¿Cómo cambio mi contraseña?

Haz clic en ⚙ (engranaje) → pestaña Perfil / Cuenta → campo «Nueva contraseña» → Guardar.

¿Cómo cambio mi foto de perfil?

Haz clic en ⚙ → pestaña Perfil → haz clic en la foto de perfil actual o en el icono de la cámara → elige un archivo.

¿Cómo configuro una ausencia?

Haz clic en ⚙ → pestaña Perfil → sección Estado de disponibilidad → elige el tipo (Vacaciones / Baja / Ausente) → establece las fechas → Guardar estado. Tu estado será visible para los demás usuarios y para el asistente de IA.

¿Cómo busco una tarea?

Haz clic en el campo de búsqueda (🔍) en la parte superior de la columna central y escribe un fragmento de lo que buscas. El buscador busca en el asunto y la descripción de las tareas, en los nombres de los chats y en el contenido de los mensajes.

¿Cómo asigno una tarea a otra persona?

Abre la tarea → haz clic en «Editar» → en la sección «Asignados», selecciona a las personas → Guardar. También puedes decirle al asistente: «Asigna la tarea X a Anna».

¿Cómo veo todas las tareas fuera de plazo?

Usa el filtro «Vencidas» en la barra superior de filtros O pregúntale al asistente: «Muéstrame las tareas vencidas».

¿Cómo añado un archivo a una tarea?

Abre la tarea y en la sección de mensajes haz clic en el icono del clip (📎), o bien arrastra el archivo o los archivos y suéltalos en cualquier parte de la ventana - aparecerá el mensaje "Suelta los archivos para añadir adjuntos" y, al soltarlos, los archivos se añadirán al editor activo (hilo de la tarea/chat o el formulario de tarea abierto). También funciona con varios archivos a la vez. Las imágenes arrastradas de esta forma se añaden como adjuntos (no se insertan en el contenido).

¿Cómo eliminar a un usuario del espacio de trabajo?

Pasa el cursor sobre la tarjeta del espacio de trabajo en la columna izquierda → haz clic en el icono ⋮ junto a su borde derecho → Editar espacio de trabajo → en la sección "Asignar usuarios" desmarca la casilla junto a esa persona → Guardar.

¿Cómo restablecer la contraseña de un usuario (administrador)?

No se establece la contraseña en nombre del usuario. Ve a la gestión de usuarios (icono del grupo) → pestaña Lista → haz clic en «Volver a enviar» junto al usuario. Recibirá un correo electrónico con un enlace y podrá establecer una contraseña nueva por su cuenta.

¿Cómo guardar un mensaje individual o una nota como archivo?

En el menú ⋮ junto al mensaje (tareas, chats, Correo - también en las respuestas del Asistente de IA) y en el menú de la nota encontrarás Exportar a PDF, Exportar a Word y Exportar a TXT. El archivo se genera al instante y se descarga solo; incluye un encabezado con información de origen - quién lo escribió, cuándo y en qué hilo (en el caso del correo: asunto, de, para). El enlace de descarga es privado y caduca a las 24 horas, igual que al exportar toda la conversación.

Se exporta lo que ves. Si estás leyendo un hilo en una versión organizada por IA («Organizar» → Mejorar / Resumir / Experto), el archivo incluirá esa versión y en el encabezado encontrarás una nota que indica que el contenido lo ha preparado la IA y en qué modo. ¿Quieres el original? Selecciona Contenido original en «Organizar» y vuelve a exportarlo.

¿Cómo exportar el historial de un chat o una tarea?

Pídele al Asistente de IA, por ejemplo, «genera un PDF con el resumen de la tarea X» o «prepara un Excel con el historial del chat Y». El asistente creará el documento y te dará un enlace de descarga. Formatos compatibles: PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), CSV, HTML.

El enlace de descarga es privado y caduca a las 24 horas - funciona solo para el usuario que ha iniciado sesión y tiene acceso a esa tarea/chat. Una vez caducado, simplemente pide al asistente que vuelva a generar el archivo.

¿Cómo funciona el agente de IA?

El Agente de IA ejecuta encargos repartidos en el tiempo: envía un mensaje a un hilo o un correo desde tu SMTP personal en la fecha indicada, avisa a una persona concreta, revisa el historial de la conversación y espera una respuesta o una palabra clave. Funciona en el hilo de una tarea o de un chat: activa el modo Asistente de IA y describe el encargo, por ejemplo «el jueves envía un correo a cliente@empresa.es recordando el presupuesto». El plan se pone en marcha en cuanto lo guardas, sin ventana de confirmación. Lo cancelas en ese mismo modo con el mensaje «cancela el plan 13» o «cancela todo».

¿Por qué el asistente de IA no responde?

Comprueba en los ajustes (⚙ → IA) si la IA está configurada - el proveedor, la clave API y el modelo deben estar establecidos. Si la configuración es correcta, puede tratarse de un problema con el límite de la clave API o con la conexión a Internet.

No puedo guardar la tarea o el mensaje después de pegar una imagen

Si al guardar aparece un mensaje de que se ha superado el tamaño permitido, significa que la imagen pegada directamente en el contenido es demasiado grande para la base de datos. En lugar de pegar una foto grande en el contenido, añádela como adjunto (icono del clip 📎 junto al mensaje).

¿Por qué no puedo añadir ni guardar nada (solo puedo ver)?

La aplicación está en modo de solo lectura porque ha pasado la fecha de caducidad de la clave de la versión de demostración, la clave es incorrecta, está asignada a otro dominio o ha sido revocada de forma remota, o no se ha introducido ninguna clave. El administrador debe introducir una clave válida en Ajustes → Avanzado → sección Licencia. Más detalles: Licencia.

He enviado un adjunto grande, ¿por qué el destinatario lo ve con retraso?

Los archivos grandes se suben en segundo plano justo después de enviar el mensaje. En el lado del remitente se muestra entonces la etiqueta "Enviando adjunto..." y, en el del destinatario, el archivo aparecerá por sí solo en unos segundos (cuando termine la subida) - sin necesidad de recargar la página.

He activado la IA, pero otros usuarios no la ven

Después de introducir la clave API, el asistente de IA aparece para el resto de usuarios automáticamente, en aproximadamente un minuto - no necesitan recargar la página. Si quieren verlo al instante, pueden recargarla manualmente.

Hago clic en «Iniciar sesión» y no pasa nada: vuelvo al formulario sin ningún mensaje

Es señal de que la contraseña era correcta, pero el navegador no guardó la cookie de sesión - la aplicación te deja entrar y de inmediato te devuelve al inicio de sesión. Las causas más frecuentes son:

  1. La aplicación a veces se abre con http:// y otras con https:// (por ejemplo, http://localhost y https://localhost). La cookie guardada en la dirección https tiene un indicador de seguridad y bloquea que se guarde la cookie de http. Abre siempre la aplicación con la misma dirección.
  2. El navegador bloquea las cookies de este sitio (modo privado con ajustes estrictos, extensión de privacidad, bloqueo de cookies de terceros configurado de forma demasiado amplia).

Qué hacer: borra las cookies de este sitio (Safari: Ajustes → Privacidad → Gestionar datos de sitios web; Chrome: el candado junto a la dirección → Cookies) y vuelve a iniciar sesión con la dirección correcta. Desde la versión 2.2.164 la aplicación reconoce esta situación y lo indica directamente en la pantalla de inicio de sesión, en lugar de quedarse en silencio.

¿La aplicación envía datos de los usuarios a empresas externas?

Solo a los servicios que tú mismo indiques o actives. Toda la interfaz -bibliotecas, tipografías, iconos y avatares predeterminados- se sirve desde tu servidor. La aplicación no consulta ningún CDN, no descarga tipografías de Google ni utiliza ningún generador externo de avatares (la persona sin foto subida recibe un círculo con iniciales dibujado en el navegador). Esto incluye también la página de inicio de sesión y el instalador. Las funciones básicas funcionan en una red sin acceso a internet.

El servidor se conecta al exterior en estas situaciones:

  • panel de licencias - al iniciar sesión (estado de la licencia), al activar la clave y al comprobar actualizaciones. El panel recibe la clave de licencia, el dominio y la versión del programa, sin contenido de la base de datos. Es la única conexión que no activas tú mismo,
  • servidor de correo SMTP indicado durante la instalación (notificaciones por correo electrónico) y los buzones IMAP/SMTP añadidos en el módulo Correo (desde ellos también salen los correos enviados por el Asistente de IA),
  • proveedor de IA indicado en Ajustes (OpenAI / Anthropic / Google / xAI) - la pregunta con el contexto necesario para responder y los contenidos sobre los que trabaja esa función de IA. En el plan Pro, con la configuración predeterminada, la base de conocimiento envía también una vez al día las tareas y chats nuevos o modificados para resumirlos. Con OpenAI y Google también se envían fragmentos de notas y archivos, necesarios para la búsqueda por significado. Con la IA desactivada no se envía nada,
  • Google Calendar - cuando conectas tu cuenta,
  • webhooks de n8n - cuando el administrador activa la integración y añade webhooks,
  • pasarelas de notificaciones push de los navegadores (por ejemplo Mozilla, Google, Apple) - cuando el administrador activa las notificaciones push y tú las activas en tu dispositivo; el contenido va cifrado con la clave de tu dispositivo,
  • la página web indicada - cuando tienes el permiso Asistente de IA con acceso a internet y le pides al asistente que la lea.

El navegador se conecta a otro servicio solo cuando alguien incrusta en el contenido un vídeo (por ejemplo de YouTube o Vimeo) o una imagen de otra página, cuando en Correo abres un mensaje con elementos descargados de la red (las imágenes remotas se cargan solo tras pulsar Mostrar imágenes), cuando activas las notificaciones push en tu dispositivo y cuando al conectar el calendario inicias sesión en tu cuenta de Google.

Encontrarás el listado de las bibliotecas incluidas junto con sus licencias en el archivo LICENCJE-BIBLIOTEK.md en el directorio de la aplicación.

«Demasiados intentos de inicio de sesión fallidos» - ¿qué significa?

Después de cinco contraseñas incorrectas para la misma cuenta, la aplicación bloquea el inicio de sesión durante 15 minutos. El contador se aplica a una dirección de correo concreta, así que los errores de una persona no bloquean al resto del equipo - ni siquiera cuando toda la empresa sale a internet con una misma dirección IP. Un inicio de sesión correcto borra de inmediato el contador de esa cuenta.

Además funciona una protección independiente a nivel de red: desde una misma dirección IP se permiten 20 intentos fallidos en 15 minutos, contando todas las cuentas juntas. Es una barrera para el caso de que alguien intente adivinar contraseñas de varias cuentas a la vez.

¿No quieres esperar? Usa el enlace «He olvidado mi contraseña» - el restablecimiento funciona independientemente del contador.