Hogyan dolgozik az ügyfélszolgálati csapat a Task Managerben?
Az ügyfelek bejelentései e-mailben érkeznek, és több ember is válaszol rájuk. A Task Managerben, Pro csomagban a levelezés az alkalmazás fő elrendezésében működik. Azoknak a postafiókoknak a beszélgetésszálai, amelyeknél bekapcsoltad a „Minden beszélgetésszál megjelenítése a Minden nézetben” opciót, megjelennek a „Minden” listán a feladatok és csevegések mellett. Nem kell váltanod a webmail és a határidős ügy között. A reklamációhoz kapcsolódó beszélgetésszál és a feladat között egy kattintással válthatsz - nincsenek egymás mellett megnyitva.
Először is egy fontos tudnivaló: a Task Managerben a postafiók személyes. A biuro@firma.pl közös címet a csapat minden tagja saját maga csatlakoztatja a Beállításokban, a postafiók jelszavának megadásával. Senki más, még a rendszergazda sem nézhet bele más levelezésébe. Ania és Marek ugyanazt az ügyféllel folytatott levelezést látja. Ania egy másik postafiókot is csatlakoztatott, Marek viszont nem, ezért ő nem fér hozzá.
Az „Olvasott” állapot alapértelmezés szerint helyben tárolódik. Amikor Marek reggel megnyitja a bejelentést, Aninál az üzenet továbbra is olvasatlanként jelenhet meg - az állapota attól nem változik meg, hogy Marek elolvasta. A félkövér kiemelés tehát nem mutatja, ki foglalkozik az üggyel. Ezt az információt a felelős személlyel ellátott feladat jelzi, nem az üzenet állapota.
Mi történik az ügyféltől érkező e-maillel?
Az üzenet egy feladatban folytatott beszélgetésre emlékeztető beszélgetésszálba kerül. Napjelölőket látsz („Ma”, „Tegnap”, „Augusztus 6., csütörtök”), a feladó címe mellett az időpontot, valamint a fényképét, ha a cím a Task Manager egyik felhasználójához tartozik; egyéb esetben a kezdőbetűit tartalmazó kör jelenik meg. Az idézett előzményeket a „Korábbi levelezés megjelenítése” gombbal nyithatod meg. Ha a program felismeri az idézett előzményeket, nem kell végiggörgetned a korábbi üzenetek másolatait.
A bejelentésből automatikusan feladat lehet. Az Automatizálásokban az „Új e-mail a postafiókban” eseményindító a feladóra, a tárgyra, a postafiókra és a mellékletre vonatkozó feltételeket fogad el. A művelet prioritással és az e-mail beérkezésétől számított megadott számú napra beállított határidővel hoz létre feladatot. A beszélgetésszálban ez jelenik meg: „Kapcsolódó: <feladat>”. A feladat fejlécében az e-mail tárgyát tartalmazó címke jelenik meg, amely megnyitja a levelezést. A szöveges feltétel szavak listáját fogadja el. Elég, ha egy találat van, így a „reklamacj, zwrot, uszkodzon” kifejezéseket egyetlen szabály is lefedi. A rendszer részleges egyezés alapján keres - a szó tövét írd be, ne a teljes alakot.
A „Hozz létre egy feladatot” művelet a szabályban megadott felelős személyhez rendeli a feladatot - az automatizálás nem az e-mail tartalma alapján választja ki.
Ha átveszed valaki más ügyét, a válaszmező láblécében található „Rendszerezd” gombbal háromféle olvasási stílust választhatsz a beszélgetésszálhoz - „Szépítsd”, „Foglald össze” és „Szakértő” -, vagy visszaállhatsz az „Eredeti tartalom” nézetre. A „Foglald össze” minden üzenetet egy-két mondatra rövidít, kiemelve a lényeges következményeket. A „Szakértő” minden üzenet alá egy „Szakértői megjegyzés” sort illeszt, amely kockázatot vagy további tisztázást igénylő kérdést jelez. A rendszerezés egyszerre a nyolc legújabb üzenetre terjed ki. A régebbieket a „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gombbal töltheted be. Az AI által készített változat csak az adott munkamenetben elérhető előnézet - az eredeti üzenetek érintetlenek maradnak.
Az „AI-asszisztens” a válaszmezőt az adott beszélgetésszálra vonatkozó kérdezési módba kapcsolja. Megkérdezheted például, hogy „milyen árat fogadtak el, és ki fogadta el?”, a választ pedig kizárólag ebből a levelezésből kapod. Ha valami nem szerepel benne, az asszisztens ezt egyértelműen jelzi. A kérdés nem jut el a címzettekhez. A válasz „CSAK NEKED” címkét kap, és csak te látod.
Mit nyersz vele?
Nem kell az e-mailekből átmásolnod a bejelentéseket az ügyek listájára. Egy ügyfél e-mailjéhez még azelőtt határidőt és felelőst rendelhetsz, hogy a csapat megfeledkezne róla. Hétfőn nem kell utánajárnod, hogy egyáltalán átvette-e valaki az ügyet.
Nem kell egyszerre végigolvasnod mások teljes ügyét. Először a nyolc legújabb üzenet összefoglalóját kapod meg, a régebbieket pedig részletekben nézheted át. Így könnyebben kiderítheted, mit ígértek az ügyfélnek, anélkül hogy az elejétől kellene újraolvasnod a teljes beszélgetést.
Nem kell másik címre áthelyezned a beszélgetést ahhoz, hogy válaszolj az ügyfélnek. Ő a megszokott beszélgetésszálban kapja meg a szokásos e-mailt, és ott válaszolhat, ahol korábban is írt.
Példa a mindennapi munkából
A reklamáció már három hete húzódik, és négy ember kezén ment át. Ania visszatér a szabadságáról, és egy holnapi határidejű feladatként látja. Mivel a saját postafiókja csatlakoztatva van, és oda érkezett a reklamáció, a feladat fejlécében található, az e-mail tárgyát mutató címkére kattintva megnyitja a levelezést.
Bekapcsolja a „Foglald össze” lehetőséget. Először egy-két mondatban látja mind a nyolc legújabb üzenet tartalmát: mit jelentett be az ügyfél, milyen kedvezményt ajánlott Marek, és mit nem fogadott el az ügyfél. A régebbi üzeneteket további, nyolcas csoportokban rendezheti. Megkérdezi az asszisztenstől a beszélgetésszálban, ki ígérte meg a cserét. A válasz egy két héttel korábbi üzenetre mutat. A könyvelésen dolgozó munkatárs az utolsó üzenet másolat mezőjében szerepelt, ezért alapértelmezés szerint a válasz másolatában marad. Ania eltávolít egy címkét, hozzáír egy mondatot, majd elküldi a választ. A reklamáció mellékleteit a gemkapoccsal menti a Fájlok közé. A Levelezés → postafiók → beszélgetésszál tárgya mappa automatikusan létrejön, a Fájlok modul pedig rögtön ebben nyílik meg, amikor a mellékletek letöltődnek.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Pro változatra?
A céges postafiókon végzett munkához és az automatizáláshoz igen - a Levelezés és az Automatizálások a Pro csomag moduljai.
Ugyanazt a céges postafiókot látja az egész csapat?
Igen, ha mindenki ugyanazt a címet csatlakoztatja a saját fiókjában, és megadja a postafiók jelszavát. A Task Managerben a postafiók egyetlen személyhez tartozik. Senki más, még a rendszergazda sem látja más leveleit.
Az AI válaszol helyettem az ügyfélnek?
A levelezési beszélgetésszálban a „Rendszerezd” csak az olvasás módját változtatja meg, a privát AI-asszisztens pedig neked válaszol, nem az ügyfélnek. Az Automatizálások azonban küldhetnek e-maileket a postafiókodból, az AI-elemek pedig előkészíthetik a szöveget az automatizálási szabályban. Ez külön művelet attól, amikor az AI-asszisztenst a beszélgetésszálról kérdezed.
Töröl valamit a program a levelezőszerveren?
Nem. A Task Manager elolvassa az üzeneteket, és az elküldött levelekről másolatot helyez el az „Elküldött” mappában. A postafiók leválasztásakor csak a helyi másolat törlődik. Újracsatlakoztatás után az üzenetek visszatérnek.
Ha összekapcsolok egy e-mailt egy feladattal, a teljes csapat látni fogja a tartalmát?
Nem. Ez csak egy navigációs hivatkozás. A tartalmat kizárólag azok látják, akik a saját fiókjukban csatlakoztatták azt a postafiókot. A feladat többi résztvevője sem a tartalmat, sem a tárgyat nem látja.