Prérequis
Pour utiliser l'assistant IA, vous avez besoin d'un compte et d'une clé API chez l'un des fournisseurs pris en charge :
- OpenAI - modèles GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 et autres
- Gemini (Google) - modèles gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro et autres
- Claude (Anthropic) - modèles claude-opus-4, claude-sonnet-4 et autres
- Grok (xAI) - modèles grok-3, grok-2 et autres
Les noms mentionnés ne sont que des exemples de familles de modèles - la liste complète et actualisée est récupérée par l’application elle-même auprès du fournisseur une fois la clé renseignée.
Étape par étape - configuration de l’IA
1. Ouvrez les paramètres
Cliquez sur l'icône de roue dentée (⚙) en haut à gauche → onglet IA.
2. Choisissez le fournisseur
Dans la liste « Fournisseur d’IA », sélectionnez l’un des fournisseurs disponibles.
3. Saisissez la clé API
Collez la clé API obtenue auprès du fournisseur. La clé est chiffrée et n'est jamais affichée en entier après l'enregistrement.
Où récupérer la clé API ?
- OpenAI : https://platform.openai.com/api-keys
- Gemini : https://aistudio.google.com/apikey
- Claude : https://console.anthropic.com/settings/keys
- Grok : https://console.x.ai/
4. Choisissez le modèle
Une fois la clé API renseignée, cliquez sur le bouton d’actualisation (↻) à côté de la liste des modèles - l’application récupérera la liste actuelle des modèles disponibles auprès du fournisseur. Choisissez un modèle dans la liste.
Les modèles marqués (recommandé) sont des choix éprouvés et stables. Cette mention est attribuée à exactement un modèle chez chaque fournisseur : gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) et grok-3 (Grok). Les autres modèles de la liste fonctionnent de la même façon - ils n’ont simplement pas cette mention.
5. Enregistrez la configuration
Cliquez sur « Enregistrer les paramètres IA ». L’application testera la connexion au modèle et affichera les éventuels avertissements.
Paramètres avancés
Dans la section « Paramètres IA », plusieurs options sont regroupées dans la sous-section déroulante Avancé (cliquez sur l’en-tête pour la développer) :
- Longueur maximale de la réponse - contrôle la longueur des réponses de l’IA (1024-16384 tokens). Une valeur plus élevée = des réponses plus longues, mais des coûts plus élevés. Par défaut : 4096.
- Enregistrer l’historique des conversations avec l’Assistant IA - l’administrateur peut activer ou désactiver l’enregistrement de l’historique des conversations dans la base de données. Activé par défaut.
- Résumés des pièces jointes par l’IA - l’IA crée de courts résumés des fichiers afin de répondre plus rapidement dans les tâches comportant de nombreuses pièces jointes. Par défaut en mode Manuel (les résumés ne sont créés qu’après un clic sur Créer un résumé à côté du nom de la section - aucune consommation automatique de l’API). La liste des fichiers ignorés/en erreur est disponible sous « Détails ».
- Recherche sémantique - recherche par sens, et pas seulement par mots-clés. Nécessite un fournisseur OpenAI ou Gemini (activée par défaut pour ces fournisseurs).
- Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances pour l’IA - désactivé par défaut. Une fois activé, chaque utilisateur peut indiquer sa propre boîte mail ou son propre fil de messages comme source de conversation avec l’Assistant (personne ne voit la messagerie d’autrui, pas même l’administrateur). Le contenu de la source indiquée est alors transmis à un fournisseur d’IA externe, et la correspondance contient des données de tiers - d’où la nécessité d’un consentement éclairé de l’administrateur. La messagerie n’alimente jamais la base de connaissances indexée en arrière-plan ; désactiver l’interrupteur coupe aussi les sources de messagerie indiquées précédemment.
- Limite quotidienne de requêtes IA depuis les Automatisations - la condition « l’IA évalue » et l’action « rédiger via l’IA » interrogent le modèle à chaque événement correspondant ; la limite (par défaut 200/jour) protège le budget chez le fournisseur. La consommation du jour s’affiche à côté du champ. Saisir 0 désactive la limite. Une fois la limite atteinte, les règles d’automatisation utilisant l’IA sont ignorées ce jour-là, avec une entrée dans l’historique - le compteur se remet à zéro à minuit et tout repart automatiquement.
Base de connaissances IA
La section « Base de connaissances IA » des paramètres IA (administrateur uniquement) permet de gérer le contexte automatique de l’assistant.
La base de connaissances IA fait partie du plan Pro. Dans le plan Standard, cette section ainsi que l'interrupteur « Recherche sémantique » n'existent pas, la base ne se construit pas, et l'Assistant IA répond à partir de la conversation dans laquelle vous l'interrogez et des sources indiquées dans sa fenêtre.
Mise à jour automatique de la base de connaissances
L'interrupteur Mise à jour automatique de la base de connaissances (Oui / Non) détermine si la base de connaissances se met à jour d'elle-même :
- Oui (par défaut) - la base de connaissances se met à jour automatiquement une fois par jour en arrière-plan. Les utilisateurs peuvent utiliser l’application normalement.
- Non - la mise à jour automatique est désactivée. L’administrateur met à jour la base manuellement avec le bouton Mettre à jour la base de connaissances IA, en cas de besoin. Recommandé en cas de très grand nombre de tâches ou de discussions.
Mise à jour manuelle
Le bouton Mettre à jour la base de connaissances IA lance le traitement immédiat de toutes les tâches et discussions qui n'ont pas encore de résumé ou qui ont été modifiées depuis la dernière mise à jour. Il fonctionne indépendamment du réglage de la mise à jour automatique.
Ce qui entre dans la base de connaissances
- Tâches et discussions - résumées par le modèle (décisions, conclusions, points arrêtés).
- Notes et Fichiers (à partir de la 2.2.273) - y sont envoyés dans leur contenu d’origine, découpés en fragments. Grâce à cela, l’assistant trouve lui-même la réponse dans les documents de l’entreprise, même si personne ne les a indiqués comme source - il suffit de demander « quelle est la limite de carburant ? ». Le modèle ne résume pas les documents. Avec OpenAI et Gemini, lorsque la recherche sémantique est activée, les fragments sont envoyés au fournisseur pour vectorisation (requêtes facturées séparément) ; avec Claude et Grok, l’indexation n’envoie rien au fournisseur. L’indexation démarre en même temps que la mise à jour de la base de connaissances, donc elle ne fonctionne qu’avec l’IA configurée. Parmi les fichiers, les formats texte sont lus : TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX et PDF avec couche de texte (un scan sans texte est ignoré).
Confidentialité dans la base de connaissances
Les Notes et les Fichiers conservent leurs propres autorisations : appartenir à l'espace de travail ne donne pas accès à eux. Dans les réponses de l'assistant, vous ne verrez que les documents que vous pouvez de toute façon ouvrir - les vôtres et ceux qui vous ont été partagés. Cela vaut aussi pour l'administrateur. Un document supprimé (corbeille) disparaît de la base de connaissances lors de la prochaine mise à jour.
Résolution des problèmes
« Erreur : clé API non valide »
Vérifiez que la clé collée est correcte. Assurez-vous que le compte chez le fournisseur dispose d'un moyen de paiement actif / de limites suffisantes.
« Le modèle ne prend pas en charge le mode chat »
Le modèle choisi n'est pas un modèle conversationnel. Retournez dans les paramètres IA et choisissez un autre modèle dans la liste.
« Limite de requêtes dépassée (rate limit) »
Votre compte chez le fournisseur a atteint la limite de requêtes. Patientez un moment ou passez à un forfait supérieur.
La liste des modèles est vide
Cliquez sur le bouton d’actualisation (↻) à côté de la liste des modèles. Si elle reste vide, vérifiez la clé API et la connexion Internet.