Quelle est la différence entre un agent et une simple conversation avec l'IA ?
L’Assistant IA répond immédiatement : vous demandez quelles tâches sont en retard et vous obtenez une liste. Vous lui demandez de rédiger un e-mail, et il prépare une carte « Message à envoyer ». Le message ne part qu’après votre confirmation en cliquant sur « Envoyer ».
L’Agent IA fonctionne aussi lorsque votre demande concerne l’avenir. Task Manager recherche dans le texte des mots exprimant le temps, des conditions et des actions, ainsi que des dates, des heures et des adresses e-mail. Au lieu de répondre, il établit un plan : au maximum dix étapes, chacune avec sa propre date et heure dans le fuseau Europe/Warsaw. Le plan expire au bout de 30 jours. Une étape peut consister à envoyer un message dans un fil de discussion ou un e-mail, à prévenir une personne, à consulter l’historique d’une conversation ou à attendre une réponse ou un mot précis dans un message.
Le plan démarre immédiatement. Il n’y a pas de fenêtre « Oui, exécuter » - celle-ci concerne les actions de l’Assistant IA effectuées immédiatement. L’Agent IA enregistre le plan comme actif et exécute tout de suite les étapes dont l’échéance est déjà passée. Vous pouvez annuler le plan par la suite.
Comment cela fonctionne-t-il, étape par étape ?
Vous écrivez dans le fil de discussion d’une tâche ou d’une discussion. Le programme vérifie s’il s’agit d’une question ou d’une demande. S’il reconnaît une demande, le modèle prépare un résumé et une liste d’étapes. Chaque étape peut dépendre de la précédente et comporter une condition. L’étape « attendre une réponse » reporte la vérification suivante de cinq minutes ; sans cron, elle ne sera exécutée que lorsqu’une personne utilisera l’application. L’étape « attendre un mot-clé » se déclenche lorsqu’un message contenant ce mot est publié dans la tâche ou la discussion par la personne dont l’Agent IA attendait la réponse.
L’agent choisit les participants du plan uniquement parmi les personnes présentes dans le fil de discussion. Il envoie les e-mails depuis votre boîte mail connectée dans le module Messagerie (Paramètres → Messagerie), et non depuis l’adresse de l’application. Lorsqu’une étape envoie un message public mentionnant une personne, celle-ci reçoit aussi un e-mail si elle a activé les notifications pour les nouveaux messages. Il s’agit d’une notification de message, et non d’une étape d’envoi d’e-mail depuis un SMTP personnel.
Vous arrêtez le plan dans le fil de la tâche ou de la discussion. En mode question à l’Assistant IA, le message doit commencer par le mot « annule », par exemple « annule le plan 13 » ou « annule tout ». Vous ne pouvez annuler que votre propre plan actif.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de vous rappeler pendant tout le week-end que vous devez reprendre lundi une discussion avec un client. Vous en parlez une fois, au cours d’une conversation qui a déjà lieu. Vous pouvez ensuite passer à une autre tâche.
Vous n’avez pas non plus besoin de vérifier régulièrement si quelqu’un a répondu, si l’administrateur a configuré le cron. Sans celui-ci, l’Agent IA ne reprendra le sujet que lorsqu’une personne utilisera l’application.
C’est vous qui décidez de ce que vous confiez à l’Agent IA avant qu’il ne commence à agir. Il ne demande pas votre autorisation avant de démarrer, mieux vaut donc formuler votre demande avec soin.
Quand cela s’avère vraiment utile
Un bureau d’études envoie un devis à un client. Le concepteur écrit dans le fil de discussion de la tâche : « jeudi, envoie un e-mail à klient@firma.pl pour lui rappeler le devis ». L’Agent IA peut préparer un plan comportant l’envoi d’un e-mail à la date indiquée. Le nombre d’étapes dépend du plan préparé par le modèle ; un plan peut en comporter au maximum dix.
Il existe également une contrainte technique : pour que les étapes s’exécutent à l’heure prévue, l’administrateur doit configurer une tâche récurrente (cron) sur le serveur. Sans cela, les étapes qui dépendent de vérifications périodiques peuvent démarrer en retard, et uniquement lorsqu’une personne utilise le programme. En revanche, l’arrivée d’un nouveau message déclenche l’attente d’un mot-clé.
Questions fréquentes
L’agent demande-t-il une confirmation avant d’exécuter le plan ?
Non. Le plan devient immédiatement actif et les étapes dont l’échéance est déjà dépassée s’exécutent aussitôt. La fenêtre « Oui, exécuter » concerne les actions effectuées immédiatement par l’Assistant IA, pas les plans de l’Agent.
Comment arrêter un plan déjà lancé ?
Dans le fil d’une tâche ou d’une discussion, envoyez un message commençant par le mot « annuler », par exemple « annuler le plan 13 » ou « tout annuler ». Vous ne pouvez annuler que vos propres plans actifs.
De quelle adresse les e-mails envoyés par l’agent sont-ils expédiés ?
Les e-mails sont envoyés exclusivement depuis votre serveur SMTP personnel, configuré dans Paramètres → Profil. L’Agent IA ne les envoie pas depuis l’adresse de l’application.
Combien d’étapes un plan peut-il comporter ?
Un plan peut comporter au maximum dix étapes. Chacune a sa propre échéance, peut dépendre d’une étape précédente et comporter une condition.