Miten vaihdan salasanani?

Napsauta ⚙ (rataskuvake) → Profiili / Tili -välilehti → ”Uusi salasana” -kenttä → Tallenna.

Miten vaihdan profiilikuvani?

Napsauta ⚙ → välilehti Profiili → napsauta nykyistä profiilikuvaa tai kamerakuvaketta → valitse tiedosto.

Miten asetan poissaolon?

Napsauta ⚙ → välilehti Profiili → osio Saatavuustila → valitse tyyppi (Loma / Sairaus / Poissa) → aseta päivämäärät → Tallenna tila. Tilasi näkyy muille käyttäjille ja AI-avustajalle.

Miten etsin tehtävän?

Napsauta hakukenttää (🔍) keskisarakkeen yläosassa ja kirjoita hakemasi sana tai sen osa. Haku etsii tehtävien aiheesta ja kuvauksesta, keskustelujen nimistä sekä viestien sisällöstä.

Miten osoitan tehtävän toiselle henkilölle?

Avaa tehtävä → napsauta ”Muokkaa” → valitse henkilöt ”Määritetyt”-osiossa → Tallenna. Voit myös pyytää avustajaa: ”Määritä tehtävä X Annalle”.

Miten näen kaikki myöhässä olevat tehtävät?

Käytä yläreunan suodatinpalkin ”Myöhässä”-suodatinta TAI pyydä avustajaa: ”Näytä myöhässä olevat tehtävät”.

Miten lisään tiedoston tehtävään?

Avaa tehtävä ja napsauta viestiosiossa paperiliitinkuvaketta (📎), tai vedä tiedosto(t) ja pudota ne mihin tahansa kohtaan ikkunaa - näkyviin tulee viesti ”Pudota tiedostot lisätäksesi liitteet”, ja pudotuksen jälkeen tiedostot siirtyvät aktiiviseen muokkaimeen (tehtävän viestiketju/keskustelu tai avoin tehtävälomake). Toimii myös useammalle tiedostolle kerralla. Tällä tavalla vedetyt kuvat lisätään liitteinä (niitä ei lisätä sisältöön).

Miten käyttäjä poistetaan työtilasta?

Vie hiiri työtilan kortin päälle vasemmassa sarakkeessa → napsauta ⋮-kuvaketta sen oikeassa reunassa → Muokkaa työtilaa → poista ”Määritä käyttäjät”-osiossa valinta kyseisen henkilön kohdalta → Tallenna.

Miten käyttäjän salasana nollataan (ylläpitäjä)?

Salasanaa ei aseteta käyttäjän puolesta. Siirry käyttäjien hallintaan (ryhmäkuvake) → Luettelo-välilehti → napsauta käyttäjän kohdalla ”Lähetä uudelleen”. Hän saa sähköpostin, jossa on linkki uuden salasanan asettamiseen.

Miten yksittäinen viesti tai muistiinpano tallennetaan tiedostona?

Viestin ⋮-valikosta (tehtävät, keskustelut, Sähköposti - myös AI-avustajan vastauksen kohdalla) sekä muistiinpanon valikosta löydät vaihtoehdot Vie PDF-muodossa, Vie Word-muodossa ja Vie TXT-muodossa. Tiedosto syntyy heti ja latautuu automaattisesti; sen alussa on tiedot alkuperästä - kuka kirjoitti, milloin ja missä viestiketjussa (sähköpostissa: aihe, lähettäjä, vastaanottaja). Latauslinkki on yksityinen ja vanhenee 24 tunnin kuluttua, samoin kuin koko keskustelun viennissä.

Vienti sisältää sen, mitä näet. Jos luet tekoälyn jäsentämää viestiketjun versiota (”Jäsennä” → Siisti / Tiivistä / Asiantuntija), tiedostoon viedään juuri tämä versio, ja otsikossa kerrotaan, että tekoäly on luonut sisällön ja millä tavalla. Haluatko alkuperäisen? Valitse ”Jäsennä”-valikosta Alkuperäinen sisältö ja vie tiedot uudelleen.

Miten keskustelun tai tehtävän historia viedään?

Pyydä AI-avustajaa esimerkiksi ”luo PDF, jossa on tehtävän X yhteenveto” tai ”laadi Excel, jossa on keskustelun Y historia”. Avustaja kokoaa asiakirjan ja antaa latauslinkin. Tuetut muodot: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

Latauslinkki on yksityinen ja vanhenee 24 tunnin kuluttua - se toimii vain kirjautuneelle käyttäjälle, jolla on pääsy kyseiseen tehtävään/keskusteluun. Vanhentumisen jälkeen pyydä vain avustajaa luomaan tiedosto uudelleen.

Miten AI-agentti toimii?

AI-agentti hoitaa ajallisesti jaksotettuja toimeksiantoja: lähettää viestin viestiketjuun tai sähköpostin omasta henkilökohtaisesta SMTP:stäsi sovittuna ajankohtana, ilmoittaa valitulle henkilölle, tarkistaa keskusteluhistorian ja odottaa vastausta tai avainsanaa. Se toimii tehtävän tai keskustelun viestiketjussa: ota käyttöön AI-avustaja-tila ja kuvaile toimeksianto, esim. ”lähetä torstaina sähköposti osoitteeseen asiakas@yritys.fi tarjouksen muistutuksella”. Suunnitelma käynnistyy heti tallennuksen jälkeen, ilman vahvistusikkunaa. Peruutat sen samassa tilassa viestillä ”peruuta suunnitelma 13” tai ”peruuta kaikki”.

Miksi AI-avustaja ei vastaa?

Tarkista asetuksista (⚙ → AI), onko AI määritetty - palveluntarjoaja, API-avain ja malli on oltava asetettu. Jos määritykset ovat kunnossa, kyse voi olla API-avaimen rajoituksesta tai internetyhteyden ongelmasta.

Tehtävää/viestiä ei voi tallentaa kuvan liittämisen jälkeen

Jos tallennuksen yhteydessä näkyy ilmoitus sallitun koon ylittymisestä, se tarkoittaa, että suoraan sisältöön liitetty kuva on tietokannalle liian suuri. Sen sijaan, että liität suuren kuvan sisältöön, lisää se liitteenä (paperiliitinkuvake 📎 viestin kohdalla).

Miksi en voi lisätä tai tallentaa mitään (vain selaus mahdollista)?

Sovellus on vain luku -tilassa, koska demoversion avaimen voimassaolo on päättynyt, avain on virheellinen, liitetty toiseen verkkotunnukseen tai peruutettu etänä, tai avainta ei ole syötetty. Pääkäyttäjän tulee syöttää voimassa oleva avain kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi-osio. Lisätietoja: Lisenssi.

Lähetin suuren liitteen - miksi vastaanottaja näkee sen viiveellä?

Suuret tiedostot latautuvat taustalla viestin lähettämisen jälkeen. Lähettäjällä näkyy tällöin merkintä ”Lähetetään liitettä…”, ja vastaanottajalle tiedosto ilmestyy itsestään muutamassa sekunnissa (kun lataus on valmis) - ilman sivun päivittämistä.

Otin AI:n käyttöön, mutta muut käyttäjät eivät näe sitä

API-avaimen syöttämisen jälkeen AI-avustaja ilmestyy muille käyttäjille automaattisesti, noin minuutin kuluessa - heidän ei tarvitse päivittää sivua. Jos haluat sen näkyviin heti, he voivat päivittää sivun manuaalisesti.

Napsautan ”Kirjaudu sisään”, eikä mitään tapahdu - palaan lomakkeeseen ilman ilmoitusta

Tämä on merkki siitä, että salasana oli oikein, mutta selain ei tallentanut istuntoevästettä - sovellus päästää sinut sisään ja ohjaa heti takaisin kirjautumiseen. Yleisimmät syyt:

  1. Sovellusta avataan välillä osoitteesta http:// ja välillä osoitteesta https:// (esim. http://localhost ja https://localhost). Osoitteessa https tallennetussa evästeessä on turvallisuuslippu, joka estää evästeen tallentamisen osoitteesta http. Avaa sovellus aina samasta osoitteesta.
  2. Selain estää evästeet tältä sivustolta (yksityinen selaustila tiukoilla asetuksilla, yksityisyyslaajennus, kolmannen osapuolen evästeiden esto asetettu liian laajaksi).

Näin korjaat: tyhjennä tämän sivuston evästeet (Safari: Asetukset → Tietosuoja → Hallitse verkkosivuston tietoja; Chrome: lukko osoitteen vieressä → Evästeet) ja kirjaudu uudelleen oikeasta osoitteesta. Versiosta 2.2.164 alkaen sovellus tunnistaa tämän tilanteen ja kertoo siitä suoraan kirjautumisnäytöllä sen sijaan, että se olisi hiljaa.

Lähettääkö sovellus käyttäjätietoja ulkopuolisille yrityksille?

Vain niihin palveluihin, jotka itse määrität tai otat käyttöön. Koko käyttöliittymä - kirjastot, fontit, kuvakkeet ja korvaavat avatarit - tarjoillaan omalta palvelimeltasi. Sovellus ei ota yhteyttä mihinkään CDN-palveluun, ei lataa fontteja Googlelta eikä käytä ulkoista avatar-generaattoria (henkilö, jolla ei ole ladattua kuvaa, saa selaimessa piirretyn ympyrän nimikirjaimineen). Tämä koskee myös kirjautumissivua ja asennusohjelmaa. Peruskäyttö toimii sisäisessä verkossa ilman internet-yhteyttä.

Palvelin muodostaa ulkoisia yhteyksiä seuraavissa tilanteissa:

  • lisenssipaneeli - kirjautumisen yhteydessä (lisenssin tila), avaimen aktivoinnin yhteydessä ja päivityksiä tarkistettaessa. Paneeli saa lisenssiavaimen, verkkotunnuksen ja ohjelmaversion, mutta ei tietopankin sisältöä. Tämä on ainoa yhteys, jota et itse ota käyttöön,
  • asennuksen yhteydessä annettu SMTP-sähköpostipalvelin (sähköposti-ilmoitukset) sekä Sähköposti-moduulissa lisätyt IMAP/SMTP-postilaatikot (niistä lähtevät myös AI-avustajan lähettämät sähköpostit),
  • Asetuksissa valittu AI-palveluntarjoaja (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - kysymys vastaamiseen tarvittavan kontekstin kanssa ja sisältö, jonka parissa kyseinen AI-toiminto työskentelee. Pro-suunnitelmassa tietopankki lähettää oletusasetuksilla kerran päivässä myös tiivistettäväksi uudet ja muuttuneet tehtävät sekä keskustelut. OpenAI:n ja Googlen kohdalla sinne lähetetään myös muistiinpanojen ja tiedostojen katkelmia, joita tarvitaan merkityshakuun. Kun AI on pois käytöstä, sinne ei lähetetä mitään,
  • Google Kalenteri - kun liität siihen oman tilisi,
  • n8n-webhookit - kun pääkäyttäjä ottaa integraation käyttöön ja lisää webhookeja,
  • selainten push-ilmoitusten yhdyskäytävät (esim. Mozilla, Google, Apple) - kun pääkäyttäjä ottaa push-ilmoitukset käyttöön ja sinä otat ne käyttöön omalla laitteellasi; sisältö on salattu laitteesi avaimella,
  • määritetty verkkosivusto - kun sinulla on oikeus AI-avustaja internetyhteydellä ja pyydät avustajaa lukemaan sen.

Selain muodostaa yhteyden toiseen palveluun vain silloin, kun joku upottaa sisältöön videon (esim. YouTubesta tai Vimeosta) tai kuvan toiselta sivustolta, kun avaat Sähköpostissa viestin, jossa on verkosta ladattavia elementtejä (etäkuvat latautuvat vasta, kun klikkaat Näytä kuvat), kun otat laitteellasi käyttöön push-ilmoitukset ja kun kalenteria yhdistäessäsi kirjaudut Google-tilille.

Luettelon käytetyistä kirjastoista ja niiden lisensseistä löydät tiedostosta LICENCJE-BIBLIOTEK.md sovelluksen hakemistossa.

”Liian monta epäonnistunutta kirjautumisyritystä” - mitä se tarkoittaa?

Viiden väärän salasanan jälkeen samalle tilille sovellus keskeyttää kirjautumisen 15 minuutiksi. Laskuri koskee tiettyä sähköpostiosoitetta, joten yhden henkilön virheet eivät estä muun tiimin kirjautumista - vaikka koko yritys käyttäisi samaa IP-osoitetta. Onnistunut kirjautuminen nollaa kyseisen tilin laskurin heti.

Erikseen toimii verkkotason suojaus: yhdestä IP-osoitteesta sallitaan 20 epäonnistunutta yritystä 15 minuutissa, kaikki tilit yhteenlaskettuna. Tämä on este siltä varalta, että joku yrittäisi arvata salasanoja useaan tiliin samanaikaisesti.

Etkö halua odottaa? Käytä ”Unohdin salasanani” -linkkiä - salasanan palautus toimii laskurista riippumatta.