Como altero a minha palavra-passe?

Clique em ⚙ (roda dentada) → separador Perfil / Conta → campo «Nova palavra-passe» → Guardar.

Como altero a minha fotografia de perfil?

Clique em ⚙ → separador Perfil → clique na fotografia de perfil atual ou no ícone da câmara → escolha o ficheiro.

Como defino uma ausência?

Clique em ⚙ → separador Perfil → secção Estado de disponibilidade → escolha o tipo (Férias / Baixa / Ausente) → defina as datas → Guardar estado. O seu estado ficará visível para os outros utilizadores e para o assistente de IA.

Como procuro uma tarefa?

Clique no campo de pesquisa (🔍) na parte superior da coluna central e escreva um excerto daquilo que procura. A pesquisa procura no assunto e na descrição das tarefas, nos nomes das conversas e no conteúdo das mensagens.

Como atribuo uma tarefa a outra pessoa?

Abra a tarefa → clique em «Editar» → na secção «Atribuídos», selecione as pessoas → Guardar. Também pode pedir ao assistente: «Atribui a tarefa X à Anna».

Como vejo todas as tarefas fora do prazo?

Use o filtro «Atrasadas» na barra de filtros superior OU pergunte ao assistente: «Mostra as tarefas atrasadas».

Como adiciono um ficheiro a uma tarefa?

Abra a tarefa e, na secção de mensagens, clique no ícone de clipe (📎), ou arraste o(s) ficheiro(s) e solte-o(s) em qualquer ponto da janela - vai aparecer a mensagem "Solte os ficheiros para adicionar anexos", e após soltar, os ficheiros serão enviados para o editor ativo (conversa da tarefa/chat ou formulário de tarefa aberto). Funciona também para vários ficheiros ao mesmo tempo. As imagens arrastadas desta forma são adicionadas como anexos (não são inseridas no conteúdo).

Como remover um utilizador de um workspace?

Passe o rato sobre o cartão do workspace na coluna da esquerda → clique no ícone ⋮ junto à sua extremidade direita → Editar workspace → na secção "Atribuir utilizadores" desmarque a caixa de verificação junto à pessoa em questão → Guardar.

Como repor a palavra-passe de um utilizador (administrador)?

Não pode definir a palavra-passe por outra pessoa. Aceda à gestão de utilizadores (ícone do grupo) → separador Lista → clique em «Reenviar» junto ao utilizador. Este receberá um e-mail com uma ligação e poderá definir uma nova palavra-passe.

Como guardar uma única mensagem ou nota como ficheiro?

No menu ⋮ junto à mensagem (tarefas, chats, Correio - também junto à resposta do Assistente de IA) e no menu da nota encontra Exportar para PDF, Exportar para Word e Exportar para TXT. O ficheiro é criado de imediato e transferido automaticamente; tem um cabeçalho com a informação de origem - quem escreveu, quando e em que conversa (no caso de e-mail: assunto, de, para). A ligação de transferência é privada e expira ao fim de 24 horas, tal como na exportação de toda a conversa.

O que exporta é aquilo que vê. Se estiver a ler uma conversa numa versão organizada pela IA («Organizar» → Melhorar / Resumir / Especialista), será essa versão que irá para o ficheiro, e no cabeçalho encontrará uma nota a indicar que o conteúdo foi preparado por IA e em que modo. Quer o original? Em «Organizar», selecione Conteúdo original e volte a exportar.

Como exportar o histórico de um chat ou de uma tarefa?

Peça ao assistente de IA, por exemplo, «gera um PDF com o resumo da tarefa X» ou «prepara um Excel com o histórico do chat Y». O assistente irá criar o documento e fornecer uma ligação para o descarregar. Formatos suportados: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

O link de download é privado e expira ao fim de 24 horas - funciona apenas para o utilizador autenticado que tenha acesso à tarefa/conversa em questão. Depois de expirar, basta pedir ao assistente para gerar novamente o ficheiro.

Como funciona o agente de IA?

O Agente IA executa tarefas distribuídas no tempo: envia uma mensagem para um tópico ou um e-mail a partir do seu SMTP pessoal numa data indicada, notifica uma pessoa escolhida, verifica o histórico da conversa e aguarda uma resposta ou uma palavra-chave. Funciona num tópico de tarefa ou de chat: ative o modo Assistente de IA e descreva a tarefa, por exemplo, «na quinta-feira envia um e-mail para cliente@empresa.pt a lembrar do orçamento». O plano arranca assim que é guardado, sem janela de confirmação. Pode cancelá-lo no mesmo modo com a mensagem «cancelar plano 13» ou «cancelar tudo».

Porque é que o assistente de IA não responde?

Verifique nas definições (⚙ → IA) se a IA está configurada - o fornecedor, a chave de API e o modelo têm de estar definidos. Se a configuração estiver correta, pode tratar-se de um problema com o limite da chave de API ou com a ligação à Internet.

Não consigo guardar a tarefa/mensagem depois de colar uma imagem

Se, ao guardar, aparecer uma mensagem sobre o tamanho máximo ter sido excedido, significa que a imagem colada diretamente no conteúdo é demasiado grande para a base de dados. Em vez de colar uma imagem grande no conteúdo, adicione-a como anexo (ícone do clipe 📎 junto à mensagem).

Porque não consigo adicionar/guardar nada (apenas ver)?

A aplicação está em modo só de leitura, porque a data de validade da chave da versão demo passou, a chave é inválida, está associada a outro domínio ou foi revogada remotamente, ou não foi introduzida nenhuma chave. O administrador deve introduzir uma chave válida em Definições → Avançado → secção Licença. Detalhes: Licença.

Enviei um anexo grande - porque é que o destinatário o vê com atraso?

Os ficheiros grandes carregam em segundo plano depois de a mensagem ser enviada. No lado do remetente vê-se então a etiqueta "A enviar anexo…", e do lado do destinatário o ficheiro aparece sozinho em poucos segundos (quando o carregamento termina) - sem ser necessário atualizar a página.

Ativei a IA e os outros utilizadores não a veem

Depois de introduzida a chave de API, o assistente de IA aparece para os restantes utilizadores automaticamente, em cerca de um minuto - não precisam de atualizar a página. Se quiser que seja imediato, podem atualizar manualmente.

Clico em «Iniciar sessão» e nada acontece - volto ao formulário sem qualquer mensagem

É sinal de que a palavra-passe estava correta, mas o browser não guardou o cookie de sessão - a aplicação deixa-o entrar e de imediato devolve-o ao ecrã de início de sessão. As causas mais frequentes são:

  1. A aplicação é aberta ora em http://, ora em https:// (por exemplo, http://localhost e https://localhost). O cookie guardado no endereço https tem uma sinalização de segurança e impede a gravação do cookie a partir de http. Abra sempre a aplicação no mesmo endereço.
  2. O browser bloqueia cookies para este site (modo privado com definições restritivas, extensão de privacidade, bloqueio de cookies de terceiros configurado de forma demasiado ampla).

O que fazer: limpe os cookies deste site (Safari: Definições → Privacidade → Gerir Dados de Sites; Chrome: cadeado junto ao endereço → Cookies) e inicie sessão novamente no endereço correto. A partir da versão 2.2.164, a aplicação reconhece esta situação e indica-o diretamente no ecrã de início de sessão, em vez de ficar em silêncio.

A aplicação envia dados de utilizadores para empresas externas?

Apenas aos serviços que você próprio indicar ou ativar. Toda a interface - bibliotecas, tipos de letra, ícones e avatares de substituição - é servida a partir do seu servidor. A aplicação não consulta nenhuma CDN, não descarrega tipos de letra do Google nem utiliza um gerador externo de avatares (uma pessoa sem foto carregada recebe um círculo com as iniciais desenhado no navegador). Isto aplica-se também à página de início de sessão e ao instalador. As funções básicas funcionam numa rede sem acesso à internet.

O servidor liga-se ao exterior nas seguintes situações:

  • painel de licenciamento - ao iniciar sessão (estado da licença), ao ativar a chave e ao verificar atualizações. O painel recebe a chave de licença, o domínio e a versão do programa, sem conteúdo da base de dados. É a única ligação que não ativa você mesmo,
  • servidor de correio SMTP indicado na instalação (notificações por e-mail) e as caixas IMAP/SMTP adicionadas no módulo Correio (a partir delas são também enviados os e-mails enviados pelo Assistente IA),
  • fornecedor de IA indicado nas Definições (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - a pergunta com o contexto necessário para a resposta e os conteúdos sobre os quais trabalha essa função de IA. No plano Pro, com as definições padrão, a base de conhecimento envia também, uma vez por dia, as tarefas e conversas novas e alteradas para resumir. No caso da OpenAI e da Google, chegam também fragmentos de notas e ficheiros, necessários para a pesquisa por significado. Com a IA desativada, nada é enviado,
  • Google Calendar - quando liga a sua conta ao mesmo,
  • webhooks n8n - quando o administrador ativa a integração e adiciona webhooks,
  • gateways de notificações push dos navegadores (por exemplo, Mozilla, Google, Apple) - quando o administrador ativa as notificações push e você as ativa no seu dispositivo; o conteúdo é encriptado com a chave do seu dispositivo,
  • página Web indicada - quando tem a permissão Assistente de IA com acesso à internet e pede ao assistente que a leia.

O navegador liga-se a outro serviço apenas quando alguém incorpora no conteúdo um vídeo (por exemplo, do YouTube ou do Vimeo) ou uma imagem de outro site, quando abre no Correio uma mensagem com elementos descarregados da internet (as imagens remotas só carregam depois de clicar em Mostrar imagens), quando ativa no dispositivo as notificações push e quando, ao ligar o calendário, inicia sessão na conta Google.

A lista das bibliotecas incluídas, com as respetivas licenças, encontra-se no ficheiro LICENCJE-BIBLIOTEK.md na pasta da aplicação.

«Demasiadas tentativas de início de sessão falhadas» - o que significa?

Após cinco palavras-passe erradas para a mesma conta, a aplicação suspende o início de sessão durante 15 minutos. O contador aplica-se a um endereço de e-mail específico, pelo que os erros de uma pessoa não bloqueiam o resto da equipa - mesmo que toda a empresa saia para a internet com o mesmo endereço IP. Um início de sessão bem-sucedido apaga de imediato o contador dessa conta.

Existe também uma proteção separada ao nível da rede: a partir de um único endereço IP são permitidas 20 tentativas falhadas em 15 minutos, contando todas as contas em conjunto. É uma barreira para o caso de alguém tentar adivinhar palavras-passe de várias contas ao mesmo tempo.

Não quer esperar? Utilize a ligação «Esqueci-me da palavra-passe» - a reposição funciona independentemente do contador.