Miten asiakaspalvelutiimi työskentelee Task Managerissa?
Asiakkaiden yhteydenotot tulevat sähköpostitse, ja niihin vastaa useampi henkilö. Task Managerin Pro-versiossa sähköposti toimii sovelluksen päänäkymässä. Postilaatikoiden, joille on otettu käyttöön asetus ”Näytä jokainen viestiketju Kaikki-näkymässä”, viestiketjut näkyvät ”Kaikki”-listalla tehtävien ja keskustelujen rinnalla. Et vaihtele webmailin ja määräaikaisen asian välillä. Reklamaatioon liittyvän viestiketjun ja tehtävän välillä siirryt yhdellä klikkauksella - ne eivät ole auki rinnakkain.
Aluksi tärkeä huomio: Task Managerin postilaatikko on yksityinen. Jokainen tiimin jäsen yhdistää yhteisen osoitteen biuro@firma.pl omalta käyttäjätililtään Asetuksissa antamalla kyseisen postilaatikon salasanan. Kukaan muu, ei edes ylläpitäjä, pääse lukemaan toisen henkilön sähköposteja. Ania ja Marek näkevät saman asiakasviestinnän. Anialla on yhdistettynä myös toinen postilaatikko, jota Marek ei ole yhdistänyt, joten hän ei näe sitä.
”Luettu”-tila tallennetaan oletusarvoisesti paikallisesti. Kun Marek avaa yhteydenoton aamulla, Anialla viesti voi silti näkyä lukemattomana - sen tila ei muutu sen vuoksi, että Marek luki sen. Lihavointi ei siis kerro, kuka on hoitanut asian. Tieto näkyy tehtävässä vastuuhenkilön kohdalla, ei viestin tilasta.
Mitä asiakkaan sähköpostille tapahtuu
Viesti päätyy viestiketjuun, joka muistuttaa tehtävän keskustelua. Näet päivämäärämerkit (”Tänään”, ”Eilen”, ”Torstai 6. elokuuta”), lähettäjän osoitteen vieressä kellonajan sekä lähettäjän kuvan, jos osoite kuuluu Task Managerin käyttäjälle. Muissa tapauksissa näkyvissä on nimikirjaimet sisältävä ympyrä. Voit avata lainatun viestihistorian painikkeella ”Näytä aiempi viestinvaihto”. Kun ohjelma tunnistaa lainatun viestihistorian, sinun ei tarvitse selata aiempien viestien kopioita.
Yhteydenotosta voi muodostua automaattisesti tehtävä. Automaatioissa ”Uusi sähköposti postilaatikossa” -käynnistin hyväksyy lähettäjää, aihetta, postilaatikkoa ja liitettä koskevat ehdot. Toiminto luo tehtävän, jolla on prioriteetti ja määräaika, joka asetetaan määritetyn päivän lukumäärän päähän sähköpostin saapumisesta. Viestiketjussa näkyy ”Linkitetty: <tehtävä>”. Tehtävän otsakkeessa on sähköpostin aihetta kuvaava tunniste, joka avaa viestinvaihdon. Tekstiehto hyväksyy sanaluettelon. Yksikin osuma riittää, joten ”reklamaati, palautu, vahingoittu” katetaan yhdellä säännöllä. Haku toimii sanan osan perusteella - kirjoita sanan vartalo, älä koko sanaa.
Toiminto ”Luo tehtävä” määrittää tehtävän automaatiosäännössä valitulle henkilölle - automaatio ei valitse henkilöä sähköpostin sisällön perusteella.
Kun otat hoitaaksesi jonkun toisen asian, vastauskentän alatunnisteen ”Jäsennä”-painikkeella voit valita viestiketjun lukemiseen kolmesta tyylistä - ”Viimeistele”, ”Tiivistä” ja ”Asiantuntija” - tai palata ”Alkuperäinen sisältö” -näkymään. ”Tiivistä” lyhentää jokaisen viestin yhteen tai kahteen seurauksia kuvaavaan lauseeseen. ”Asiantuntija” lisää jokaisen viestin alle ”Asiantuntijan huomio” -rivin, jossa kerrotaan riskistä tai kysymyksestä, jota kannattaa selvittää lisää. Jäsentäminen käsittelee kerralla kahdeksan uusinta viestiä. Voit hakea vanhemmat viestit painikkeella ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)”. AI-versio on istunnon aikainen esikatselu - alkuperäiset säilyvät muuttumattomina.
”AI-avustaja” vaihtaa vastauskentän tilaan, jossa voit kysyä juuri tästä viestiketjusta. Kysyt ”mikä hinta hyväksyttiin ja kuka sen hyväksyi?” ja saat vastauksen, joka perustuu ainoastaan tähän kirjeenvaihtoon. Jos vastausta ei löydy siitä, avustaja kertoo sen suoraan. Kysymystä ei lähetetä vastaanottajille. Vastauksessa on merkintä ”VAIN SINULLE”, ja vain sinä näet sen.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse siirtää sähköpostista tulleita yhteydenottoja erilliseen tehtävälistaan. Asiakkaan sähköpostille voi asettaa määräajan ja vastuuhenkilön, ennen kuin tiimi unohtaa sen. Maanantaina sinun ei tarvitse selvittää, ottiko kukaan yhteydenottoa hoitaakseen.
Sinun ei tarvitse lukea koko toisen henkilön asiaa kerralla. Näet ensin yhteenvedon kahdeksasta uusimmasta viestistä, ja voit käydä vanhempia viestejä läpi erissä. Näin saat helpommin selville, mitä asiakkaalle on luvattu, ilman että sinun tarvitsee käydä koko keskustelua alusta asti läpi.
Sinun ei tarvitse siirtää keskustelua toiseen osoitteeseen vastataksesi asiakkaalle. Asiakas saa tavallisen sähköpostin nykyiseen viestiketjuun. Hän voi vastata samaan osoitteeseen kuin aiemminkin.
Esimerkki arjen työstä
Reklamaatio on jatkunut kolme viikkoa, ja se on kulkenut neljän henkilön kautta. Ania palaa lomalta ja näkee sen tehtävänä, jonka määräaika on huomenna. Hänellä on yhdistettynä postilaatikko, johon reklamaatio saapui, joten hän avaa kirjeenvaihdon tehtävän otsakkeessa olevasta sähköpostin aihetta näyttävästä merkinnästä.
Hän ottaa käyttöön ”Tiivistä”-toiminnon. Ensin hän näkee kustakin kahdeksasta uusimmasta viestistä yhden tai kaksi lausetta: mitä asiakas ilmoitti, mitä alennusta Marek ehdotti ja mitä asiakas ei hyväksynyt. Vanhempia viestejä voi jäsentää seuraavissa kahdeksan viestin erissä. Hän kysyy viestiketjun avustajalta, kuka lupasi vaihtaa tuotteen. Vastaus viittaa kahden viikon takaiseen viestiin. Taloushallinnon henkilö oli viimeisimmän viestin kopio-kentässä, joten hän jää oletuksena vastauksen kopion saajaksi. Ania poistaa yhden sirun, lisää lauseen ja lähettää viestin. Hän tallentaa reklamaation liitteet paperiliitinkuvakkeella Tiedostoihin. Kansio Sähköposti → postilaatikko → viestiketjun aihe luodaan automaattisesti, ja Tiedostot-moduuli avautuu suoraan kyseiseen kansioon, kun liitteitä ladataan.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Pro-paketin?
Jaetun postilaatikon käsittelyyn ja automatisointiin kyllä - Sähköposti ja Automaatiot ovat Pro-version moduuleja.
Näkeekö koko tiimi saman jaetun postilaatikon?
Kyllä, jos jokainen yhdistää omalla käyttäjätilillään saman osoitteen ja antaa postilaatikon salasanan. Task Managerin postilaatikko kuuluu yhdelle henkilölle. Kukaan muu, ei edes ylläpitäjä, näe toisen henkilön sähköposteja.
Vastaako tekoäly asiakkaalle puolestani?
Sähköpostiviestiketjussa Jäsennä-toiminto muuttaa vain lukutapaa, ja yksityinen AI-avustaja vastaa sinulle, ei asiakkaalle. Automaatiot voivat kuitenkin lähettää sähköposteja postilaatikostasi, ja AI-palikat voivat valmistella sisältöä automaatiosäännössä. Tämä on erillinen toiminto siitä, että kysyt AI-avustajalta viestiketjusta.
Poistaako ohjelma jotain sähköpostipalvelimelta?
Ei. Task Manager lukee viestit ja lisää lähetettyjen viestien kopiot ”Lähetetyt”-kansioon. Postilaatikon yhteyden katkaiseminen poistaa vain paikallisen kopion. Kun yhdistät postilaatikon uudelleen, viestit palaavat.
Näkeekö koko tiimi sähköpostin sisällön, kun se linkitetään tehtävään?
Ei. Se on navigointipikakuvake. Sisällön näkevät vain ne, joilla kyseinen postilaatikko on yhdistettynä omalle käyttäjätililleen. Muut tehtävän osallistujat eivät näe viestin sisältöä eivätkä aihetta.