Cos'è l'Assistente AI in Task Manager?
L'Assistente AI di Task Manager non è una chat aggiunta a lato del programma. Vede le tue attività, chat, note e file - gli stessi con cui lavori ogni giorno. Invece di spiegargli il contesto da zero, puoi scrivere «riassumi l'attività Reclutamento» oppure «cosa è stato deciso nella chat Marketing». L'Assistente recupera contenuti, messaggi e allegati.
L'Assistente lo apri dall'icona delle viste nella barra superiore, accanto a Calendario, Bacheca e Note. Lo stesso menu lo trovi nell'intestazione di ciascuna di queste finestre. Queste finestre occupano lo stesso spazio. Hanno un tema chiaro/scuro comune e un layout memorizzato.
Puoi anche fare domande senza aprire la finestra. Nel campo di risposta di ogni attività, chat e in Posta trovi il pulsante «Assistente AI». L'intero editor passa alla modalità di domanda privata. L'editor diventa viola e una barra sopra indica che solo tu vedrai la domanda. Non verrà inviata ai partecipanti. La risposta appare nella discussione con l'etichetta SOLO PER TE.
L'Assistente AI funziona in entrambe le versioni della licenza. Nella versione Pro attinge inoltre alla base di conoscenza di tutta l'azienda, descritta nella pagina "Base di conoscenza aziendale".
Cosa vede l'Assistente?
Ogni discussione con l'Assistente ha un proprio insieme di fonti. Puoi selezionare più attività, una chat, una nota, un intero Spazio di lavoro e il Calendario con le prossime scadenze (7 giorni per impostazione predefinita). La finestra di selezione si esplora come il modulo File. Facendo clic su una riga selezioni una fonte, la freccia › ti porta al livello successivo e la Ricerca in alto cerca tutto in una volta.
Selezionando un'attività o una chat vengono inclusi anche i file aggiunti: sia quelli dei messaggi, sia quelli aggiunti nel modulo File. Nell'albero sono visualizzati come «Spazio di lavoro / nome della discussione». Selezionando una cartella di Documenti, l'Assistente può accedere ai file e alle note contenuti in quella cartella e nelle relative sottocartelle. L'Assistente legge le note lunghe in blocchi e recupera autonomamente i successivi.
Sotto l'elenco delle fonti trovi una barra di utilizzo. Il limite è di 30 fonti e 60 000 caratteri. Se ne selezioni di più, l'Assistente ti dirà cosa ha escluso. Gli ambiti generali vengono esclusi per primi; le attività selezionate direttamente restano incluse. Vedi solo ciò a cui hai accesso. I permessi vengono controllati quando salvi le fonti e di nuovo quando viene costruito il contesto della risposta. Per impostazione predefinita, Posta è disattivata come fonte. L'amministratore può attivarla in Impostazioni → AI, solo per le tue caselle personali.
Se l'Assistente conferma di aver eseguito un'azione che in realtà non ha eseguito, sotto la risposta appare un riquadro giallo «Rettifica». Mostra cosa è successo davvero.
Cosa ci guadagni?
Non devi incollare nella conversazione il contenuto di un'attività né riassumere le decisioni della settimana scorsa. Non devi aprire cinque schermate per raccogliere il materiale necessario a una sola risposta. Chiedi informazioni su una questione su cui sta lavorando il team e ricevi una risposta basata sulle informazioni registrate durante il lavoro.
Sai quali fonti ha usato l'Assistente e quali non ha potuto includere. È più facile valutare la risposta, senza dover indovinare se si basa sui dati del tuo team.
Se l'amministratore ha attivato Posta come fonte di conoscenza, puoi chiedere informazioni sulla corrispondenza con un cliente senza che i partecipanti alla discussione vedano la domanda. La conversazione con l'Assistente è privata. Puoi anche tornare alle tue discussioni con l'Assistente senza temere che qualcun altro le legga, nemmeno l'amministratore.
Come funziona durante una settimana di lavoro
Il responsabile riceve un'e-mail da un nuovo cliente e non sa di cosa si occupi la sua azienda. Se l'amministratore gli ha abilitato il permesso «Assistente AI con accesso a Internet», scrive: «controlla il sito example.com e dimmi di cosa si occupa questa azienda». L'assistente deve conoscere l'indirizzo del sito, ma può ricavarlo dal dominio nell'indirizzo e-mail.
Poi il responsabile apre una discussione per questo cliente. Indica come fonti di conoscenza l'attività relativa all'offerta, la chat commerciale e una cartella di Documenti. Chiede a che punto è la pratica e richiede un documento Word con un riepilogo. Il modello scrive il contenuto, mentre Task Manager crea il file e aggiunge il pulsante «Scarica …». Infine, il responsabile scrive: «ricordami questa attività il giorno prima della scadenza». L'applicazione calcola il momento in base alla scadenza dell'attività. Se la scadenza viene spostata, anche il promemoria viene spostato.
L'assistente assegna alla discussione un nome basato sulla prima domanda. La settimana successiva, il responsabile troverà la conversazione tramite il campo di ricerca, che esamina nomi e contenuti. Può anche usare un filtro che mostra solo le conversazioni in cui l'assistente ha apportato modifiche: ha creato un'attività, cambiato lo stato o impostato un promemoria.
Domande frequenti
Cosa succede se l'amministratore non ha configurato l'AI?
L'amministratore configura l'AI in Impostazioni → AI. Indica il fornitore (OpenAI, Gemini, Claude o Grok), la chiave API e il modello. Se la configurazione non è presente, l'Assistente non risponde e mostra il motivo per cui non è disponibile.
L'Assistente può vedere le attività degli altri?
No. L'Assistente può accedere solo alle attività e alle chat per cui hai i permessi. L'amministratore globale può accedere a tutto. Se perdi l'accesso a una fonte, l'Assistente la ignorerà alla tua prossima domanda.
L'Assistente può fare modifiche senza il mio consenso?
L'invio di un'e-mail richiede sempre la tua conferma e avviene tramite il tuo SMTP personale. Un promemoria viene creato solo dopo che fai clic su «Sì, esegui». Un'attività richiesta con «crea un'attività» viene creata solo dopo che fai clic su «Salva» nella finestra aperta «Aggiungi attività».
Quali file è in grado di leggere l'Assistente?
L'Assistente legge i contenuti dei formati TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS e PDF. Analizza le immagini visivamente, se il modello selezionato supporta le immagini. Non legge i vecchi file DOC né i PDF scansionati privi di testo, perché non dispone di OCR. L'Assistente legge fino a circa 50 KB di testo dagli allegati dei messaggi e fino a 300 000 caratteri dai file indicati come fonti di conoscenza (in blocchi di circa 24 000 caratteri); l'indice della base di conoscenza memorizza fino a 54 000 caratteri per file. Oltre queste soglie, l'Assistente vede solo l'inizio del documento.