Hur ändrar jag mitt lösenord?

Klicka på ⚙ (kugghjulet) → fliken Profil / Konto → fältet ”Nytt lösenord” → Spara.

Hur ändrar jag min profilbild?

Klicka på ⚙ → fliken Profil → klicka på din nuvarande profilbild eller kameraikonen → välj en fil.

Hur ställer jag in frånvaro?

Klicka på ⚙ → fliken Profil → avsnittet Tillgänglighetsstatus → välj typ (Semester / Sjukdom / Frånvarande) → ange datum → Spara status. Din status blir synlig för andra användare och AI-assistenten.

Hur söker jag efter en uppgift?

Klicka i sökfältet (🔍) i den övre delen av mittenkolumnen och skriv en del av det du söker efter. Sökfunktionen söker i uppgifters ämne och beskrivning, i chattnamn samt i meddelandenas innehåll.

Hur tilldelar jag en uppgift till en annan person?

Öppna uppgiften → klicka på ”Redigera” → välj personer under ”Tilldelade” → Spara. Du kan också be assistenten: ”Tilldela uppgift X till Anna”.

Hur ser jag alla försenade uppgifter?

Använd filtret ”Förfallen” i filterfältet högst upp ELLER fråga assistenten: ”Visa förfallna uppgifter”.

Hur lägger jag till en fil i en uppgift?

Öppna uppgiften och klicka på gem-ikonen (📎) i meddelandesektionen, eller dra fil(er) och släpp dem var som helst i fönstret - meddelandet ”Släpp filerna här för att lägga till bilagor” visas, och efter att du släppt dem hamnar filerna i den aktiva redigeraren (uppgiftens tråd/chatt eller öppet uppgiftsformulär). Fungerar även för flera filer samtidigt. Bilder som dras på detta sätt läggs till som bilagor (de infogas inte i innehållet).

Hur tar man bort en användare från en arbetsyta?

Håll muspekaren över arbetsytans kort i vänsterspalten → klicka på ikonen ⋮ vid dess högra kant → Redigera arbetsyta → i sektionen ”Tilldela användare” avmarkera kryssrutan för personen i fråga → Spara.

Hur återställer man en användares lösenord (administratör)?

Du kan inte ange ett lösenord åt en användare. Gå till användarhantering (gruppikonen) → fliken Lista → klicka på ”Skicka igen” vid användaren. Personen får ett e-postmeddelande med en länk och kan själv ange ett nytt lösenord.

Hur sparar man ett enskilt meddelande eller en anteckning som fil?

I menyn ⋮ vid meddelandet (uppgifter, chattar, E-post - även vid AI-assistentens svar) och i anteckningsmenyn hittar du Exportera till PDF, Exportera till Word och Exportera till TXT. Filen skapas direkt och laddas ner automatiskt; den har ett sidhuvud med information om ursprunget - vem som skrev, när och i vilken tråd (för e-post: ämne, från, till). Nedladdningslänken är privat och går ut efter 24 timmar, precis som vid export av en hel konversation.

Det som exporteras är det du ser. Om du läser en tråd i en version som har organiserats av AI (”Strukturera” → Försköna / Sammanfatta / Expert), är det just den versionen som hamnar i filen. I rubriken finns en notering om att innehållet har tagits fram av AI och i vilket läge. Vill du ha originalet? Välj Ursprungligt innehåll under ”Strukturera” och exportera igen.

Hur exporterar man chatt- eller uppgiftshistorik?

Be AI-assistenten att till exempel ”skapa en PDF med en sammanfattning av uppgift X” eller ”skapa ett Excel-dokument med chatthistoriken för Y”. Assistenten skapar dokumentet och ger dig en nedladdningslänk. Filformat som stöds: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

Nedladdningslänken är privat och går ut efter 24 timmar - den fungerar bara för en inloggad användare med åtkomst till aktuell uppgift/chatt. När den gått ut, be bara assistenten att generera filen på nytt.

Hur fungerar AI-agenten?

AI-agenten utför uppdrag utspridda över tid: skickar ett meddelande till en tråd eller ett e-postmeddelande från din personliga SMTP vid angiven tidpunkt, meddelar en vald person, kontrollerar konversationshistoriken och väntar på svar eller ett nyckelord. Den fungerar i en uppgifts- eller chattråd: slå på läget AI-assistent och beskriv uppdraget, t.ex. ”skicka ett mejl till kund@foretag.se på torsdag med en påminnelse om offerten”. Planen startar direkt efter att den sparats, utan bekräftelsefönster. Du avbryter den i samma läge med meddelandet ”avbryt plan 13” eller ”avbryt allt”.

Varför svarar inte AI-assistenten?

Kontrollera i inställningarna (⚙ → AI) om AI är konfigurerat - leverantör, API-nyckel och modell måste vara inställda. Om konfigurationen är korrekt kan problemet bero på API-nyckelns gräns eller på internetanslutningen.

Jag kan inte spara uppgiften/meddelandet efter att ha klistrat in en bild

Om du vid sparande får ett meddelande om att den tillåtna storleken överskridits betyder det att bilden som klistrats in direkt i innehållet är för stor för databasen. Istället för att klistra in en stor bild i innehållet, lägg till den som bilaga (gem-ikonen 📎 vid meddelandet).

Varför kan jag inte lägga till eller spara något (bara visning)?

Applikationen är i skrivskyddat läge eftersom utgångsdatumet för nyckeln till demoversionen har passerats, nyckeln är ogiltig, kopplad till en annan domän eller har återkallats på distans, eller ingen nyckel har angetts. Administratören bör ange en giltig nyckel under Inställningar → Avancerat → avsnittet Licens. Mer information: Licens.

Jag skickade en stor bilaga - varför ser mottagaren den med fördröjning?

Stora filer laddas upp i bakgrunden efter att meddelandet skickats. Hos avsändaren visas då etiketten ”Skickar bilaga…”, och hos mottagaren dyker filen upp automatiskt inom några sekunder (när uppladdningen är klar) - utan att sidan behöver uppdateras.

Jag har aktiverat AI, men andra användare ser det inte

När API-nyckeln har angetts dyker AI-assistenten upp hos övriga användare automatiskt, inom cirka en minut - de behöver inte uppdatera sidan. Om du vill att det ska ske direkt kan de uppdatera manuellt.

Jag klickar på ”Logga in” men inget händer - jag kommer tillbaka till formuläret utan något meddelande

Det är ett tecken på att lösenordet var korrekt, men att webbläsaren inte sparade sessionskakan - appen släpper in dig och skickar dig genast tillbaka till inloggningen. De vanligaste orsakerna:

  1. Appen öppnas ibland under http:// och ibland under https:// (t.ex. http://localhost och https://localhost). En kaka som sparats under adressen https har en säkerhetsflagga och blockerar sparande av en kaka från http. Öppna alltid appen under samma adress.
  2. Webbläsaren blockerar kakor för denna sida (privat läge med stränga inställningar, ett sekretesstillägg, eller en blockering av tredjepartskakor som är för brett inställd).

Så här gör du: rensa kakorna för denna sida (Safari: Inställningar → Sekretess → Hantera webbplatsdata; Chrome: hänglåset vid adressen → Cookies) och logga in igen under rätt adress. Från version 2.2.164 känner appen igen situationen och visar det tydligt på inloggningsskärmen, istället för att tiga.

Skickar appen användardata till externa företag?

Bara till tjänster som du själv anger eller aktiverar. Hela gränssnittet - bibliotek, typsnitt, ikoner och platshållaravatarer - serveras från din egen server. Appen gör inga anrop till något CDN, hämtar inga typsnitt från Google och använder ingen extern avatargenerator (en person utan uppladdat foto får en cirkel med initialer ritad i webbläsaren). Detta gäller även inloggningssidan och installationsprogrammet. Grundfunktionerna fungerar i ett nätverk utan internetåtkomst.

Servern kopplar upp sig utåt i följande situationer:

  • licenspanelen - vid inloggning (licensstatus), vid aktivering av en nyckel och vid kontroll av uppdateringar. Panelen får licensnyckeln, domänen och programversionen, utan innehåll från databasen. Det är den enda anslutningen du inte själv aktiverar,
  • SMTP-postservern som anges vid installationen (e-postaviseringar) samt IMAP/SMTP-inkorgar som läggs till i modulen E-post (från dem skickas även mejl som skickas av AI-assistenten),
  • AI-leverantör vald i Inställningar (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - en förfrågan med den kontext som behövs för svaret och det innehåll som den aktuella AI-funktionen arbetar på. I Pro-planen skickar kunskapsbasen vid standardinställningar dessutom en gång om dagen nya och ändrade uppgifter samt chattar dit för sammanfattning. Hos OpenAI och Google hamnar även utdrag ur anteckningar och filer där, vilket behövs för semantisk sökning. När AI är avstängt skickas ingenting dit,
  • Google Kalender - när du kopplar ditt konto till den,
  • n8n-webhooks - när administratören aktiverar integrationen och lägger till webhooks,
  • push-aviseringstjänster i webbläsare (t.ex. Mozilla, Google, Apple) - när administratören aktiverar push-aviseringar och du aktiverar dem på din enhet; innehållet är krypterat med din enhets nyckel,
  • en angiven webbsida - när du har behörigheten AI-assistent med internetåtkomst och ber assistenten läsa den.

Webbläsaren kopplar upp sig mot en annan tjänst bara när någon bäddar in en video (t.ex. från YouTube eller Vimeo) eller en bild från en annan webbplats i innehållet, när du i E-post öppnar ett meddelande med element som hämtas från nätet (fjärrbilder laddas först efter klick på Visa bilder), när du aktiverar push-aviseringar på enheten och när du loggar in på ditt Google-konto vid anslutning av kalendern.

En förteckning över installerade bibliotek och deras licenser hittar du i filen LICENCJE-BIBLIOTEK.md i appens katalog.

”För många misslyckade inloggningsförsök” - vad betyder det?

Efter fem felaktiga lösenord för samma konto pausar appen inloggningen i 15 minuter. Räknaren gäller en specifik e-postadress, så en persons misstag blockerar inte resten av teamet - även om hela företaget går ut på internet via en och samma IP-adress. En lyckad inloggning nollställer omedelbart kontots räknare.

Separat finns ett skydd på nätverksnivå: från en IP-adress är 20 misslyckade försök på 15 minuter tillåtna, räknat för alla konton tillsammans. Det är en barriär för det fall att någon skulle försöka gissa lösenord till flera konton samtidigt.

Vill du inte vänta? Använd länken ”Glömt lösenordet” - återställningen fungerar oavsett räknaren.