Vaatimukset

AI-avustajan käyttöön tarvitaan tili ja API-avain jollakin tuetulla palveluntarjoajalla:

  • OpenAI - mallit GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 ja muut
  • Gemini (Google) - mallit gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro ja muut
  • Claude (Anthropic) - mallit claude-opus-4, claude-sonnet-4 ja muut
  • Grok (xAI) - mallit grok-3, grok-2 ja muut

Mainitut nimet ovat vain esimerkkejä mallien perheistä - täydellisen, ajantasaisen listan hakee sovellus itse palveluntarjoajalta avaimen syöttämisen jälkeen.

Vaihe vaiheelta - AI:n määritys

1. Avaa asetukset

Klikkaa hammasratas-kuvaketta (⚙) vasemmassa yläkulmassa → välilehti AI.

2. Valitse palveluntarjoaja

Valitse ”AI-palveluntarjoaja”-luettelosta yksi käytettävissä olevista palveluntarjoajista.

3. Syötä API-avain

Liitä palveluntarjoajalta saatu API-avain. Avain salataan, eikä sitä koskaan näytetä kokonaan tallentamisen jälkeen.

Mistä API-avain saadaan?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Valitse malli

Kun olet syöttänyt API-avaimen, klikkaa päivityspainiketta (↻) mallilistan vieressä - sovellus hakee ajantasaisen listan palveluntarjoajan saatavilla olevista malleista. Valitse malli listasta.

Mallit, joissa on merkintä (suositeltu), ovat testattuja ja vakaita valintoja. Merkinnän saa tarkalleen yksi malli kultakin palveluntarjoajalta: gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) ja grok-3 (Grok). Muut listan mallit toimivat samalla tavalla - niillä ei vain ole tätä merkintää.

5. Tallenna asetukset

Napsauta ”Tallenna AI-asetukset”. Sovellus testaa yhteyden malliin ja näyttää mahdolliset varoitukset.

Task Manager: AI-asetukset palveluntarjoajien listalla, API-avaimen kentällä ja mallien listalla.
Asetukset → AI: palveluntarjoaja, avain ja palveluntarjoajalta haettu malliluettelo.

Lisäasetukset

”AI-asetukset”-osiossa on useita vaihtoehtoja avattavan Lisäasetukset-osion sisällä (avaa osio napsauttamalla otsikkoa):

  • Vastauksen enimmäispituus - säätelee AI:n vastauksen pituutta (1024-16384 tokenia). Suurempi arvo = pidemmät vastaukset, mutta korkeammat kustannukset. Oletus: 4096.
  • Tallenna keskusteluhistoria AI-avustajan kanssa - pääkäyttäjä voi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä keskusteluhistorian tallentamisen tietokantaan. Oletuksena käytössä.
  • Liitteiden AI-yhteenvedot - AI luo lyhyitä tiedostojen yhteenvetoja, jotta vastaukset nopeutuvat tehtävissä, joissa on paljon liitteitä. Oletuksena tilassa Manuaalinen (yhteenvedot syntyvät vasta, kun klikkaat Luo yhteenveto osion nimen vieressä - API:a ei kuluteta automaattisesti). Ohitettujen/virheellisten tiedostojen lista löytyy kohdasta „Lisätiedot”.
  • Semanttinen haku - haku merkityksen, ei pelkkien avainsanojen perusteella. Vaatii OpenAI- tai Gemini-palveluntarjoajan (näille oletuksena käytössä).
  • Salli sähköpostin käyttö AI:n tietolähteenä - oletuksena pois käytöstä. Käyttöönoton jälkeen jokainen käyttäjä voi osoittaa oman postilaatikkonsa tai sähköpostiketjunsa AI-avustajan keskustelun lähteeksi (toisen henkilön postia ei näe kukaan, ei edes pääkäyttäjä). Osoitetun lähteen sisältö välittyy tällöin ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle, ja kirjeenvaihto sisältää kolmansien osapuolten tietoja - siksi pääkäyttäjän tietoinen suostumus on vaadittu. Sähköposti ei koskaan päädy taustalla indeksoitavaan tietopankkiin; kytkimen poistaminen käytöstä katkaisee myös aiemmin osoitetut sähköpostilähteet.
  • AI-kyselyjen päivittäinen raja Automaatioissa - ehto „AI arvioi” ja toiminto „kirjoita AI:lla” kysyvät mallilta joka kerta, kun ehto täyttyy; raja (oletuksena 200/vrk) suojaa palveluntarjoajan budjettia. Kentän vieressä näkyy päivän kulutus. Arvon 0 syöttäminen poistaa rajan käytöstä. Rajan täytyttyä AI-automaatiosäännöt ohitetaan loppupäiväksi merkinnällä historiassa - laskuri nollautuu keskiyöllä ja kaikki jatkuu itsestään.

AI:n tietopankki

AI-asetusten ”AI-tietopankki”-osiossa (vain järjestelmänvalvojalle) voit hallita avustajan automaattista kontekstia.

Tekoälyn tietopankki kuuluu Pro-pakettiin. Standard-paketissa tätä osiota eikä ”Semanttinen haku” -kytkintä ole, tietopankkia ei rakenneta, ja AI-avustaja vastaa keskustelun perusteella, jossa sitä kysytään, sekä sen ikkunassa osoitettujen lähteiden perusteella.

Tietopankin automaattinen päivitys

Kytkin Tietopankin automaattinen päivitys (Kyllä / Ei) määrää, päivittyykö tietopankki itsestään:

  • Kyllä (oletus) - tietopankki päivittyy automaattisesti kerran päivässä taustalla. Käyttäjät voivat käyttää sovellusta normaalisti.
  • Ei - automaattinen päivitys on pois käytöstä. Pääkäyttäjä päivittää tietopankin manuaalisesti painikkeella Päivitä AI-tietopankki tarvittaessa. Suositellaan, jos tehtäviä tai keskusteluja on erittäin paljon.

Manuaalinen päivitys

Päivitä AI:n tietopankki -painike käynnistää välittömän käsittelyn kaikille tehtäville ja keskusteluille, joilla ei vielä ole yhteenvetoa tai jotka on muutettu viime päivityksen jälkeen. Toimii riippumatta automaattisen päivityksen asetuksesta.

Mitä tietopankkiin sisältyy

  • Tehtävät ja keskustelut - mallin tiivistämiä (päätökset, johtopäätökset, sovitut asiat).
  • Muistiinpanot ja Tiedostot (versiosta 2.2.273 alkaen) - ne päätyvät sinne alkuperäisessä muodossaan, paloiteltuina katkelmiksi. Näin avustaja löytää vastauksen yrityksen dokumenteista itse, vaikka kukaan ei olisi merkinnyt niitä lähteeksi - riittää kysyä ”mikä on polttoaineen raja?”. Malli ei tiivistä dokumentteja. OpenAI:n ja Geminin tapauksessa, kun semanttinen haku on käytössä, katkelmat lähetetään palveluntarjoajalle vektoreita varten (erikseen laskutettavat pyynnöt); Clauden ja Grokin kohdalla indeksointi ei lähetä mitään palveluntarjoajalle. Indeksointi käynnistyy tietopankin päivityksen yhteydessä, joten se toimii vain, kun AI on määritetty. Tiedostoista luetaan tekstimuotoiset formaatit: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX ja PDF, jossa on tekstikerros (tekstitön skannaus ohitetaan).

Yksityisyys tietopankissa

Muistiinpanoilla ja Tiedostoilla on omat käyttöoikeutensa: työtilaan kuuluminen ei anna niihin pääsyä. Avustajan vastauksissa näet vain ne dokumentit, jotka voit muutenkin avata - omasi sekä sinulle jaetut. Tämä koskee myös pääkäyttäjää. Poistettu dokumentti (roskakori) katoaa tietopankista seuraavan päivityksen yhteydessä.

Ongelmien ratkaiseminen

”Virhe: virheellinen API-avain”

Tarkista liitetyn avaimen oikeellisuus. Varmista, että tilillä on aktiivinen maksutapa/käyttöraja palveluntarjoajan puolella.

”Malli ei tue keskustelutilaa”

Valittu malli ei ole keskustelumalli. Palaa AI-asetuksiin ja valitse toinen malli listasta.

”Kyselyraja ylitetty (rate limit)”

Tilisi on saavuttanut palveluntarjoajan kyselyrajan. Odota hetki tai siirry suurempaan pakettiin.

Mallilista on tyhjä

Klikkaa päivityspainiketta (↻) mallilistan vieressä. Jos lista on yhä tyhjä - tarkista API-avain ja internetyhteys.