Assistente AI

Come si apre l'assistente?

Clicca sull'icona delle viste nella barra superiore e scegli Assistente AI - accanto a Calendario, Bacheca e Note. Lo stesso menu si trova nell'intestazione di ciascuna di queste finestre (prima icona a sinistra dei pulsanti), così puoi cambiare vista senza tornare alla barra. Queste quattro finestre occupano lo stesso spazio: selezionarne una chiude la precedente, e il layout memorizzato (completo / agganciato) vale per tutte.

La finestra si comporta come Calendario, Bacheca e Note: con l'icona nell'intestazione la agganci in basso allo schermo (si riduce a una pillola - un clic la ripristina), cambi tema chiaro/scuro (comune a tutte e quattro le finestre) e nascondi l'elenco delle discussioni quando serve più spazio per la conversazione. Il layout viene memorizzato, così la prossima apertura riparte da dove l'avevi lasciata.

Discussioni - conversazioni separate invece di un unico flusso

Sul lato sinistro della finestra c'è l'elenco delle discussioni. Ogni discussione è una conversazione separata: nome proprio, cronologia propria e proprio insieme di fonti di conoscenza. La cronologia precedente non scompare - al primo accesso viene suddivisa automaticamente in discussioni in base al contesto in cui era stata condotta.

• Nuova discussione - il pulsante «+ Nuova» sopra l'elenco. Si avvia come generale (vede solo le tue attività); aggiungi le fonti tu, usando il pulsante sopra la conversazione. Se vuoi iniziare con lo stesso insieme di informazioni della conversazione attuale, usa Duplica con le fonti nel menu ⋮. Il nome viene assegnato automaticamente in base alla prima domanda; puoi modificarlo facendo clic sul titolo sopra la conversazione oppure dal menu ⋮.
• Preferiti - la stella accanto alla discussione (oppure il menu ⋮). I preferiti restano in cima all'elenco.
• Ricerca e filtri - il campo di ricerca esamina nomi e contenuto delle conversazioni (mostra il numero di risultati). Il pulsante dei filtri restringe l'elenco per spazio di lavoro, intervallo di tempo, tipo di fonti, preferiti o conversazioni in cui l'assistente ha modificato qualcosa (creato un'attività, cambiato lo stato, impostato un promemoria). Quando un filtro è attivo, il pulsante ha un pallino blu - anche dopo aver chiuso il menu.
• Menu ⋮ della discussione: cambio nome, preferiti, Duplica con le fonti (nuova conversazione con lo stesso insieme di conoscenza) ed eliminazione. Le fonti di conoscenza si cambiano con il pulsante sopra la conversazione.
• Trascinamento: disponi le discussioni nell'elenco come preferisci - prendi e sposta. Rilasciare nella sezione Preferiti aggiunge la discussione ai preferiti (e viceversa). Dopo il primo trascinamento l'elenco passa all'ordinamento Manuale; torni a un altro con il pulsante di ordinamento.

Fonti di conoscenza - cosa ha davanti l'assistente

Sotto il titolo della conversazione c'è il pulsante Fonti. Il contesto non si limita più a una sola scelta («questa attività OPPURE quella chat»): è un insieme. Puoi selezionare più attività, una chat, una nota, un intero Spazio di lavoro e il Calendario, anche contemporaneamente.

La finestra di selezione si esplora come File: si procede un livello alla volta, entrando nello Spazio di lavoro, poi nelle sue attività e chat, nella discussione e nelle relative cartelle, file e note; separatamente trovi Documenti (le tue cartelle private) e Posta. La regola è sempre la stessa, a ogni livello: facendo clic su una riga la selezioni come fonte (con un segno di spunta a destra), mentre la freccia › ti porta al livello successivo. La barra «‹» in alto torna al livello precedente. Il campo di ricerca in alto cerca in tutto contemporaneamente.

Tipi di fonti disponibili:

• Le mie attività - predefinita; l'elenco delle tue attività, come finora.
• Calendario - scadenze in arrivo (per impostazione predefinita 7 giorni).
• Spazio di lavoro - attività e chat dell'intero spazio di lavoro.
• Attività / Chat / Nota - un elemento specifico, selezionato dall'albero o dai risultati di ricerca. Selezionando un'attività o una chat vengono inclusi anche i file aggiunti, sia quelli nei messaggi sia quelli aggiunti nel modulo File (visibili nell'albero come «Spazio di lavoro / nome della discussione»). Non serve cercarli separatamente; accanto al nome della discussione puoi vedere quanti file include. Le note lunghe vengono lette per intero: l'assistente le elabora a blocchi e recupera altri contenuti quando gli servono. Per te resta una sola nota: non devi dividerla né accorciarla e la nota viene trattata come un file (dalla versione 2.2.272).
• File - «Tutti i miei file», una cartella selezionata (incluse le sottocartelle) oppure un singolo file; l'AI legge il contenuto dei documenti di testo (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). Le cartelle dello Spazio di lavoro si trovano entrando nello Spazio di lavoro, mentre le cartelle private si trovano in Documenti; per aprire una sottocartella, fai clic sulla freccia, come nella finestra File.
• Posta - la tua casella (elenco delle discussioni + contenuto delle più recenti) oppure una singola discussione e-mail (la trovi con la ricerca delle fonti). La sezione Posta - caselle compare solo quando l'amministratore ha attivato la posta come fonte di conoscenza AI (Impostazioni → AI, disattivata di default) e solo per le tue caselle - la posta altrui non viene indicata da nessuno, nemmeno dall'amministratore. Ricorda: il contenuto della fonte indicata arriva al fornitore AI esterno; la posta non finisce mai nella base di conoscenza indicizzata in background.

Sotto l'elenco vedi la barra di occupazione - quanta conoscenza è entrata. Se indichi più di quanto il modello riesce ad accogliere, l'assistente dirà chiaramente cosa non ha considerato (cedono prima gli ambiti generali, le attività indicate esplicitamente restano). Vedi solo ciò a cui hai accesso - la fonte per cui hai perso i permessi viene ignorata alla domanda successiva.

Allegati nel pannello dell'assistente

Nel campo di scrittura c'è la graffetta (📎) - puoi allegare file direttamente alla conversazione con l'assistente. Puoi anche incollare un file o uno screenshot dagli appunti (Ctrl/Cmd+V) direttamente nel campo della conversazione - arriverà come allegato tramite la graffetta. L'AI leggerà il contenuto dei file nella risposta (formati supportati più sotto). I file allegati in questo modo valgono solo per la sessione (riguardano la conversazione in corso).

Cosa si vede mentre si attende la risposta

Mentre l'assistente lavora, accanto ai puntini animati compare una breve descrizione della fase, ad esempio «Leggo gli allegati…», «Esamino le fonti: le mie attività, la posta», «Traduco…», «Ragiono…» e, se l'attesa si prolunga, «Scrivo la risposta…». Le fasi corrispondono all'ordine effettivo del lavoro dell'assistente e a ciò che hai indicato nella conversazione (fonti di conoscenza, allegati, tipo di richiesta).

Cosa può fare l'assistente?

L'assistente conosce le tue attività, le chat e gli spazi di lavoro. Può:

• Rispondere a domande sulle tue attività, scadenze, persone assegnate
• Inviare e-mail - ad esempio: «invia un'e-mail a jan@firma.pl con il riepilogo dell'attività X6».
• Generare file da scaricare - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) o CSV. Ad esempio “prepara un PDF con il riepilogo dell'attività X6” o “genera un Word con il report”. L'Assistente recupera il contenuto dell'attività, compone il documento e fornisce il link per scaricarlo. Per l'invio di e-mail l'assistente usa la tua casella collegata in Impostazioni → scheda Posta (modulo Posta, piano Pro). Se non la hai, ti avviserà e non invierà l'e-mail.
• Consultare il contenuto di qualsiasi attività/chat a cui hai accesso, senza aprirla. Basta indicarne il nome, ad esempio «riassumi l'attività Reclutamento» oppure «cosa è stato deciso nella chat Marketing». L'assistente recupererà tutto il contenuto, i messaggi e gli allegati (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Eseguire azioni nell'applicazione: creare attività, aprire finestre, filtrare l'elenco, cambiare stati
• Spostare eventi nel Calendario - ad esempio: «sposta a domani tutti gli eventi di oggi» oppure «sposta gli appuntamenti di venerdì al prossimo giorno lavorativo alle 12:00». Prima di spostare qualsiasi evento, riceverai una scheda di conferma; una volta effettuato lo spostamento, l'assistente elencherà nel dettaglio le modifiche. Gli orari degli eventi restano invariati, a meno che tu non ne indichi di nuovi, e i promemoria associati alle scadenze delle attività non vengono modificati: il loro orario dipende dalla scadenza dell'attività.
• Creare eventi nel Calendario - con orari di inizio e fine, Spazio di lavoro, partecipanti e colore. Ad esempio: «crea l'evento Revisione dell'offerta per domani dalle 12:45 alle 13:30 nello Spazio di lavoro Tecnico, con Kasia Dąbrowska, di colore verde». Per impostazione predefinita, senza notifica via e-mail: chiedila separatamente («invia anche un'e-mail»).
• Preparare automazioni a partire dalla descrizione di una regola. La bozza pronta non ti fa uscire dalla conversazione: sotto la risposta compare una scheda «Vai ad Automazioni». Fai clic quando vuoi visualizzarla e salvarla.
• Aiutare nella scrittura di descrizioni di attività, e-mail, note
• Informare su attività scadute, colleghi assenti

L'assistente può accedere solo alle attività e alle chat per cui disponi delle autorizzazioni (l'amministratore può accedere a tutte). Per le richieste molto ampie («cerca in tutte le attività…»), può recuperare solo alcuni degli elementi più pertinenti alla volta.

Comandi di esempio

• “Mostrami le mie attività scadute”
• “Crea l’attività X con scadenza venerdì e assegnala ad Anna”
• “Imposta lo stato dell’attività X su completata”
• “Vai allo spazio di lavoro HR”
• “Apri la finestra delle impostazioni”
• “Mostra solo le chat”
• “Ordina le attività in ordine alfabetico”
• “Come si aggiunge un nuovo utente?”

Abbellisci il testo (redazione nell'editor)

Nella barra degli strumenti di ogni editor (descrizione dell'attività, messaggio in un'attività/chat, modifica del messaggio) trovi l'icona della bacchetta con le stelline ✨ - Abbellisci testo.

Dopo il clic l'AI modifica in modo naturale il tuo testo direttamente nell'editor: corregge refusi, ortografia, grammatica e punteggiatura e ripulisce lo stile - scrivendo in modo naturale e semplice (come farebbe una persona attenta, senza tono burocratico). Usa l'oggetto/la descrizione dell'attività o chat in corso per uniformare la terminologia. Non inventa nuovi fatti o dettagli e non alza il livello di formalità.

Mantiene il tuo layout. La formattazione esistente resta intatta: elenchi puntati/numerati, grassetto, paragrafi, emoji e icone (✅, →) e spazi nelle unità di misura (“200 ms”, “5 min”). Abbellisci migliora solo il testo all’interno della struttura esistente - non trasforma i paragrafi in elenchi o viceversa. Lascia invariati i passaggi con un link nel mezzo della frase, per non perdere il collegamento.

Apparirà il messaggio “Testo abbellito - clicca per annullare”: cliccandoci sopra ripristini la versione precedente.

Il pulsante è visibile solo quando l'amministratore ha configurato l'AI e tu hai il permesso di usare l'AI in quel contesto (rispettivamente nelle attività o nelle chat). La funzione modifica solo il testo nell'editor - non invia né salva nulla finché non invii/salvi tu stesso il messaggio.

Assistente AI nella discussione di un'attività e di una chat

Nel campo di risposta di ogni attività e chat (e anche nella Posta) ci sono due pulsanti AI con etichetta:

• Assistente AI (sfera viola) - attiva la modalità privata per le domande nell’editor. L’editor diventa viola e sopra compare una barra con l’avviso: “Domanda all’Assistente AI - la vedrai solo tu, non verrà inviata ai partecipanti”. La domanda e la risposta sono visibili solo all’autore - la risposta appare nella discussione con l’etichetta SOLO PER TE. Clicca di nuovo sul pulsante per tornare ai messaggi normali.
• Riordina - cliccando si apre un menu con quattro modalità di lettura della discussione: Contenuto originale (disattiva l’AI), Abbellisci (lo stesso contenuto, più breve e ordinato, in prima persona), Riassumi (1-2 frasi per messaggio) ed Esperto (in modo professionale, con una riga “Nota dell’esperto” - un consiglio, un rischio o una domanda utile da approfondire). L’AI elabora i messaggi in gruppi di 8 (a partire dai più recenti); in cima alla discussione appare un banner con il nome della modalità e sotto il pulsante “Riordina i messaggi meno recenti (N)”, che carica i gruppi successivi. Il risultato vale solo per la durata della sessione e non viene salvato; sotto ogni messaggio elaborato compare la nota “L’AI può commettere errori”. Una modalità già elaborata si attiva subito - nella stessa sessione puoi passare da una modalità all’altra senza aspettare.

In modalità domanda, l’assistente vede il contenuto della discussione e gli allegati e può generare un file da scaricare (Word/PDF/HTML), ad esempio: “prepara un documento Word con il riepilogo di questa discussione”. L’AI scrive il contenuto e l’applicazione crea il file pronto e aggiunge il pulsante “Scarica …” nella discussione.

Cosa si può chiedere in linguaggio naturale

Non ci sono comandi speciali - chiedi tutto con una frase normale, nella finestra dell'Assistente AI o in modalità domanda nella discussione. Esempi:

Alcune regole che non cambiano:

• L'invio di e-mail richiede sempre la tua conferma - l'AI non invia mai un'e-mail da sola. L'e-mail parte dalla tua casella collegata in Impostazioni → scheda Posta (modulo Posta, piano Pro); senza una casella collegata l'Assistente ti avviserà della sua assenza e non invierà l'e-mail.
• I promemoria e le azioni programmate sono gestiti dall’Agente AI - come finora (dettagli più sotto). Le scadenze espresse a parole (“domani alle 9:00”, “tra una settimana”) vengono convertite in date precise.
• Il filtraggio dell’elenco di attività/chat funziona solo nella finestra dell’assistente (ad es. “mostra le chat preferite”, “priorità alta, stato in corso”).
• L'annullamento di un piano funziona esclusivamente nella discussione di un'attività o di una chat (modalità Assistente AI) - nella finestra dell'Assistente AI i piani non si annullano. Il messaggio deve iniziare con la parola "annulla": "annulla piano 13", "annulla tutto".

Creazione di attività dalla discussione

Nella discussione di un’attività o di una chat, attiva la modalità domanda con il pulsante “Assistente AI” e chiedi di creare una nuova attività - proprio come nel pannello laterale:

• “Crea una nuova attività con lo stesso brief e scadenza il 30 luglio”
• “Crea un’attività: preparare il report trimestrale, scadenza domani”
• “Crea un’attività: Offerta per Meblex, scadenza venerdì, assegnala a Marek”

L’assistente comporrà i dati e aprirà la finestra “Aggiungi attività” con i campi compilati: spazio di lavoro della discussione corrente, titolo, contenuto, scadenza, priorità e persone assegnate. L’attività viene creata solo quando clicchi su “Salva” - prima puoi modificare qualsiasi campo oppure chiudere la finestra (in tal caso non verrà creato nulla).

Alcuni dettagli utili da conoscere:

• “con lo stesso brief” trasferisce la descrizione dell’attività corrente 1:1 (senza riassumerla). Senza questa richiesta, l’assistente prepara una nuova descrizione basandosi su ciò che hai scritto - non copia il brief di qualcun altro.
• Le scadenze espresse a parole (“30 luglio”, “venerdì”, “tra una settimana”, “domani”) vengono convertite in una data precisa.
• La finestra si apre solo per te - gli altri partecipanti alla discussione non vedono la tua conversazione con l'assistente. Aggiornare la pagina o rientrare nella discussione non riapre la finestra una seconda volta.

La conversazione con l’assistente nella discussione è sempre privata - solo tu puoi vedere la domanda e la risposta (compreso il promemoria che si attiverà all’ora stabilita). L’attività creata cliccando su “Salva” è invece un’attività normale, visibile ai partecipanti.

Checklist da spuntare

Puoi chiedere all'AI una lista da spuntare - nel pannello dell'assistente oppure in modalità domanda nella discussione:

• “Crea una checklist: chiamare Michał, rispondere alla NBP, emettere la fattura”
• “Lista di cose da fare con caselle di controllo: …”

L'AI restituirà gli elementi come schede cliccabili con casella di spunta. Clicchi sull'elemento per spuntarlo (un altro clic lo riporta indietro). Lo stato delle spunte è condiviso tra tutti coloro che hanno accesso a questo messaggio - quando qualcuno spunta un elemento, gli altri partecipanti vedranno lo stesso stato (salvato sul server, aggiornato in tempo reale). Per questo accanto a ogni elemento spuntato compare una firma: chi lo ha selezionato - una mini avatar a destra, e passando il mouse sopra (su telefono: toccando) nome e cognome con data e ora. La firma scompare quando qualcuno deseleziona l'elemento. Nella discussione su computer l'avatar appare solo passando il cursore sull'elemento. Gli elenchi di una conversazione privata con l'Assistente nella discussione li vedi solo tu, quindi anche lo stato delle spunte resta privato (lì non ci sono firme - tanto saresti sempre tu). Gli elenchi puntati normali (senza richiesta di spunta) vengono visualizzati come prima.

Generazione di file - come funziona

Quando chiedi un file (nel pannello dell’assistente o in modalità domanda nella discussione), l’AI prepara il contenuto e Task Manager crea direttamente il file (Word, PDF, Excel/CSV, HTML), rendendo disponibile un link per scaricarlo. In questo modo il file viene creato in modo affidabile - anche se l’AI “dimentica” di specificare il formato. I file Word/PDF/HTML vengono creati direttamente a partire dalla risposta dell’AI; i fogli di calcolo (Excel/CSV) richiedono dati tabellari.

Quando qualcosa non funziona

Se l'AI non risponde, nella discussione (o nel pannello) comparirà un motivo preciso, ad es.: tempo scaduto (riprova o scegli un modello più veloce in Impostazioni → AI), chiave API non valida, limite di richieste superato, modello non disponibile. Non è silenzio - ricevi sempre un'informazione su come procedere.

Lettura del contenuto degli allegati

L’AI vede gli allegati aggiunti a un’attività/una chat e può leggerne il contenuto - sia in modalità domanda nella discussione (pulsante “Assistente AI”), sia nel pannello dell’assistente (per l’attività/la chat attualmente aperta), ad esempio:

• “riassumi il contenuto dell’allegato abc.docx” (modalità domanda nella discussione)
• “riassumimi il contenuto dell’allegato report.pdf” (nel pannello dell’assistente, con l’attività aperta)

Suggerimento: l'assistente sa recuperare il contenuto e gli allegati di qualsiasi attività/chat disponibile in base al suo nome o dalla vista aperta - non serve aprirla. Se un allegato è stato aggiunto poco prima, l'assistente lo vedrà alla domanda successiva (il contesto viene recuperato in tempo reale dal database).

Formati testuali supportati: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) e PDF. Le immagini (JPG/PNG/GIF/WebP) vengono analizzate visivamente, se il modello AI supporta le immagini - anche le foto di grandi dimensioni (vengono ridotte automaticamente prima dell'invio al modello, quindi vengono descritte anche le fotografie grandi).

Dopo aver attivato i riepiloghi, il pannello dell’assistente può anche rispondere a domande sugli allegati di PIÙ attività/chat contemporaneamente (ad es. “riassumi le informazioni contenute negli allegati di tutte le attività”) - nei limiti delle tue autorizzazioni (solo le attività e le chat a cui hai accesso).

Tanti allegati in un'unica discussione? L'amministratore può attivare in Impostazioni → AI la funzione "Riepiloghi AI degli allegati". L'applicazione crea quindi un breve riepilogo di ogni file (testo o immagine), così l'assistente riesce a gestire anche decine di allegati (ad es. "riassumi tutti gli allegati"). Modalità: automatica (in background, richiede il cron) oppure manuale (l'admin clicca su "Elabora ora"). Ogni riepilogo costa una chiamata API per file. I file non ancora indicizzati vengono letti al momento (con un limite), e se i dati sono troppi l'assistente chiederà di restringere la richiesta o di indicare un file specifico per nome.

Legge i documenti lunghi a parti. Quando un file non entra in un unico passaggio (ad es. una lettera di decine di pagine), l'assistente riceve la prima parte insieme all'informazione esplicita su quanto testo è stato omesso - e recupera da solo le parti successive, quando servono. In precedenza il testo si interrompeva a metà frase senza alcun segno, per cui l'assistente poteva suggerire che il file fosse danneggiato o incompleto.

Limitazioni: i vecchi file DOC (binari) non vengono letti. I PDF che sono scansioni (immagine senza livello di testo) non verranno letti (nessun OCR). I file molto grandi vengono troncati, ma il limite dipende dal percorso con cui il file arriva all'assistente: un allegato di un messaggio viene letto fino a circa 50 KB di testo, un file indicato come fonte di conoscenza - fino a 300.000 caratteri (l'assistente lo riceve a porzioni di circa 24.000 caratteri e recupera da solo le successive), mentre l'indice della base di conoscenza memorizza da un singolo file fino a 54.000 caratteri. Oltre queste soglie l'AI vede solo l'inizio del documento.

Cronologia delle conversazioni

L'assistente ricorda il contesto della discussione corrente - ogni conversazione ha una propria cronologia e non si mescola con le altre. La cronologia può essere salvata nel database (a seconda delle impostazioni dell'amministratore) oppure azzerata alla chiusura della finestra. Le discussioni sono private - nessun altro le vede, nemmeno l'amministratore.

Impostazioni AI (solo amministratore)

Vai a Impostazioni → scheda AI. Imposta:

• Fornitore AI: OpenAI, Gemini, Claude o Grok
• Chiave API del fornitore
• Modello AI - scegli dall'elenco recuperato dall'API del fornitore
• La lunghezza massima della risposta - limite di token (1024-16384)

Promemoria

L'assistente sa impostare i tuoi promemoria personali (indipendenti da attività e chat):

• “Ricordami oggi alle 18:15 l’incontro con Marek”
• “Ricordami tra 30 minuti di inviare il report”
• “Ricordami domani alle 9 la fattura”

L'assistente mostrerà una conferma con data e ora - dopo l'approvazione il promemoria viene salvato. Al momento indicato riceverai una notifica (toast) nell'applicazione.

E-mail solo su richiesta. Gli eventi creati dall’assistente sono per impostazione predefinita senza notifica e-mail - li ricevi nell’app, e basta. Se vuoi ricevere anche un’e-mail, specificalo: “ricordami domani alle 9 la fattura e invia anche un’e-mail”. (Nel calendario trovi la stessa opzione nella casella di controllo “Invia una notifica anche via e-mail”.)

Evento con descrizione completa. In un'unica frase puoi indicare tutto ciò che imposti manualmente nel calendario:

• orario di inizio e fine - “evento Revisione dell’offerta domani dalle 12:45 alle 13:30”
• spazio di lavoro - “…nello spazio di lavoro Tecnico” (basta il nome)
• partecipanti - “…con Kasia Dąbrowska e Ola Wójcik”; ognuna di queste persone riceve una propria copia dell’evento (e una propria notifica)
• colore dell'etichetta - arancione, viola, rosa, blu, verde, grigio

Puoi aggiungere come partecipanti solo le persone con cui condividi uno spazio di lavoro. Se il nome corrisponde a più persone (ad es. “Piotr” da solo), l’assistente ti chiederà nome e cognome - non inviterà nessuno a caso.

Importante: il promemoria viene creato solo dopo aver cliccato su “Sì, esegui” nella finestra di conferma. La sola risposta dell’assistente non salva nulla - se la finestra di conferma non è apparsa, il promemoria non esiste. Puoi verificare l’elenco dei promemoria effettivamente salvati con il comando “mostra i miei promemoria”.

L'e-mail richiede un CRON (compito per l'amministratore). Il toast nell'applicazione funziona sempre, ma l'invio dell'e-mail ad applicazione chiusa richiede un'attività periodica sul server:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Gli hosting con cron HTTP (cyberfolks, nazwa.pl) possono, in alternativa, interrogare ogni minuto https://domena/ai_agent_runner.php?token=… (token da includes/config.php). Quando l'applicazione rileva che il cron non è mai partito, mostrerà un avviso durante l'impostazione del promemoria - senza cron le e-mail verranno inviate solo quando qualcuno sta effettivamente usando l'applicazione.

Promemoria legati alla SCADENZA dell'attività

Invece di indicare una data, puoi collegare il promemoria alla scadenza dell'attività:

• “ricordami questa attività il giorno prima della scadenza” (modalità domanda nella discussione dell’attività)
• “ricordami 2 ore prima della scadenza dell’attività Offerta per Meblex” (pannello dell’assistente)
• “ricordami la mattina del giorno della scadenza” / “…quando l’attività è in scadenza oggi”
• „ricordami alla scadenza” - esattamente all'ora della scadenza

L'app calcola automaticamente il momento a partire dalla scadenza dell'attività (se la scadenza non prevede un'ora, considera le 9:00). Se modifichi la scadenza dell'attività, anche il promemoria viene spostato - non devi impostarlo di nuovo. Se dopo la modifica il momento «prima della scadenza» è già passato, ma la scadenza è ancora futura, il promemoria ti avviserà alla prima occasione utile; se la scadenza è passata o è stata rimossa, il promemoria viene annullato.

Un'attività senza scadenza non si può tenere sotto controllo: l'assistente te lo dirà e ti proporrà un normale promemoria per una data e un'ora specifiche.

Riepilogo giornaliero delle attività («per oggi / in ritardo»)

In Impostazioni → Profilo → Riepilogo giornaliero delle attività puoi attivare una notifica al giorno all'ora scelta (di default 8:00) con il riepilogo: quante attività hai per oggi e quante sono scadute, insieme ai titoli. Il riepilogo riguarda esclusivamente le attività assegnate a te (non completate e non archiviate), arriva una volta al giorno e ti raggiunge nello stesso modo dei promemoria

• con una notifica nell'applicazione, e ad applicazione chiusa via e-mail (richiede un CRON).

Gestione: «mostra i miei promemoria» (elenco con scadenze e ID) e «annulla il promemoria …» (annullamento tramite l'ID dell'elenco). Se indichi un'ora che è già passata oggi, l'assistente ti chiederà se intendi domani; se non indichi un'ora, considera le 9:00. Limite: 50 promemoria attivi.

Verifica delle azioni dell'AI

L'app fa in modo che l'AI non ti informi di azioni che non ha eseguito. Se nella risposta compare una conferma (ad es. «ho impostato un promemoria»), ma l'azione non è stata davvero eseguita, sotto la risposta vedrai un riquadro giallo «Rettifica» con informazioni su ciò che è successo e su come ottenere il risultato desiderato (ad es. quale frase usare per aprire il modulo di un'attività o creare un promemoria vero e proprio). L'invio di e-mail richiede sempre la tua conferma tramite il pulsante «Invia».

Posta tra le fonti di conoscenza

Le caselle e le discussioni e-mail possono essere indicate come fonti di conoscenza solo dopo che l'amministratore ha attivato questa opzione in Impostazioni → AI («Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza dell'AI»). È disattivata per impostazione predefinita, perché il contenuto della corrispondenza include dati di terzi e viene inviato a un fornitore esterno di AI. Una volta attivata, nella selezione delle fonti ognuno vede solo le proprie caselle.

Indicando una cartella dei Documenti, fornisci all'assistente sia i file sia le note che vi si trovano (incluse le sottocartelle).

Accesso a internet

Se l'amministratore ti ha assegnato l'autorizzazione Assistente AI con accesso a Internet (finestra Utenti), l'assistente può scaricare i contenuti di una specifica pagina web - ad es. verificare se il dominio contenuto nell'e-mail di un cliente esiste e cosa mostra il sito. Basta chiedere: «controlla il sito example.com e dimmi di cosa si occupa questa azienda».

Non è un motore di ricerca - l'assistente deve conoscere l'indirizzo del sito (lo fornirà l'utente oppure lo costruirà dal dominio dell'indirizzo e-mail). Senza il permesso l'assistente risponderà onestamente di non avere accesso a internet.