Prérequis

Pour utiliser l'assistant IA, vous avez besoin d'un compte et d'une clé API chez l'un des fournisseurs pris en charge :

  • OpenAI - modèles GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 et autres
  • Gemini (Google) - modèles gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro et autres
  • Claude (Anthropic) - modèles claude-opus-4, claude-sonnet-4 et autres
  • Grok (xAI) - modèles grok-3, grok-2 et autres

Étape par étape - configuration de l'IA

1. Ouvrez les paramètres

Cliquez sur l'icône de roue dentée (⚙) en haut à gauche → onglet IA.

2. Choisissez le fournisseur

Dans la liste « Fournisseur IA », choisissez l'un des fournisseurs disponibles.

3. Saisissez la clé API

Collez la clé API obtenue auprès du fournisseur. La clé est chiffrée et n'est jamais affichée en entier après l'enregistrement.

Où récupérer la clé API ?

  • OpenAI : https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini : https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude : https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok : https://console.x.ai/

4. Choisissez le modèle

Après avoir saisi la clé API, cliquez sur le bouton d'actualisation (↻) à côté de la liste des modèles - l'application récupérera la liste actuelle des modèles disponibles chez le fournisseur. Choisissez un modèle dans la liste.

Les modèles marqués (recommandé) sont des choix éprouvés et stables.

5. Enregistrez la configuration

Cliquez sur « Enregistrer les paramètres IA ». L'application testera la connexion avec le modèle et affichera d'éventuels avertissements.

Paramètres avancés

Dans la section « Paramètres IA », plusieurs options sont regroupées dans une sous-section repliable Avancé (cliquez sur l'en-tête pour la déplier) :

  • Longueur maximale de la réponse - contrôle la longueur des réponses de l'IA (1024-16384 tokens). Une valeur plus élevée = des réponses plus longues, mais des coûts plus élevés. Par défaut : 4096.
  • Enregistrer l'historique des conversations avec l'Assistant IA - l'administrateur peut activer ou désactiver l'enregistrement de l'historique des conversations dans la base de données. Activé par défaut.
  • Résumés des pièces jointes par l'IA - l'IA crée de courts résumés des fichiers pour répondre plus rapidement dans les tâches comportant de nombreuses pièces jointes. Par défaut en mode Manuel (les résumés ne sont créés qu'après un clic sur Créer un résumé à côté du nom de la section - pas de consommation automatique d'API). La liste des fichiers ignorés/en erreur est disponible sous « Détails ».
  • Recherche sémantique - une recherche par le sens, et pas seulement par mots-clés. Nécessite un fournisseur OpenAI ou Gemini (activée par défaut pour ces fournisseurs).
  • Autoriser l'utilisation de la messagerie comme source de connaissances IA - désactivé par défaut. Une fois activé, chaque utilisateur peut indiquer sa propre boîte mail ou un fil e-mail comme source de la conversation avec l'Assistant (personne ne voit la messagerie d'un autre, pas même l'administrateur). Le contenu de la source indiquée est alors envoyé à un fournisseur d'IA externe, et la correspondance contient des données de tiers - d'où la nécessité d'un accord éclairé de l'administrateur. La messagerie n'est jamais intégrée à la base de connaissances indexée en arrière-plan ; désactiver l'interrupteur coupe aussi les sources de messagerie indiquées précédemment.
  • Limite quotidienne de requêtes IA depuis les Automatisations - la condition « L'IA évaluera » et l'action « rédiger via l'IA » interrogent le modèle à chaque événement correspondant ; la limite (par défaut 200/jour) protège le budget chez le fournisseur. La consommation du jour s'affiche à côté du champ. Saisir 0 désactive la limite. Une fois la limite atteinte, les règles d'automatisation avec IA sont ignorées ce jour-là, avec une entrée dans l'historique - le compteur revient à zéro à minuit et tout repart tout seul.

Base de connaissances IA

La section « Base de connaissances IA » dans les paramètres IA (réservée à l'administrateur) permet de gérer le contexte automatique de l'assistant.

Mise à jour automatique de la base de connaissances

L'interrupteur Mise à jour automatique de la base de connaissances (Oui / Non) détermine si la base de connaissances se met à jour d'elle-même :

  • Oui (par défaut) - la base de connaissances se met à jour automatiquement une fois par jour en arrière-plan. Les utilisateurs peuvent utiliser l'application normalement.
  • Non - la mise à jour automatique est désactivée. L'administrateur met à jour la base manuellement avec le bouton Mettre à jour la base de connaissances IA, en cas de besoin. Recommandé en cas de très grand nombre de tâches ou de discussions.

Mise à jour manuelle

Le bouton Mettre à jour la base de connaissances IA lance le traitement immédiat de toutes les tâches et discussions qui n'ont pas encore de résumé ou qui ont été modifiées depuis la dernière mise à jour. Il fonctionne indépendamment du réglage de la mise à jour automatique.

Ce qui entre dans la base de connaissances

  • Tâches et discussions - résumées par le modèle (décisions, conclusions, points arrêtés).
  • Notes et Fichiers (depuis la 2.2.273) - y entrent dans leur contenu original, découpés en fragments. Grâce à cela, l'assistant trouve lui-même la réponse dans les documents de l'entreprise, même si personne ne les a indiqués comme source - il suffit de demander « quelle est la limite de carburant ? ». L'indexation des documents ne consomme pas de requêtes vers le modèle (ils ne sont pas résumés), donc cela ne coûte rien et fonctionne même avec l'IA désactivée - la recherche par mots fonctionne alors. Parmi les fichiers, les formats texte sont lus : TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX et PDF avec une couche de texte (un scan sans texte est ignoré).

Confidentialité dans la base de connaissances

Les Notes et les Fichiers conservent leurs propres autorisations : appartenir à l'espace de travail ne donne pas accès à eux. Dans les réponses de l'assistant, vous ne verrez que les documents que vous pouvez de toute façon ouvrir - les vôtres et ceux qui vous ont été partagés. Cela vaut aussi pour l'administrateur. Un document supprimé (corbeille) disparaît de la base de connaissances lors de la prochaine mise à jour.

Résolution des problèmes

« Erreur : clé API invalide »

Vérifiez que la clé collée est correcte. Assurez-vous que le compte chez le fournisseur dispose d'un moyen de paiement actif / de limites suffisantes.

« Le modèle ne prend pas en charge le mode conversation »

Le modèle choisi n'est pas un modèle conversationnel. Retournez dans les paramètres IA et choisissez un autre modèle dans la liste.

« Limite de requêtes dépassée (rate limit) »

Votre compte chez le fournisseur a atteint la limite de requêtes. Patientez un moment ou passez à un forfait supérieur.

La liste des modèles est vide

Cliquez sur le bouton d'actualisation (↻) à côté de la liste des modèles. Si elle reste vide - vérifiez la clé API et la connexion Internet.