Wie ändere ich mein Passwort?

Klicken Sie auf ⚙ (Zahnradsymbol) → Registerkarte Profil / Konto → Feld „Neues Passwort“ → Speichern.

Wie ändere ich mein Profilbild?

Klicken Sie auf ⚙ → Reiter Profil → klicken Sie auf das aktuelle Profilbild oder das Kamerasymbol → wählen Sie eine Datei aus.

Wie lege ich eine Abwesenheit fest?

Klicken Sie auf ⚙ → Reiter Profil → Abschnitt Verfügbarkeitsstatus → wählen Sie den Typ (Urlaub / Krankheit / Abwesend) → legen Sie die Daten fest → Status speichern. Ihr Status wird für andere Benutzer und den KI-Assistenten sichtbar sein.

Wie suche ich eine Aufgabe?

Klicken Sie auf das Suchfeld (🔍) im oberen Bereich der mittleren Spalte und geben Sie einen Teil dessen ein, wonach Sie suchen. Die Suche durchsucht den Betreff und die Beschreibung von Aufgaben, die Namen von Chats sowie den Inhalt von Nachrichten.

Wie weise ich eine Aufgabe einer anderen Person zu?

Öffnen Sie die Aufgabe → klicken Sie auf „Bearbeiten“ → wählen Sie im Abschnitt „Zugewiesen“ die Personen aus → Speichern. Sie können auch den Assistenten bitten: „Weise Aufgabe X Anna zu“.

Wie sehe ich alle überfälligen Aufgaben?

Verwenden Sie den Filter „Überfällig“ in der oberen Filterleiste ODER fragen Sie den Assistenten: „Zeige überfällige Aufgaben“.

Wie füge ich eine Datei zu einer Aufgabe hinzu?

Öffnen Sie eine Aufgabe und klicken Sie im Nachrichtenbereich auf das Büroklammer-Symbol (📎), oder ziehen Sie Datei(en) per Drag-and-drop an eine beliebige Stelle im Fenster - es erscheint der Hinweis „Dateien hier ablegen, um Anhänge hinzuzufügen“, und nach dem Ablegen gelangen die Dateien in den aktiven Editor (Aufgaben-Thread/Chat oder geöffnetes Aufgabenformular). Funktioniert auch für mehrere Dateien gleichzeitig. Auf diese Weise gezogene Bilder werden als Anhänge hinzugefügt (sie werden nicht in den Inhalt eingefügt).

Wie entfernt man einen Benutzer aus einem Arbeitsbereich?

Fahren Sie mit der Maus über die Karte des Arbeitsbereichs in der linken Spalte → klicken Sie auf das Symbol ⋮ am rechten Rand → Arbeitsbereich bearbeiten → deaktivieren Sie im Abschnitt „Benutzer zuweisen“ das Kontrollkästchen der betreffenden Person → Speichern.

Wie setzt man das Passwort eines Benutzers zurück (Administrator)?

Legen Sie kein Passwort für andere Benutzer fest. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung (Gruppensymbol) → Registerkarte Liste → klicken Sie beim betreffenden Benutzer auf „Erneut senden“. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link und legt selbst ein neues Passwort fest.

Wie speichert man eine einzelne Nachricht oder Notiz als Datei?

Im Menü ⋮ bei einer Nachricht (Aufgaben, Chats, E-Mail - auch bei einer Antwort des KI-Assistenten) sowie im Menü einer Notiz finden Sie Export als PDF, Export als Word und Export als TXT. Die Datei wird sofort erstellt und lädt sich automatisch herunter; sie enthält eine Kopfzeile mit der Herkunft - wer sie geschrieben hat, wann und in welchem Thread (bei E-Mails: Betreff, Von, An). Der Download-Link ist privat und läuft nach 24 Stunden ab, genau wie beim Export eines gesamten Gesprächs.

Exportiert wird, was Sie sehen. Wenn Sie einen von der KI aufbereiteten Thread lesen („Strukturieren“ → Verschönern / Zusammenfassen / Experte), wird genau diese Version in die Datei übernommen. In der Kopfzeile finden Sie einen Hinweis darauf, dass der Inhalt von der KI erstellt wurde und in welchem Modus. Möchten Sie das Original? Wählen Sie unter „Strukturieren“ den Eintrag Originalinhalt und exportieren Sie erneut.

Wie exportiert man den Verlauf eines Chats oder einer Aufgabe?

Bitten Sie den KI-Assistenten zum Beispiel: „Erstelle ein PDF mit einer Zusammenfassung von Aufgabe X“ oder „Erstelle eine Excel-Datei mit dem Chatverlauf von Y“. Der Assistent stellt das Dokument zusammen und stellt einen Download-Link bereit. Unterstützte Formate: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

Der Download-Link ist privat und läuft nach 24 Stunden ab - er funktioniert nur für angemeldete Benutzer mit Zugriff auf die jeweilige Aufgabe/den jeweiligen Chat. Nach Ablauf bitten Sie den Assistenten einfach, die Datei erneut zu generieren.

Wie funktioniert der KI-Agent?

Der KI-Agent führt zeitlich geplante Aufträge aus: Er sendet eine Nachricht an einen Thread oder eine E-Mail von Ihrem persönlichen SMTP zum angegebenen Termin, benachrichtigt eine ausgewählte Person, prüft den Gesprächsverlauf und wartet auf eine Antwort oder ein Schlüsselwort. Er arbeitet im Thread einer Aufgabe oder eines Chats: Aktivieren Sie den Modus KI-Assistent und beschreiben Sie den Auftrag, z. B. „schicke am Donnerstag eine E-Mail an kunde@firma.de mit einer Erinnerung an das Angebot“. Der Plan startet sofort nach dem Speichern, ohne Bestätigungsfenster. Sie können ihn im selben Modus mit der Nachricht „Plan 13 abbrechen“ oder „alles abbrechen“ widerrufen.

Warum antwortet der KI-Assistent nicht?

Prüfen Sie in den Einstellungen (⚙ → KI), ob die KI konfiguriert ist - Anbieter, API-Schlüssel und Modell müssen festgelegt sein. Ist die Konfiguration korrekt, kann es sich um ein Problem mit dem API-Schlüssel-Limit oder der Internetverbindung handeln.

Ich kann eine Aufgabe/Nachricht nach dem Einfügen eines Fotos nicht speichern

Wenn beim Speichern eine Meldung über die Überschreitung der zulässigen Größe erscheint, bedeutet das, dass das direkt in den Inhalt eingefügte Bild für die Datenbank zu groß ist. Fügen Sie das große Bild nicht in den Inhalt ein, sondern fügen Sie es als Anhang hinzu (Büroklammer-Symbol 📎 bei der Nachricht).

Warum kann ich nichts hinzufügen/speichern (nur Ansicht)?

Die Anwendung befindet sich im reinen Lesemodus, da das Ablaufdatum des Demo-Versionsschlüssels überschritten ist, der Schlüssel ungültig ist, einer anderen Domain zugeordnet oder remote widerrufen wurde, oder kein Schlüssel eingegeben wurde. Der Administrator sollte einen gültigen Schlüssel unter Einstellungen → Erweitert → Bereich Lizenz eingeben. Details: Lizenz.

Ich habe einen großen Anhang gesendet - warum sieht der Empfänger ihn mit Verzögerung?

Große Dateien werden erst nach dem Senden der Nachricht im Hintergrund hochgeladen. Beim Absender erscheint dann die Beschriftung „Anhang wird gesendet …“, und beim Empfänger erscheint die Datei von selbst innerhalb weniger Sekunden (sobald der Upload abgeschlossen ist) - ohne die Seite neu zu laden.

Ich habe die KI aktiviert, aber andere Benutzer sehen sie nicht

Nach Eingabe des API-Schlüssels erscheint der KI-Assistent bei den übrigen Benutzern automatisch innerhalb von etwa einer Minute - sie müssen die Seite nicht neu laden. Wenn Sie es sofort möchten, können sie die Seite manuell aktualisieren.

Ich klicke auf „Anmelden“, aber nichts passiert - ich lande ohne Meldung wieder beim Formular

Das ist ein Zeichen dafür, dass das Passwort korrekt war, aber der Browser das Sitzungs-Cookie nicht gespeichert hat - die Anwendung lässt Sie hinein und schickt Sie sofort wieder zur Anmeldung zurück. Häufigste Ursachen:

  1. Die Anwendung wird manchmal unter http:// und manchmal unter https:// geöffnet (z. B. http://localhost und https://localhost). Ein unter https gespeichertes Cookie besitzt ein Sicherheits-Flag und verhindert das Speichern eines Cookies unter http. Öffnen Sie die Anwendung immer über dieselbe Adresse.
  2. Der Browser blockiert Cookies für diese Seite (privater Modus mit strengen Einstellungen, Datenschutz-Erweiterung, zu weit gefasste Blockierung von Drittanbieter-Cookies).

Was tun: Löschen Sie die Cookies dieser Seite (Safari: Einstellungen → Datenschutz → Website-Daten verwalten; Chrome: Schloss-Symbol bei der Adresse → Cookies) und melden Sie sich erneut unter der richtigen Adresse an. Ab Version 2.2.164 erkennt die Anwendung diese Situation und weist auf dem Anmeldebildschirm direkt darauf hin, statt zu schweigen.

Sendet die Anwendung Benutzerdaten an externe Unternehmen?

Nur zu den Diensten, die Sie selbst angeben oder aktivieren. Die gesamte Oberfläche - Bibliotheken, Schriftarten, Icons und Ersatz-Avatare - wird von Ihrem Server ausgeliefert. Die Anwendung ruft kein CDN auf, lädt keine Schriftarten von Google und nutzt keinen externen Avatar-Generator (eine Person ohne hochgeladenes Foto erhält einen Kreis mit Initialen, der im Browser gezeichnet wird). Das gilt auch für die Login-Seite und den Installer. Grundfunktionen funktionieren auch in einem Netzwerk ohne Internetzugang.

Der Server verbindet sich in folgenden Fällen nach außen:

  • Lizenzportal - beim Login (Lizenzstatus), bei der Aktivierung des Schlüssels und bei der Update-Prüfung. Das Portal erhält den Lizenzschlüssel, die Domain und die Programmversion, jedoch keine Inhalte aus der Datenbank. Dies ist die einzige Verbindung, die Sie nicht selbst aktivieren,
  • den bei der Installation angegebenen SMTP-Mailserver (E-Mail-Benachrichtigungen) sowie die im Modul E-Mail hinzugefügten IMAP/SMTP-Postfächer (aus ihnen werden auch die vom KI-Assistenten versendeten E-Mails verschickt),
  • KI-Anbieter, der in den Einstellungen angegeben ist (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - die Anfrage mit dem für die Antwort nötigen Kontext und den Inhalten, mit denen die jeweilige KI-Funktion arbeitet. Im Plan Pro sendet die Wissensdatenbank bei Standardeinstellungen zudem einmal täglich neue und geänderte Aufgaben sowie Chats zur Zusammenfassung. Bei OpenAI und Google gelangen dorthin auch Fragmente von Notizen und Dateien, die für die semantische Suche benötigt werden. Bei deaktivierter KI wird dort nichts übertragen,
  • Google Kalender - wenn Sie Ihr Konto damit verbinden,
  • n8n-Webhooks - wenn der Administrator die Integration aktiviert und Webhooks hinzufügt,
  • Push-Benachrichtigungsdienste der Browser (z. B. Mozilla, Google, Apple) - wenn der Administrator Push-Benachrichtigungen aktiviert und Sie sie auf Ihrem Gerät einschalten; der Inhalt ist mit dem Schlüssel Ihres Geräts verschlüsselt,
  • angegebene Website - wenn Sie die Berechtigung KI-Assistent mit Internetzugriff haben und den Assistenten bitten, sie zu lesen.

Der Browser verbindet sich nur dann mit einem anderen Dienst, wenn jemand ein Video (z. B. von YouTube oder Vimeo) oder ein Bild von einer anderen Seite in den Inhalt einbettet, wenn Sie in der E-Mail eine Nachricht mit aus dem Netz geladenen Elementen öffnen (externe Bilder erst nach Klick auf Bilder anzeigen), wenn Sie auf dem Gerät Push-Benachrichtigungen aktivieren und wenn Sie sich beim Verbinden des Kalenders bei einem Google-Konto anmelden.

Eine Liste der eingebundenen Bibliotheken samt ihrer Lizenzen finden Sie in der Datei LICENCJE-BIBLIOTEK.md im Anwendungsverzeichnis.

„Zu viele fehlgeschlagene Anmeldeversuche“ - was bedeutet das?

Nach fünf falschen Passwörtern für dasselbe Konto sperrt die Anwendung die Anmeldung für 15 Minuten. Der Zähler bezieht sich auf eine bestimmte E-Mail-Adresse, sodass die Fehler einer Person nicht den Rest des Teams blockieren - selbst wenn die gesamte Firma über eine gemeinsame IP-Adresse ins Internet geht. Eine erfolgreiche Anmeldung setzt den Zähler dieses Kontos sofort zurück.

Separat davon greift ein netzwerkseitiger Schutz: Von einer IP-Adresse sind 20 fehlgeschlagene Versuche in 15 Minuten erlaubt, gerechnet über alle Konten zusammen. Das ist eine Barriere für den Fall, dass jemand versucht, Passwörter für mehrere Konten gleichzeitig zu erraten.

Sie möchten nicht warten? Verwenden Sie den Link „Passwort vergessen“ - das Zurücksetzen funktioniert unabhängig vom Zähler.