Comment changer son mot de passe ?

Cliquez sur ⚙ (engrenage) → onglet Profil / Compte → champ « Nouveau mot de passe » → Enregistrer.

Comment changer sa photo de profil ?

Cliquez sur ⚙ → onglet Profil → cliquez sur la photo de profil actuelle ou sur l'icône d'appareil photo → choisissez un fichier.

Comment définir une absence ?

Cliquez sur ⚙ → onglet Profil → section Statut de disponibilité → choisissez le type (Vacances / Maladie / Absent) → définissez les dates → Enregistrer le statut. Votre statut sera visible par les autres utilisateurs et par l'assistant IA.

Comment rechercher une tâche ?

Cliquez dans le champ de recherche (🔍) en haut de la colonne centrale et saisissez un fragment de ce que vous cherchez. La recherche porte sur le sujet et la description des tâches, les noms des discussions ainsi que le contenu des messages.

Comment attribuer une tâche à une autre personne ?

Ouvrez la tâche → cliquez sur « Modifier » → dans la section « Personnes assignées », sélectionnez les personnes → Enregistrer. Vous pouvez aussi demander à l’assistant : « Assigne la tâche X à Anna ».

Comment voir toutes les tâches en retard ?

Utilisez le filtre « En retard » dans la barre de filtres en haut OU demandez à l’assistant : « Affiche les tâches en retard ».

Comment ajouter un fichier à une tâche ?

Ouvrez une tâche et, dans la section des messages, cliquez sur l'icône du trombone (📎), ou bien faites glisser le(s) fichier(s) et déposez-les n'importe où dans la fenêtre - le message « Déposez les fichiers pour ajouter des pièces jointes » apparaît, et une fois déposés, les fichiers sont ajoutés à l'éditeur actif (fil de discussion de la tâche/discussion ou formulaire de tâche ouvert). Cela fonctionne aussi pour plusieurs fichiers à la fois. Les images déposées de cette manière sont ajoutées comme pièces jointes (elles ne sont pas insérées dans le contenu).

Comment supprimer un utilisateur d'un espace de travail ?

Survolez la carte de l'espace de travail dans la colonne de gauche → cliquez sur l'icône ⋮ au bord droit → Modifier l'espace de travail → dans la section « Affecter des utilisateurs », décochez la case à côté de la personne concernée → Enregistrer.

Comment réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur (administrateur) ?

Vous ne pouvez pas définir le mot de passe à la place de l’utilisateur. Accédez à la gestion des utilisateurs (icône de groupe) → onglet Liste → cliquez sur « Renvoyer » à côté de l’utilisateur. Il recevra un e-mail avec un lien et pourra définir lui-même un nouveau mot de passe.

Comment enregistrer un message ou une note sous forme de fichier ?

Dans le menu ⋮ à côté d'un message (tâches, discussions, Messagerie - aussi pour une réponse de l'Assistant IA) ainsi que dans le menu d'une note, vous trouverez Exporter en PDF, Exporter en Word et Exporter en TXT. Le fichier est généré immédiatement et se télécharge automatiquement ; il comporte un en-tête indiquant sa provenance - qui l'a écrit, quand et dans quel fil (pour un e-mail : objet, de, à). Le lien de téléchargement est privé et expire au bout de 24 heures, comme pour l'export de toute une conversation.

L’export reprend ce que vous voyez. Si vous consultez un fil de discussion organisé par l’IA (« Structurer » → Embellir / Résumer / Expert), c’est cette version qui sera exportée, avec une mention dans l’en-tête indiquant que le contenu a été préparé par l’IA et précisant le mode utilisé. Vous voulez l’original ? Dans « Structurer », choisissez Contenu original, puis exportez à nouveau.

Comment exporter l'historique d'une discussion ou d'une tâche ?

Demandez à l’assistant IA, par exemple : « Génère un PDF récapitulatif de la tâche X » ou « Prépare un fichier Excel avec l’historique de la discussion Y ». L’assistant préparera le document et vous fournira un lien de téléchargement. Formats pris en charge : PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

Le lien de téléchargement est privé et expire au bout de 24 heures - il ne fonctionne que pour l'utilisateur connecté ayant accès à la tâche/discussion concernée. Une fois expiré, demandez simplement à l'assistant de régénérer le fichier.

Comment fonctionne l'Agent IA ?

L’Agent IA exécute des demandes planifiées dans le temps : il envoie un message dans un fil de discussion ou un e-mail depuis votre SMTP personnel à la date indiquée, notifie la personne choisie, consulte l’historique de la conversation et attend une réponse ou un mot-clé. Il agit dans le fil d’une tâche ou d’une discussion : activez le mode Assistant IA et décrivez la demande, par exemple « jeudi, envoie un e-mail à client@entreprise.fr pour rappeler le devis ». Le plan démarre immédiatement après l’enregistrement, sans fenêtre de confirmation. Vous pouvez l’annuler dans le même mode avec le message « annule le plan 13 » ou « annule tout ».

Pourquoi l'Assistant IA ne répond-il pas ?

Vérifiez dans les paramètres (⚙ → IA) que l'IA est configurée - le fournisseur, la clé API et le modèle doivent être définis. Si la configuration est correcte, il peut s'agir d'un problème de limite de la clé API ou de connexion Internet.

Je n'arrive pas à enregistrer une tâche/un message après avoir collé une image

Si un message indique un dépassement de la taille autorisée lors de l'enregistrement, cela signifie que l'image collée directement dans le contenu est trop volumineuse pour la base de données. Plutôt que de coller une grande image dans le contenu, ajoutez-la en tant que pièce jointe (icône du trombone 📎 près du message).

Pourquoi ne puis-je rien ajouter/enregistrer (consultation uniquement) ?

L'application est en mode lecture seule, car la date de validité de la clé de la version démo est dépassée, la clé est invalide, associée à un autre domaine ou révoquée à distance, ou aucune clé n'a été saisie. L'administrateur doit saisir une clé valide dans Paramètres → Avancé → section Licence. Détails : Licence.

J'ai envoyé une pièce jointe volumineuse - pourquoi le destinataire la voit-il avec du retard ?

Les fichiers volumineux continuent de se téléverser en arrière-plan après l'envoi du message. Chez l'expéditeur, l'étiquette « Envoi de la pièce jointe… » s'affiche alors, et chez le destinataire, le fichier apparaîtra automatiquement en quelques secondes (une fois le téléversement terminé) - sans rafraîchir la page.

J'ai activé l'IA, mais les autres utilisateurs ne la voient pas

Après la saisie de la clé API, l'assistant IA apparaît chez les autres utilisateurs automatiquement, en environ une minute - ils n'ont pas besoin de rafraîchir la page. S'ils souhaitent le voir immédiatement, ils peuvent le faire manuellement.

Je clique sur « Se connecter » et rien ne se passe - je reviens au formulaire sans aucun message

C'est le signe que le mot de passe était correct, mais que le navigateur n'a pas enregistré le cookie de session - l'application vous laisse entrer puis vous renvoie aussitôt à la connexion. Causes les plus fréquentes :

  1. L'application est parfois ouverte tantôt en http://, tantôt en https:// (par exemple http://localhost et https://localhost). Le cookie enregistré sous l'adresse https porte un indicateur de sécurité qui bloque l'enregistrement d'un cookie depuis http. Ouvrez toujours l'application à la même adresse.
  2. Le navigateur bloque les cookies pour ce site (mode privé avec des réglages stricts, extension de confidentialité, blocage des cookies tiers réglé de façon trop large).

Que faire : effacez les cookies de ce site (Safari : Réglages → Confidentialité → Gérer les données de sites web ; Chrome : cadenas près de l'adresse → Cookies) puis reconnectez-vous à la bonne adresse. Depuis la version 2.2.164, l'application détecte cette situation et l'indique clairement sur l'écran de connexion, au lieu de rester silencieuse.

L'application envoie-t-elle les données des utilisateurs à des sociétés tierces ?

Uniquement vers les services que vous indiquez ou activez vous-même. Toute l’interface - bibliothèques, polices, icônes et avatars par défaut - est servie depuis votre serveur. L’application n’interroge aucun CDN, ne charge pas de polices depuis Google et n’utilise aucun générateur d’avatars externe (une personne sans photo importée obtient un cercle avec ses initiales, dessiné dans le navigateur). Cela vaut aussi pour la page de connexion et l’installateur. Les fonctions de base marchent sur un réseau sans accès à internet.

Le serveur se connecte vers l’extérieur dans ces cas :

  • panneau de licence - lors de la connexion (statut de la licence), lors de l’activation de la clé et lors de la vérification des mises à jour. Le panneau reçoit la clé de licence, le domaine et la version du programme, sans aucun contenu de la base. C’est la seule connexion que vous n’activez pas vous-même,
  • serveur de messagerie SMTP indiqué lors de l’installation (notifications e-mail) ainsi que les boîtes IMAP/SMTP ajoutées dans le module Messagerie (ce sont elles aussi qui envoient les e-mails de l’Assistant IA),
  • fournisseur IA indiqué dans les Paramètres (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - une requête contenant le contexte nécessaire à la réponse et les contenus sur lesquels travaille la fonction IA concernée. Dans la formule Pro, avec les réglages par défaut, la base de connaissances envoie aussi une fois par jour, pour les résumer, les tâches et discussions nouvelles ou modifiées. Avec OpenAI et Google, des extraits de notes et de fichiers y sont également transmis, nécessaires à la recherche par le sens. Lorsque l’IA est désactivée, rien n’y est transmis,
  • Google Agenda - lorsque vous y connectez votre compte,
  • webhooks n8n - lorsque l’administrateur active l’intégration et ajoute des webhooks,
  • passerelles de notifications push des navigateurs (par ex. Mozilla, Google, Apple) - lorsque l’administrateur active les notifications push et que vous les activez sur votre appareil ; le contenu est chiffré avec la clé de votre appareil,
  • le site web indiqué - lorsque vous disposez du droit Assistant IA avec accès à internet et que vous demandez à l’assistant de le lire.

Le navigateur ne se connecte à un autre service que lorsque quelqu’un intègre dans le contenu une vidéo (par ex. YouTube ou Vimeo) ou une image provenant d’un autre site, lorsque vous ouvrez dans la Messagerie un message contenant des éléments téléchargés depuis internet (les images distantes ne se chargent qu’après avoir cliqué sur Afficher les images), lorsque vous activez les notifications push sur votre appareil, et lorsque, en connectant un calendrier, vous vous connectez à un compte Google.

La liste des bibliothèques intégrées avec leurs licences se trouve dans le fichier LICENCJE-BIBLIOTEK.md dans le répertoire de l'application.

« Trop de tentatives de connexion infructueuses » - qu’est-ce que cela signifie ?

Après cinq mots de passe erronés pour le même compte, l'application suspend la connexion pendant 15 minutes. Le compteur porte sur une adresse e-mail précise, donc les erreurs d'une personne ne bloquent pas le reste de l'équipe - même quand toute l'entreprise sort sur Internet avec une seule adresse IP. Une connexion réussie remet immédiatement le compteur de ce compte à zéro.

Une protection distincte agit côté réseau : depuis une même adresse IP, 20 tentatives échouées en 15 minutes sont autorisées, tous comptes confondus. C'est une barrière au cas où quelqu'un essaierait de deviner les mots de passe de plusieurs comptes à la fois.

Vous ne voulez pas attendre ? Utilisez le lien « Mot de passe oublié » - la réinitialisation fonctionne indépendamment du compteur.