Voraussetzungen

Für die Nutzung des KI-Assistenten sind ein Konto und ein API-Schlüssel bei einem der unterstützten Anbieter erforderlich:

  • OpenAI - Modelle GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 und andere
  • Gemini (Google) - Modelle gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro und andere
  • Claude (Anthropic) - Modelle claude-opus-4, claude-sonnet-4 und andere
  • Grok (xAI) - Modelle grok-3, grok-2 und andere

Die genannten Namen sind nur Beispiele für Modellfamilien - die vollständige, aktuelle Liste ruft die Anwendung selbst beim Anbieter ab, sobald der Schlüssel eingegeben wurde.

Schritt für Schritt - KI-Konfiguration

1. Einstellungen öffnen

Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol (⚙) → Reiter KI.

2. Anbieter wählen

Wählen Sie in der Liste „KI-Anbieter“ einen der verfügbaren Anbieter aus.

3. API-Schlüssel eingeben

Fügen Sie den vom Anbieter erhaltenen API-Schlüssel ein. Der Schlüssel wird verschlüsselt und nach dem Speichern nie mehr vollständig angezeigt.

Wo erhalte ich den API-Schlüssel?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Modell wählen

Nachdem Sie den API-Schlüssel eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Aktualisieren (↻) neben der Modellliste - die Anwendung ruft die aktuelle Liste der verfügbaren Modelle vom Anbieter ab. Wählen Sie ein Modell aus der Liste.

Mit (empfohlen) gekennzeichnete Modelle sind bewährte, stabile Entscheidungen. Diesen Zusatz erhält genau ein Modell je Anbieter: gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) und grok-3 (Grok). Die übrigen Modelle der Liste funktionieren genauso - sie tragen nur diese Kennzeichnung nicht.

5. Konfiguration speichern

Klicken Sie auf „KI-Einstellungen speichern“. Die Anwendung testet die Verbindung zum Modell und zeigt gegebenenfalls Warnungen an.

Task Manager: KI-Einstellungen mit einer Liste von Anbietern, einem Feld für den API-Schlüssel und einer Liste von Modellen.
Einstellungen → KI: Anbieter, Schlüssel und eine vom Anbieter abgerufene Modellliste.

Erweiterte Einstellungen

Im Abschnitt „KI-Einstellungen“ sind einige Optionen in einem ausklappbaren Unterabschnitt Erweitert zusammengefasst (klicken Sie auf die Überschrift, um ihn zu öffnen):

  • Maximale Antwortlänge - steuert die Länge der KI-Antworten (1024-16384 Tokens). Höherer Wert = längere Antworten, aber höhere Kosten. Standard: 4096.
  • Gesprächsverlauf mit dem KI-Assistenten speichern - der Administrator kann das Speichern des Gesprächsverlaufs in der Datenbank aktivieren oder deaktivieren. Standardmäßig aktiviert.
  • KI-Zusammenfassungen von Anhängen - die KI erstellt kurze Zusammenfassungen von Dateien, um bei Aufgaben mit vielen Anhängen schneller antworten zu können. Standardmäßig im Modus Manuell (Zusammenfassungen entstehen erst nach Klick auf Zusammenfassung erstellen neben dem Abschnittsnamen - keine automatische API-Nutzung). Die Liste der übersprungenen/fehlerhaften Dateien finden Sie unter „Details".
  • Semantische Suche - Suche nach Bedeutung, nicht nur nach Schlüsselwörtern. Erfordert einen Anbieter OpenAI oder Gemini (für diese Anbieter standardmäßig aktiviert).
  • E-Mail als Quelle für KI-Wissen zulassen - standardmäßig deaktiviert. Nach der Aktivierung kann jeder Nutzer sein eigenes Postfach oder einen E-Mail-Thread als Quelle für das Gespräch mit dem Assistenten angeben (die E-Mails anderer sieht niemand, auch der Administrator nicht). Der Inhalt der angegebenen Quelle wird dann an den externen KI-Anbieter übermittelt, und die Korrespondenz enthält Daten Dritter - daher ist die bewusste Zustimmung des Administrators erforderlich. E-Mails gelangen niemals in die im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank; das Deaktivieren des Schalters trennt auch zuvor angegebene E-Mail-Quellen.
  • Tägliches Limit für KI-Abfragen aus Automatisierungen - die Bedingung „KI bewertet" und die Aktion „durch KI schreiben" fragen das Modell bei jedem passenden Ereignis ab; das Limit (standardmäßig 200/Tag) schützt das Budget beim Anbieter. Neben dem Feld wird der heutige Verbrauch angezeigt. Die Eingabe von 0 deaktiviert das Limit. Nach Erreichen des Limits werden Automatisierungsregeln mit KI an diesem Tag übersprungen, mit einem Eintrag im Verlauf - der Zähler setzt sich um Mitternacht zurück und alles läuft von selbst weiter.

KI-Wissensdatenbank

Im Abschnitt „KI-Wissensdatenbank“ der KI-Einstellungen (nur für Administratoren) können Sie den automatischen Kontext des Assistenten verwalten.

Die KI-Wissensdatenbank gehört zum Plan Pro. Im Plan Standard gibt es diesen Bereich ebenso wenig wie den Schalter „Semantische Suche“ - die Datenbank wird nicht aufgebaut, und der KI-Assistent antwortet aus dem Gespräch, in dem Sie ihn fragen, sowie aus den Quellen, die in seinem Fenster angegeben sind.

Automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank

Der Schalter Automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank (Ja / Nein) steuert, ob die Wissensdatenbank selbstständig aktualisiert wird:

  • Ja (Standard) - die Wissensdatenbank aktualisiert sich automatisch einmal täglich im Hintergrund. Die Nutzer können die Anwendung normal weiterverwenden.
  • Nein - die automatische Aktualisierung ist deaktiviert. Der Administrator aktualisiert die Datenbank bei Bedarf manuell über die Schaltfläche KI-Wissensdatenbank aktualisieren. Empfohlen bei sehr großer Anzahl von Aufgaben oder Chats.

Manuelle Aktualisierung

Die Schaltfläche KI-Wissensdatenbank aktualisieren startet die sofortige Verarbeitung aller Aufgaben und Chats, die noch keine Zusammenfassung haben oder seit der letzten Aktualisierung geändert wurden. Funktioniert unabhängig von der Einstellung der automatischen Aktualisierung.

Was in die Wissensdatenbank aufgenommen wird

  • Aufgaben und Chats - vom Modell zusammengefasst (Entscheidungen, Schlussfolgerungen, Festlegungen).
  • Notizen und Dateien (ab 2.2.273) - gelangen dorthin im Originalinhalt, in Abschnitte zerlegt. Dadurch findet der Assistent die Antwort selbst in Unternehmensdokumenten, auch wenn niemand sie als Quelle angegeben hat - es reicht zu fragen „wie hoch ist das Kraftstofflimit?“. Dokumente werden vom Modell nicht zusammengefasst. Bei OpenAI und Gemini mit aktivierter semantischer Suche werden die Abschnitte zur Vektorisierung an den Anbieter gesendet (separat abgerechnete Anfragen); bei Claude und Grok sendet die Indexierung nichts an den Anbieter. Die Indexierung läuft zusammen mit der Aktualisierung der Wissensdatenbank, funktioniert also nur bei konfigurierter KI. Aus Dateien werden Textformate gelesen: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX und PDF mit Textebene (ein Scan ohne Text wird übersprungen).

Datenschutz in der Wissensdatenbank

Notizen und Dateien behalten ihre eigenen Berechtigungen: die Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich verschafft keinen Zugriff darauf. In den Antworten des Assistenten sehen Sie ausschließlich Dokumente, die Sie ohnehin öffnen können - Ihre eigenen sowie mit Ihnen geteilte. Das gilt auch für den Administrator. Ein gelöschtes Dokument (Papierkorb) verschwindet bei der nächsten Aktualisierung aus der Wissensdatenbank.

Fehlerbehebung

„Fehler: Ungültiger API-Schlüssel“

Prüfen Sie die Richtigkeit des eingefügten Schlüssels. Stellen Sie sicher, dass das Konto beim Anbieter über eine aktive Zahlung/Limits verfügt.

„Das Modell unterstützt den Chatmodus nicht“

Das gewählte Modell ist kein Chat-Modell. Gehen Sie zurück zu den KI-Einstellungen und wählen Sie ein anderes Modell aus der Liste.

„Anfragelimit überschritten (Rate Limit)“

Ihr Konto beim Anbieter hat das Anfragelimit erreicht. Warten Sie einen Moment oder wechseln Sie zu einem höheren Tarif.

Die Modellliste ist leer

Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Aktualisieren (↻) neben der Modellliste. Ist diese weiterhin leer - prüfen Sie den API-Schlüssel und die Internetverbindung.