Requisitos

Para usar el asistente de IA hace falta una cuenta y una clave API en uno de los proveedores compatibles:

  • OpenAI - modelos GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 y otros
  • Gemini (Google) - modelos gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro y otros
  • Claude (Anthropic) - modelos claude-opus-4, claude-sonnet-4 y otros
  • Grok (xAI) - modelos grok-3, grok-2 y otros

Paso a paso - configuración de la IA

1. Abre los ajustes

Haz clic en el icono de la rueda dentada (⚙) en la esquina superior izquierda → pestaña IA.

2. Elige el proveedor

En la lista «Proveedor de IA» elige uno de los proveedores disponibles.

3. Introduce la clave API

Pega la clave API obtenida del proveedor. La clave se cifra y nunca se muestra por completo después de guardarla.

¿Dónde obtener la clave API?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Elige el modelo

Tras introducir la clave API, haz clic en el botón de actualizar (↻) junto a la lista de modelos - la aplicación descargará la lista actual de modelos disponibles del proveedor. Elige un modelo de la lista.

Los modelos marcados como (recomendado) son opciones probadas y estables.

5. Guarda la configuración

Haz clic en «Guardar ajustes de IA». La aplicación probará la conexión con el modelo y mostrará las advertencias que puedan surgir.

Ajustes avanzados

En la sección «Ajustes de IA» varias opciones están agrupadas en una subsección desplegable Avanzado (haz clic en el encabezado para desplegarla):

  • Longitud máxima de la respuesta - controla la longitud de las respuestas de la IA (1024-16384 tokens). Un valor mayor = respuestas más largas, pero costes más altos. Por defecto: 4096.
  • Guardar historial de conversaciones con el Asistente de IA - el administrador puede activar o desactivar el guardado del historial de conversaciones en la base de datos. Activado por defecto.
  • Resúmenes de adjuntos por IA - la IA crea resúmenes breves de los archivos para responder más rápido en tareas con muchos adjuntos. Por defecto en modo Manual (los resúmenes se generan solo al hacer clic en Crear resumen junto al nombre de la sección - sin consumo automático de API). La lista de archivos omitidos/con error está disponible en «Detalles».
  • Búsqueda semántica - búsqueda por significado, no solo por palabras clave. Requiere un proveedor OpenAI o Gemini (activada por defecto para estos proveedores).
  • Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de la IA - desactivado por defecto. Una vez activado, cada usuario puede indicar su propio buzón o hilo de correo como fuente de conversación con el Asistente (el correo ajeno no lo ve nadie, tampoco el administrador). El contenido de la fuente indicada llega entonces a un proveedor de IA externo, y la correspondencia contiene datos de terceros - de ahí que se requiera el consentimiento consciente del administrador. El correo nunca llega a la base de conocimiento indexada en segundo plano; desactivar el interruptor también corta las fuentes de correo indicadas anteriormente.
  • Límite diario de consultas de IA desde Automatizaciones - la condición «La IA evaluará» y la acción «escribir mediante IA» consultan al modelo en cada evento coincidente; el límite (por defecto 200/día) protege el presupuesto del proveedor. Junto al campo se ve el consumo del día. Introducir 0 desactiva el límite. Al agotarse, las reglas con IA se omiten ese día con un registro en el historial - el contador se pone a cero a medianoche y todo se reanuda solo.

Base de conocimiento de IA

La sección «Base de conocimiento de IA» en los ajustes de IA (solo para el administrador) permite gestionar el contexto automático del asistente.

Actualización automática de la base de conocimiento

El interruptor Actualización automática de la base de conocimiento (Sí / No) controla si la base de conocimiento se actualiza por sí sola:

  • Sí (por defecto) - la base de conocimiento se actualiza automáticamente una vez al día en segundo plano. Los usuarios pueden usar la aplicación con normalidad.
  • No - la actualización automática está desactivada. El administrador actualiza la base manualmente con el botón Actualizar base de conocimiento de IA cuando sea necesario. Recomendado con un número muy alto de tareas o chats.

Actualización manual

El botón Actualizar base de conocimiento de IA inicia el procesamiento inmediato de todas las tareas y chats que aún no tienen resumen o que se han modificado desde la última actualización. Funciona con independencia del ajuste de actualización automática.

Qué entra en la base de conocimiento

  • Tareas y chats - resumidos por el modelo (decisiones, conclusiones, acuerdos).
  • Notas y Archivos (desde 2.2.273) - se incorporan con su contenido original, divididos en fragmentos. Gracias a esto el asistente encuentra por sí solo la respuesta en los documentos de la empresa, aunque nadie los indique como fuente - basta con preguntar «¿cuál es el límite de combustible?». La indexación de documentos no consume consultas al modelo (no se resumen), así que no cuesta nada y funciona incluso con la IA desactivada - entonces funciona la búsqueda por palabras. De los archivos se leen formatos de texto: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX y PDF con capa de texto (un escaneo sin texto se omite).

Privacidad en la base de conocimiento

Las Notas y los Archivos conservan sus propios permisos: pertenecer al espacio de trabajo no da acceso a ellos. En las respuestas del asistente verás únicamente los documentos que de todos modos puedes abrir - los tuyos y los compartidos contigo. Esto también se aplica al administrador. Un documento eliminado (papelera) desaparece de la base de conocimiento en la siguiente actualización.

Resolución de problemas

«Error: clave API no válida»

Comprueba que la clave pegada sea correcta. Asegúrate de que la cuenta del proveedor tenga pago/límites activos.

«El modelo no admite el modo chat»

El modelo elegido no es un modelo de chat. Vuelve a los ajustes de IA y elige otro modelo de la lista.

«Límite de consultas superado (rate limit)»

Tu cuenta del proveedor ha alcanzado el límite de consultas. Espera un momento o pásate a un plan superior.

La lista de modelos está vacía

Haz clic en el botón de actualizar (↻) junto a la lista de modelos. Si sigue vacía - comprueba la clave API y la conexión a internet.