Assistente de IA

Como abrir o assistente?

Clique no ícone de vistas na barra superior e escolha Assistente de IA - ao lado de Calendário, Quadro e Notas. O mesmo menu está no cabeçalho de cada uma dessas janelas (primeiro ícone à esquerda dos botões), por isso pode mudar de vista sem voltar à barra. Estas quatro janelas ocupam o mesmo lugar: escolher uma fecha as anteriores, e a disposição memorizada (completa / ancorada) aplica-se a todas.

A janela tem o aspeto e o comportamento do Calendário, do Quadro e das Notas: com o ícone no cabeçalho ancora-a na parte inferior do ecrã (recolhe-se para uma pílula - um clique restaura-a), alterna entre o tema claro/escuro (comum às quatro janelas) e oculta a lista de tópicos quando precisa de mais espaço para a conversa. A disposição fica memorizada, por isso a próxima abertura começa como a deixou.

Tópicos - conversas separadas em vez de um único fluxo

Do lado esquerdo da janela está a lista de tópicos. Cada tópico é uma conversa separada: nome próprio, histórico próprio e o seu próprio conjunto de fontes de conhecimento. O histórico anterior não desaparece - na primeira entrada é automaticamente repartido por tópicos, de acordo com o contexto em que decorreu.

• Nova conversa - botão «+ Nova» por cima da lista. Começa como geral (só tem acesso às suas tarefas); adicione fontes através do botão por cima da conversa. Se quiser começar com o mesmo conjunto de informações da conversa atual, use Duplicar com fontes no menu ⋮. O nome é atribuído automaticamente com base na primeira pergunta; pode alterá-lo clicando no título por cima da conversa ou através do menu ⋮.
• Favoritos - estrela junto ao tópico (ou menu ⋮). Os favoritos mantêm-se no topo da lista.
• Pesquisa e filtros - o campo de pesquisa percorre nomes e conteúdo das conversas (mostra o número de resultados). O botão de filtros restringe a lista por workspace, período de tempo, tipo de fontes, favoritos ou conversas em que o assistente alterou algo (criou uma tarefa, mudou o estado, definiu um lembrete). Quando um filtro está ativo, o botão tem um ponto azul - mesmo depois de fechar o menu.
• Menu ⋮ do tópico: mudar o nome, favoritos, Duplicar com fontes (nova conversa com o mesmo conjunto de conhecimento) e eliminar. As fontes de conhecimento alteram-se com o botão acima da conversa.
• Arrastar: organiza os tópicos na lista como quiser - agarre e mova. Largar na secção Favoritos adiciona o tópico aos favoritos (e vice-versa). Depois do primeiro arrastamento, a lista muda para a ordenação Manual; volta a outra através do botão de ordenação.

Fontes de conhecimento - o que o assistente vê

Por baixo do título da conversa, há um botão Fontes. O contexto já não se limita a uma única escolha («esta tarefa OU aquela conversa») - é um conjunto: pode selecionar várias tarefas, uma conversa, uma nota, um workspace inteiro e o calendário ao mesmo tempo.

A janela de seleção é explorada como os Ficheiros - avança nível a nível: workspace → tarefas e conversas do workspace → conversa → pastas, ficheiros e notas dessa conversa; separadamente, Documentos (as suas pastas privadas) e Correio. A regra é sempre a mesma, em todos os níveis: clicar numa linha seleciona esse local como fonte (marca de verificação à direita) e a seta › abre o nível seguinte. A barra «‹» no topo permite voltar um nível atrás. A pesquisa no topo pesquisa tudo de uma só vez.

Tipos de fontes disponíveis:

• As minhas tarefas - predefinição; a lista das suas tarefas, como até agora.
• Calendário - próximos prazos (7 dias por predefinição).
• Workspace - tarefas e conversas de todo o workspace.
• Tarefa / Chat / Nota - um item específico, selecionado na árvore ou na pesquisa. Ao selecionar uma tarefa ou chat, são também incluídos os ficheiros carregados para esse item - tanto os das mensagens como os adicionados no módulo Ficheiros (visíveis na árvore como «Workspace / nome do tópico»). Não é preciso procurá-los separadamente; junto ao nome do tópico, pode ver quantos ficheiros contém. Uma nota longa é lida na íntegra - o assistente lê-a por partes e carrega as seguintes quando necessário. Para si, continua a ser uma única nota: não precisa de a dividir nem encurtar, e a nota e o ficheiro são tratados da mesma forma (desde 2.2.272).
• Ficheiros - «Todos os meus ficheiros», uma pasta selecionada (incluindo as subpastas) ou um único ficheiro; a IA lê o conteúdo de documentos de texto (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF). As pastas do workspace estão disponíveis quando entra nesse workspace; as pastas privadas, quando entra em Documentos. Para abrir uma subpasta, use a seta, como na janela Ficheiros.
• Correio - a sua caixa de entrada (lista de conversas + conteúdo das mais recentes) ou uma conversa de e-mail específica (encontra-a com o motor de pesquisa de fontes). A secção Correio - caixas de entrada só aparece quando o administrador ativou o correio como fonte de conhecimento da IA (Definições → IA, desativado por predefinição) e apenas para as suas caixas de entrada - o correio de outra pessoa nunca é indicado, nem sequer pelo administrador. Lembre-se: o conteúdo da fonte indicada é enviado para o fornecedor de IA externo; o correio nunca é adicionado à base de conhecimento indexada em segundo plano.

Por baixo da lista há uma barra de ocupação - quanto conhecimento coube. Quando indica mais do que o modelo consegue receber, o assistente diz claramente o que não foi considerado (primeiro cedem os intervalos gerais, as tarefas indicadas diretamente permanecem). Só vê o que tem acesso - uma fonte a que perdeu permissões é ignorada na próxima pergunta.

Anexos no painel do assistente

No campo de escrita há um clip (📎) - pode anexar ficheiros diretamente à conversa com o assistente. Também pode colar um ficheiro ou uma captura de ecrã da área de transferência (Ctrl/Cmd+V) diretamente no campo da conversa - será adicionado à conversa como um anexo do clip. A IA lê o conteúdo dos ficheiros na resposta (formatos suportados abaixo). Os ficheiros anexados desta forma são de sessão (aplicam-se apenas à conversa atual).

O que se vê enquanto se espera pela resposta

Enquanto o assistente está a trabalhar, junto aos pontos animados aparece uma breve descrição da etapa - por exemplo, «A ler os anexos…», «A consultar fontes: as minhas tarefas, o correio», «A traduzir…», «A pensar…» e, se a espera for mais longa, «A escrever a resposta…». As etapas correspondem à sequência real de trabalho do assistente e ao que indicou na conversa (fontes de conhecimento, anexos, tipo de pedido).

O que pode fazer o assistente?

O assistente conhece as suas tarefas, conversas e workspaces. Pode:

• Responder a perguntas sobre as suas tarefas, prazos, pessoas atribuídas
• Enviar e-mails - por exemplo, «envia um e-mail para jan@firma.pl com um resumo da tarefa X6».
• Gerar ficheiros para download - PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX) ou CSV. Por exemplo, "prepara um PDF com o resumo da tarefa X6" ou "gera um Word com o relatório". O assistente recolhe o conteúdo da tarefa, compõe o documento e fornece um link para download. Ao enviar um e-mail, o assistente utiliza a sua caixa de correio ligada em Definições → separador Correio (módulo Correio, plano Pro). Se não a tiver, informará desse facto e não enviará o e-mail.
• Consultar o conteúdo de qualquer tarefa/chat a que tenha acesso - sem o abrir. Basta indicar o nome, por exemplo, «resume a tarefa Recrutamento» ou «o que ficou acordado no chat Marketing». O assistente irá então carregar o conteúdo completo, as mensagens e os anexos (TXT/CSV/DOCX/XLSX/PDF).
• Executar ações na aplicação: criar tarefas, abrir janelas, filtrar a lista, alterar estados
• Alterar eventos no calendário - por exemplo, «passa todos os eventos de hoje para amanhã» ou «passa as reuniões de sexta-feira para o próximo dia útil às 12:00». Antes de qualquer alteração, receberá um cartão de confirmação; depois, o assistente indicará exatamente o que alterou. Os horários dos eventos mantêm-se (a menos que indique um novo horário) e os lembretes associados aos prazos das tarefas não são alterados - o respetivo horário é calculado com base no prazo da tarefa.
• Criar eventos no calendário - com hora de início e de fim, workspace, participantes e cor. Por exemplo, «evento Revisão da proposta amanhã das 12:45 às 13:30 no Técnico, com a Kasia Dąbrowska, cor verde». Por predefinição, sem notificação por e-mail - peça-a à parte («envia também por e-mail»).
• Preparar automatizações a partir da descrição de uma regra. O rascunho fica pronto sem sair da conversa: por baixo da resposta aparece um cartão «Ir para Automatizações» - clique nele quando quiser rever e guardar o rascunho.
• Ajudar a escrever descrições de tarefas, e-mails, notas
• Informar sobre tarefas fora de prazo, colegas ausentes

O assistente só tem acesso às tarefas e aos chats para os quais tem autorização (os administradores têm acesso a todos). No caso de perguntas muito abrangentes («pesquisa todas as tarefas…»), pode carregar apenas alguns dos itens mais relevantes de cada vez.

Exemplos de comandos

• «Mostra as minhas tarefas atrasadas»
• «Cria a tarefa X com prazo até sexta-feira e atribui-a à Anna»
• «Altera o estado da tarefa X para concluída»
• «Vai para o workspace RH»
• «Abre a janela de definições»
• «Mostra apenas os chats»
• «Ordena as tarefas alfabeticamente»
• «Como adiciono um novo utilizador?»

Melhorar texto (revisão no editor)

Na barra de ferramentas de cada editor (descrição da tarefa, mensagem numa tarefa/conversa, edição de mensagem) encontra o ícone da varinha com estrelas ✨ - Melhorar texto.

Depois de clicar, a IA revê naturalmente o seu texto diretamente no editor: corrige erros de digitação, ortografia, gramática e pontuação, e uniformiza o estilo - escrevendo de forma natural e simples (como uma pessoa atenta, sem formalismo excessivo). Utiliza o tema/descrição da tarefa ou conversa atual para uniformizar a terminologia. Não inventa novos factos ou pormenores nem torna o texto mais formal.

Mantém a sua formatação. A formatação existente não é alterada: listas com marcadores ou numeradas, negrito, parágrafos, emojis e ícones (✅, →), bem como os espaços nas unidades («200 ms», «5 min»). A opção Embelezar melhora apenas o texto dentro da estrutura existente - não transforma parágrafos em listas nem o contrário. Os trechos com um link no meio da frase são mantidos sem alterações, para não perder a ligação.

Aparece a mensagem «Texto embelezado - clique para anular» - ao clicar, restaura a versão anterior.

O botão só é visível quando o administrador configurou a IA e o utilizador tem permissão para usar a IA nesse contexto (tarefas ou conversas, consoante o caso). A funcionalidade altera apenas o texto no editor - nada é enviado nem guardado enquanto não enviar/guardar a mensagem.

Assistente de IA na conversa de tarefa e de chat

No campo de resposta de cada tarefa e conversa (e também no Correio) há dois botões de IA identificados:

• Assistente de IA (esfera roxa) - muda o editor para o modo de pergunta privada. O editor fica roxo e a barra acima informa: «Pergunta ao Assistente de IA - só você a verá; não será enviada aos participantes». A pergunta e a resposta são visíveis apenas para o autor - a resposta aparece no tópico com a etiqueta SÓ PARA SI. Clique novamente no botão para voltar às mensagens normais.
• Organizar - ao clicar, abre um menu com quatro modos de leitura do tópico: Conteúdo original (desativa a IA), Embelezar (o mesmo conteúdo, mais curto e organizado, na primeira pessoa), Resumir (1-2 frases por mensagem) e Especialista (com linguagem especializada e uma linha «Nota do especialista» - conselho, risco ou pergunta que vale a pena fazer). A IA trabalha em lotes de 8 (dos mais recentes para os mais antigos); no topo do tópico aparece um banner com o nome do modo e, por baixo, o botão «Organizar mensagens mais antigas (N)», que carrega os lotes seguintes. O resultado só é válido durante a sessão e não é guardado em lado nenhum; por baixo de cada mensagem processada aparece a nota «A IA pode cometer erros». Depois de calculado uma vez, o modo muda instantaneamente - na mesma sessão, pode alternar entre modos sem esperar.

No modo de pergunta, o assistente consegue ver o conteúdo do tópico e os anexos, e pode gerar um ficheiro para descarregar (Word/PDF/HTML), por exemplo, «prepara um documento Word com o resumo deste tópico». A IA escreve o conteúdo e a aplicação cria o ficheiro final e adiciona o botão «Descarregar …» ao tópico.

O que pode pedir em linguagem natural

Não existem comandos especiais - pede tudo numa frase normal, na janela do Assistente de IA ou no modo de pergunta na conversa. Exemplos:

Algumas regras que não mudam:

• O envio de e-mails requer sempre a sua confirmação - a IA nunca envia um e-mail sozinha. O e-mail sai da sua caixa de correio ligada em Definições → separador Correio (módulo Correio, plano Pro); sem uma caixa de correio ligada, o Assistente informará da sua ausência e não enviará o e-mail.
• Os lembretes e as ações agendadas são geridos pelo Agente de IA - como até agora (mais detalhes abaixo). Expressões de prazo («amanhã às 9:00», «daqui a uma semana») são convertidas em datas concretas.
• A filtragem da lista de tarefas/chats só funciona na janela do assistente (por exemplo, «mostra os chats favoritos», «prioridade alta, estado em curso»).
• O cancelamento de um plano funciona apenas no tópico de uma tarefa ou chat (modo Assistente de IA) - na janela do Assistente de IA não se cancelam planos. A mensagem tem de começar pela palavra "cancelar": "cancelar plano 13", "cancelar tudo".

Criar tarefas a partir de uma conversa

No tópico de uma tarefa ou de um chat, ative o modo de pergunta com o botão «Assistente de IA» e peça uma nova tarefa - tal como no painel lateral:

• «Cria uma nova tarefa com o mesmo briefing e prazo a 30 de julho»
• «Cria uma tarefa: preparar o relatório trimestral, prazo amanhã»
• «Cria uma tarefa: Proposta para a Meblex, prazo sexta-feira, atribui ao Marek»

O assistente compõe os dados e abre a janela «Adicionar tarefa» com os campos preenchidos: workspace do tópico atual, assunto, conteúdo, prazo, prioridade e pessoas atribuídas. A tarefa só é criada quando clicar em «Guardar» - pode editar qualquer campo antes ou fechar a janela (nesse caso, nada será criado).

Alguns pormenores a conhecer:

• «com o mesmo briefing» transfere a descrição da tarefa atual 1:1 (sem a resumir). Sem este pedido, o assistente cria uma nova descrição com base no que escreveu - não copia o briefing de outra pessoa.
• As expressões de prazo («30 de julho», «sexta-feira», «daqui a uma semana», «amanhã») são convertidas em datas concretas.
• A janela só se abre para si - os restantes participantes da conversa não veem a sua conversa com o assistente. Atualizar a página ou voltar a entrar na conversa não abre a janela uma segunda vez.

A conversa com o assistente no tópico é sempre privada - só você vê a pergunta e a resposta (incluindo o lembrete, que será enviado à hora definida). A tarefa criada ao clicar em «Guardar» é uma tarefa normal, visível para os participantes.

Checklists para marcar

Pode pedir à IA uma lista para assinalar - no painel do assistente ou no modo de pergunta numa conversa:

• „Crie uma checklist: ligar ao Michał, responder ao NBP, emitir uma fatura”
• „Lista de tarefas com caixas de seleção: …”

A IA devolve os itens como cartões clicáveis com uma caixa de verificação. Clica num item para o marcar (clicar novamente desfaz). O estado das marcações é partilhado por todos os que têm acesso a essa mensagem - quando alguém marca um item, os restantes participantes veem o mesmo estado (guardado no servidor, atualizado em tempo real). Por isso, junto a cada item marcado aparece uma indicação de quem o marcou - um mini avatar à direita e, ao passar o rato (no telemóvel: ao tocar), o nome completo com data e hora. A indicação desaparece quando alguém desmarca o item. Numa conversa no computador, o avatar só aparece ao passar o cursor sobre o item. As listas de uma conversa privada com o Assistente numa conversa só são visíveis para si, por isso o estado das marcações também é privado (aí não há indicações - de qualquer forma seria sempre você). As listas normais com marcadores (sem pedido de marcação) mostram-se como até agora.

Geração de ficheiros - como funciona

Quando pede um ficheiro (no painel do assistente ou no modo de pergunta na conversa), a IA prepara o conteúdo e o Task Manager cria o ficheiro automaticamente (Word, PDF, Excel/CSV, HTML) e disponibiliza um link para o descarregar. Assim, o ficheiro é criado de forma fiável - mesmo que a IA se «esqueça» do formato. Os ficheiros Word/PDF/HTML são criados diretamente a partir da resposta da IA; as folhas de cálculo (Excel/CSV) requerem dados tabulares.

Quando algo não funciona

Se a IA não responder, aparece na conversa (ou no painel) um motivo concreto, por exemplo: tempo limite excedido (tente novamente ou escolha um modelo mais rápido em Definições → IA), chave API inválida, limite de pedidos excedido, modelo indisponível. Não é silêncio - recebe sempre informação sobre os próximos passos.

Leitura do conteúdo dos anexos

A IA consegue ver os anexos adicionados à tarefa/conversa e ler o seu conteúdo - tanto no modo de pergunta na conversa (botão «Assistente de IA») como no painel do assistente (para a tarefa/conversa atualmente aberta), por exemplo:

• „resume o conteúdo do anexo abc.docx” (modo de pergunta na conversa)
• „resume o conteúdo do anexo relatório.pdf” (no painel do assistente, com essa tarefa aberta)

Dica: o assistente consegue aceder ao conteúdo e aos anexos de qualquer tarefa/conversa disponível pelo nome ou a partir da vista aberta - não precisa de a abrir. Se um anexo tiver sido adicionado há pouco, o assistente vê-o na pergunta seguinte (o contexto é obtido em tempo real a partir da base de dados).

Formatos de texto suportados: TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX (Word), XLSX/XLS (Excel) e PDF. As imagens (JPG/PNG/GIF/WebP) são analisadas visualmente, se o modelo de IA suportar imagens - também fotografias grandes (são automaticamente reduzidas antes do envio ao modelo, pelo que fotografias grandes também são descritas).

Depois de ativar os resumos, o painel do assistente também consegue responder a perguntas sobre anexos de VÁRIAS tarefas/conversas em simultâneo (por exemplo, «resume a informação dos anexos de todas as tarefas») - dentro dos limites das suas permissões (apenas tarefas e conversas a que tem acesso).

Muitos anexos num só tópico? O administrador pode ativar «Resumos de IA dos anexos» em Definições → IA. A aplicação cria então um breve resumo de cada ficheiro (de texto ou imagem), para que o assistente consiga lidar até com dezenas de anexos (por exemplo, «resume todos os anexos»). Modos: automaticamente (em segundo plano, requer cron) ou manualmente (o administrador clica em «Processar agora»). Cada resumo custa uma chamada à API por ficheiro. Os ficheiros ainda não indexados são lidos em tempo real (com um limite) e, se houver demasiados dados, o assistente pedirá que restrinja a pesquisa ou indique um ficheiro específico pelo nome.

Lê documentos longos em partes. Quando um ficheiro não cabe numa única passagem (por exemplo, um documento com dezenas de páginas), o assistente recebe a primeira parte com a indicação explícita de quanto texto foi omitido - e recolhe as partes seguintes sozinho, quando são necessárias. Antes, o texto interrompia-se a meio de uma frase sem qualquer aviso, o que podia levar o assistente a sugerir que o ficheiro estava danificado ou incompleto.

Limitações: ficheiros DOC mais antigos (binários) não são lidos. PDFs que sejam digitalizações (imagem sem camada de texto) não serão lidos (sem OCR). Ficheiros muito grandes são cortados, mas o limite depende da via pela qual o ficheiro chega ao assistente: um anexo numa mensagem é lido até cerca de 50 KB de texto, um ficheiro indicado como fonte de conhecimento - até 300 000 carateres (o assistente recebe-o em partes de cerca de 24 000 carateres e vai buscando mais sozinho), e o índice da base de conhecimento guarda de cada ficheiro até 54 000 carateres. Acima destes limites, a IA só vê o início do documento.

Histórico de conversas

O assistente lembra-se do contexto da conversa atual - cada conversa tem o seu próprio histórico e não se mistura com as outras. O histórico pode ser guardado na base de dados (consoante as definições do administrador) ou reposto ao fechar a janela. As conversas são privadas - ninguém mais as vê, nem sequer o administrador.

Definições de IA (apenas administrador)

Vá a Definições → separador IA. Configure:

• Fornecedor de IA: OpenAI, Gemini, Claude ou Grok
• Chave API do fornecedor
• Modelo de IA - escolha na lista obtida da API do fornecedor
• O comprimento máximo da resposta - limite de tokens (1024-16384)

Lembretes

O assistente consegue definir os seus lembretes pessoais (independentes de tarefas e conversas):

• „Lembra-me hoje às 18:15 da reunião com Marek”
• „Lembra-me daqui a 30 minutos de enviar o relatório”
• „Lembra-me amanhã às 9 da fatura”

O assistente mostra uma confirmação com a data e a hora - após aprovação, o lembrete fica guardado. Na hora indicada, recebe uma notificação (toast) na aplicação.

E-mail apenas quando solicitado. Os eventos criados pelo assistente são, por predefinição, sem notificação por e-mail - recebe-os na aplicação e pronto. Se também quiser receber um e-mail, diga-o explicitamente: «lembra-me amanhã às 9 da fatura e envia também por e-mail». (No calendário, encontra a mesma opção numa caixa de seleção: «Enviar notificação também por e-mail».)

Evento com descrição completa. Numa única frase pode indicar tudo o que define manualmente no calendário:

• intervalo horário - «evento Revisão da proposta amanhã das 12:45 às 13:30»
• workspace - «...no workspace Técnico» (basta indicar o nome)
• participantes - «...com Kasia Dąbrowska e Ola Wójcik»; cada uma destas pessoas recebe a sua própria cópia do evento (e a sua própria notificação)
• cor do marcador - laranja, roxo, rosa, azul, verde, cinzento

Só pode adicionar participantes entre as pessoas com quem partilha um workspace. Se o nome corresponder a várias pessoas (por exemplo, apenas «Piotr»), o assistente pede-lhe o nome completo - não convida ninguém «ao acaso».

Importante: o lembrete só é criado depois de clicar em «Sim, executar» na janela de confirmação. A resposta do assistente, por si só, não guarda nada - se a janela de confirmação não apareceu, o lembrete não foi criado. Pode verificar a lista de lembretes efetivamente guardados com o comando «mostra os meus lembretes».

O e-mail requer um CRON (tarefa para o administrador). O toast na aplicação funciona sempre, mas o envio de e-mail com a aplicação fechada precisa de uma tarefa periódica no servidor:

* * * * * /usr/bin/php /ścieżka/do/aplikacji/ai_agent_runner.php >> /ścieżka/do/aplikacji/logs/ai_agent.log 2>&1

Alojamentos com cron HTTP (cyberfolks, nazwa.pl) podem, em alternativa, consultar de minuto a minuto https://dominio/ai_agent_runner.php?token=… (token de includes/config.php). Quando a aplicação deteta que o cron nunca chegou a arrancar, mostra um aviso ao definir um lembrete - sem cron, os e-mails só saem quando alguém estiver mesmo a usar a aplicação.

Lembretes ligados ao PRAZO de uma tarefa

Em vez de indicar uma data, pode associar o lembrete ao prazo de conclusão da tarefa:

• «lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo» (modo de pergunta na conversa da tarefa)
• «lembra-me 2 horas antes do prazo da tarefa Proposta para a Meblex» (painel do assistente)
• «lembra-me de manhã, no dia do prazo» / «…quando a tarefa estiver para hoje»
• «lembra-me no prazo» - exatamente à hora do prazo

A aplicação calcula automaticamente o momento a partir do prazo da tarefa (se o prazo não incluir uma hora, considera 9:00). Se alterar o prazo da tarefa, o lembrete é reagendado em conformidade - não precisa de o configurar novamente. Se, após a alteração, o momento «antes do prazo» já tiver passado, mas o prazo ainda estiver por chegar, o lembrete será enviado na próxima oportunidade; se o prazo já tiver passado ou tiver sido removido, o lembrete é cancelado.

Não é possível «acompanhar» uma tarefa sem prazo - o assistente informa-o e propõe um lembrete normal para uma data e hora específicas.

Resumo diário das tarefas («para hoje / atrasadas»)

Em Definições → Perfil → Resumo diário de tarefas pode ativar uma notificação por dia, à hora escolhida (predefinição 8:00), com um resumo: quantas tarefas tem para hoje e quantas estão fora de prazo, com os respetivos títulos. O resumo abrange apenas as tarefas atribuídas a si (não concluídas e não arquivadas), chega uma vez por dia e é entregue da mesma forma que os lembretes

• por notificação na aplicação e, com a aplicação fechada, por e-mail (requer CRON).

Gestão: «mostra os meus lembretes» (lista com prazos e IDs) e «cancela o lembrete …» (cancelamento pelo ID da lista). Se indicar uma hora que já passou hoje, o assistente pergunta se se refere a amanhã; se não indicar uma hora, considera 9:00. Limite: 50 lembretes ativos.

Verificação das ações da IA

A aplicação impede que a IA lhe diga que realizou ações que não realizou. Se a resposta incluir uma confirmação (por exemplo, «configurei o lembrete»), mas a ação não tiver sido realmente executada, verá por baixo da resposta um bloco amarelo de «Retificação» com informações sobre o que aconteceu e como alcançar o resultado pretendido (por exemplo, que frase usar para abrir o formulário da tarefa ou criar um lembrete verdadeiro). O envio de e-mails requer sempre a sua confirmação através do botão «Enviar».

Correio nas fontes de conhecimento

As caixas de correio e as conversas de e-mail só podem ser selecionadas como fonte de informação depois de o administrador ativar essa opção em Definições → IA («Permitir a utilização do correio como fonte de informação da IA»). Esta opção está desativada por predefinição, porque o conteúdo da correspondência inclui dados de terceiros e é enviado para um fornecedor externo de IA. Depois de ativada, cada pessoa só vê as suas próprias caixas de correio na lista de fontes.

Ao indicar uma pasta de Documentos, dá ao assistente tanto os ficheiros como as notas nela guardadas (incluindo subpastas).

Acesso à internet

Se o administrador lhe tiver atribuído a permissão Assistente de IA com acesso à Internet (janela Utilizadores), o assistente pode obter o conteúdo de uma página Web específica - por exemplo, verificar se o domínio do e-mail de um cliente existe e o que está no site. Basta pedir: «consulta o site example.com e diz-me o que faz esta empresa».

Não é um motor de pesquisa - o assistente precisa de conhecer o endereço da página (fornecido pelo utilizador ou construído a partir do domínio do endereço de e-mail). Sem a permissão, o assistente responde honestamente que não tem acesso à internet.