Como trabalha uma equipa de apoio ao cliente no Task Manager?
Os pedidos dos clientes chegam por e-mail e várias pessoas respondem a eles. No Task Manager, na variante Pro, o correio funciona no layout principal da aplicação. Os fios de caixas de correio para as quais foi ativado «Mostrar cada fio na vista Tudo» aparecem na lista «Tudo» junto com as tarefas e as conversas. Não precisa de alternar entre o webmail e o processo com prazo. Entre o fio de e-mail da reclamação associado e a tarefa passa-se com um único clique - não estão abertos lado a lado.
Antes de mais, uma ressalva importante: a caixa de correio no Task Manager é privada. Cada pessoa da equipa liga o endereço partilhado biuro@firma.pl na sua conta, em Definições, introduzindo a palavra-passe dessa caixa de correio. Ninguém mais, nem mesmo um administrador, pode consultar o correio de outra pessoa. Ania e Marek veem a mesma correspondência com o cliente. A Ania também tem outra caixa de correio ligada, que o Marek não ligou, pelo que não tem acesso a ela.
A opção «Lido» é guardada localmente por predefinição. Quando o Marek abre um pedido de manhã, a mensagem ainda pode aparecer como não lida para a Ania - o estado não muda por o Marek a ter lido. Por isso, o negrito não indica quem está a tratar do assunto. Essa informação é dada pela tarefa e pela pessoa responsável, não pelo estado da mensagem.
O que acontece a um e-mail de um cliente
A mensagem fica numa conversa semelhante à conversa de uma tarefa. São apresentadas barras com o dia («Hoje», «Ontem», «Quinta-feira, 6 de agosto»), a hora junto ao endereço do remetente e a fotografia deste, se o endereço pertencer a um utilizador do Task Manager; nos restantes casos, aparece um círculo com as iniciais. Para expandir o histórico citado, utilize o botão «Mostrar correspondência anterior». Quando o programa reconhece o histórico citado, não precisa de percorrer cópias de mensagens anteriores.
Um pedido pode transformar-se automaticamente numa tarefa. Em Automações, o acionador «Novo e-mail na caixa de correio» aceita condições relativas ao remetente, ao assunto, à caixa de correio e aos anexos. A ação cria uma tarefa com prioridade e um prazo definido para um número específico de dias após a chegada do e-mail. A conversa apresenta «Associado: <tarefa>». No cabeçalho da tarefa, aparece uma etiqueta com o assunto do e-mail que abre a correspondência. A condição de texto aceita uma lista de palavras. Basta encontrar uma delas, por isso, «reclamaç, devoluç, danificad» abrange uma única regra. A correspondência é feita por fragmento - introduza o radical da palavra, não a forma completa.
A ação «Criar tarefa» atribui a tarefa à pessoa indicada na automação - a automação não a escolhe com base no conteúdo do e-mail.
Quando assume um assunto de outra pessoa, o botão «Organizar», no rodapé do campo de resposta, permite escolher três estilos de leitura da conversa - «Melhorar», «Resumir» e «Especialista» - ou voltar à opção «Conteúdo original». «Resumir» reduz cada mensagem a uma ou duas frases com as informações relevantes. «Especialista» acrescenta, por baixo de cada mensagem, uma linha «Nota do especialista» com um risco ou uma pergunta que vale a pena fazer. A organização abrange as oito mensagens mais recentes de cada vez. Para carregar as mais antigas, utilize o botão «Organizar mensagens mais antigas (N)». A versão de IA é uma pré-visualização válida apenas durante a sessão - os originais permanecem intactos.
«Assistente de IA» muda o campo de resposta para um modo que permite fazer perguntas sobre aquela conversa específica. Pergunte «que preço foi aceite e quem o aceitou?» e recebe uma resposta baseada exclusivamente nessa correspondência. Se a informação não estiver presente, o assistente diz-lho explicitamente. A pergunta não é enviada aos destinatários. A resposta tem a etiqueta «SÓ PARA SI» e só é visível para si.
O que ganha?
Não precisa de copiar os pedidos do e-mail para uma lista de assuntos. Um e-mail de um cliente pode receber um prazo e um responsável antes de a equipa se esquecer dele. Na segunda-feira, não precisa de perceber se alguém chegou sequer a assumir o pedido.
Não precisa de ler um caso de outra pessoa todo de uma vez. Primeiro, recebe um resumo das oito mensagens mais recentes e pode consultar as mais antigas por partes. É mais fácil perceber o que foi prometido ao cliente, sem ter de reconstruir toda a conversa desde o início.
Não precisa de transferir a conversa para outro endereço para responder ao cliente. O cliente recebe um e-mail normal na conversa que já existe. Pode responder no mesmo sítio onde escreveu antes.
Exemplo do trabalho diário
Uma reclamação arrasta-se há três semanas e passou por quatro pessoas. Ania regressa de férias e vê-a como uma tarefa com prazo para amanhã. Como tem ligada a sua caixa de correio, onde chegou a reclamação, abre a correspondência através do selo com o assunto do e-mail no cabeçalho da tarefa.
Ativa «Resumir». Primeiro, vê uma ou duas frases sobre cada uma das oito mensagens mais recentes: o que o cliente comunicou, que desconto o Marek propôs e o que o cliente não aceitou. Pode organizar as mensagens mais antigas em lotes de oito. Pergunta ao assistente na conversa quem prometeu a substituição. A resposta indica uma mensagem de há duas semanas. A pessoa da contabilidade estava em CC na última mensagem, por isso continua incluída na resposta por predefinição. A Ania remove um chip, acrescenta uma frase e envia a mensagem. Guarda os anexos da reclamação em Ficheiros, utilizando o ícone de clipe. A pasta Correio → caixa de correio → assunto da conversa é criada automaticamente, e o módulo Ficheiros abre logo nessa pasta quando os anexos são transferidos.
Perguntas mais frequentes
Preciso da variante Pro?
Para trabalhar com o e-mail da empresa e automatizar, sim - Correio e Automatizações são módulos da variante Pro.
Toda a equipa vê a mesma caixa de correio da empresa?
Sim, se cada pessoa ligar o mesmo endereço na sua conta e introduzir a palavra-passe dessa caixa de correio. No Task Manager, a caixa de correio pertence a uma única pessoa. Ninguém mais, nem mesmo um administrador, consegue ver o correio de outra pessoa.
A IA responde ao cliente por mim?
No tópico de e-mail, «Organizar» altera apenas a forma como lês as mensagens, e o Assistente de IA privado responde-te a ti, não ao cliente. No entanto, as automatizações podem enviar e-mails a partir da tua caixa de correio, e os blocos de IA podem preparar conteúdo numa receita. Trata-se de uma ação distinta de perguntar ao Assistente de IA sobre o tópico.
O programa elimina alguma coisa no servidor de e-mail?
Não. O Task Manager lê as mensagens e acrescenta cópias das mensagens enviadas à pasta «Enviados». Desligar a caixa de correio elimina apenas a cópia local. As mensagens voltam a aparecer quando a caixa de correio é ligada novamente.
Associar um e-mail a uma tarefa mostra o conteúdo a toda a equipa?
Não. É um atalho de navegação. Só as pessoas que têm essa caixa de correio ligada na sua conta conseguem ver o conteúdo. Os restantes participantes da tarefa não veem o conteúdo nem o assunto.