Co je AI asistent v Task Manageru?
AI asistent v aplikaci Task Manager není chat přilepený k okraji aplikace. Vidí vaše úkoly, chaty, poznámky a soubory - stejné, se kterými každý den pracujete. Místo vysvětlování kontextu od začátku napíšete „shrň úkol Nábor“ nebo „co jsme domluvili v chatu Marketing“. Asistent načte obsah, zprávy i přílohy.
AI asistenta otevřete ikonou zobrazení v horní liště, vedle Kalendáře, Tabule a Poznámek. Stejné menu najdete v záhlaví každého z těchto oken. Tato okna zabírají stejné místo. Mají společný světlý/tmavý motiv a zapamatované rozložení.
Můžete se také ptát, aniž byste otevírali okno. V poli odpovědi každého úkolu, chatu i v modulu Pošta je tlačítko „AI asistent“. Přepne celý editor do režimu soukromého dotazu. Editor zfialoví a pruh nad ním vás informuje, že otázku uvidíte jen vy. Účastníkům se nezobrazí. Odpověď se objeví ve vlákně se štítkem JEN PRO VÁS.
AI asistent funguje v obou variantách licence. Ve variantě Pro navíc čerpá z báze znalostí celé firmy, popsané na stránce „Firemní znalosti”.
Co má asistent před sebou?
Každé konverzační vlákno má vlastní sadu zdrojů. Můžete najednou vybrat několik úkolů, chat, poznámku, celý pracovní prostor a kalendář s nadcházejícími termíny (výchozí nastavení je 7 dní). Výběr zdrojů se prochází stejně jako modul Soubory. Kliknutím na řádek označíte zdroj, šipka › vás zavede o úroveň níž a vyhledávání nahoře prohledá vše najednou.
Výběr úkolu nebo chatu zahrnuje také soubory, které do něj byly nahrány: jak ty ze zpráv, tak ty přidané v modulu Soubory. Ve stromu jsou vidět jako „Pracovní prostor / název vlákna“. Když vyberete složku z Dokumentů, asistent získá soubory a poznámky z této složky i jejích podsložek. Dlouhou poznámku čte po částech a další části načítá sám.
Pod seznamem zdrojů je vidět ukazatel využití. Limit je 30 zdrojů a 60 000 znaků. Pokud vyberete více, asistent vám řekne, co nezohlednil. Nejprve ustupují obecné rozsahy; výslovně vybrané úkoly zůstávají. Vidíte pouze to, k čemu máte přístup. Oprávnění se kontrolují při ukládání zdrojů a znovu při sestavování kontextu odpovědi. Pošta je jako zdroj ve výchozím nastavení vypnutá. Správce ji zapne v Nastavení → AI, a to pouze pro vaše vlastní schránky.
Pokud asistent potvrdí akci, kterou neprovedl, zobrazí se pod odpovědí žlutý blok „Oprava“. Ukazuje, co se skutečně stalo.
Co získáte?
Nemusíte do konverzace vkládat obsah úkolu ani shrnovat, na čem jste se domluvili minulý týden. Nemusíte otevírat pět různých míst a shromažďovat podklady pro jednu odpověď. Zeptáte se na záležitost, na které tým pracuje, a dostanete odpověď založenou na informacích zaznamenaných při práci.
Víte, z čeho asistent vycházel a co se nevešlo. Snáze posoudíte odpověď, místo abyste hádali, zda se opírá o data vašeho týmu.
Pokud správce zapnul Poštu jako znalostní zdroj, můžete se doptávat na korespondenci se zákazníkem, aniž by se váš dotaz zobrazil účastníkům vlákna. Konverzace s asistentem je tam soukromá. Můžete se také vracet ke svým vláknům s asistentem bez obav, že si je přečte někdo jiný, ani správce.
Jak to vypadá během pracovního týdne
Vedoucí dostane e-mail od nového klienta a neví, čím se tato firma zabývá. Pokud mu správce povolil oprávnění „AI asistent s přístupem k internetu“, napíše: „podívej se na stránku example.com a řekni mi, čím se tato firma zabývá“. Asistent musí znát adresu stránky, ale může ji sestavit z domény v e-mailové adrese.
Potom vedoucí založí konverzační vlákno pro tohoto klienta. Jako zdroje znalostí vybere úkol s nabídkou, obchodní chat a složku z Dokumentů. Zeptá se na stav případu a požádá o dokument Word se shrnutím. Text napíše model a Task Manager sestaví soubor a přidá tlačítko „Stáhnout …“. Nakonec vedoucí napíše: „připomeň mi tento úkol den před termínem“. Aplikace vypočítá čas podle termínu úkolu. Pokud se termín posune, posune se spolu s ním i připomenutí.
Asistent pojmenuje vlákno podle první otázky. Za týden vedoucí najde konverzaci pomocí vyhledávacího pole, které prohledává názvy i obsah. Může také použít filtr, který zobrazí pouze konverzace, ve kterých asistent něco změnil: vytvořil úkol, změnil stav nebo nastavil připomenutí.
Nejčastější dotazy
Co se stane, když správce nenakonfiguroval AI?
Správce nastavuje AI v Nastavení → AI. Zadá poskytovatele (OpenAI, Gemini, Claude nebo Grok), klíč API a model. Pokud konfigurace chybí, asistent neodpoví a zobrazí důvod nedostupnosti.
Vidí asistent úkoly ostatních?
Ne. Asistent má přístup pouze k úkolům a chatům, ke kterým máte oprávnění vy. Globální správce má přístup ke všem. Zdroj, ke kterému ztratíte oprávnění, asistent při nejbližším dotazu přeskočí.
Může asistent něco změnit bez mého souhlasu?
Odeslání e-mailu vždy vyžaduje vaše potvrzení a probíhá přes vaše osobní SMTP. Připomenutí se vytvoří až po kliknutí na „Ano, provést“. Úkol z požadavku „založ úkol“ se vytvoří až po kliknutí na „Uložit“ v otevřeném okně „Přidat úkol“.
Jaké soubory umí asistent přečíst?
Asistent čte obsah souborů ve formátech TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS a PDF. Obrázky analyzuje vizuálně, pokud vybraný model podporuje obraz. Nepřečte starší soubory DOC ani PDF tvořené skeny bez textové vrstvy - nemá OCR. Přílohu ze zprávy přečte do přibližně 50 KB textu, soubor uvedený jako znalostní zdroj do 300 000 znaků (po částech po přibližně 24 000 znacích) a index znalostní báze si z jednoho souboru zapamatuje až 54 000 znaků. Nad tyto limity asistent vidí jen začátek dokumentu.