Requisiti

Per usare l'assistente AI è necessario un account e una chiave API presso uno dei fornitori supportati:

  • OpenAI - modelli GPT-4o, GPT-4, o1, o3, gpt-5 e altri
  • Gemini (Google) - modelli gemini-2.0-flash, gemini-1.5-pro e altri
  • Claude (Anthropic) - modelli claude-opus-4, claude-sonnet-4 e altri
  • Grok (xAI) - modelli grok-3, grok-2 e altri

Passo per passo - configurazione AI

1. Apri le impostazioni

Clicca l'icona a forma di ingranaggio (⚙) in alto a sinistra → scheda AI.

2. Scegli il fornitore

Dall'elenco «Fornitore AI» scegli uno dei fornitori disponibili.

3. Inserisci la chiave API

Incolla la chiave API ottenuta dal fornitore. La chiave viene cifrata e, dopo il salvataggio, non viene più mostrata per intero.

Dove ottenere la chiave API?

  • OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
  • Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
  • Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
  • Grok: https://console.x.ai/

4. Scegli il modello

Dopo aver inserito la chiave API, clicca il pulsante di aggiornamento (↻) accanto all'elenco dei modelli - l'applicazione scaricherà l'elenco aggiornato dei modelli disponibili dal fornitore. Scegli un modello dall'elenco.

I modelli contrassegnati come (consigliato) sono scelte collaudate e stabili.

5. Salva la configurazione

Clicca «Salva impostazioni AI». L'applicazione testerà la connessione con il modello e mostrerà eventuali avvisi.

Impostazioni avanzate

Nella sezione «Impostazioni AI» alcune opzioni sono raccolte in una sottosezione a comparsa Avanzate (clicca l'intestazione per espanderla):

  • Lunghezza massima della risposta - controlla la lunghezza delle risposte AI (1024-16384 token). Un valore più alto = risposte più lunghe, ma costi più elevati. Predefinito: 4096.
  • Salva la cronologia delle conversazioni con l'Assistente AI - l'amministratore può attivare o disattivare il salvataggio della cronologia delle conversazioni nel database. Attivo di default.
  • Riassunti degli allegati tramite AI - l'AI crea brevi riassunti dei file per rispondere più velocemente nelle attività con molti allegati. Di default in modalità Manuale (i riassunti vengono creati solo dopo aver cliccato Crea riassunto accanto al nome della sezione - nessun consumo automatico di API). L'elenco dei file saltati/con errori è disponibile in «Dettagli».
  • Ricerca semantica - ricerca per significato, non solo per parole chiave. Richiede il fornitore OpenAI o Gemini (per questi fornitori è attiva di default).
  • Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza AI - disattivato di default. Una volta attivato, ogni utente può indicare la propria casella o discussione e-mail come fonte per la conversazione con l'Assistente (la posta altrui non la vede nessuno, nemmeno l'amministratore). Il contenuto della fonte indicata finisce allora presso un fornitore AI esterno, e la corrispondenza contiene dati di terzi - da qui la necessità del consenso consapevole dell'amministratore. La posta non finisce mai nella base di conoscenza indicizzata in background; disattivare l'interruttore interrompe anche le fonti di posta indicate in precedenza.
  • Limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni - la condizione «Valuta l'AI» e l'azione «scrivi tramite AI» interrogano il modello a ogni evento corrispondente; il limite (di default 200/giorno) protegge il budget presso il fornitore. Accanto al campo si vede il consumo di oggi. Inserire 0 disattiva il limite. Una volta esaurito, le regole con AI vengono saltate per quel giorno con una voce nella cronologia - il contatore si azzera a mezzanotte e tutto riparte da solo.

Base di conoscenza AI

La sezione «Base di conoscenza AI» nelle impostazioni AI (solo per l'amministratore) permette di gestire il contesto automatico dell'assistente.

Aggiornamento automatico della base di conoscenza

L'interruttore Aggiornamento automatico della base di conoscenza (Sì / No) controlla se la base di conoscenza si aggiorna da sola:

  • Sì (di default) - la base di conoscenza si aggiorna automaticamente una volta al giorno in background. Gli utenti possono usare normalmente l'applicazione.
  • No - l'aggiornamento automatico è disattivato. L'amministratore aggiorna la base manualmente con il pulsante Aggiorna base di conoscenza AI, quando necessario. Consigliato in presenza di un numero molto elevato di attività o chat.

Aggiornamento manuale

Il pulsante Aggiorna base di conoscenza AI avvia l'elaborazione immediata di tutte le attività e le chat che non hanno ancora un riepilogo o che sono state modificate dall'ultimo aggiornamento. Funziona indipendentemente dall'impostazione di aggiornamento automatico.

Cosa entra nella base di conoscenza

  • Attività e chat - riassunte dal modello (decisioni, conclusioni, accordi).
  • Note e File (dalla versione 2.2.273) - vi entrano nel contenuto originale, suddivisi in frammenti. In questo modo l'assistente trova da solo la risposta nei documenti aziendali, anche se nessuno li ha indicati come fonte - basta chiedere «qual è il limite di carburante?». L'indicizzazione dei documenti non consuma richieste verso il modello (non vengono riassunti), quindi non costa nulla e funziona anche con l'AI disattivata - in tal caso agisce la ricerca per parole. Dai file vengono lette le versioni testuali: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF con livello di testo (una scansione senza testo viene saltata).

Privacy nella base di conoscenza

Note e File mantengono i propri permessi: l'appartenenza a uno spazio di lavoro non dà loro accesso automatico. Nelle risposte dell'assistente vedrai esclusivamente i documenti che potresti comunque aprire - i tuoi e quelli condivisi con te. Questo vale anche per l'amministratore. Un documento eliminato (cestino) scompare dalla base di conoscenza al prossimo aggiornamento.

Risoluzione dei problemi

«Errore: chiave API non valida»

Verifica la correttezza della chiave incollata. Assicurati che l'account presso il fornitore abbia pagamento/limiti attivi.

«Il modello non supporta la modalità chat»

Il modello scelto non è un modello per chat. Torna alle impostazioni AI e scegli un altro modello dall'elenco.

«Limite di richieste superato (rate limit)»

Il tuo account presso il fornitore ha raggiunto il limite di richieste. Attendi un momento oppure passa a un piano superiore.

L'elenco dei modelli è vuoto

Clicca il pulsante di aggiornamento (↻) accanto all'elenco dei modelli. Se resta vuoto - controlla la chiave API e la connessione a Internet.