Krav

För att använda AI-assistenten behövs ett konto och en API-nyckel hos en av de leverantörer som stöds:

  • OpenAI - modellerna GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 med flera
  • Gemini (Google) - modellerna gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro med flera
  • Claude (Anthropic) - modellerna claude-opus-4, claude-sonnet-4 med flera
  • Grok (xAI) - modellerna grok-3, grok-2 med flera

De angivna namnen är bara exempel på modellfamiljer - appen hämtar själv den fullständiga, aktuella listan från leverantören när du anger din nyckel.

Steg för steg - AI-konfiguration

1. Öppna inställningar

Klicka på kugghjulsikonen (⚙) uppe i vänstra hörnet → fliken AI.

2. Välj leverantör

Välj en av de tillgängliga leverantörerna i listan ”AI-leverantör”.

3. Ange API-nyckeln

Klistra in API-nyckeln du fått från leverantören. Nyckeln krypteras och visas aldrig i sin helhet efter att den sparats.

Var hämtar du API-nyckeln?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Välj modell

När du har angett API-nyckeln klickar du på uppdateringsknappen (↻) bredvid modellistan - appen hämtar den aktuella listan över tillgängliga modeller från leverantören. Välj en modell från listan.

Modeller markerade med (rekommenderas) är beprövade, stabila val. Endast en modell hos varje leverantör får denna markering: gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) och grok-3 (Grok). Övriga modeller i listan fungerar på samma sätt - de har bara inte denna markering.

5. Spara konfigurationen

Klicka på ”Spara AI-inställningar”. Appen testar anslutningen till modellen och visar eventuella varningar.

Task Manager: AI-inställningar med en lista över leverantörer, ett fält för API-nyckel och en lista över modeller.
Inställningar → AI: leverantör, nyckel och en lista med modeller hämtad från leverantören.

Avancerade inställningar

Under ”AI-inställningar” finns flera alternativ samlade i det utfällbara underavsnittet Avancerat (klicka på rubriken för att fälla ut det):

  • Maximal svarslängd - styr längden på AI:ns svar (1024-16384 tokens). Högre värde = längre svar, men högre kostnader. Standard: 4096.
  • Spara konversationshistorik med AI-assistenten - administratören kan aktivera eller inaktivera att konversationshistorik sparas i databasen. Aktiverat som standard.
  • AI-sammanfattningar av bilagor - AI skapar korta sammanfattningar av filer för att svara snabbare i uppgifter med många bilagor. Standardläge: Manuellt (sammanfattningar skapas först när du klickar på Skapa sammanfattning bredvid sektionens namn - ingen automatisk API-förbrukning). Listan över överhoppade/felaktiga filer finns under "Detaljer".
  • Semantisk sökning - sökning baserad på betydelse, inte bara nyckelord. Kräver OpenAI eller Gemini som leverantör (aktiverat som standard för dessa leverantörer).
  • Tillåt att e-post används som källa för AI-kunskap - som standard avstängt. När funktionen är aktiverad kan varje användare ange sin egen inkorg eller e-posttråd som källa för konversationen med assistenten (ingen, inte heller administratören, ser någon annans e-post). Innehållet i den angivna källan skickas då till en extern AI-leverantör, och korrespondensen kan innehålla uppgifter om tredje part - därför krävs administratörens medvetna samtycke. E-post hamnar aldrig i den bakgrundsindexerade kunskapsbasen; om du stänger av funktionen kopplas även tidigare angivna e-postkällor bort.
  • Daglig gräns för AI-förfrågningar från Automatiseringar - villkoret "AI bedömer" och åtgärden "skriv med AI" frågar modellen vid varje matchande händelse; gränsen (standard 200/dygn) skyddar budgeten hos leverantören. Bredvid fältet visas dagens förbrukning. Att ange 0 stänger av gränsen. När gränsen är nådd hoppas AI-regler över för resten av dagen med en notering i historiken - räknaren nollställs vid midnatt och allt startar automatiskt.

AI-kunskapsbas

Avsnittet ”AI-kunskapsbas” i AI-inställningarna (endast för administratören) låter dig hantera assistentens automatiska kontext.

Kunskapsbasen för AI ingår i planen Pro. I planen Standard finns varken denna sektion eller växlingsknappen ”Semantisk sökning”, kunskapsbasen byggs inte upp och AI-assistenten svarar utifrån konversationen där du ställer frågan och de källor som anges i dess fönster.

Automatisk uppdatering av kunskapsbasen

Reglaget Automatisk uppdatering av kunskapsbasen (Ja / Nej) styr om kunskapsbasen uppdateras av sig själv:

  • Ja (standard) - kunskapsbasen uppdateras automatiskt en gång om dagen i bakgrunden. Användarna kan använda appen som vanligt.
  • Nej - automatisk uppdatering är avstängd. Administratören uppdaterar kunskapsbasen manuellt med knappen Uppdatera AI-kunskapsbas vid behov. Rekommenderas vid mycket stora mängder uppgifter eller chattar.

Manuell uppdatering

Knappen Uppdatera AI-kunskapsbas startar omedelbar bearbetning av alla uppgifter och chattar som ännu inte har en sammanfattning eller som har ändrats sedan den senaste uppdateringen. Den fungerar oberoende av inställningen för automatisk uppdatering.

Vad som ingår i kunskapsbasen

  • Uppgifter och chattar - sammanfattas av modellen (beslut, slutsatser, överenskommelser).
  • Anteckningar och Filer (från 2.2.273) - hamnar där i originalinnehåll, uppdelade i fragment. På så sätt hittar assistenten själv svaret i företagets dokument, även om ingen har angett dem som källa - det räcker att fråga ”vad är bränslegränsen?”. Modellen sammanfattar inte dokumenten. Med OpenAI och Gemini, med semantisk sökning aktiverad, skickas fragment till leverantören för vektorisering (separat debiterade anrop); med Claude och Grok skickar indexeringen inget till leverantören. Indexeringen körs tillsammans med uppdateringen av kunskapsbasen, så den fungerar bara när AI är konfigurerat. Från filer läses textformat: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX och PDF med textlager (en skannad fil utan text hoppas över).

Integritet i kunskapsbasen

Anteckningar och Filer behåller sina egna behörigheter: tillhörighet till en arbetsyta ger inte automatiskt tillgång till dem. I assistentens svar ser du bara de dokument som du ändå kan öppna - dina egna samt de som delats med dig. Det gäller även administratören. Ett borttaget dokument (papperskorgen) försvinner från kunskapsbasen vid nästa uppdatering.

Felsökning

”Fel: ogiltig API-nyckel”

Kontrollera att den inklistrade nyckeln är korrekt. Se till att kontot hos leverantören har aktiv betalning/gränser.

”Modellen stöder inte chattläget”

Den valda modellen är inte en chattmodell. Gå tillbaka till AI-inställningarna och välj en annan modell i listan.

”Gränsen för förfrågningar har överskridits (rate limit)”

Ditt konto hos leverantören har nått frekvensgränsen för anrop. Vänta en stund eller uppgradera till en högre plan.

Modellistan är tom

Klicka på uppdateringsknappen (↻) vid modellistan. Är listan fortfarande tom - kontrollera API-nyckeln och internetanslutningen.