Requisitos
Para usar el asistente de IA hace falta una cuenta y una clave API en uno de los proveedores compatibles:
- OpenAI - modelos GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 y otros
- Gemini (Google) - modelos gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro y otros
- Claude (Anthropic) - modelos claude-opus-4, claude-sonnet-4 y otros
- Grok (xAI) - modelos grok-3, grok-2 y otros
Los nombres mencionados son solo ejemplos de familias de modelos - la propia aplicación obtiene la lista completa y actualizada del proveedor en cuanto introduces la clave.
Paso a paso - configuración de la IA
1. Abre los ajustes
Haz clic en el icono de la rueda dentada (⚙) en la esquina superior izquierda → pestaña IA.
2. Elige el proveedor
En la lista «Proveedor de IA», selecciona uno de los proveedores disponibles.
3. Introduce la clave API
Pega la clave API obtenida del proveedor. La clave se cifra y nunca se muestra por completo después de guardarla.
¿Dónde obtener la clave API?
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- Grok: https://console.x.ai/
4. Elige el modelo
Después de introducir la clave API, haz clic en el botón de actualizar (↻) junto a la lista de modelos - la aplicación descargará la lista actual de modelos disponibles del proveedor. Elige un modelo de la lista.
Los modelos marcados como (recomendado) son opciones probadas y estables. Esta etiqueta la recibe exactamente un modelo por cada proveedor: gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) y grok-3 (Grok). El resto de modelos de la lista funcionan igual - simplemente no llevan esta marca.
5. Guarda la configuración
Haz clic en «Guardar ajustes de IA». La aplicación probará la conexión con el modelo y mostrará las advertencias que pueda haber.
Ajustes avanzados
En la sección «Ajustes de IA», varias opciones están agrupadas en una subsección desplegable llamada Avanzado (haz clic en el encabezado para desplegarla):
- Longitud máxima de la respuesta - controla la extensión de las respuestas de la IA (1024-16384 tokens). Un valor mayor significa respuestas más largas, pero también costes más altos. Valor predeterminado: 4096.
- Guardar el historial de conversaciones con el Asistente de IA - el administrador puede activar o desactivar el guardado del historial de conversaciones en la base de datos. Activado por defecto.
- Resúmenes de adjuntos mediante IA - la IA crea resúmenes breves de los archivos para responder más rápido en tareas con muchos adjuntos. Por defecto en modo Manual (los resúmenes se generan solo al hacer clic en Crear resumen junto al nombre de la sección - sin consumo automático de API). La lista de archivos omitidos o con errores está disponible en «Detalles».
- Búsqueda semántica - búsqueda por significado, no solo por palabras clave. Requiere un proveedor OpenAI o Gemini (activada por defecto para estos proveedores).
- Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de la IA - por defecto desactivado. Una vez activado, cada usuario puede indicar su propio buzón o hilo de correo como fuente para la conversación con el Asistente (nadie ve el correo ajeno, tampoco el administrador). El contenido de la fuente indicada se envía entonces a un proveedor externo de IA, y la correspondencia contiene datos de terceros - de ahí que se requiera el consentimiento consciente del administrador. El correo nunca pasa a la base de conocimiento indexada en segundo plano; al desactivar el interruptor también se desconectan las fuentes de correo indicadas anteriormente.
- Límite diario de consultas de IA desde Automatizaciones - la condición «La IA evaluará» y la acción «escribir mediante IA» consultan al modelo en cada evento que coincide; el límite (por defecto 200/día) protege el presupuesto con el proveedor. Junto al campo se ve el consumo de hoy. Escribir 0 desactiva el límite. Al agotarse, las reglas con IA se omiten ese día con un registro en el historial - el contador se reinicia a medianoche y todo vuelve a funcionar solo.
Base de conocimiento de IA
La sección «Base de conocimientos de IA» de los ajustes de IA (solo para administradores) permite gestionar el contexto automático del asistente.
La base de conocimiento de IA pertenece al plan Pro. En el plan Standard no existe esta sección ni el interruptor de "Búsqueda semántica", la base no se construye y el Asistente de IA responde a partir de la conversación en la que se le pregunta y de las fuentes indicadas en su ventana.
Actualización automática de la base de conocimiento
El interruptor Actualización automática de la base de conocimiento (Sí / No) controla si la base de conocimiento se actualiza por sí sola:
- Sí (predeterminado) - la base de conocimiento se actualiza automáticamente una vez al día en segundo plano. Los usuarios pueden usar la aplicación con normalidad.
- No - la actualización automática está desactivada. El administrador actualiza la base manualmente con el botón Actualizar base de conocimiento de IA cuando lo necesite. Recomendado cuando hay un número muy elevado de tareas o chats.
Actualización manual
El botón Actualizar base de conocimiento de IA inicia el procesamiento inmediato de todas las tareas y chats que aún no tienen resumen o que se han modificado desde la última actualización. Funciona con independencia del ajuste de actualización automática.
Qué entra en la base de conocimiento
- Tareas y chats - resumidos por el modelo (decisiones, conclusiones, acuerdos).
- Notas y Archivos (desde la 2.2.273) - llegan allí con el contenido original, divididos en fragmentos. Así el asistente encuentra por sí solo la respuesta en los documentos de la empresa, aunque nadie los indique como fuente: basta con preguntar «¿cuál es el límite de combustible?». El modelo no resume los documentos. Con OpenAI y Gemini, si la búsqueda semántica está activada, los fragmentos se envían al proveedor para obtener vectores (consultas facturadas por separado); con Claude y Grok, la indexación no envía nada al proveedor. La indexación se pone en marcha junto con la actualización de la base de conocimiento, así que solo funciona con la IA configurada. De los archivos se leen formatos de texto: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX y PDF con capa de texto (un escaneo sin texto se omite).
Privacidad en la base de conocimiento
Las Notas y los Archivos conservan sus propios permisos: pertenecer al espacio de trabajo no da acceso a ellos. En las respuestas del asistente verás únicamente los documentos que de todos modos puedes abrir - los tuyos y los compartidos contigo. Esto también se aplica al administrador. Un documento eliminado (papelera) desaparece de la base de conocimiento en la siguiente actualización.
Resolución de problemas
«Error: clave API no válida»
Comprueba que la clave pegada sea correcta. Asegúrate de que la cuenta del proveedor tenga pago/límites activos.
«El modelo no admite el modo de chat»
El modelo elegido no es un modelo de chat. Vuelve a los ajustes de IA y elige otro modelo de la lista.
«Se ha superado el límite de consultas (límite de frecuencia)»
Tu cuenta del proveedor ha alcanzado el límite de consultas. Espera un momento o pásate a un plan superior.
La lista de modelos está vacía
Haz clic en el botón de actualizar (↻) junto a la lista de modelos. Si sigue vacía, comprueba la clave API y la conexión a Internet.