Requisitos

Para utilizar o assistente de IA é necessária uma conta e uma chave API num dos fornecedores suportados:

  • OpenAI - modelos GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 e outros
  • Gemini (Google) - modelos gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro e outros
  • Claude (Anthropic) - modelos claude-opus-4, claude-sonnet-4 e outros
  • Grok (xAI) - modelos grok-3, grok-2 e outros

Passo a passo - configuração da IA

1. Abra as definições

Clique no ícone da roda dentada (⚙) no canto superior esquerdo → separador IA.

2. Escolha o fornecedor

Na lista „Fornecedor de IA" escolha um dos fornecedores disponíveis.

3. Introduza a chave API

Cole a chave API obtida junto do fornecedor. A chave é encriptada e nunca é apresentada por completo depois de guardada.

Onde obter a chave API?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Escolha o modelo

Depois de introduzir a chave API, clique no botão de atualizar (↻) junto da lista de modelos - a aplicação vai obter a lista atual de modelos disponíveis junto do fornecedor. Escolha um modelo da lista.

Os modelos assinalados como (recomendado) são escolhas testadas e estáveis.

5. Guarde a configuração

Clique em „Guardar definições de IA". A aplicação vai testar a ligação ao modelo e mostrar eventuais avisos.

Definições avançadas

Na secção „Definições de IA" algumas opções estão reunidas numa subsecção expansível Avançado (clique no cabeçalho para a expandir):

  • Comprimento máximo da resposta - controla o comprimento das respostas da IA (1024-16384 tokens). Um valor maior = respostas mais longas, mas custos mais elevados. Por predefinição: 4096.
  • Guardar histórico de conversas com o Assistente de IA - o administrador pode ativar ou desativar o registo do histórico de conversas na base de dados. Ativado por predefinição.
  • Resumos de anexos por IA - a IA cria resumos curtos dos ficheiros, para responder mais depressa em tarefas com muitos anexos. Por predefinição no modo Manual (os resumos só são criados depois de clicar em Criar resumo junto do nome da secção - sem consumo automático de API). A lista de ficheiros ignorados/com erro está disponível em „Detalhes".
  • Pesquisa semântica - pesquisa por significado, não apenas por palavras-chave. Requer o fornecedor OpenAI ou Gemini (para estes fornecedores está ativada por predefinição).
  • Permitir usar o correio como fonte de conhecimento da IA - desativado por predefinição. Depois de ativado, cada utilizador pode indicar a sua própria caixa de correio ou conversa de e-mail como fonte da conversa com o Assistente (o correio de outra pessoa não é visto por ninguém, nem pelo administrador). O conteúdo da fonte indicada é então enviado a um fornecedor externo de IA, e a correspondência contém dados de terceiros - daí exigir-se o consentimento consciente do administrador. O correio nunca é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano; desativar o interruptor também corta as fontes de correio indicadas anteriormente.
  • Limite diário de pedidos de IA das Automatizações - a condição „a IA avalia" e a ação „escrever através da IA" consultam o modelo em cada evento correspondente; o limite (por predefinição 200/dia) protege o orçamento junto do fornecedor. Junto ao campo vê-se o consumo do dia. Introduzir 0 desativa o limite. Depois de esgotado, as receitas com IA são ignoradas nesse dia, com um registo no histórico - o contador zera à meia-noite e tudo arranca sozinho.

Base de conhecimento de IA

A secção „Base de conhecimento de IA" nas definições de IA (apenas para o administrador) permite gerir o contexto automático do assistente.

Atualização automática da base de conhecimento

O interruptor Atualização automática da base de conhecimento (Sim / Não) controla se a base de conhecimento é atualizada de forma autónoma:

  • Sim (por predefinição) - a base de conhecimento é atualizada automaticamente uma vez por dia em segundo plano. Os utilizadores podem usar a aplicação normalmente.
  • Não - a atualização automática está desativada. O administrador atualiza a base manualmente com o botão Atualizar base de conhecimento de IA, quando necessário. Recomendado quando há um número muito elevado de tarefas ou conversas.

Atualização manual

O botão Atualizar base de conhecimento de IA inicia de imediato o processamento de todas as tarefas e conversas que ainda não têm resumo ou que foram alteradas desde a última atualização. Funciona independentemente da definição de atualização automática.

O que entra na base de conhecimento

  • Tarefas e conversas - resumidas pelo modelo (decisões, conclusões, acordos).
  • Notas e Ficheiros (desde a 2.2.273) - entram no conteúdo original, divididos em fragmentos. Graças a isto, o assistente encontra sozinho a resposta em documentos da empresa, mesmo que ninguém os indique como fonte - basta perguntar „qual é o limite de combustível?". A indexação de documentos não consome pedidos ao modelo (não são resumidos), pelo que não custa nada e funciona mesmo com a IA desativada - nesse caso funciona a pesquisa por palavras. Dos ficheiros são lidos formatos de texto: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF com camada de texto (uma digitalização sem texto é ignorada).

Privacidade na base de conhecimento

As Notas e os Ficheiros mantêm as suas próprias permissões: pertencer ao workspace não dá acesso a eles. Nas respostas do assistente verá apenas os documentos que já pode abrir de qualquer forma - os seus e os partilhados consigo. Isto aplica-se também ao administrador. Um documento eliminado (lixo / reciclagem) desaparece da base de conhecimento na atualização seguinte.

Resolução de problemas

„Erro: chave API inválida"

Verifique se a chave colada está correta. Certifique-se de que a conta junto do fornecedor tem pagamento/limites ativos.

„O modelo não suporta o modo de conversa"

O modelo escolhido não é um modelo de conversação. Volte às definições de IA e escolha outro modelo da lista.

„Limite de pedidos excedido (rate limit)"

A sua conta junto do fornecedor atingiu o limite de pedidos. Aguarde um pouco ou passe para um plano superior.

A lista de modelos está vazia

Clique no botão de atualizar (↻) junto da lista de modelos. Se continuar vazia - verifique a chave API e a ligação à Internet.