Voraussetzungen

Für die Nutzung des KI-Assistenten sind ein Konto und ein API-Schlüssel bei einem der unterstützten Anbieter erforderlich:

  • OpenAI - Modelle GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 und andere
  • Gemini (Google) - Modelle gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro und andere
  • Claude (Anthropic) - Modelle claude-opus-4, claude-sonnet-4 und andere
  • Grok (xAI) - Modelle grok-3, grok-2 und andere

Schritt für Schritt - KI-Konfiguration

1. Einstellungen öffnen

Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol (⚙) → Reiter KI.

2. Anbieter wählen

Wählen Sie aus der Liste „KI-Anbieter" einen der verfügbaren Anbieter aus.

3. API-Schlüssel eingeben

Fügen Sie den vom Anbieter erhaltenen API-Schlüssel ein. Der Schlüssel wird verschlüsselt und nach dem Speichern nie mehr vollständig angezeigt.

Wo erhalte ich den API-Schlüssel?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Modell wählen

Klicken Sie nach der Eingabe des API-Schlüssels auf die Aktualisieren-Schaltfläche (↻) neben der Modellliste - die Anwendung ruft die aktuelle Liste der verfügbaren Modelle beim Anbieter ab. Wählen Sie ein Modell aus der Liste.

Mit (empfohlen) gekennzeichnete Modelle sind bewährte, stabile Wahlmöglichkeiten.

5. Konfiguration speichern

Klicken Sie auf „KI-Einstellungen speichern". Die Anwendung testet die Verbindung zum Modell und zeigt eventuelle Warnungen an.

Erweiterte Einstellungen

Im Abschnitt „KI-Einstellungen" sind mehrere Optionen im ausklappbaren Unterabschnitt Erweitert zusammengefasst (klicken Sie auf die Überschrift, um ihn aufzuklappen):

  • Maximale Antwortlänge - steuert die Länge der KI-Antworten (1024-16384 Token). Ein höherer Wert bedeutet längere Antworten, aber höhere Kosten. Standard: 4096.
  • Gesprächsverlauf mit dem KI-Assistenten speichern - der Administrator kann das Speichern des Gesprächsverlaufs in der Datenbank aktivieren oder deaktivieren. Standardmäßig aktiviert.
  • KI-Zusammenfassungen von Anhängen - die KI erstellt kurze Zusammenfassungen von Dateien, um in Aufgaben mit vielen Anhängen schneller antworten zu können. Standardmäßig im Modus Manuell (Zusammenfassungen entstehen erst nach einem Klick auf Zusammenfassung erstellen neben der Abschnittsüberschrift - kein automatischer API-Verbrauch). Die Liste der übersprungenen/fehlerhaften Dateien finden Sie unter „Details".
  • Semantische Suche - Suche nach Bedeutung, nicht nur nach Schlüsselwörtern. Erfordert den Anbieter OpenAI oder Gemini (bei diesen Anbietern standardmäßig aktiviert).
  • E-Mail als KI-Wissensquelle zulassen - standardmäßig deaktiviert. Nach der Aktivierung kann jeder Nutzer sein eigenes Postfach oder einen E-Mail-Thread als Gesprächsquelle für den Assistenten angeben (fremde E-Mails sieht niemand, auch nicht der Administrator). Der Inhalt der angegebenen Quelle geht dann an einen externen KI-Anbieter, und die Korrespondenz enthält Daten Dritter - daher ist die bewusste Zustimmung des Administrators erforderlich. E-Mail landet nie in der im Hintergrund indexierten Wissensdatenbank; das Deaktivieren des Schalters trennt auch zuvor angegebene E-Mail-Quellen.
  • Tägliches Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen - die Bedingung „KI bewertet" und die Aktion „per KI schreiben" fragen das Modell bei jedem passenden Ereignis ab; das Limit (standardmäßig 200/Tag) schützt das Budget beim Anbieter. Neben dem Feld sehen Sie den heutigen Verbrauch. Die Eingabe von 0 deaktiviert das Limit. Nach Erreichen des Limits werden Automatisierungsregeln mit KI an diesem Tag mit einem Verlaufseintrag übersprungen - der Zähler wird um Mitternacht zurückgesetzt und alles läuft von selbst wieder an.

KI-Wissensdatenbank

Der Abschnitt „KI-Wissensdatenbank" in den KI-Einstellungen (nur für den Administrator) ermöglicht die Verwaltung des automatischen Kontexts des Assistenten.

Automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank

Der Schalter Automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank (Ja / Nein) steuert, ob die Wissensdatenbank selbstständig aktualisiert wird:

  • Ja (standardmäßig) - die Wissensdatenbank aktualisiert sich einmal täglich automatisch im Hintergrund. Die Nutzer können die Anwendung normal weiterverwenden.
  • Nein - die automatische Aktualisierung ist deaktiviert. Der Administrator aktualisiert die Datenbank bei Bedarf manuell über die Schaltfläche KI-Wissensdatenbank aktualisieren. Empfohlen bei einer sehr großen Anzahl von Aufgaben oder Chats.

Manuelle Aktualisierung

Die Schaltfläche KI-Wissensdatenbank aktualisieren startet die sofortige Verarbeitung aller Aufgaben und Chats, die noch keine Zusammenfassung haben oder seit der letzten Aktualisierung geändert wurden. Funktioniert unabhängig von der Einstellung der automatischen Aktualisierung.

Was in die Wissensdatenbank aufgenommen wird

  • Aufgaben und Chats - vom Modell zusammengefasst (Entscheidungen, Schlussfolgerungen, Festlegungen).
  • Notizen und Dateien (seit 2.2.273) - gelangen dort im Originaltext hinein, in Abschnitte zerlegt. Dadurch findet der Assistent die Antwort selbst in Firmendokumenten, auch wenn niemand sie als Quelle angibt - es genügt zu fragen „Wie hoch ist das Kraftstofflimit?". Das Indexieren von Dokumenten verbraucht keine Modellanfragen (sie werden nicht zusammengefasst), kostet also nichts und funktioniert auch bei deaktivierter KI - dann läuft die Suche über Stichwörter. Aus Dateien werden Textformate gelesen: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX und PDF mit Textebene (ein Scan ohne Text wird übersprungen).

Datenschutz in der Wissensdatenbank

Notizen und Dateien behalten ihre eigenen Berechtigungen: die Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich verschafft keinen Zugriff darauf. In den Antworten des Assistenten sehen Sie ausschließlich Dokumente, die Sie ohnehin öffnen können - Ihre eigenen sowie mit Ihnen geteilte. Das gilt auch für den Administrator. Ein gelöschtes Dokument (Papierkorb) verschwindet bei der nächsten Aktualisierung aus der Wissensdatenbank.

Fehlerbehebung

„Fehler: ungültiger API-Schlüssel"

Prüfen Sie die Richtigkeit des eingefügten Schlüssels. Stellen Sie sicher, dass das Konto beim Anbieter über eine aktive Zahlung/Limits verfügt.

„Modell unterstützt keinen Chat-Modus"

Das gewählte Modell ist kein Chat-Modell. Gehen Sie zurück zu den KI-Einstellungen und wählen Sie ein anderes Modell aus der Liste.

„Anfragelimit überschritten (Rate Limit)"

Ihr Konto beim Anbieter hat das Anfragelimit erreicht. Warten Sie einen Moment oder wechseln Sie zu einem höheren Tarif.

Die Modellliste ist leer

Klicken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche (↻) neben der Modellliste. Bleibt sie weiterhin leer - prüfen Sie den API-Schlüssel und die Internetverbindung.