¿Cómo cambio mi contraseña?

Haz clic en ⚙ (rueda dentada) → pestaña Perfil / Cuenta → campo „Nueva contraseña" → Guardar.

¿Cómo cambio mi foto de perfil?

Haz clic en ⚙ → pestaña Perfil → haz clic en la foto de perfil actual o en el icono de la cámara → elige un archivo.

¿Cómo configuro una ausencia?

Haz clic en ⚙ → pestaña Perfil → sección Estado de disponibilidad → elige el tipo (Vacaciones / Baja / Ausente) → establece las fechas → Guardar estado. Tu estado será visible para los demás usuarios y para el asistente de IA.

¿Cómo busco una tarea?

Haz clic en el campo de búsqueda (🔍) en la parte superior de la columna central y escribe un fragmento del nombre de la tarea o del chat.

¿Cómo asigno una tarea a otra persona?

Abre la tarea → haz clic en „Editar" → en la sección „Asignados" elige a las personas → Guardar. También puedes decirle al asistente: „Asigna la tarea X a Ana".

¿Cómo veo todas las tareas fuera de plazo?

Usa el filtro „Fuera de plazo" en la barra de filtros superior O pregunta al asistente: „Muéstrame las tareas fuera de plazo".

¿Cómo añado un archivo a una tarea?

Abre la tarea y en la sección de mensajes haz clic en el icono del clip (📎), o arrastra el/los archivo(s) y suéltalo(s) en cualquier parte de la ventana - aparecerá el mensaje «Suelta los archivos para añadirlos como adjuntos», y al soltarlos los archivos irán al editor activo (hilo de la tarea/chat o formulario de tarea abierto). También funciona con varios archivos a la vez. Las imágenes arrastradas de esta forma se añaden como adjuntos (no se insertan en el contenido).

¿Cómo eliminar a un usuario del espacio de trabajo?

Pasa el cursor sobre el nombre del espacio de trabajo → haz clic en el icono del lápiz (editar) → en la sección «Asignar usuarios» desmarca la casilla de la persona correspondiente → Guardar.

¿Cómo restablecer la contraseña de un usuario (administrador)?

La contraseña no se establece en nombre del usuario. Ve a la gestión de usuarios (icono de grupo) → pestaña Lista → haz clic en «Reenviar» junto al usuario. Recibirá un correo con un enlace y establecerá él mismo la nueva contraseña.

¿Cómo guardar un mensaje individual o una nota como archivo?

En el menú ⋮ junto al mensaje (tareas, chats, Correo - también en las respuestas del Asistente de IA) y en el menú de la nota encontrarás Exportar a PDF, Exportar a Word y Exportar a TXT. El archivo se genera al instante y se descarga solo; incluye un encabezado con información de origen - quién lo escribió, cuándo y en qué hilo (en el caso del correo: asunto, de, para). El enlace de descarga es privado y caduca a las 24 horas, igual que al exportar toda la conversación.

Se exporta lo que ves. Si estás leyendo el hilo en la versión organizada por la IA («Organizar» → Embellecer / Resumir / Experto), el archivo incluirá justo esa versión, y en el encabezado encontrarás una anotación de que el contenido lo preparó la IA y en qué modo. ¿Quieres el original? Elige en «Organizar» la opción Contenido original y vuelve a exportar.

¿Cómo exportar el historial de un chat o una tarea?

Pídeselo al asistente de IA, por ejemplo: «genera un PDF con el resumen de la tarea X» o «prepara un Excel con el historial del chat Y». El asistente compondrá el documento y te dará el enlace de descarga. Formatos admitidos: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

El enlace de descarga es privado y caduca a las 24 horas - solo funciona para el usuario conectado que tenga acceso a esa tarea o chat. Cuando caduque, simplemente pídele al asistente que vuelva a generar el archivo.

¿Cómo funciona el agente de IA?

El Agente de IA es un modo avanzado del asistente que puede planificar y realizar por sí mismo tareas de varios pasos (por ejemplo, reunir datos de varias tareas y generar un informe). Está disponible desde el propio asistente - escribe una instrucción compleja y el agente propondrá un plan de acción.

¿Por qué el asistente de IA no responde?

Comprueba en los ajustes (⚙ → IA) si la IA está configurada - el proveedor, la clave API y el modelo deben estar establecidos. Si la configuración es correcta, puede tratarse de un problema con el límite de la clave API o con la conexión a Internet.

No puedo guardar la tarea o el mensaje después de pegar una imagen

Si al guardar aparece un mensaje de que se ha superado el tamaño permitido, significa que la imagen pegada directamente en el contenido es demasiado grande para la base de datos. En lugar de pegar una imagen grande en el contenido, añádela como adjunto (icono del clip 📎 junto al mensaje) - los adjuntos admiten archivos de hasta 100 MB.

¿Por qué no puedo añadir ni guardar nada (solo puedo ver)?

La aplicación está en modo solo lectura porque la licencia ha caducado, no es válida o no se ha introducido la clave. El administrador debe introducir una clave válida en Ajustes → Avanzado → sección Licencia. Más información: Licencia.

He enviado un adjunto grande - ¿por qué el destinatario lo ve con retraso?

Los archivos grandes se suben en segundo plano una vez enviado el mensaje. En ese momento, el remitente ve la etiqueta «Enviando adjunto…», y al destinatario el archivo le aparecerá solo en unos segundos (cuando la subida termine) - sin necesidad de recargar la página.

He activado la IA, pero otros usuarios no la ven

Tras introducir la clave API, el asistente de IA aparece para el resto de usuarios automáticamente, en aproximadamente un minuto - no necesitan recargar la página. Si quieres que sea inmediato, pueden recargarla manualmente.

Hago clic en «Iniciar sesión» y no pasa nada - vuelvo al formulario sin ningún mensaje

Es señal de que la contraseña era correcta, pero el navegador no guardó la cookie de sesión - la aplicación te deja entrar y de inmediato te devuelve al inicio de sesión. Las causas más frecuentes son:

  1. La aplicación a veces se abre con http:// y otras con https:// (por ejemplo, http://localhost y https://localhost). La cookie guardada en la dirección https tiene un indicador de seguridad y bloquea que se guarde la cookie de http. Abre siempre la aplicación con la misma dirección.
  2. El navegador bloquea las cookies de este sitio (modo privado con ajustes estrictos, extensión de privacidad, bloqueo de cookies de terceros configurado de forma demasiado amplia).

Qué hacer: borra las cookies de este sitio (Safari: Ajustes → Privacidad → Gestionar datos de sitios web; Chrome: el candado junto a la dirección → Cookies) y vuelve a iniciar sesión con la dirección correcta. Desde la versión 2.2.164 la aplicación reconoce esta situación y lo indica directamente en la pantalla de inicio de sesión, en lugar de quedarse en silencio.

¿La aplicación envía datos de los usuarios a empresas externas?

No. Toda la interfaz - bibliotecas, fuentes, iconos y avatares por defecto - se sirve desde tu propio servidor. La aplicación no consulta ningún CDN, no descarga fuentes de Google y no utiliza ningún generador externo de avatares (una persona sin foto subida recibe un círculo con sus iniciales, dibujado en el navegador). Esto se aplica también a la página de inicio de sesión y al instalador. La aplicación funciona correctamente en una red sin acceso a internet.

Las conexiones hacia el exterior las inicia exclusivamente el servidor, y solo cuando tú mismo las activas:

  • al proveedor de IA indicado en los Ajustes (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - se envía el contenido de la consulta y el contexto necesario para la respuesta; con la IA desactivada no se envía nada,
  • al servidor de correo SMTP/IMAP que tú configures,
  • al panel de licencias - al comprobar actualizaciones y el estado de la licencia.

Encontrarás el listado de las bibliotecas incluidas junto con sus licencias en el archivo LICENCJE-BIBLIOTEK.md en el directorio de la aplicación.

«Demasiados intentos de inicio de sesión fallidos» - ¿qué significa esto?

Después de cinco contraseñas incorrectas para la misma cuenta, la aplicación bloquea el inicio de sesión durante 15 minutos. El contador se aplica a una dirección de correo concreta, así que los errores de una persona no bloquean al resto del equipo - ni siquiera cuando toda la empresa sale a internet con una misma dirección IP. Un inicio de sesión correcto borra de inmediato el contador de esa cuenta.

Además funciona una protección independiente a nivel de red: desde una misma dirección IP se permiten 20 intentos fallidos en 15 minutos, contando todas las cuentas juntas. Es una barrera para el caso de que alguien intente adivinar contraseñas de varias cuentas a la vez.

¿No quieres esperar? Usa el enlace «He olvidado mi contraseña» - el restablecimiento funciona con independencia del contador.