Notizen sind Ihre privaten Dokumente - der Ort für Checklisten, Vereinbarungen, Materialien und alles, was weder eine Aufgabe noch ein Gespräch ist.

Sie öffnen sie über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste der mittleren Spalte - ein Klick öffnet ein Menü mit der Auswahl Kalender · Board · Notizen. Dasselbe Menü finden Sie auch in der Kopfzeile jedes dieser Fenster, sodass Sie die Ansicht wechseln können, ohne zur Leiste zurückzukehren.

Das Fenster merkt sich das Layout. Wenn das Fenster an den Spalten angedockt ist, wird nach dem Wechsel zu einer anderen Ansicht - oder nach dem Schließen und erneuten Öffnen von etwas aus diesem Menü - auch das nächste Fenster angedockt geöffnet. Genauso funktioniert das Vollbild-Layout. (Auf dem Telefon öffnet sich das Fenster immer im Vollbild, da die Minimierung es dort in eine Pille verwandelt.)

Die wichtigste Regel: Eine Notiz ist nur für Sie sichtbar, solange Sie sie nicht selbst jemandem freigeben. Die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich gewährt anderen Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs keinen Zugriff - der Arbeitsbereich ist nur eine Kennzeichnung zum Filtern der Liste. Nicht einmal ein Administrator sieht Ihre Notizen.

Erstellen und Bearbeiten

  • + (Notiz) in der Navigationsleiste erstellt eine leere Notiz und setzt den Cursor in den Titel. Den Titel bearbeiten Sie direkt an Ort und Stelle (Enter oder ein Klick daneben speichert ihn); ein leerer Name wird als „Ohne Titel“ angezeigt. Die Notiz wird im aktuell geöffneten Ordner abgelegt.
  • Den Inhalt schreiben Sie im Editor wie bei einer Aufgabe: fett, Listen (auch To-do), Code, Bilder, Videos, Emojis, Zeichnungen („Zeichnen“) und die KI-Funktion „Verbessern“.
  • In der To-do-Liste klicken Sie auf das Kästchen, um einen Punkt abzuhaken - Erledigtes verblasst und wird durchgestrichen.
  • Das Speichern erfolgt automatisch - etwa eine Sekunde nach Beendigung der Eingabe, beim Verlassen des Editors und beim Schließen des Fensters. Den Status sehen Sie unten rechts.
  • Schaltflächen unter dem Titel: Arbeitsbereich (Kennzeichnung, optional - kann „Ohne Arbeitsbereich“ sein) und Freigeben.

Teilen

Klicken Sie auf Freigeben → „Person hinzufügen …“. Ist der Notiz ein Arbeitsbereich zugeordnet, zeigt die Liste ausschließlich Personen aus diesem Arbeitsbereich - eine mit einer Team-Kennzeichnung versehene Notiz verlässt diesen nicht mit einem Klick. Eine Notiz ohne Arbeitsbereich zeigt Personen, mit denen Sie mindestens einen Arbeitsbereich teilen. Für jede Person legen Sie eine Zugriffsebene fest:

  • Nur Ansicht - liest, ändert nichts;
  • Kann bearbeiten - ändert Inhalt und Titel.

Ein Klick auf die Rollenbezeichnung wechselt die Ebene; × entzieht den Zugriff. Das Teilen und Löschen der Notiz verwaltet ausschließlich der Eigentümer.

Erwähnungen @

Die Schaltfläche @ unter dem Editor zeigt nur Personen mit Zugriff auf diese Notiz. Bei einer privaten Notiz ist die Liste leer - geben Sie sie zuerst frei. Eine Erwähnung ist eine Markierung im Text; sie sendet keine Benachrichtigungen (eine Notiz ist ein Dokument, keine Nachricht).

Notiz verschieben

Unter den drei Punkten bei einer Notiz befindet sich Verschieben … - Sie wählen Dokumente, einen Arbeitsbereich, einen beliebigen eigenen Ordner oder „Ohne Ordner“. Die Auswahl eines Arbeitsbereichs legt sofort sowohl den Ort im Baum als auch die Arbeitsbereich-Kennzeichnung fest, sodass die Notiz nicht einem Team „gehört“, während sie im Baum woanders liegt.

Schneller: Ziehen Sie die Notiz aus der Liste auf eine Zeile im Baum links, auf eine Ordnerkachel (oder Aufgabe/Chat) rechts oder auf einen Brotkrumen über der Liste - das Ziel wird mit einem Rahmen hervorgehoben. Das Ziehen auf Alle Notizen, Favoriten, Für mich freigegeben oder den Papierkorb bewirkt nichts: Das sind Ansichten, keine Orte (und ein Löschen per Geste wäre zu leicht versehentlich möglich). Eine Notiz, die Ihnen jemand nur zur Ansicht freigegeben hat, lässt sich nicht ziehen. Halten Sie auf dem Smartphone die Notiz mit dem Finger gedrückt und schieben Sie sie auf einen Ordner - über dem Finger erscheint ein kleines Schild mit dem Titel. Mit dem Finger kann man eine Notiz nur verschieben; die Reihenfolge und Favoriten ändern Sie über das Menü ⋮ („Zu Favoriten hinzufügen“) oder am Computer mit der Maus.

Verzeichnisse und Navigation (wie in Dateien)

Das Fenster Notizen sieht aus wie das Modul Dateien und funktioniert genauso: links der Verzeichnisbaum, rechts der Browser mit Ordnern und Notizen. Die Verzeichnisse sind genau dieselben wie in Dateien - ein hier angelegter Ordner erscheint auch in Dateien und umgekehrt; es gibt keine zwei getrennten Strukturen, die im Blick behalten werden müssen.

Der Baum links (von oben):

  • Alle Notizen - flache Ansicht von allem, ohne sich durch Ordner klicken zu müssen. Das ist die Standardansicht.
  • Dokumente - Ihr privater Bereich (derselbe wie in Dateien).
  • Für mich freigegeben - Notizen, die jemand mit Ihnen geteilt hat.
  • Favoriten - Notizen mit einem Stern.
  • Arbeitsbereiche und Ordner in Dokumente - ein Klick auf den Namen öffnet den Ort rechts, während das Chevron daneben nur die Unterverzeichnisse im Baum aufklappt. Bei jedem Eintrag steht die Anzahl der Notizen (bei Zweigen - zusammen mit den Unterordnern). Ein Arbeitsbereich ohne Unterverzeichnisse zeigt dies nach dem Aufklappen ausdrücklich an („Keine Unterordner“). Nach dem Aufklappen eines Arbeitsbereichs sieht man auch seine Aufgaben und Chats - genau wie bei Dateien. Nach einem Klick auf einen Arbeitsbereich zeigt die rechte Seite Kacheln seiner Aufgaben und Chats sowie alle diesem Arbeitsbereich zugeordneten Notizen - auch solche, deren Ordner auf einen anderen Ort verweist (z. B. Dokumente). Gehen Sie in einen Thread und klicken Sie auf „+“, und die Notiz bleibt bei dieser Aufgabe/diesem Chat: Sie sehen sie auch in dessen Ordner unter Dateien, und der KI-Assistent sowie Automatisierungen lesen sie zusammen mit den Dateien des Threads (fremde, nicht freigegebene Notizen sieht die KI nicht). Achtung: Das Anheften an einen Thread macht die Notiz nicht gemeinsam zugänglich - im Ordner der Aufgabe oder des Chats sieht sie nur der Eigentümer und die Personen, denen die Notiz freigegeben wurde. Eine in denselben Ordner hochgeladene Datei verhält sich umgekehrt: Sie wird von allen Teilnehmern des Threads gesehen.
  • Papierkorb - gelöschte Notizen (unten).

Auf der rechten Seite:

  • Navigationsleiste mit den Pfeilen zurück / weiter und Breadcrumbs (z. B. Dokumente / Verträge) - ein Klick auf einen Breadcrumb führt zu diesem Ort.
  • Abschnitt Ordner - Kacheln der Unterverzeichnisse des aktuellen Orts; ein Klick öffnet sie. Menü ⋮ auf der Kachel (wie bei Dateien): Umbenennen (Sie geben den Namen direkt ein, Enter speichert, Esc bricht ab) und Löschen (in den Papierkorb) - der Ordner mit Dateien und Unterordnern wandert in den Papierkorb unter Dateien, und die Notizen aus diesem Zweig kehren zum übergeordneten Ort zurück (Ordner darüber, Arbeitsbereich oder Dokumente), sodass sie nicht zusammen mit dem Ordner verschwinden.
  • Bereich Notizen - Notiz-Kacheln (Titel, Favoriten-Stern, Arbeitsbereich und Datum).
  • Das Ordnersymbol in der Leiste erstellt einen neuen Ordner am aktuell geöffneten Ort. + (Notiz) erstellt eine Notiz, die den geöffneten Ordner übernimmt - wenn „Verträge“ geöffnet ist, wird die Notiz sofort dort abgelegt.
  • Eine geöffnete Notiz ersetzt den Browser - zurück geht es über den Pfeil beim Titel.
  • Den Ordner einer geöffneten Notiz ändern Sie über den Chip „Ordner“ in ihrer Kopfzeile (neben dem Arbeitsbereich).
  • Notizen ohne Ordner finden Sie in der Ansicht Alle Notizen.
Fenster Notizen in Task Manager: Baum der Orte mit Zählern und Notizkacheln.
Baum der Orte links und Notizkacheln rechts - dasselbe Layout wie im Modul Dateien.

Filter, Sortierung, Suche

  • Auge - Filter: Arbeitsbereich (Dropdown-Liste), Favoriten, Mir freigegeben, Nur meine, Ohne Arbeitsbereich. Ein gesetzter Filter wird durch einen Punkt unter dem Symbol angezeigt.
  • Pfeile - Sortierung: Manuell / Zuletzt bearbeitet / Zuletzt hinzugefügt / Name A-Z, zusätzlich „Favoriten oben“.
  • Notizkacheln können Sie jederzeit ziehen - das Loslassen ordnet sie in Ihrer eigenen (gespeicherten) Reihenfolge an und schaltet die Sortierung auf „Manuell“ um. Das Ziehen in den Bereich Favoriten fügt die Notiz zu den Favoriten hinzu. Das Rückgängigmachen finden Sie in der Benachrichtigung („Rückgängig“).
  • Lupe - sucht im Namen und im Inhalt.
  • Der Stern bei einer geöffneten Notiz fügt sie den Favoriten hinzu (individuell für jede Person).
  • Menü ⋮ der Kachel: Umbenennen, Favorit, Verschieben in einen Arbeitsbereich, Teilen, Duplikat (die Kopie gehört Ihnen und ist ohne Freigaben), Löschen.

Änderungen rückgängig machen

In der Fensterleiste, neben dem Hell/Dunkel-Schalter, befindet sich die Schaltfläche Rückgängig. Sie macht Folgendes rückgängig:

  • was Sie gerade geschrieben haben - wenn der Editor etwas rückgängig zu machen hat, greift die Schaltfläche auf dessen Verlauf zu (genau wie Strg+Z im Inhalt),
  • das Umsortieren einer Notiz in der Liste (zusammen mit dem Hinzufügen/Entfernen aus den Favoriten, wenn dies im selben Zug geschah),
  • Beim Löschen einer Notiz wird sie vollständig wiederhergestellt: mit Inhalt, Freigaben und Favoriten sowie an ihrer ursprünglichen Stelle in der Reihenfolge. Dasselbe bewirkt die Schaltfläche „Rückgängig“ in der direkt nach dem Löschen angezeigten Benachrichtigung.

Strg+Z bleibt dem Editor vorbehalten. Der Shortcut macht ausschließlich das Schreiben rückgängig; Änderungen in der Liste (Reihenfolge, Löschen) machen Sie über die Schaltfläche rückgängig - damit ein Shortcut nicht zwei Bedeutungen hat.

Anhänge

Unter dem Inhalt der Notiz befindet sich eine Büroklammer. Nach dem Anklicken wählen Sie die Quelle aus - „Vom Computer“ oder „Aus der Dateien-App“ (Ordnerbrowser, genau wie beim Schreiben einer Nachricht). Sie können eine Datei auch direkt auf den Inhalt der Notiz ziehen.

  • Anhänge sehen genauso aus wie in einem Nachrichten-Thread: Dateityp-Symbol, Name, Größe, und rechts entfernt × die Datei. Ein Klick auf die Zeile lädt die Datei herunter, ein Foto öffnet die Vorschau.
  • Wer Dateien hochladen und löschen kann: Personen mit Bearbeitungszugriff (sowie der Eigentümer der Notiz). Personen mit „Nur ansehen“-Zugriff sehen Anhänge und können sie herunterladen, aber keine hinzufügen.
  • Wenn eine Notiz endgültig gelöscht wird (Papierkorb → „Endgültig löschen“ oder nach 30 Tagen), werden auch ihre Dateien gelöscht.

Notiz in Dateien

Eine Notiz kann an einem Ort im Modul Dateien angeheftet werden: Klicken Sie im Dateien-Fenster, in der Dokumente-Leiste, im Arbeitsbereichsordner oder in einem eigenen Unterordner auf das Symbol Blatt („Notiz“) - es wird eine neue Notiz erstellt und an diesem Ort angeheftet, und das Notizen-Fenster wird sofort geöffnet. Die angeheftete Notiz ist an diesem Ort in Dateien im Abschnitt Notizen sichtbar. Durch Anklicken wird sie hier geöffnet.

Der Ort einer Notiz kann auch ein Aufgaben- oder Chat-Ordner sein - eine solche Notiz wird über das Notizen-Fenster angelegt (Zweig der Aufgabe/des Chats im Baum), da es in der Ordnerleiste eines Threads kein Notiz-Symbol gibt. Das Anheften einer Notiz an einen Thread gibt sie den Teilnehmern nicht frei: Im Ordner der Aufgabe oder des Chats sieht sie nur der Eigentümer und die Personen, denen die Notiz freigegeben wurde - anders als eine in denselben Ordner hochgeladene Datei, die von allen Teilnehmern gesehen wird.

Papierkorb

Eine gelöschte Notiz verschwindet sofort, und niemand - auch nicht die Personen, mit denen sie geteilt war - sieht sie mehr, aber sie geht nicht verloren: Sie landet im Papierkorb (unten im Verzeichnisbaum), genau wie Dateien im Papierkorb des Moduls Dateien.

  • Im Papierkorb hat jeder Eintrag ein Menü ⋮ mit zwei Aktionen: Wiederherstellen und Endgültig löschen.
  • Über der Liste befindet sich die Schaltfläche Papierkorb leeren (löscht alles endgültig).
  • Notizen verschwinden von hier endgültig nach 30 Tagen.
  • Der Papierkorb ist Ihrer: Sie sehen darin nur Notizen, deren Eigentümer Sie sind - denn nur der Eigentümer kann eine Notiz löschen und wiederherstellen.
  • Notizen aus dem Papierkorb lassen sich weder öffnen noch bearbeiten, solange sie nicht wieder in der Liste sind.

Fenster

Hell-/Dunkel-Modus, das Andocken an die mittlere Spalte und das Einklappen des Baum-Panels (Listen-Symbol) funktionieren genauso wie in Kalender und Board (gemeinsamer Motiv-Schalter). Esc schließt das Fenster.