Requisiti

Per usare l'assistente AI è necessario un account e una chiave API presso uno dei fornitori supportati:

  • OpenAI - modelli GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 e altri
  • Gemini (Google) - modelli gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro e altri
  • Claude (Anthropic) - modelli claude-opus-4, claude-sonnet-4 e altri
  • Grok (xAI) - modelli grok-3, grok-2 e altri

I nomi elencati sono solo esempi di famiglie di modelli - l'elenco completo e aggiornato viene scaricato direttamente dall'applicazione presso il fornitore dopo aver inserito la chiave.

Passo dopo passo - configurazione dell'AI

1. Apri le impostazioni

Clicca l'icona a forma di ingranaggio (⚙) in alto a sinistra → scheda AI.

2. Scegli il fornitore

Dall'elenco «Fornitore AI» seleziona uno dei fornitori disponibili.

3. Inserisci la chiave API

Incolla la chiave API ottenuta dal fornitore. La chiave viene cifrata e, dopo il salvataggio, non viene più mostrata per intero.

Dove ottenere la chiave API?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Scegli il modello

Dopo aver inserito la chiave API, clicca sul pulsante di aggiornamento (↻) accanto all'elenco dei modelli - l'applicazione scaricherà l'elenco aggiornato dei modelli disponibili presso il fornitore. Scegli un modello dall'elenco.

I modelli contrassegnati con (consigliato) sono scelte collaudate e stabili. Il contrassegno viene assegnato a esattamente un modello per ciascun fornitore: gpt-4o (OpenAI), gemini-2.0-flash (Gemini), claude-opus-4-8 (Claude) e grok-3 (Grok). Gli altri modelli dell'elenco funzionano allo stesso modo - semplicemente non hanno questo contrassegno.

5. Salva la configurazione

Fai clic su «Salva impostazioni AI». L'app testerà la connessione al modello e mostrerà eventuali avvisi.

Task Manager: impostazioni AI con elenco dei fornitori, campo per la chiave API ed elenco dei modelli.
Impostazioni → AI: fornitore, chiave e lista dei modelli scaricata dal fornitore.

Impostazioni avanzate

Nella sezione «Impostazioni AI» alcune opzioni sono raccolte nella sottosezione espandibile Avanzate (fai clic sull'intestazione per espanderla):

  • Lunghezza massima della risposta - controlla la lunghezza delle risposte dell'AI (1024-16384 token). Un valore più alto significa risposte più lunghe, ma costi maggiori. Predefinito: 4096.
  • Salva cronologia delle conversazioni con l'Assistente AI - l'amministratore può attivare o disattivare il salvataggio della cronologia delle conversazioni nel database. Attivo per impostazione predefinita.
  • Riassunti degli allegati tramite AI - l'AI crea brevi riassunti dei file per rispondere più velocemente nelle attività con molti allegati. Per impostazione predefinita è in modalità Manuale (i riassunti vengono creati solo dopo aver cliccato su Crea riassunto accanto al nome della sezione - nessun consumo automatico di API). L'elenco dei file saltati/con errori è disponibile sotto „Dettagli”.
  • Ricerca semantica - ricerca per significato, non solo per parole chiave. Richiede il fornitore OpenAI o Gemini (per questi fornitori è attiva per impostazione predefinita).
  • Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza per l'AI - di default disattivato. Una volta attivato, ogni utente può indicare la propria casella o discussione e-mail come fonte per la conversazione con l'Assistente (nessuno vede la posta altrui, nemmeno l'amministratore). Il contenuto della fonte indicata viene allora inviato al fornitore esterno di AI, e la corrispondenza contiene dati di terzi - per questo è richiesto il consenso consapevole dell'amministratore. La posta non finisce mai nella base di conoscenza indicizzata in background; disattivando l'interruttore vengono disconnesse anche le fonti di posta indicate in precedenza.
  • Limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni - la condizione „l'AI valuterà” e l'azione „scrivi tramite AI” interrogano il modello a ogni evento corrispondente; il limite (predefinito 200/giorno) protegge il budget presso il fornitore. Accanto al campo è visibile il consumo odierno. Inserire 0 disattiva il limite. Una volta esaurito, le regole con AI vengono saltate per quel giorno con una voce nella cronologia - il contatore si azzera a mezzanotte e tutto riparte da solo.

Base di conoscenza AI

La sezione «Base di conoscenza AI» nelle impostazioni AI (solo per gli amministratori) consente di gestire il contesto automatico dell'assistente.

La base di conoscenza AI appartiene al piano Pro. Nel piano Standard questa sezione, così come l'interruttore "Ricerca semantica", non esiste, la base non viene costruita e l'Assistente AI risponde in base alla conversazione in cui lo interpelli e alle fonti indicate nella sua finestra.

Aggiornamento automatico della base di conoscenza

L'interruttore Aggiornamento automatico della base di conoscenza (Sì / No) controlla se la base di conoscenza si aggiorna da sola:

  • Sì (predefinito) - la base di conoscenza si aggiorna automaticamente una volta al giorno in background. Gli utenti possono usare normalmente l'applicazione.
  • No - l'aggiornamento automatico è disattivato. L'amministratore aggiorna la base manualmente con il pulsante Aggiorna base di conoscenza AI, quando necessario. Consigliato in presenza di un numero molto elevato di attività o chat.

Aggiornamento manuale

Il pulsante Aggiorna base di conoscenza AI avvia l'elaborazione immediata di tutte le attività e le chat che non hanno ancora un riepilogo o che sono state modificate dall'ultimo aggiornamento. Funziona indipendentemente dall'impostazione di aggiornamento automatico.

Cosa entra nella base di conoscenza

  • Attività e chat - riassunte dal modello (decisioni, conclusioni, accordi).
  • Note e File (dalla versione 2.2.273) - vi finiscono nel contenuto originale, suddivisi in frammenti. Grazie a questo l'assistente trova da solo la risposta nei documenti aziendali, anche se nessuno li ha indicati come fonte - basta chiedere "qual è il limite di carburante?". Il modello non riassume i documenti. Con OpenAI e Gemini, con la ricerca semantica attivata, i frammenti vengono inviati al provider per i vettori (richieste fatturate separatamente); con Claude e Grok l'indicizzazione non invia nulla al provider. L'indicizzazione parte insieme all'aggiornamento della base di conoscenza, quindi funziona solo con l'AI configurata. Dai file vengono letti i formati testuali: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF con livello di testo (una scansione senza testo viene ignorata).

Privacy nella base di conoscenza

Note e File mantengono i propri permessi: l'appartenenza a uno spazio di lavoro non dà loro accesso automatico. Nelle risposte dell'assistente vedrai esclusivamente i documenti che potresti comunque aprire - i tuoi e quelli condivisi con te. Questo vale anche per l'amministratore. Un documento eliminato (cestino) scompare dalla base di conoscenza al prossimo aggiornamento.

Risoluzione dei problemi

«Errore: chiave API non valida»

Verifica la correttezza della chiave incollata. Assicurati che l'account presso il fornitore abbia pagamento/limiti attivi.

«Il modello non supporta la modalità chat»

Il modello scelto non è un modello per chat. Torna alle impostazioni AI e scegli un altro modello dall'elenco.

«Limite di richieste superato (rate limit)»

Il tuo account presso il fornitore ha raggiunto il limite di richieste. Attendi un momento oppure passa a un piano superiore.

L'elenco dei modelli è vuoto

Clicca sul pulsante di aggiornamento (↻) accanto all'elenco dei modelli. Se l'elenco resta vuoto, controlla la chiave API e la connessione a Internet.