Requisitos

Para utilizar o assistente de IA é necessária uma conta e uma chave API num dos fornecedores suportados:

  • OpenAI - modelos GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 e outros
  • Gemini (Google) - modelos gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro e outros
  • Claude (Anthropic) - modelos claude-opus-4, claude-sonnet-4 e outros
  • Grok (xAI) - modelos grok-3, grok-2 e outros

Os nomes indicados são apenas exemplos de famílias de modelos - a lista completa e atualizada é obtida pela própria aplicação junto do fornecedor assim que a chave é introduzida.

Passo a passo - configuração da IA

1. Abra as definições

Clique no ícone da roda dentada (⚙) no canto superior esquerdo → separador IA.

2. Escolha o fornecedor

Na lista „Fornecedor de IA”, selecione um dos fornecedores disponíveis.

3. Introduza a chave API

Cole a chave API obtida junto do fornecedor. A chave é encriptada e nunca é apresentada por completo depois de guardada.

Onde obter a chave API?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Escolha o modelo

Depois de introduzir a chave API, clique no botão de atualização (↻) junto à lista de modelos - a aplicação irá obter a lista atual de modelos disponíveis junto do fornecedor. Escolha um modelo da lista.

Os modelos assinalados com (recomendado) são escolhas comprovadas e estáveis. Esta indicação é atribuída a exatamente um modelo por cada fornecedor: gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) e grok-3 (Grok). Os restantes modelos da lista funcionam da mesma forma - simplesmente não têm esta indicação.

5. Guarde a configuração

Clique em „Guardar definições de IA”. A aplicação irá testar a ligação ao modelo e apresentar eventuais avisos.

Task Manager: definições de IA com lista de fornecedores, campo para a chave API e lista de modelos.
Definições → IA: fornecedor, chave e lista de modelos obtida junto do fornecedor.

Definições avançadas

Na secção „Definições de IA”, algumas opções estão agrupadas na subseção expansível Avançadas (clique no cabeçalho para a expandir):

  • Comprimento máximo da resposta - controla o comprimento das respostas da IA (1024-16384 tokens). Um valor mais elevado = respostas mais longas, mas custos mais altos. Por predefinição: 4096.
  • Guardar o histórico de conversas com o Assistente de IA - o administrador pode ativar ou desativar o registo do histórico de conversas na base de dados. Ativado por predefinição.
  • Resumos de anexos pela IA - a IA cria resumos curtos dos ficheiros, para responder mais rapidamente em tarefas com muitos anexos. Por predefinição no modo Manual (os resumos só são gerados depois de clicar em Criar resumo junto ao nome da secção - sem consumo automático de API). A lista de ficheiros ignorados/com erro está disponível em “Detalhes”.
  • Pesquisa semântica - pesquisa pelo significado, não apenas por palavras-chave. Requer um fornecedor OpenAI ou Gemini (ativada por predefinição para estes fornecedores).
  • Permitir usar o e-mail como fonte de conhecimento da IA - por predefinição desativado. Depois de ativado, cada utilizador pode indicar a sua própria caixa de correio ou conversa de e-mail como fonte para a conversa com o Assistente (ninguém vê o e-mail de outra pessoa, nem mesmo o administrador). O conteúdo da fonte indicada é então enviado para o fornecedor externo de IA, e a correspondência contém dados de terceiros - daí ser necessário o consentimento consciente do administrador. O e-mail nunca é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano; desativar esta opção também corta as fontes de e-mail indicadas anteriormente.
  • Limite diário de pedidos de IA a partir da Automação - a condição “a IA avalia” e a ação “escrever via IA” consultam o modelo a cada evento correspondente; o limite (por predefinição 200/dia) protege o orçamento junto do fornecedor. Junto ao campo é visível o consumo de hoje. Introduzir 0 desativa o limite. Depois de esgotado, as receitas com IA são ignoradas nesse dia, com registo no histórico - o contador reinicia à meia-noite e tudo volta a funcionar automaticamente.

Base de conhecimento de IA

A secção „Base de conhecimento de IA” nas definições de IA (apenas para o administrador) permite gerir o contexto automático do assistente.

A base de conhecimento de IA pertence ao plano Pro. No plano Standard não existe esta secção nem o interruptor "Pesquisa semântica", a base de conhecimento não é construída, e o Assistente de IA responde com base na conversa em que lhe é feita a pergunta e nas fontes indicadas na respetiva janela.

Atualização automática da base de conhecimento

O interruptor Atualização automática da base de conhecimento (Sim / Não) controla se a base de conhecimento é atualizada de forma autónoma:

  • Sim (predefinição) - a base de conhecimento é atualizada automaticamente uma vez por dia em segundo plano. Os utilizadores podem continuar a usar a aplicação normalmente.
  • Não - a atualização automática está desativada. O administrador atualiza a base manualmente através do botão Atualizar base de conhecimento de IA, sempre que necessário. Recomendado quando existe um número muito elevado de tarefas ou conversas.

Atualização manual

O botão Atualizar base de conhecimento de IA inicia de imediato o processamento de todas as tarefas e conversas que ainda não têm resumo ou que foram alteradas desde a última atualização. Funciona independentemente da definição de atualização automática.

O que entra na base de conhecimento

  • Tarefas e conversas - resumidas pelo modelo (decisões, conclusões, acordos).
  • Notas e Ficheiros (a partir da 2.2.273) - são incluídos no conteúdo original, cortados em fragmentos. Assim, o assistente encontra sozinho a resposta nos documentos da empresa, mesmo que ninguém os indique como fonte - basta perguntar «qual é o limite de combustível?». O modelo não resume os documentos. Com a OpenAI e o Gemini, com a pesquisa semântica ativada, os fragmentos são enviados ao fornecedor para obter vetores (consultas faturadas à parte); com o Claude e o Grok, a indexação não envia nada ao fornecedor. A indexação arranca junto com a atualização da base de conhecimento, pelo que só funciona com a IA configurada. Dos ficheiros são lidos formatos de texto: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF com camada de texto (uma digitalização sem texto é ignorada).

Privacidade na base de conhecimento

As Notas e os Ficheiros mantêm as suas próprias permissões: pertencer ao workspace não dá acesso a eles. Nas respostas do assistente verá apenas os documentos que já pode abrir de qualquer forma - os seus e os partilhados consigo. Isto aplica-se também ao administrador. Um documento eliminado (lixo / reciclagem) desaparece da base de conhecimento na atualização seguinte.

Resolução de problemas

„Erro: chave API inválida”

Verifique se a chave colada está correta. Certifique-se de que a conta junto do fornecedor tem pagamento/limites ativos.

„O modelo não suporta o modo de chat”

O modelo escolhido não é um modelo de conversação. Volte às definições de IA e escolha outro modelo da lista.

„Limite de pedidos excedido (rate limit)”

A sua conta junto do fornecedor atingiu o limite de pedidos. Aguarde um pouco ou passe para um plano superior.

A lista de modelos está vazia

Clique no botão de atualização (↻) junto à lista de modelos. Se continuar vazia - verifique a chave API e a ligação à Internet.