¿Qué es el Asistente de IA en Task Manager?
El Asistente de IA de Task Manager no es un chat añadido al lado del programa. Puede ver tus tareas, chats, notas y archivos, los mismos con los que trabajas a diario. En lugar de explicarle el contexto desde cero, puedes escribir «resume la tarea Reclutamiento» o «qué se acordó en el chat Marketing». El asistente obtiene el contenido, los mensajes y los archivos adjuntos.
El Asistente se abre con el icono de vistas en la barra superior, junto a Calendario, Tablero y Notas. El mismo menú lo encuentras en la cabecera de cada una de esas ventanas. Estas ventanas ocupan el mismo espacio. Comparten el tema claro/oscuro y recuerdan la disposición.
También puedes hacer preguntas sin abrir la ventana. En el campo de respuesta de cada tarea, chat y en Correo hay un botón «Asistente de IA». Cambia todo el editor al modo de pregunta privada. El editor se vuelve morado y una barra encima indica que solo tú verás la pregunta. No llegará a los participantes. La respuesta aparece en el hilo con la etiqueta SOLO PARA TI.
El Asistente de IA funciona en ambas variantes de licencia. En la variante Pro accede además a la base de conocimiento de toda la empresa, descrita en la página «Conocimiento de la empresa».
¿Qué tiene delante el asistente?
Cada hilo de conversación tiene su propio conjunto de fuentes. Puedes seleccionar varias tareas, un chat, una nota, todo un Espacio de trabajo y el Calendario con las próximas fechas límite (7 días de forma predeterminada). La ventana de selección se navega igual que el módulo Archivos. Al hacer clic en una fila, seleccionas la fuente; la flecha › te lleva un nivel más adentro, y el buscador de la parte superior busca en todo a la vez.
Al seleccionar una tarea o un chat, también se incluyen los archivos que contienen: tanto los de los mensajes como los añadidos en el módulo Archivos. En el árbol aparecen como «Espacio de trabajo / nombre del hilo». Al seleccionar una carpeta de Documentos, el asistente obtiene los archivos y las notas de esa carpeta y sus subcarpetas. El asistente lee las notas largas por partes y obtiene por sí mismo las siguientes.
Debajo de la lista de fuentes hay una barra que muestra el uso. El límite es de 30 fuentes y 60 000 caracteres. Si seleccionas más, el asistente te dirá qué no ha tenido en cuenta. Primero se omiten los ámbitos generales; las tareas seleccionadas directamente se conservan. Solo ves aquello a lo que tienes acceso. Los permisos se comprueban al guardar las fuentes y de nuevo al crear el contexto de la respuesta. Correo está desactivado como fuente de forma predeterminada. El administrador lo activa en Ajustes → IA, y solo para tus propios buzones.
Si el asistente confirma que ha realizado una acción que en realidad no ha ejecutado, debajo de la respuesta aparece un bloque amarillo «Corrección». Indica lo que ha ocurrido realmente.
¿Qué ganas?
No tienes que pegar en la conversación el contenido de una tarea ni resumir lo acordado la semana pasada. Tampoco tienes que abrir cinco sitios para reunir material para una respuesta. Preguntas sobre el asunto en el que trabaja el equipo y obtienes una respuesta basada en la información registrada durante el trabajo.
Sabes qué fuentes ha usado el asistente y cuáles no ha podido incluir. Así te resulta más fácil valorar la respuesta, en lugar de adivinar si se basa en los datos de tu equipo.
Si el administrador ha activado Correo como fuente de conocimiento, puedes preguntar sobre la correspondencia con un cliente sin mostrar la pregunta a los participantes del hilo. La conversación con el asistente es privada. También puedes volver a tus hilos con el asistente sin preocuparte de que otra persona, ni siquiera el administrador, los lea.
Cómo funciona durante una semana de trabajo
El responsable recibe un correo de un nuevo cliente y no sabe a qué se dedica su empresa. Si el administrador le ha habilitado el permiso «Asistente de IA con acceso a Internet», escribe: «consulta example.com y dime a qué se dedica esta empresa». El asistente necesita conocer la dirección del sitio web, pero puede deducirla a partir del dominio de la dirección de correo electrónico.
Después, el responsable crea un hilo de conversación para ese cliente. Indica como fuentes de información la tarea del presupuesto, el chat comercial y una carpeta de Documentos. Pregunta por el estado del asunto y pide un documento de Word con un resumen. El modelo redacta el contenido y Task Manager genera el archivo y añade un botón «Descargar …». Por último, el responsable escribe: «recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite». La aplicación calcula cuándo debe enviar el recordatorio a partir de la fecha límite de la tarea. Si esta cambia, el recordatorio se ajusta también.
El asistente pone nombre al hilo a partir de la primera pregunta. Una semana después, el responsable encontrará la conversación con el campo de búsqueda, que revisa los nombres y el contenido. También puede usar un filtro para mostrar solo las conversaciones en las que el asistente haya realizado algún cambio: haya creado una tarea, cambiado su estado o configurado un recordatorio.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si el administrador no ha configurado la IA?
El administrador configura la IA en Ajustes → IA. Indica el proveedor (OpenAI, Gemini, Claude o Grok), la clave de API y el modelo. Si falta la configuración, el asistente no responderá y mostrará el motivo por el que no está disponible.
¿Puede el asistente ver las tareas de otras personas?
No. El asistente solo tiene acceso a las tareas y los chats para los que tú tienes permisos. El administrador global tiene acceso a todos. Si pierdes los permisos para una fuente, el asistente la omitirá la próxima vez que le hagas una pregunta.
¿Puede el asistente cambiar algo sin mi permiso?
El envío de correos siempre requiere tu confirmación y se realiza mediante tu SMTP personal. El recordatorio solo se crea cuando haces clic en «Sí, ejecutar». La tarea solicitada con «crear una tarea» solo se crea cuando haces clic en «Guardar» en la ventana abierta «Añadir tarea».
¿Qué tipos de archivo puede leer el asistente?
El asistente lee el contenido de archivos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS y PDF. Analiza imágenes visualmente si el modelo seleccionado admite imágenes. No lee archivos DOC antiguos ni archivos PDF escaneados sin capa de texto: no tiene OCR. El asistente puede leer hasta unos 50 KB de texto de un archivo adjunto de un mensaje y hasta 300 000 caracteres de un archivo indicado como fuente de conocimiento (en fragmentos de unos 24 000 caracteres); el índice de la base de conocimiento guarda hasta 54 000 caracteres de cada archivo. Si se superan estos límites, el asistente solo ve el principio del documento.