Note

Le Note sono i tuoi documenti privati - il posto per checklist, accordi, materiali e tutto ciò che non è né un'attività né una conversazione.

Le apri con l'icona delle viste (quadrati) nella barra superiore della colonna centrale - il clic apre un menu con la scelta tra Calendario · Bacheca · Note. Lo stesso menu è presente nell'intestazione di ciascuna di queste finestre, così puoi cambiare vista senza tornare alla barra.

La finestra ricorda la disposizione. Se la finestra è agganciata alle colonne, dopo il passaggio a un'altra vista - oppure dopo aver chiuso e riaperto qualcosa da questo menu - anche la finestra successiva si aprirà agganciata. Allo stesso modo funziona la disposizione a schermo intero. (Su telefono la finestra si apre sempre a schermo intero, perché la riduzione a icona la nasconde lì sotto forma di pillola.)

Regola più importante: una nota è visibile esclusivamente a te, finché non la condividi tu stesso con qualcuno. Assegnare una nota a uno spazio di lavoro non dà accesso agli altri membri di quello spazio di lavoro - lo spazio di lavoro è solo un'etichetta per filtrare l'elenco. Nemmeno l'amministratore vede le tue note.

Creazione e modifica

• + (Nota) nella barra di navigazione crea una nota vuota e posiziona il cursore nel titolo. Puoi modificare il titolo direttamente (premi Invio o fai clic altrove per salvare); se è vuoto, viene mostrato «Senza titolo». La nota viene salvata nella cartella attualmente aperta.
• Scrivi il contenuto nell’editor, come per un’attività: grassetto, elenchi (anche to-do), codice, immagini, video, emoji, disegno («Disegna») e la funzione AI «Migliora».
• Nella lista to-do clicchi sulla casellina per spuntare una voce - quella completata si spegne e viene barrata.
• Il salvataggio è automatico - dopo circa un secondo dall'interruzione della scrittura, all'uscita dall'editor e alla chiusura della finestra. Lo stato lo vedi nell'angolo in basso a destra.
• Pulsanti sotto il titolo: spazio di lavoro (etichetta, facoltativa - può essere "Nessuno spazio di lavoro") e Condividi.

Condivisione

Clicca su Condividi → "Aggiungi persona…". Se la nota ha uno spazio di lavoro assegnato, l'elenco mostra esclusivamente le persone di quello spazio di lavoro - una nota etichettata con il team non esce da esso con un solo clic. Una nota senza spazio di lavoro mostra le persone con cui condividi almeno uno spazio di lavoro. Per ogni persona imposti un livello di accesso:

• Solo visualizzazione - legge, non modifica;
• Può modificare - cambia il contenuto e il titolo.

Il clic sull'etichetta del ruolo cambia il livello; × revoca l'accesso. La condivisione e l'eliminazione della nota sono gestite esclusivamente dal proprietario.

Menzioni @

Il pulsante @ sotto l'editor mostra solo le persone con accesso a questa nota. In una nota privata l'elenco è vuoto - prima condividila. La menzione è un segno nel testo; non invia notifiche (la nota è un documento, non un messaggio).

Spostamento della nota

Sotto i tre puntini accanto alla nota c'è Sposta… - scegli Documenti, uno spazio di lavoro, una tua cartella qualsiasi oppure "Senza cartella". Scegliere uno spazio di lavoro imposta subito sia il posto nell'albero sia l'etichetta dello spazio di lavoro, così la nota non "appartiene" a un team trovandosi altrove nell'albero.

Più veloce: trascina la nota dalla lista sulla riga dell'albero a sinistra, sulla scheda di una cartella (o attività/chat) a destra oppure sulla briciola di pane sopra la lista - la destinazione si evidenzia con un bordo. Trascinarla su Tutte le note, Preferiti, Condivise con me o sul Cestino non fa nulla: sono viste, non luoghi (ed eliminare con un gesto sarebbe troppo facile per sbaglio). Una nota che qualcuno ha condiviso con te solo in sola visualizzazione non si può trascinare. Sul telefono tieni premuta la nota con il dito e spostala su una cartella - sopra il dito comparirà una piccola etichetta con il titolo. Con il dito si può solo spostare la nota; l'ordine e i preferiti si cambiano dal menu ⋮ ("Aggiungi ai preferiti") oppure con il mouse sul computer.

Cartelle e navigazione (come in File)

La finestra Note ha l'aspetto e il funzionamento del modulo File: a sinistra l'albero delle cartelle, a destra un browser con cartelle e note. Le cartelle sono esattamente le stesse di File - una cartella creata qui compare anche in File e viceversa; non ci sono due strutture separate da tenere sotto controllo.

L'albero a sinistra (dall'alto):

• Tutte le note - vista piatta di tutto, senza dover navigare tra le cartelle. È la vista predefinita.
• Documenti - il tuo spazio privato (lo stesso di File).
• Condivise con me - note che qualcuno ha condiviso con te.
• Preferiti - note con la stella.
• Spazi di lavoro e Cartelle in Documenti - cliccare sul nome apre il luogo a destra, mentre lo chevron accanto espande solo le sottocartelle nell'albero. Accanto a ogni voce c'è il numero di note (per i rami - insieme alle sottocartelle). Uno spazio di lavoro senza sottocartelle, una volta espanso, lo dice esplicitamente ("Nessuna sottocartella"). Espandendo uno spazio di lavoro si vedono anche le sue attività e chat - esattamente come in File. Dopo aver cliccato su uno spazio di lavoro, la parte destra mostra le schede delle sue attività e chat e tutte le note assegnate a quello spazio di lavoro - anche quelle la cui cartella indica un altro luogo (ad es. Documenti). Entra in una discussione e clicca su "+", e la nota resterà legata a quell'attività/chat: la vedrai anche nella sua cartella in File, e l'Assistente AI e le automazioni la leggeranno insieme ai file della discussione (l'AI non vedrà le note altrui non condivise). Attenzione: collegarla a una discussione non rende la nota condivisa - nella cartella dell'attività o della chat la vede solo il proprietario e le persone con cui la nota è stata condivisa. Un file caricato nella stessa cartella funziona al contrario: lo vedono tutti i partecipanti alla discussione.
• Cestino - note eliminate (in fondo).

Sul lato destro:

• Barra di navigazione con le frecce indietro / avanti e le briciole di pane (ad es. Documenti / Contratti) - il clic su una briciola porta a quel punto.
• Sezione Cartelle - schede delle sottocartelle del luogo attuale; cliccando si entra dentro. Menu ⋮ sulla scheda (come in File): Rinomina (digiti sul posto, Invio salva, Esc annulla) e Elimina (nel Cestino) - la cartella con i file e le sottocartelle finisce nel Cestino in File, mentre le note di quel ramo tornano al luogo superiore (la cartella sopra, lo spazio di lavoro o Documenti), quindi non scompaiono insieme alla cartella.
• Sezione Note - schede delle note (titolo, stella dei preferiti, spazio di lavoro e data).
• L’icona della cartella nella barra crea una nuova cartella nella posizione attualmente aperta, mentre + (Nota) crea una nota che eredita la cartella aperta - se hai aperto «Contratti», la nota verrà salvata subito lì.
• Una nota aperta sostituisce il browser - torni indietro con la freccia accanto al titolo.
• Puoi cambiare la cartella di una nota aperta tramite il chip «Cartella» nell’intestazione (accanto allo spazio di lavoro).
• Le note senza cartella le trovi nella vista Tutte le note.

Filtri, ordinamento, ricerca

• Occhio - filtri: spazio di lavoro (elenco a tendina), Preferiti, Condivise con me, Solo le mie, Senza spazio di lavoro. Il filtro impostato è segnalato da un puntino sotto l'icona.
• Frecce - ordinamento: Manuale / Modificate di recente / Aggiunte di recente / Nome A-Z, più "Preferiti in alto".
• Le schede delle note si possono trascinare in qualsiasi momento - il rilascio le dispone nel tuo ordine personale (memorizzato) e passa l'ordinamento a "Manuale". Trascinarla nella sezione Preferiti aggiunge la nota ai preferiti. L'annullamento è disponibile nella notifica ("Annulla").
• Lente - cerca nel nome e nel contenuto.
• La stella accanto a una nota aperta la aggiunge ai Preferiti (separatamente per ogni persona).
• Menu ⋮ della scheda: rinomina, preferiti, spostamento in uno spazio di lavoro, condivisione, duplicato (la copia è tua e senza condivisioni), eliminazione.

Annullamento delle modifiche

Nella barra della finestra, accanto all'interruttore chiaro/scuro, c'è il pulsante Annulla. Annulla:

• quello che hai appena scritto - quando l'editor ha qualcosa da annullare, il pulsante attinge alla sua cronologia (esattamente come Ctrl+Z nel contenuto),
• lo spostamento della nota nell'elenco (insieme all'aggiunta/rimozione dai preferiti, se avvenuta con lo stesso trascinamento),
• L’eliminazione di una nota è completamente reversibile: vengono ripristinati il contenuto, le condivisioni, i preferiti e la posizione nell’ordine. Puoi anche fare clic su «Annulla» nella notifica che appare subito dopo l’eliminazione.

Ctrl+Z resta legato all'editor. La scorciatoia annulla solo la scrittura; le modifiche nell'elenco (ordine, eliminazione) le annulli con il pulsante - così una scorciatoia non ha due significati.

Allegati

Sotto il contenuto della nota trovi una graffetta. Fai clic per scegliere la fonte: «Dal computer» oppure «Dall’app File» (il browser delle cartelle funziona proprio come quando scrivi un messaggio). Puoi anche trascinare un file direttamente sul contenuto della nota.

• Gli allegati hanno lo stesso aspetto della discussione dei messaggi: icona del tipo di file, nome, dimensione, e a destra × rimuove il file. Il clic sulla riga scarica il file, mentre una foto apre l'anteprima.
• Chi può caricare ed eliminare: le persone con accesso in modifica e il proprietario della nota. Chi ha accesso di sola visualizzazione può vedere e scaricare gli allegati, ma non aggiungerne.
• L’eliminazione definitiva di una nota (Cestino → «Elimina definitivamente» oppure dopo 30 giorni) elimina anche i relativi file.

La nota in File

Puoi fissare una nota in una posizione del modulo File: nella finestra File, nella barra Documenti, in una cartella dello spazio di lavoro o in una tua sottocartella, fai clic sull’icona del foglio («Nota»). Verrà creata una nuova nota fissata in quella posizione e si aprirà subito la finestra Note. La nota fissata sarà visibile in quella posizione di File, nella sezione Note; facendo clic, si aprirà qui.

Il luogo di una nota può essere anche la cartella di un'attività o di una chat - questa nota si crea dalla finestra Note (il ramo dell'attività/chat nell'albero), perché nella barra della cartella della discussione non c'è l'icona del foglio. Collegare una nota a una discussione non la condivide con i partecipanti: nella cartella dell'attività o della chat la vede solo il proprietario e le persone con cui la nota è stata condivisa - a differenza di un file caricato nella stessa cartella, che vedono tutti i partecipanti.

Cestino

Una nota eliminata scompare subito e nessuno - comprese le persone con cui era condivisa - la vede più, ma non va persa: finisce nel Cestino (in fondo all'albero delle cartelle), come i file nel Cestino del modulo File.

• Nel Cestino ogni voce ha un menu ⋮ con due azioni: Ripristina ed Elimina definitivamente.
• Sopra l'elenco c'è il pulsante Svuota Cestino (elimina tutto in modo permanente).
• Le note spariscono da qui in modo permanente dopo 30 giorni.
• Il Cestino è tuo: ci vedi solo le note di cui sei proprietario - perché solo il proprietario può eliminare e ripristinare una nota.
• Una nota nel Cestino non si può aprire né modificare finché non torna nell'elenco.

Finestra

Il tema chiaro/scuro, l'aggancio alla colonna centrale e la riduzione del pannello ad albero (icona elenco) funzionano allo stesso modo del Calendario e della Bacheca (interruttore del tema condiviso). Esc chiude la finestra.