Notizen

Notizen sind Ihre privaten Dokumente - der Ort für Checklisten, Absprachen, Materialien und alles, was weder eine Aufgabe noch ein Gespräch ist.

Sie öffnen sie über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste der mittleren Spalte - ein Klick öffnet ein Menü mit der Auswahl Kalender · Board · Notizen. Dasselbe Menü finden Sie im Kopfbereich jedes dieser Fenster, sodass Sie die Ansicht wechseln können, ohne zur Leiste zurückzukehren.

Das Fenster merkt sich das Layout. Wenn das Fenster an die Spalten angedockt ist, öffnet sich nach dem Wechsel zu einer anderen Ansicht - oder nach dem Schließen und erneuten Öffnen von etwas aus diesem Menü - das nächste Fenster ebenfalls angedockt. Genauso funktioniert die Vollbild-Ansicht. (Auf dem Smartphone öffnet sich das Fenster immer im Vollmodus, da die Minimierung es dort zu einer Pille zusammenklappt.)

Die wichtigste Regel: Eine Notiz ist ausschließlich für Sie sichtbar, solange Sie sie nicht selbst mit jemandem teilen. Das Zuordnen einer Notiz zu einem Arbeitsbereich gewährt keinen Zugriff für andere Mitglieder dieses Arbeitsbereichs - der Arbeitsbereich ist nur eine Bezeichnung zum Filtern der Liste. Nicht einmal der Administrator sieht Ihre Notizen.

Erstellen und Bearbeiten

+ (Notiz) in der Navigationsleiste erstellt eine leere Notiz und setzt den Cursor in den Titel. Den Titel bearbeiten Sie direkt vor Ort (Enter oder ein Klick daneben speichert); ein leerer Name wird als „Ohne Titel" angezeigt. Die Notiz landet im aktuell geöffneten Ordner.
Den Inhalt schreiben Sie im Editor wie bei einer Aufgabe: Fettdruck, Listen (auch To-do), Code, Bilder, Videos, Emojis, eine Zeichnung („Zeichnen") und die KI-Funktion „Verbessern".
In der To-do-Liste klicken Sie auf das Kästchen, um einen Punkt abzuhaken - Erledigtes wird ausgegraut und durchgestrichen.
Das Speichern erfolgt automatisch - etwa eine Sekunde nach dem Unterbrechen der Eingabe, beim Verlassen des Editors und beim Schließen des Fensters. Den Status sehen Sie unten rechts.
Schaltflächen unter dem Titel: Arbeitsbereich (Bezeichnung, optional - kann „Ohne Arbeitsbereich" sein) und Teilen.

Klicken Sie auf Teilen → „Person hinzufügen…". Wenn der Notiz ein Arbeitsbereich zugeordnet ist, zeigt die Liste ausschließlich Personen aus diesem Arbeitsbereich - eine mit einer Team-Bezeichnung versehene Notiz verlässt diesen nicht mit einem einzigen Klick. Eine Notiz ohne Arbeitsbereich zeigt Personen, mit denen Sie mindestens einen Arbeitsbereich teilen. Für jede Person legen Sie eine Zugriffsebene fest:

Nur Ansicht - liest, ändert nicht;
Kann bearbeiten - ändert Inhalt und Titel.

Ein Klick auf die Rollenbezeichnung wechselt die Ebene; × entzieht den Zugriff. Das Teilen und Löschen der Notiz verwaltet ausschließlich der Eigentümer.

Erwähnungen `@`

Die Schaltfläche @ unter dem Editor zeigt nur Personen mit Zugriff auf diese Notiz. Bei einer privaten Notiz ist die Liste leer - teilen Sie sie zuerst. Eine Erwähnung ist eine Markierung im Text; sie sendet keine Benachrichtigungen (eine Notiz ist ein Dokument, keine Nachricht).

Verzeichnisse und Navigation (wie in Dateien)

Das Fenster Notizen sieht aus wie das Modul Dateien und funktioniert genauso: links der Verzeichnisbaum, rechts der Browser mit Ordnern und Notizen. Die Verzeichnisse sind genau dieselben wie in Dateien - ein hier angelegter Ordner erscheint auch in Dateien und umgekehrt; es gibt keine zwei getrennten Strukturen, die im Blick behalten werden müssen.

Der Baum links (von oben):

Alle Notizen - flache Ansicht von allem, ohne sich durch Ordner klicken zu müssen. Das ist die Standardansicht.
Dokumente - Ihr privater Bereich (derselbe wie in Dateien).
Für mich freigegeben - Notizen, die jemand mit Ihnen geteilt hat.
Favoriten - Notizen mit einem Stern.
Arbeitsbereiche und Ordner in Dokumente - ein Klick auf den Namen öffnet den Ort rechts, während der Pfeil daneben nur die Unterverzeichnisse im Baum ausklappt. Bei jedem Eintrag steht die Anzahl der Notizen (bei einem Zweig - zusammen mit den Unterordnern). Ein Arbeitsbereich ohne Unterverzeichnisse zeigt das nach dem Ausklappen direkt an („Keine Unterverzeichnisse"). Nach dem Ausklappen eines Arbeitsbereichs sind auch seine Aufgaben und Chats zu sehen - genau wie in Dateien. Nach einem Klick auf den Arbeitsbereich zeigt die rechte Seite Kacheln seiner Aufgaben und Chats sowie alle diesem Arbeitsbereich zugeordneten Notizen - auch solche, deren Ordner auf einen anderen Ort verweist (z. B. Dokumente). Öffnen Sie einen Thread und klicken Sie auf „+", und die Notiz bleibt bei dieser Aufgabe/diesem Chat: Sie sehen sie auch in ihrem Ordner in Dateien, und der KI-Assistent sowie Automatisierungen lesen sie zusammen mit den Dateien des Threads (fremde, nicht freigegebene Notizen sieht die KI nicht).
Papierkorb - gelöschte Notizen (unten).

Auf der rechten Seite:

Navigationsleiste mit den Pfeilen zurück / weiter und Breadcrumbs (z. B. Dokumente / Verträge) - ein Klick auf einen Breadcrumb führt zu diesem Ort.
Bereich Ordner - Kacheln der Unterverzeichnisse des aktuellen Orts; ein Klick öffnet sie.
Bereich Notizen - Notiz-Kacheln (Titel, Favoriten-Stern, Arbeitsbereich und Datum).
Das Ordner-Symbol in der Leiste legt einen neuen Ordner im aktuell geöffneten Ort an, und + (Notiz) erstellt eine Notiz, die den geöffneten Ordner übernimmt - wenn Sie „Verträge" geöffnet haben, landet die Notiz sofort dort.
Eine geöffnete Notiz ersetzt den Browser - zurück geht es über den Pfeil beim Titel.
Den Ordner einer geöffneten Notiz ändern Sie über den Chip „Ordner" in ihrem Kopfbereich (neben dem Arbeitsbereich).
Notizen ohne Ordner finden Sie in der Ansicht Alle Notizen.

Filter, Sortierung, Suche

Auge - Filter: Arbeitsbereich (Dropdown-Liste), Favoriten, Für mich freigegeben, Nur meine, Ohne Arbeitsbereich. Ein aktiver Filter wird durch einen Punkt unter dem Symbol angezeigt.
Pfeile - Sortierung: Manuell / Zuletzt bearbeitet / Zuletzt hinzugefügt / Name A-Z, plus „Favoriten oben".
Notiz-Kacheln können Sie jederzeit per Drag & Drop verschieben - das Loslassen ordnet sie in Ihrer eigenen (gespeicherten) Reihenfolge an und schaltet die Sortierung auf „Manuell" um. Das Ziehen in den Bereich Favoriten fügt die Notiz den Favoriten hinzu. Das Rückgängigmachen erfolgt über die Benachrichtigung („Rückgängig").
Lupe - sucht im Namen und im Inhalt.
Der Stern bei einer geöffneten Notiz fügt sie den Favoriten hinzu (individuell für jede Person).
Menü ⋮ der Kachel: Umbenennen, Favorit, Verschieben in einen Arbeitsbereich, Teilen, Duplikat (die Kopie gehört Ihnen und ist ohne Freigaben), Löschen.

Änderungen rückgängig machen

In der Fensterleiste, neben dem Hell/Dunkel-Schalter, befindet sich die Schaltfläche Rückgängig. Sie macht Folgendes rückgängig:

was Sie gerade geschrieben haben - wenn der Editor etwas rückgängig zu machen hat, greift die Schaltfläche auf dessen Verlauf zu (genau wie Strg+Z im Inhalt),
das Umsortieren einer Notiz in der Liste (zusammen mit dem Hinzufügen/Entfernen aus den Favoriten, wenn dies im selben Zug geschah),
das Löschen einer Notiz - sie kehrt vollständig zurück: mit Inhalt, Freigaben, Favoriten-Status und an ihrem Platz in der Reihenfolge. Dasselbe bewirkt die Schaltfläche „Rückgängig" in der Benachrichtigung, die direkt nach dem Löschen erscheint.

Strg+Z bleibt dem Editor vorbehalten. Der Shortcut macht ausschließlich das Schreiben rückgängig; Änderungen in der Liste (Reihenfolge, Löschen) machen Sie über die Schaltfläche rückgängig - damit ein Shortcut nicht zwei Bedeutungen hat.

Anhänge

Unter dem Inhalt der Notiz befindet sich eine Büroklammer. Nach dem Klick wählen Sie die Quelle - „Vom Computer" oder „Aus der App Dateien" (Ordner-Browser, genau wie beim Schreiben einer Nachricht). Sie können eine Datei auch direkt auf den Inhalt der Notiz ziehen.

Anhänge sehen genauso aus wie in einem Nachrichten-Thread: Dateityp-Symbol, Name, Größe, und rechts entfernt × die Datei. Ein Klick auf die Zeile lädt die Datei herunter, ein Foto öffnet die Vorschau.
Wer hochladen und löschen darf: Personen mit Bearbeitungszugriff (sowie der Eigentümer der Notiz). Jemand mit Zugriff „nur Ansicht" sieht die Anhänge und kann sie herunterladen, fügt aber keine hinzu.
Das endgültige Löschen einer Notiz (Papierkorb → „Endgültig löschen" oder nach 30 Tagen) löscht auch ihre Dateien.

Notiz in Dateien

Eine Notiz kann an einen Ort im Modul Dateien angeheftet werden: Klicken Sie im Dateien-Fenster, in der Leiste von Dokumente, eines Arbeitsbereich-Ordners oder eines eigenen Unterordners auf das Blatt-Symbol („Notiz") - es entsteht eine neue, an diesen Ort angeheftete Notiz, und das Notizen-Fenster öffnet sich sofort. Die angeheftete Notiz ist an diesem Ort in Dateien im Bereich Notizen sichtbar, und ein Klick öffnet sie hier.

Papierkorb

Eine gelöschte Notiz verschwindet sofort, und niemand - auch nicht die Personen, mit denen sie geteilt war - sieht sie mehr, aber sie geht nicht verloren: Sie landet im Papierkorb (unten im Verzeichnisbaum), genau wie Dateien im Papierkorb des Moduls Dateien.

Im Papierkorb hat jeder Eintrag ein Menü ⋮ mit zwei Aktionen: Wiederherstellen und Endgültig löschen.
Über der Liste befindet sich die Schaltfläche Papierkorb leeren (löscht alles endgültig).
Notizen verschwinden von hier endgültig nach 30 Tagen.
Der Papierkorb ist Ihrer: Sie sehen darin nur Notizen, deren Eigentümer Sie sind - denn nur der Eigentümer kann eine Notiz löschen und wiederherstellen.
Notizen aus dem Papierkorb lassen sich weder öffnen noch bearbeiten, solange sie nicht wieder in der Liste sind.

Fenster

Hell-/Dunkel-Modus, das Andocken an die mittlere Spalte und das Einklappen des Baum-Panels (Listen-Symbol) funktionieren genauso wie in Kalender und Board (gemeinsamer Motiv-Schalter). Esc schließt das Fenster.