Come cambio la mia password?

Fai clic su ⚙ (ingranaggio) → scheda Profilo / Account → campo «Nuova password» → Salva.

Come cambio la mia immagine del profilo?

Clicca su ⚙ → scheda Profilo → clicca sulla foto profilo attuale o sull'icona della fotocamera → scegli il file.

Come imposto un'assenza?

Clicca su ⚙ → scheda Profilo → sezione Stato di disponibilità → scegli il tipo (Ferie / Malattia / Assente) → imposta le date → Salva stato. Il tuo stato sarà visibile agli altri utenti e all'assistente AI.

Come cerco un'attività?

Clicca nel campo di ricerca (🔍) nella parte superiore della colonna centrale e digita un frammento di ciò che stai cercando. La ricerca cerca nell'oggetto e nella descrizione delle attività, nei nomi delle chat e nel testo dei messaggi.

Come assegno un'attività a un'altra persona?

Apri l'attività → fai clic su «Modifica» → nella sezione «Assegnati» seleziona le persone → Salva. Puoi anche dire all'assistente: «Assegna l'attività X ad Anna».

Come vedo tutte le attività scadute?

Usa il filtro «Scadute» nella barra dei filtri in alto OPPURE chiedi all'assistente: «Mostra le attività scadute».

Come aggiungo un file a un'attività?

Apri un'attività e nella sezione messaggi clicca sull'icona della graffetta (📎), oppure trascina il file o i file e rilasciali in un punto qualsiasi della finestra - comparirà il messaggio "Rilascia i file per aggiungere allegati", e una volta rilasciati i file finiranno nell'editor attivo (discussione dell'attività/chat o il modulo attività aperto). Funziona anche con più file contemporaneamente. Le immagini trascinate in questo modo vengono aggiunte come allegati (non vengono inserite nel contenuto).

Come rimuovere un utente dallo spazio di lavoro?

Passa con il mouse sulla scheda dello spazio di lavoro nella colonna di sinistra → clicca sull'icona ⋮ sul suo bordo destro → Modifica spazio di lavoro → nella sezione "Assegna utenti" deseleziona la casella accanto alla persona in questione → Salva.

Come reimpostare la password di un utente (amministratore)?

Non puoi impostare una password per conto di un utente. Vai alla gestione degli utenti (icona del gruppo) → scheda Elenco → fai clic su «Invia di nuovo» accanto all'utente. Riceverà un'e-mail con un link e potrà impostare autonomamente una nuova password.

Come salvare un singolo messaggio o una nota come file?

Nel menu ⋮ accanto al messaggio (attività, chat, Posta - anche sulle risposte dell'Assistente AI) e nel menu della nota trovi Esporta in PDF, Esporta in Word ed Esporta in TXT. Il file viene creato subito e si scarica automaticamente; ha un'intestazione con l'informazione sull'origine - chi l'ha scritto, quando e in quale discussione (per le e-mail: oggetto, da, a). Il link per il download è privato e scade dopo 24 ore, come per l'esportazione dell'intera conversazione.

Viene esportato ciò che vedi. Se stai leggendo una discussione nella versione riorganizzata dall'AI («Riordina» → Abbellisci / Riassumi / Esperto), nel file verrà inserita proprio questa versione e nell'intestazione troverai una nota che indica che il contenuto è stato preparato dall'AI e in quale modalità. Vuoi l'originale? In «Riordina», seleziona Contenuto originale ed esporta di nuovo.

Come esportare la cronologia di una chat o di un'attività?

Chiedi all'assistente AI, ad esempio: «genera un PDF con il riepilogo dell'attività X» oppure «prepara un file Excel con la cronologia della chat Y». L'assistente creerà il documento e ti fornirà un link per scaricarlo. Formati supportati: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

Il link di download è privato e scade dopo 24 ore - funziona solo per l'utente che ha effettuato l'accesso e che ha accesso a quell'attività/chat. Una volta scaduto, basta chiedere all'assistente di generare di nuovo il file.

Come funziona l'agente AI?

L'Agente AI esegue incarichi distribuiti nel tempo: invia un messaggio in una discussione oppure un'email dal tuo SMTP personale alla data indicata, avvisa una persona scelta, controlla la cronologia della conversazione e attende una risposta o una parola chiave. Funziona nella discussione di un'attività o di una chat: attiva la modalità Assistente AI e descrivi l'incarico, ad esempio "giovedì invia un'email a cliente@azienda.it con un promemoria sul preventivo". Il piano parte subito dopo il salvataggio, senza finestra di conferma. Lo annulli nella stessa modalità con il messaggio "annulla piano 13" oppure "annulla tutto".

Perché l'assistente AI non risponde?

Verifica nelle impostazioni (⚙ → AI) se l'AI è configurata - fornitore, chiave API e modello devono essere impostati. Se la configurazione è corretta, potrebbe trattarsi di un problema con il limite della chiave API o con la connessione a Internet.

Non riesco a salvare l'attività/il messaggio dopo aver incollato una foto

Se al momento del salvataggio compare un messaggio sul superamento della dimensione consentita, significa che l'immagine incollata direttamente nel contenuto è troppo grande per il database. Invece di incollare una foto grande nel contenuto, aggiungila come allegato (icona della graffetta 📎 accanto al messaggio).

Perché non riesco ad aggiungere/salvare nulla (solo visualizzazione)?

L'applicazione è in modalità sola lettura perché è trascorsa la data di scadenza della chiave della versione demo, la chiave è non valida, assegnata a un altro dominio o revocata da remoto, oppure non è stata inserita alcuna chiave. L'amministratore dovrebbe inserire una chiave valida in Impostazioni → Avanzate → sezione Licenza. Dettagli: Licenza.

Ho inviato un allegato grande - perché il destinatario lo vede con ritardo?

I file di grandi dimensioni vengono caricati in background subito dopo l'invio del messaggio. Il mittente vede in questo caso l'etichetta "Invio allegato…", mentre al destinatario il file comparirà da solo entro pochi secondi (quando il caricamento sarà completato) - senza aggiornare la pagina.

Ho attivato l'AI, ma gli altri utenti non la vedono

Dopo aver inserito la chiave API, l'assistente AI compare agli altri utenti automaticamente, entro circa un minuto - non devono aggiornare la pagina. Se vuoi che compaia subito, possono aggiornare manualmente.

Faccio clic su «Accedi» e non succede nulla - torno al modulo senza messaggi

È un segno che la password era corretta, ma il browser non ha salvato il cookie di sessione - l'applicazione ti fa entrare e ti rimanda subito al login. Le cause più comuni:

  1. L'applicazione viene aperta a volte su http://, a volte su https:// (ad es. http://localhost e https://localhost). Il cookie salvato sull'indirizzo https ha un flag di sicurezza e blocca il salvataggio del cookie da http. Apri sempre l'applicazione allo stesso indirizzo.
  2. Il browser blocca i cookie per questo sito (modalità privata con impostazioni rigide, estensione per la privacy, blocco dei cookie di terze parti impostato in modo troppo ampio).

Cosa fare: cancella i cookie di questo sito (Safari: Impostazioni → Privacy → Gestisci dati siti web; Chrome: lucchetto accanto all'indirizzo → Cookie) e accedi di nuovo all'indirizzo corretto. Dalla versione 2.2.164 l'applicazione riconosce questa situazione e lo scrive esplicitamente nella schermata di accesso, invece di rimanere in silenzio.

L'applicazione invia i dati degli utenti ad aziende esterne?

Solo verso i servizi che tu stesso indichi o attivi. L'intera interfaccia - librerie, font, icone e avatar sostitutivi - viene servita dal tuo server. L'applicazione non interroga alcun CDN, non scarica font da Google e non utilizza un generatore esterno di avatar (una persona senza foto caricata riceve un cerchio con le iniziali disegnato nel browser). Questo vale anche per la pagina di accesso e per l'installer. Le funzioni di base funzionano in rete senza accesso a internet.

Il server si collega verso l'esterno nelle seguenti situazioni:

  • pannello di licenza - al login (stato della licenza), all'attivazione della chiave e al controllo degli aggiornamenti. Il pannello riceve la chiave di licenza, il dominio e la versione del programma, senza contenuti dal database. È l'unica connessione che non attivi tu stesso,
  • server di posta SMTP indicato durante l'installazione (notifiche e-mail) e le caselle IMAP/SMTP aggiunte nel modulo Posta (da queste partono anche le e-mail inviate dall'Assistente AI),
  • il fornitore AI indicato nelle Impostazioni (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - la domanda con il contesto necessario per la risposta e i contenuti su cui lavora quella funzione AI. Nel piano Pro, con le impostazioni predefinite, una volta al giorno la base di conoscenza invia anche le attività e le chat nuove o modificate, da riassumere. Con OpenAI e Google arrivano anche frammenti di note e file, necessari per la ricerca per significato. Con l'AI disattivata non viene inviato nulla,
  • Google Calendar - quando vi colleghi il tuo account,
  • webhook n8n - quando l'amministratore attiva l'integrazione e aggiunge i webhook,
  • gateway di notifiche push dei browser (es. Mozilla, Google, Apple) - quando l'amministratore attiva le notifiche push e tu le attivi sul tuo dispositivo; il contenuto è crittografato con la chiave del tuo dispositivo,
  • sito web indicato - quando hai il permesso Assistente AI con accesso a internet e chiedi all'assistente di leggerlo.

Il browser si collega a un altro servizio solo quando qualcuno incorpora nel contenuto un video (ad es. da YouTube o Vimeo) oppure un'immagine da un altro sito, quando in Posta apri un messaggio con elementi scaricati dalla rete (le immagini remote vengono caricate solo dopo aver cliccato su Mostra immagini), quando attivi sul dispositivo le notifiche push e quando, collegando il calendario, accedi al tuo account Google.

L'elenco delle librerie caricate con le relative licenze si trova nel file LICENCJE-BIBLIOTEK.md nella cartella dell'applicazione.

«Troppi tentativi di accesso non riusciti» - che cosa significa?

Dopo cinque password errate per lo stesso account, l'applicazione sospende l'accesso per 15 minuti. Il contatore riguarda un indirizzo e-mail specifico, quindi gli errori di una persona non bloccano il resto del team - anche quando tutta l'azienda esce su Internet con lo stesso indirizzo IP. Un accesso riuscito azzera immediatamente il contatore di quell'account.

Funziona inoltre, separatamente, una protezione lato rete: da un singolo indirizzo IP sono ammessi 20 tentativi falliti in 15 minuti, contando tutti gli account insieme. È una barriera nel caso qualcuno provasse a indovinare le password di più account contemporaneamente.

Non vuoi aspettare? Usa il link «Ho dimenticato la password» - la reimpostazione funziona indipendentemente dal contatore.