l'elenco delle discussioni quando serve più spazio per la conversazione. Il layout viene memorizzato, così la prossima apertura riparte da dove l'avevi lasciata.

Discussioni - conversazioni separate invece di un unico flusso

Sul lato sinistro della finestra c'è l'elenco delle discussioni. Ogni discussione è una conversazione separata: nome proprio, cronologia propria e proprio insieme di fonti di conoscenza. La cronologia precedente non scompare - al primo accesso viene suddivisa automaticamente in discussioni in base al contesto in cui era stata condotta.

• Nuova discussione - pulsante „+ Nuova" sopra l'elenco. Parte come generica (vede solo le tue attività); le fonti le aggiungi tu con il pulsante sopra la conversazione. Se vuoi iniziare con lo stesso insieme di conoscenza della conversazione attuale, usa Duplica con le fonti nel menu ⋮. Il nome viene assegnato automaticamente, dalla prima domanda; puoi cambiarlo cliccando sul titolo sopra la conversazione o tramite il menu ⋮.
• Preferiti - la stella accanto alla discussione (oppure il menu ⋮). I preferiti restano in cima all'elenco.
• Ricerca e filtri - il campo di ricerca esamina nomi e contenuto delle conversazioni (mostra il numero di risultati). Il pulsante dei filtri restringe l'elenco per spazio di lavoro, intervallo di tempo, tipo di fonti, preferiti o conversazioni in cui l'assistente ha modificato qualcosa (creato un'attività, cambiato lo stato, impostato un promemoria). Quando un filtro è attivo, il pulsante ha un pallino blu - anche dopo aver chiuso il menu.
• Menu ⋮ della discussione: cambio nome, preferiti, Duplica con le fonti (nuova conversazione con lo stesso insieme di conoscenza) ed eliminazione. Le fonti di conoscenza si cambiano con il pulsante sopra la conversazione.
• Trascinamento: disponi le discussioni nell'elenco come preferisci - prendi e sposta. Rilasciare nella sezione Preferiti aggiunge la discussione ai preferiti (e viceversa). Dopo il primo trascinamento l'elenco passa all'ordinamento Manuale; torni a un altro con il pulsante di ordinamento.

Fonti di conoscenza - cosa ha davanti l'assistente

Sotto il titolo della conversazione c'è il pulsante Fonti. Il contesto non è più una scelta unica („questa attività OPPURE quella chat") - è un insieme: puoi indicare contemporaneamente più attività, una chat, una nota, un intero spazio di lavoro e il calendario.

La finestra di selezione si esplora come File - entri più a fondo livello per livello: spazio di lavoro → le sue attività e chat → discussione → le sue cartelle, file e note; separatamente Documenti (le tue cartelle private) e Posta. La regola è costante a ogni livello: un clic sulla riga seleziona quel punto come fonte (spunta a destra), e la freccia › entra più a fondo. La barra „‹" in alto torna indietro di un livello. La ricerca in alto cerca in tutto contemporaneamente.

Tipi di fonti disponibili:

• Le mie attività - predefinita; l'elenco delle tue attività, come finora.
• Calendario - scadenze in arrivo (per impostazione predefinita 7 giorni).
• Spazio di lavoro - attività e chat dell'intero spazio di lavoro.
• Attività / Chat / Nota - un elemento specifico, indicato dall'albero o dalla ricerca. Indicare un'attività o una chat include anche i file caricati al suo interno - sia quelli dei messaggi che quelli aggiunti nel modulo File (visibili nell'albero come „Spazio di lavoro / nome discussione"). Non serve cercarli separatamente; accanto al nome della discussione si vede quanti file porta con sé. Una nota lunga viene letta per intero - l'assistente la prende a porzioni e ne recupera altre da solo quando ne ha bisogno. Per te resta comunque un'unica nota: non devi dividere né accorciare nulla, e la nota e il file sono trattati allo stesso modo (dalla versione 2.2.272).
• File - „Tutti i miei File", una cartella indicata (insieme alle sottocartelle) o un singolo file; l'AI legge il contenuto dei documenti di testo (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Le cartelle dello spazio di lavoro le trovi entrando in quello spazio, le cartelle private - entrando in Documenti; per scendere in una sottocartella usi la freccia, come nella finestra File.
• Posta - la tua casella (elenco delle discussioni + contenuto delle più recenti) oppure una singola discussione e-mail (la trovi con la ricerca delle fonti). La sezione Posta - caselle compare solo quando l'amministratore ha attivato la posta come fonte di conoscenza AI (Impostazioni → AI, disattivata di default) e solo per le tue caselle - la posta altrui non viene indicata da nessuno, nemmeno dall'amministratore. Ricorda: il contenuto della fonte indicata arriva al fornitore AI esterno; la posta non finisce mai nella base di conoscenza indicizzata in background.

Sotto l'elenco vedi la barra di occupazione - quanta conoscenza è entrata. Se indichi più di quanto il modello riesce ad accogliere, l'assistente dirà chiaramente cosa non ha considerato (cedono prima gli ambiti generali, le attività indicate esplicitamente restano). Vedi solo ciò a cui hai accesso - la fonte per cui hai perso i permessi viene ignorata alla domanda successiva.

Allegati nel pannello dell'assistente

Nel campo di scrittura c'è la graffetta (📎) - puoi allegare file direttamente alla conversazione con l'assistente. Puoi anche incollare un file o uno screenshot dagli appunti (Ctrl/Cmd+V) direttamente nel campo della conversazione - arriverà come allegato tramite la graffetta. L'AI leggerà il contenuto dei file nella risposta (formati supportati più sotto). I file allegati in questo modo valgono solo per la sessione (riguardano la conversazione in corso).

Cosa si vede mentre si attende la risposta

Mentre l'assistente lavora, accanto ai puntini animati compare una breve descrizione della fase - ad es. "Leggo gli allegati…", "Consulto le fonti: le mie attività, la posta", "Traduco…", "Sto pensando…", e per un'attesa più lunga "Scrivo la risposta…". Le fasi corrispondono all'ordine reale del lavoro dell'assistente e a ciò che hai indicato nella conversazione (fonti di conoscenza, allegati, tipo di richiesta).

Cosa può fare l'assistente?

L'assistente conosce le tue attività, le chat e gli spazi di lavoro. Può:

• Rispondere a domande sulle tue attività, scadenze, persone assegnate
• Inviare e-mail - ad es. "invia un'email a jan@firma.pl con il riepilogo dell'attività X6".
• Generare file da scaricare - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) o CSV. Ad es. "prepara un PDF con il riepilogo dell'attività X6" oppure "genera un Word con il report". L'assistente recupererà il contenuto dell'attività, comporrà il documento e fornirà il link per il download. Per l'invio delle e-mail l'assistente usa il tuo SMTP personale (Impostazioni → Profilo → "Invio dal tuo indirizzo e-mail"). Se non lo hai configurato, te lo segnalerà e ti chiederà di attivare la tua configurazione SMTP - in quel caso il messaggio non verrà inviato.
• Accedere al contenuto di qualsiasi attività/chat a cui hai accesso - senza doverla aprire. Basta indicarla per nome, ad es. "riassumi l'attività Selezione del personale" oppure "cosa è stato deciso nella chat Marketing". L'assistente recupererà quindi il suo contenuto completo, i messaggi e gli allegati (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Eseguire azioni nell'applicazione: creare attività, aprire finestre, filtrare l'elenco, cambiare stati
• Spostare eventi nel calendario - ad es. "sposta tutti gli eventi di oggi a domani" oppure "sposta gli appuntamenti di venerdì al prossimo giorno lavorativo alle 12:00". Prima che venga spostato qualcosa, riceverai una scheda di conferma; dopo lo spostamento l'assistente elencherà esattamente cosa ha modificato. Gli orari degli eventi restano invariati (a meno che tu non ne indichi di nuovi), e i promemoria collegati alle scadenze delle attività non vengono toccati - il loro orario si calcola dalla scadenza dell'attività.
• Creare eventi nel calendario - con orari di inizio-fine, spazio di lavoro, partecipanti e colore, ad es. "evento Revisione offerta domani dalle 12:45 alle 13:30 in Tecnico, con Kasia Dąbrowska, colore verde". Di default senza notifica e-mail - chiedila separatamente ("invialo anche via e-mail").
• Preparare automazioni a partire dalla descrizione di una regola. La bozza pronta non ti fa uscire dalla conversazione: sotto la risposta compare la scheda "Vai ad Automazioni" - la clicchi quando vuoi visualizzarla e salvarla.
• Aiutare nella scrittura di descrizioni di attività, e-mail, note
• Informare su attività scadute, colleghi assenti

L'assistente ha accesso esclusivamente alle attività e alle chat per cui tu hai i permessi (l'amministratore - a tutte). Per domande molto ampie ("cerca in tutte le attività…") può recuperare solo alcuni degli elementi più pertinenti alla volta.

Comandi di esempio

• “Mostra le mie attività scadute”
• "Crea l'attività X con scadenza venerdì e assegnala ad Anna"
• "Cambia lo stato dell'attività X in fatto"
• "Vai allo spazio di lavoro HR"
• "Apri la finestra delle impostazioni"
• "Mostra solo le chat"
• "Ordina le attività in ordine alfabetico"
• "Come aggiungo un nuovo utente?"

Abbellisci il testo (redazione nell'editor)

Nella barra degli strumenti di ogni editor (descrizione dell'attività, messaggio in un'attività/chat, modifica del messaggio) trovi l'icona della bacchetta con le stelline ✨ - Abbellisci testo.

Dopo il clic l'AI modifica in modo naturale il tuo testo direttamente nell'editor: corregge refusi, ortografia, grammatica e punteggiatura e ripulisce lo stile - scrivendo in modo naturale e semplice (come farebbe una persona attenta, senza tono burocratico). Usa l'oggetto/la descrizione dell'attività o chat in corso per uniformare la terminologia. Non inventa nuovi fatti o dettagli e non alza il livello di formalità.

Mantiene la tua struttura. La formattazione esistente resta intatta: elenchi puntati/numerati, grassetti, paragrafi, emoticon e icone (✅, →) e gli spazi nelle unità di misura ("200 ms", "5 min"). Abbellisci migliora solo il contenuto nell'ambito della struttura esistente - non trasforma i paragrafi in elenchi né viceversa. I frammenti con un link nel mezzo della frase restano invariati, per non perdere il collegamento.

Comparirà il messaggio "Testo abbellito - clicca per annullare" - cliccandoci sopra ripristini la versione precedente.

Il pulsante è visibile solo quando l'amministratore ha configurato l'AI e tu hai il permesso di usare l'AI in quel contesto (rispettivamente nelle attività o nelle chat). La funzione modifica solo il testo nell'editor - non invia né salva nulla finché non invii/salvi tu stesso il messaggio.

Assistente AI nella discussione di un'attività e di una chat

Nel campo di risposta di ogni attività e chat (e anche nella Posta) ci sono due pulsanti AI con etichetta:

• Assistente AI (sfera viola) - passa l'editor alla modalità privata di domanda. L'editor diventa viola e la barra sopra di esso indica: "Domanda all'Assistente AI - la vedrai solo tu, non arriverà ai partecipanti". La domanda e la risposta le vede solo l'autore - la risposta compare nella discussione con l'etichetta SOLO PER TE. Un nuovo clic sul pulsante torna ai messaggi normali.
• Riordina - il clic apre un menu con quattro modalità di lettura della discussione: Contenuto originale (disattiva l'AI), Abbellisci (lo stesso contenuto più breve e ordinato, in prima persona), Riassumi (1-2 frasi per messaggio) ed Esperto (in modo professionale, con la riga "Nota dell'esperto" - un consiglio, un rischio o una domanda utile da porre). L'AI lavora a blocchi di 8 (dai più recenti); in cima alla discussione compare un banner con il nome della modalità, e sotto il pulsante "Riordina i messaggi più vecchi (N)", che recupera i blocchi successivi. Il risultato vale solo per la durata della sessione e non viene salvato da nessuna parte; sotto ogni messaggio elaborato compare la dicitura "L'AI può commettere errori". Una modalità già calcolata si attiva immediatamente - nella stessa sessione passi da una modalità all'altra senza attese.

L'assistente in modalità domanda vede il contenuto della discussione e gli allegati e sa generare un file da scaricare (Word/PDF/HTML), ad es. "prepara un Word con il riepilogo di questa discussione". L'AI scrive il contenuto, l'applicazione compone il file pronto e aggiunge il pulsante "Scarica…" nella discussione.

Cosa si può chiedere in linguaggio naturale

Non ci sono comandi speciali - chiedi tutto con una frase normale, nella finestra dell'Assistente AI o in modalità domanda nella discussione. Esempi:

Alcune regole che non cambiano:

• L'invio delle e-mail richiede sempre la tua conferma - l'AI non invia mai un'e-mail da sola. Viene usato il tuo SMTP personale (Impostazioni → Profilo → "Invio dal tuo indirizzo e-mail").
• Promemoria e azioni programmate sono gestiti dall'Agente AI - come finora (dettagli più sotto). Le scadenze indicate a parole ("domani alle 9:00", "tra una settimana") vengono convertite in date precise.
• Il filtraggio dell'elenco di attività/chat funziona solo nella finestra dell'assistente (ad es. "mostra le chat preferite", "priorità alta, stato in corso").

Creazione di attività dalla discussione

Nella discussione di un'attività o di una chat attiva la modalità domanda con il pulsante "Assistente AI" e chiedi una nuova attività - allo stesso modo del pannello laterale:

• "Crea una nuova attività con lo stesso brief e scadenza al 30 luglio"
• "Crea l'attività: preparare il report trimestrale, scadenza domani"
• "Crea l'attività: Offerta per Meblex, scadenza venerdì, assegna a Marek"

L'assistente comporrà i dati e ti aprirà la finestra "Aggiungi attività" con i campi compilati: spazio di lavoro della discussione corrente, oggetto, contenuto, scadenza, priorità e persone assegnate. L'attività viene creata solo quando clicchi su "Salva" - puoi correggere prima ogni campo oppure chiudere la finestra (in quel caso non viene creato nulla).

Alcuni dettagli utili da conoscere:

• "con lo stesso brief" trasferisce la descrizione dell'attività corrente 1:1 (senza riassumerla). Senza questa richiesta l'assistente compone una nuova descrizione da ciò che hai scritto - non copia il brief altrui.
• Le scadenze indicate a parole ("30 luglio", "venerdì", "tra una settimana", "domani") vengono convertite in una data precisa.
• La finestra si apre solo per te - gli altri partecipanti alla discussione non vedono la tua conversazione con l'assistente. Aggiornare la pagina o rientrare nella discussione non riapre la finestra una seconda volta.

La conversazione con l'assistente nella discussione è sempre privata - la domanda e la risposta (compreso il promemoria, che si farà sentire nel momento stabilito) le vedi solo tu. L'attività creata tramite "Salva" è invece già un'attività normale, visibile ai partecipanti.

Checklist da spuntare

Puoi chiedere all'AI una lista da spuntare - nel pannello dell'assistente oppure in modalità domanda nella discussione:

• "Fai una checklist: chiamare Michał, rispondere a NBP, emettere fattura"
• "Lista di cose da fare con caselle di spunta: …"

L'AI restituirà le voci come schede cliccabili con casella di spunta. Clicchi su una voce per spuntarla (un nuovo clic la annulla). Lo stato delle selezioni è condiviso tra tutti quelli che hanno accesso a questo messaggio - quando qualcuno spunta una voce, lo stesso stato lo vedono gli altri partecipanti (salvato sul server, aggiornato in tempo reale). Per questo accanto a ogni voce spuntata compare la firma di chi l'ha selezionata - un mini avatar e il nome a destra, e passandoci sopra il nome completo con data e ora. La firma scompare quando qualcuno deseleziona la voce. Le liste create in una conversazione privata con l'Assistente nella discussione le vedi solo tu, quindi anche lo stato delle selezioni resta privato (lì non ci sono firme - saresti comunque sempre tu). Gli elenchi puntati normali (senza richiesta di spunta) vengono visualizzati come finora.

Generazione di file - come funziona

Quando chiedi un file (nel pannello dell'assistente o in modalità domanda nella discussione), l'AI prepara il contenuto, e Task Manager compone da solo il file (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) e mette a disposizione il link per il download. Grazie a questo il file viene creato in modo affidabile - anche se l'AI "dimentica" il formato. Word/PDF/HTML vengono costruiti direttamente dalla risposta dell'AI; i fogli di calcolo (Excel/CSV) richiedono dati tabellari.

Quando qualcosa non funziona

Se l'AI non risponde, nella discussione (o nel pannello) comparirà un motivo preciso, ad es.: tempo scaduto (riprova o scegli un modello più veloce in Impostazioni → AI), chiave API non valida, limite di richieste superato, modello non disponibile. Non è silenzio - ricevi sempre un'informazione su come procedere.

Lettura del contenuto degli allegati

L'AI vede gli allegati aggiunti a un'attività/chat e sa leggerne il contenuto - sia in modalità domanda nella discussione (pulsante "Assistente AI"), sia nel pannello dell'assistente (per l'attività/chat attualmente aperta), ad es.:

• "riassumi il contenuto dell'allegato abc.docx" (modalità domanda nella discussione)
• "riassumimi il contenuto dell'allegato raport.pdf" (nel pannello dell'assistente, con questa attività aperta)

Suggerimento: l'assistente sa recuperare il contenuto e gli allegati di qualsiasi attività/chat disponibile in base al suo nome o dalla vista aperta - non serve aprirla. Se un allegato è stato aggiunto poco prima, l'assistente lo vedrà alla domanda successiva (il contesto viene recuperato in tempo reale dal database).

Formati testuali supportati: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) e PDF. Le immagini (JPG/PNG/GIF/WebP) vengono analizzate visivamente, se il modello AI supporta le immagini - anche le foto di grandi dimensioni (vengono ridotte automaticamente prima dell'invio al modello, quindi vengono descritte anche le fotografie grandi).

Dopo aver attivato i riassunti, il pannello dell'assistente riesce anche a rispondere a domande sugli allegati di PIÙ attività/chat contemporaneamente (ad es. "riassumi le informazioni dagli allegati di tutte le attività") - nei limiti dei tuoi permessi (solo le attività e le chat a cui hai accesso).

Molti allegati in un'unica discussione? L'amministratore può attivare in Impostazioni → AI i "Riassunti AI degli allegati". L'applicazione crea allora un breve riassunto di ogni file (testo o immagine), grazie al quale l'assistente se la cava anche con decine di allegati (ad es. "riassumi tutti gli allegati"). Modalità: automatica (in background, richiede un cron) oppure manuale (l'admin clicca "Elabora ora"). I riassunti costano una chiamata API per ogni file. I file non ancora indicizzati vengono letti al momento (con un limite), e in caso di troppi dati l'assistente chiederà di restringere la richiesta / indicare un file specifico per nome.

Legge i documenti lunghi a parti. Quando un file non entra in un unico passaggio (ad es. una lettera di decine di pagine), l'assistente riceve la prima parte insieme all'informazione esplicita su quanto testo è stato omesso - e recupera da solo le parti successive, quando servono. In precedenza il testo si interrompeva a metà frase senza alcun segno, per cui l'assistente poteva suggerire che il file fosse danneggiato o incompleto.

Limitazioni: i vecchi file DOC (binari) non vengono letti. I PDF che sono scansioni (immagine senza livello di testo) non vengono letti (nessun OCR). I file molto grandi vengono troncati (a circa 50 KB di testo), quindi l'AI può vedere solo l'inizio di un documento voluminoso.

Cronologia delle conversazioni

L'assistente ricorda il contesto della discussione corrente - ogni conversazione ha una propria cronologia e non si mescola con le altre. La cronologia può essere salvata nel database (a seconda delle impostazioni dell'amministratore) oppure azzerata alla chiusura della finestra. Le discussioni sono private - nessun altro le vede, nemmeno l'amministratore.

Impostazioni AI (solo amministratore)

Vai a Impostazioni → scheda AI. Imposta:

• Fornitore AI: OpenAI, Gemini, Claude o Grok
• Chiave API del fornitore
• Modello AI - scegli dall'elenco recuperato dall'API del fornitore
• Lunghezza massima della risposta - limite di token (1024-16384)

Promemoria

L'assistente sa impostare i tuoi promemoria personali (indipendenti da attività e chat):

• "Ricordami oggi alle 18:15 l'incontro con Marek"
• "Ricordami tra 30 minuti di inviare il report"
• "Ricordami domani alle 9 la fattura"

L'assistente mostrerà una conferma con data e ora - dopo l'approvazione il promemoria viene salvato. Al momento indicato riceverai una notifica (toast) nell'applicazione.

E-mail solo su richiesta. Gli eventi creati dall'assistente sono di default senza notifica e-mail - li ricevi nell'applicazione e basta. Se vuoi anche l'e-mail, dillo esplicitamente: "ricordami domani alle 9 la fattura e invialo anche via e-mail". (Nel calendario hai lo stesso interruttore come casella di spunta "Invia notifica anche via e-mail".)

Evento con descrizione completa. In un'unica frase puoi indicare tutto ciò che imposti manualmente nel calendario:

• orari di inizio-fine - "evento Revisione offerta domani dalle 12:45 alle 13:30"
• spazio di lavoro - "...nello spazio di lavoro Tecnico" (basta il nome)
• partecipanti - "...con Kasia Dąbrowska e Ola Wójcik"; ognuna di queste persone riceve una propria copia dell'evento (e una propria notifica)
• colore dell'etichetta - arancione, viola, rosa, blu, verde, grigio

Puoi aggiungere partecipanti solo tra le persone con cui condividi lo spazio di lavoro. Quando un nome corrisponde a più persone (ad es. solo "Piotr"), l'assistente chiederà nome e cognome - non inviterà nessuno "a caso".

Importante: il promemoria viene creato solo dopo aver cliccato "Sì, esegui" nella finestra di conferma. La sola risposta dell'assistente non salva nulla - se la finestra di conferma non è comparsa, il promemoria non esiste. L'elenco dei promemoria effettivamente salvati lo controlli con il comando "mostra i miei promemoria".

L'e-mail richiede un CRON (compito per l'amministratore). Il toast nell'applicazione funziona sempre, ma l'invio dell'e-mail ad applicazione chiusa richiede un'attività periodica sul server:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Gli hosting con cron HTTP (cyberfolks, nazwa.pl) possono, in alternativa, interrogare ogni minuto https://domena/ai_agent_runner.php?token=… (token da includes/config.php). Quando l'applicazione rileva che il cron non è mai partito, mostrerà un avviso durante l'impostazione del promemoria - senza cron le e-mail verranno inviate solo quando qualcuno sta effettivamente usando l'applicazione.

Promemoria legati alla SCADENZA dell'attività

Invece di indicare una data, puoi collegare il promemoria alla scadenza dell'attività:

• "ricordami di questa attività un giorno prima della scadenza" (modalità domanda nella discussione dell'attività)
• "ricordami 2 ore prima della scadenza dell'attività Offerta per Meblex" (pannello dell'assistente)
• "ricordami al mattino del giorno della scadenza" / "…quando l'attività sarà per oggi"
• "ricorda alla scadenza" - esattamente all'ora della scadenza

L'applicazione calcola da sola il momento a partire dalla scadenza dell'attività (quando la scadenza non ha un orario, prende le 9:00). Se cambi la scadenza dell'attività, il promemoria si sposta insieme ad essa - non serve impostarlo di nuovo. Se dopo la modifica il momento "prima della scadenza" è già passato, ma la scadenza stessa è ancora futura, il promemoria si farà sentire alla prima occasione utile; se la scadenza è passata o è stata rimossa - il promemoria viene annullato.

Un'attività senza scadenza non si può "sorvegliare" - l'assistente lo segnalerà e proporrà un normale promemoria per una data e un'ora precise.

Riepilogo giornaliero delle attività ("per oggi / scadute")

In Impostazioni → Profilo → Riepilogo giornaliero delle attività puoi attivare una notifica al giorno all'ora scelta (di default 8:00) con il riepilogo: quante attività hai per oggi e quante sono scadute, insieme ai titoli. Il riepilogo riguarda esclusivamente le attività assegnate a te (non completate e non archiviate), arriva una volta al giorno e ti raggiunge nello stesso modo dei promemoria

• con una notifica nell'applicazione, e ad applicazione chiusa via e-mail (richiede un CRON).

Gestione: "mostra i miei promemoria" (elenco con scadenze e ID) e "annulla il promemoria …" (annullamento per ID dall'elenco). Se indichi un orario già passato oggi, l'assistente chiederà se intendi domani; senza orario indicato prende le 9:00. Limite: 50 promemoria attivi.

Verifica delle azioni dell'AI

L'applicazione controlla che l'AI non ti informi di azioni che non ha effettivamente eseguito. Se nella risposta compare una conferma (ad es. "ho impostato il promemoria"), ma l'azione non è stata realmente eseguita, sotto la risposta vedrai un blocco giallo "Rettifica" con l'informazione su cosa è effettivamente successo e come ottenere l'effetto desiderato (ad es. con quale frase chiedere perché si apra il modulo dell'attività o venga creato un vero promemoria). L'invio delle e-mail richiede sempre la tua conferma con il pulsante "Invia".

Posta tra le fonti di conoscenza

Le caselle e le discussioni e-mail si possono indicare come fonte di conoscenza solo quando l'amministratore lo attiva in Impostazioni → AI ("Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza AI"). Di default è disattivato, perché il contenuto della corrispondenza contiene dati di terzi e arriva al fornitore AI esterno. Dopo l'attivazione, ognuno vede nella scelta delle fonti esclusivamente le proprie caselle.

Indicando una cartella dei Documenti, fornisci all'assistente sia i file sia le note che vi si trovano (incluse le sottocartelle).

Accesso a internet

Se l'amministratore ti ha attivato il permesso Assistente AI con accesso a internet (finestra Utenti), l'assistente può recuperare il contenuto di una pagina web specifica - ad es. verificare se il dominio dell'e-mail del cliente esiste e cosa c'è sul sito. Basta chiedere: "controlla il sito example.com e dimmi di cosa si occupa questa azienda".

Non è un motore di ricerca - l'assistente deve conoscere l'indirizzo del sito (lo fornirà l'utente oppure lo costruirà dal dominio dell'indirizzo e-mail). Senza il permesso l'assistente risponderà onestamente di non avere accesso a internet.