W czwartek rano Marta szuka podpisanej umowy dla klienta Nord. W sześcioosobowym biurze krążą już trzy pliki: projekt z maila, wersja po uwagach z zadania i skan wysłany na czacie. Gdy Kasia prosi: „Prześlij mi tę ostatnią”, Marta najpierw musi ustalić, który plik nią jest. Załączniki z maili i zadań znajdzie szybciej, jeśli sprawdzi nie tylko nazwę pliku, lecz także wątek, z którego pochodzi.
Załączniki z maili i zadań znajdziesz w Plikach, ale nie w jednym folderze
Załączniki z maili i zadań znajdziesz w module Pliki Task Managera, ale nie trafiają one automatycznie do jednego wspólnego folderu. Zadania i czaty mają własne foldery na załączniki, natomiast pliki z otrzymanej poczty zapisujesz na żądanie w osobnej gałęzi.
Gdy Marta szuka umowy, nie pyta już tylko „jak nazywał się plik?”, lecz także „w której rozmowie go wysłano?”. Zwykły katalog o nazwie „Umowy” nie odpowie na drugie pytanie.
Moduł Pliki w wariancie Pro otwierasz z menu widoków w górnej belce. W drzewie są Dokumenty, czyli Twoja prywatna przestrzeń, foldery workspace'ów, Udostępnione dla mnie oraz Śmietnik. Workspace to przestrzeń, w której zespół trzyma swoje zadania i czaty. W jego folderze znajdziesz osobne sekcje Zadania i Czaty.
Folder zadania powstaje, zanim pojawi się pierwszy plik
Każde zadanie i każdy czat workspace'u dostaje w Plikach folder pod swoją nazwą, nawet gdy jest jeszcze pusty. Folder ma odrębną ikonę i nie da się go usunąć ani przenieść - żyje, dopóki żyje wątek.
Kiedy Kasia dołączy skan do wiadomości w zadaniu „Umowa Nord”, załącznik pojawi się również w folderze tego zadania. Trafią tam także obrazy osadzone w treści, na przykład rysunek z okna Narysuj lub wklejony zrzut ekranu. Nie trzeba zakładać katalogu po każdej rozmowie.
Plik „z wątku” jest tym samym plikiem widocznym przy wiadomości, a nie kopią archiwalną. Jeśli usuniesz załącznik z wiadomości, zniknie również z folderu, bo to jeden plik pokazany w dwóch miejscach. Z poziomu Plików nie przeniesiesz go, nie zmienisz mu nazwy ani nie usuniesz go osobno. Możesz go pobrać, oznaczyć jako Ulubiony albo użyć „Kopiuj do…”, by utworzyć kopię w Dokumentach, folderze workspace'u lub własnym podfolderze.
W piątek Marta chce odłożyć podpisaną umowę do swojego folderu „Umowy”. Wybiera „Kopiuj do…”, zamiast próbować przesunąć załącznik i zerwać jego związek z rozmową. Wątek zachowuje swój plik, a Marta ma osobną kopię w wybranym miejscu. Samo skopiowanie do folderu workspace'u nie udostępnia jednak kopii zespołowi.
Więcej o tym związku pokazuje przykład pliku z wątku w folderze.
Spinacz w zadaniu kończy przewijanie starej rozmowy
Spinacz „Pliki” w nagłówku zadania otwiera listę wszystkich jego załączników, również ze starszych wiadomości, których jeszcze nie wczytano na ekranie. Przy każdym pliku widzisz typ, rozmiar, autora i datę dodania; kliknięcie otwiera podgląd, a strzałka pobiera plik.
Wyobraź sobie poniedziałek po dwóch tygodniach poprawek. Marta pamięta, że Kasia dołączyła PDF, ale nie pamięta dnia ani treści wiadomości. Zamiast przewijać całą korespondencję, otwiera folder zadania spinaczem i sprawdza listę.
Nowy załącznik dodasz spinaczem w edytorze, przeciągając plik do okna albo wklejając go ze schowka skrótem Ctrl/Cmd+V. Tę samą drogę do folderu wątku masz z nagłówka czatu. Dzięki temu plik nie musi czekać, aż ktoś ręcznie uporządkuje go po wysłaniu.
Mail można zapisać do Plików, ale nie pokazuje się zespołowi sam
Załączniki z otrzymanego maila zapisujesz w Plikach na żądanie, korzystając z menu wątku lub spinacza w jego nagłówku. Zapisanie ich nie udostępnia prywatnej skrzynki zespołowi; zapisane pliki zostają Twoje, dopóki sam ich nie udostępnisz. Pliki trafiają do folderu Poczta → nazwa skrzynki → temat wątku; sama synchronizacja poczty zapisuje jedynie spis załączników, a nie pobiera ich wszystkich.
W module Poczta w wariancie Pro Marta otwiera korespondencję z klientem. Menu ⋮ wątku pozwala zapisać wszystkie załączniki w Plikach. Jeśli kliknie spinacz w nagłówku, Task Manager od razu otworzy folder tej rozmowy, pokaże informację o pobieraniu z serwera pocztowego i będzie dodawał pliki w tle. Marta może zamknąć okno, zanim pobieranie się skończy.
Mais ninguém, nem mesmo o administrador, vê o correio da Marta só porque trabalha com ela no mesmo workspace. A associação do e-mail à tarefa é um atalho de navegação, não disponibiliza ao resto da equipa o conteúdo nem o assunto da mensagem. Se os colegas precisarem de conhecer o conteúdo, a Marta tem de o colar na tarefa.
É uma fronteira importante entre «tenho o ficheiro à mão» e «a equipa pode abri-lo». Numa caixa de correio partilhada da empresa, cada pessoa liga-a do seu lado se quiser ter acesso à correspondência. Pode ler mais sobre a organização deste tipo de trabalho no texto sobre como gerir e-mails em equipa.
A localização do ficheiro não substitui a decisão sobre o acesso
Um ficheiro carregado numa pasta do workspace é privado por predefinição; a própria pasta não dá à equipa o direito de o ler. A exceção é um ficheiro carregado diretamente na pasta de uma tarefa ou de um chat: os participantes dessa conversa veem-no, embora apenas o proprietário o possa apagar ou mudar de nome.
Quando a Marta organiza contratos, pode assim escolher o local consoante o assunto e o acesso consoante as pessoas. O proprietário gere a partilha: a função «Apenas visualização» permite transferir o ficheiro e usá-lo como anexo, e «Pode editar» permite também mudar o nome. Na janela de partilha, a linha «Todo o workspace» concede acesso aos membros desse espaço num único gesto.
| Onde está o ficheiro | Quem tem acesso sem partilha específica | A quem o proprietário o pode partilhar |
|---|---|---|
| Em Documentos | Proprietário | Pessoas com quem partilha qualquer workspace |
| Na pasta do workspace | Proprietário | Membros desse workspace |
| Carregado diretamente na pasta de uma tarefa ou de um chat | Participantes da conversa | Pessoas com acesso a essa conversa |
Esta tabela não substitui a verificação de um ficheiro concreto. O botão «Informações» mostra, entre outros, o proprietário, a localização e as pessoas com quem o ficheiro foi partilhado. Se também quiser organizar o acesso às próprias tarefas, comece por funções e permissões no Task Manager.
A pré-visualização ajuda a escolher o ficheiro, mas não edita o documento
Imagens e PDFs abrem diretamente na pré-visualização de Ficheiros. DOCX e XLSX mostram apenas o conteúdo em modo de texto, pelo que só verá o esquema completo do documento depois de o transferir.
Para a Marta, a diferença é prática. Antes de enviar o contrato, pode espreitar rapidamente o PDF; se precisar de verificar o esquema das tabelas numa folha de cálculo, transfere o XLSX. Os ficheiros de texto, incluindo TXT, CSV e Markdown, lê-os na pré-visualização, e os formatos de vídeo suportados reproduzem-se na janela. Nos restantes formatos, verá o cartão do ficheiro com a opção de transferência.
Na pré-visualização, o campo Localização ajuda a voltar à origem: num anexo de uma tarefa ou chat indica a conversa, e num ficheiro de correio - o assunto da mensagem. Com as setas junto a «Voltar» passa para o ficheiro anterior ou seguinte na mesma pasta, sem regressar à lista. No PDF há também «Em novo separador».
Anexa um ficheiro de uma tarefa anterior sem o transferir para o ambiente de trabalho
Anexa um ficheiro de uma tarefa anterior sem o transferir para o ambiente de trabalho: no editor, clique no clipe e escolha «Da aplicação Ficheiros». Também pode escolher «Do computador». A opção «Da aplicação Ficheiros» permite aceder aos seus próprios ficheiros, a documentos partilhados consigo e a anexos das suas tarefas e conversas, com a indicação da respetiva origem.
Na terça-feira, a Kasia escreve uma mensagem numa nova tarefa. Precisa da tabela de preços de uma tarefa encerrada no ano passado, por isso escolhe «Da aplicação Ficheiros» e indica o documento certo. Não precisa de o guardar primeiro no ambiente de trabalho e depois voltar a carregá-lo. No arranque do navegador de ficheiros verá também a secção Recentes, com os cinco itens usados mais recentemente.
Também pode encaixar a janela de Ficheiros ao lado da conversa aberta e arrastar o ficheiro para a conversa. A sobreposição «Largar para anexar» indica que o ficheiro vai para a barra de anexos e será enviado com a próxima mensagem.
Os Favoritos organizam os ficheiros, e o administrador controla o espaço
Os Favoritos reúnem os ficheiros assinalados em diferentes locais da aplicação e mostram de onde vêm. O administrador pode verificar a ocupação em Definições → Avançado → Ficheiros e espaço. Um ficheiro normal eliminado vai para o Lixo, de onde pode restaurá-lo ou eliminá-lo definitivamente; ao fim de 30 dias, o Lixo limpa-se automaticamente.
Numa pasta aberta, pode carregar um ficheiro através do ícone de carregamento ou arrastando-o a partir do computador. O limite por ficheiro carregado é de 100 MB. Pode alternar a vista entre mosaicos e lista, ordenar os ficheiros, entre outros critérios, por nome, tamanho ou data de adição, e a lupa filtra a pasta atual.
O administrador pode definir um limite em GB para cada pessoa; o Lixo também é contabilizado para esse limite. Os dados da aplicação estão no servidor do cliente, e a transferência de ficheiros passa pela aplicação, que verifica as permissões. Conhecer apenas o endereço do ficheiro não é suficiente para o transferir.
O Assistente de IA lê o texto do documento, não o digitaliza
Pode indicar um ficheiro ou pasta como fonte do Assistente de IA quando precisa de uma resposta a uma pergunta sobre o conteúdo de um documento. O Assistente de IA lê a camada de texto, entre outros, de PDF, DOCX e XLSX, mas não consegue ler um PDF digitalizado sem texto: o Task Manager não tem OCR, ou seja, reconhecimento de escrita a partir de imagem. Este limite está descrito com mais detalhe no texto sobre ficheiros como fontes de conhecimento para a IA.
Amanhã escolha um assunto disperso entre uma tarefa, um chat e um e-mail. Abra a tarefa, clique no clipe no cabeçalho e verifique a lista de anexos; guarde os documentos em falta a partir da conversa de correio correspondente e, depois, decida a quem dar acesso a eles. Pode ver a organização de Ficheiros e Correio na Demo.
Perguntas mais frequentes
Um ficheiro carregado para a pasta do workspace fica visível para toda a equipa?
Nie, plik w folderze workspace'u pozostaje prywatny, dopóki właściciel go nie udostępni. Plik wgrany bezpośrednio do folderu zadania lub czatu widzą uczestnicy tego wątku.
Jak zapisać załączniki z maila w jednym folderze?
W menu wątku pocztowego wybierz zapis wszystkich załączników w Plikach. Trafią do folderu Poczta → nazwa skrzynki → temat wątku; spinacz w nagłówku maila otworzy ten folder i rozpocznie pobieranie załączników na żądanie.
Czy mogę przenieść załącznik z zadania do innego folderu?
Nie, załącznika oznaczonego „z wątku” nie przeniesiesz z poziomu Plików. Możesz go skopiować do innego folderu przez „Kopiuj do…”, zachowując oryginał przy rozmowie.
Czy Asystent AI przeczyta umowę w PDF-ie?
Tak, jeśli PDF zawiera warstwę tekstową. Skan bez tekstu nie zostanie odczytany, ponieważ Task Manager nie ma OCR.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
