Krav

För att använda AI-assistenten behövs ett konto och en API-nyckel hos en av de leverantörer som stöds:

  • OpenAI - modellerna GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 med flera
  • Gemini (Google) - modellerna gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro med flera
  • Claude (Anthropic) - modellerna claude-opus-4, claude-sonnet-4 med flera
  • Grok (xAI) - modellerna grok-3, grok-2 med flera

Steg för steg - AI-konfiguration

1. Öppna inställningar

Klicka på kugghjulsikonen (⚙) uppe i vänstra hörnet → fliken AI.

2. Välj leverantör

Välj en av de tillgängliga leverantörerna i listan ”AI-leverantör”.

3. Ange API-nyckeln

Klistra in API-nyckeln du fått från leverantören. Nyckeln krypteras och visas aldrig i sin helhet efter att den sparats.

Var hämtar du API-nyckeln?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Välj modell

När du har angett API-nyckeln klickar du på uppdateringsknappen (↻) bredvid modellistan - appen hämtar då den aktuella listan över tillgängliga modeller från leverantören. Välj en modell i listan.

Modeller märkta (rekommenderad) är beprövade, stabila val.

5. Spara konfigurationen

Klicka på ”Spara AI-inställningar”. Appen testar anslutningen till modellen och visar eventuella varningar.

Avancerade inställningar

I sektionen ”AI-inställningar” är några alternativ samlade i den utfällbara undersektionen Avancerat (klicka på rubriken för att fälla ut den):

  • Maximal svarslängd - styr längden på AI:ns svar (1024-16384 token). Högre värde = längre svar, men högre kostnader. Standard: 4096.
  • Spara historik för samtal med AI-assistenten - administratören kan slå på eller av att samtalshistorik sparas i databasen. Aktiverat som standard.
  • AI-sammanfattningar av bilagor - AI skapar korta sammanfattningar av filer för att kunna svara snabbare i uppgifter med många bilagor. Som standard i läget Manuellt (sammanfattningar skapas först när du klickar på Skapa sammanfattning bredvid sektionens namn - ingen automatisk API-förbrukning). Listan över överhoppade/felaktiga filer finns under ”Detaljer”.
  • Semantisk sökning - sökning efter betydelse, inte bara efter nyckelord. Kräver leverantören OpenAI eller Gemini (aktiverat som standard för dessa leverantörer).
  • Tillåt användning av e-post som AI-kunskapskälla - avstängt som standard. När det är aktiverat kan varje användare ange sin egen brevlåda eller e-posttråd som källa för samtalet med assistenten (ingen ser någon annans e-post, inte ens administratören). Innehållet i den angivna källan skickas då till en extern AI-leverantör, och korrespondensen innehåller uppgifter om tredje part - därför krävs administratörens medvetna samtycke. E-post hamnar aldrig i den kunskapsbas som indexeras i bakgrunden; att stänga av reglaget kopplar också bort e-postkällor som tidigare angetts.
  • Daglig gräns för AI-anrop från Automatiseringar - villkoret ”AI bedömer” och åtgärden ”skriv via AI” anropar modellen vid varje matchande händelse; gränsen (standard 200/dygn) skyddar budgeten hos leverantören. Bredvid fältet ser du dagens förbrukning. Att ange 0 stänger av gränsen. När den är förbrukad hoppas AI-automatiseringar över resten av dagen, med en post i historiken - räknaren nollställs vid midnatt och allt fortsätter av sig själv.

AI-kunskapsbas

Sektionen ”AI-kunskapsbas” i AI-inställningarna (endast för administratören) gör det möjligt att hantera assistentens automatiska kontext.

Automatisk uppdatering av kunskapsbasen

Reglaget Automatisk uppdatering av kunskapsbasen (Ja / Nej) styr om kunskapsbasen uppdateras av sig själv:

  • Ja (standard) - kunskapsbasen uppdateras automatiskt en gång om dagen i bakgrunden. Användarna kan använda appen som vanligt.
  • Nej - autouppdatering är avstängd. Administratören uppdaterar basen manuellt med knappen Uppdatera AI-kunskapsbas vid behov. Rekommenderas vid ett mycket stort antal uppgifter eller chattar.

Manuell uppdatering

Knappen Uppdatera AI-kunskapsbas startar omedelbar bearbetning av alla uppgifter och chattar som ännu inte har en sammanfattning eller som har ändrats sedan den senaste uppdateringen. Den fungerar oberoende av inställningen för automatisk uppdatering.

Vad som ingår i kunskapsbasen

  • Uppgifter och chattar - sammanfattas av modellen (beslut, slutsatser, överenskommelser).
  • Anteckningar och Filer (sedan 2.2.273) - hamnar där i originalinnehåll, uppdelat i fragment. Tack vare det hittar assistenten själv svaret i företagets dokument, även om ingen har angett dem som källa - det räcker att fråga ”vad är bränslegränsen?”. Indexering av dokument förbrukar inga modellanrop (de sammanfattas inte), så det kostar inget och fungerar även när AI är avstängt - då används sökning efter ord. Från filer läses textformat: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX och PDF med textlager (en skanning utan text hoppas över).

Integritet i kunskapsbasen

Anteckningar och Filer behåller sina egna behörigheter: tillhörighet till en arbetsyta ger inte automatiskt tillgång till dem. I assistentens svar ser du bara de dokument som du ändå kan öppna - dina egna samt de som delats med dig. Det gäller även administratören. Ett borttaget dokument (papperskorgen) försvinner från kunskapsbasen vid nästa uppdatering.

Felsökning

”Fel: ogiltig API-nyckel”

Kontrollera att den inklistrade nyckeln är korrekt. Se till att kontot hos leverantören har aktiv betalning/gränser.

”Modellen stöder inte chattläge”

Den valda modellen är inte en chattmodell. Gå tillbaka till AI-inställningarna och välj en annan modell i listan.

”Frekvensgränsen har överskridits (rate limit)”

Ditt konto hos leverantören har nått frekvensgränsen för anrop. Vänta en stund eller uppgradera till en högre plan.

Modellistan är tom

Klicka på uppdateringsknappen (↻) vid modellistan. Om den fortfarande är tom - kontrollera API-nyckeln och internetanslutningen.