Mikä on Task Managerin AI-avustaja?
Task Managerin AI-avustaja ei ole ohjelman kylkeen liitetty keskustelubotti. Se näkee tehtäväsi, keskustelusi, muistiinpanosi ja tiedostosi - samat asiat, joiden parissa työskentelet päivittäin. Sen sijaan että selittäisit sille taustat alusta asti, kirjoitat ”tee yhteenveto Rekrytointi-tehtävästä” tai ”mitä Markkinointi-keskustelussa sovittiin”. Avustaja hakee tehtävän sisällön, viestit ja liitteet.
Avustajan avaat näkymien kuvakkeesta yläpalkista, Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vierestä. Sama valikko löytyy jokaisen näistä ikkunoista otsikosta. Nämä ikkunat vievät saman tilan. Niillä on yhteinen vaalea/tumma teema ja muistettu asettelu.
Voit myös esittää kysymyksiä avaamatta ikkunaa. Jokaisen tehtävän ja keskustelun vastauskentässä sekä Sähköpostissa on ”AI-avustaja”-painike. Se vaihtaa koko editorin yksityisen kysymyksen tilaan. Editori muuttuu violetiksi, ja sen yläpuolella oleva palkki kertoo, että vain sinä näet kysymyksen. Se ei näy muille osallistujille. Vastaus näkyy viestiketjussa tunnisteella VAIN SINULLE.
AI-avustaja toimii molemmissa lisenssivaihtoehdoissa. Pro-versiossa se hyödyntää lisäksi koko yrityksen tietopankkia, joka on kuvattu sivulla ”Yrityksen tietopankki”.
Mitä avustaja näkee?
Jokaisella keskusteluviestiketjulla on oma lähdejoukkonsa. Voit valita kerralla useita tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, koko työtilan ja kalenterin tulevine määräaikoineen (oletusarvoisesti 7 päivää). Valintaikkunassa voi selata kuten Tiedostot-moduulissa. Rivin napsauttaminen valitsee lähteen, nuoli › vie yhden tason syvemmälle, ja yläreunan haku etsii kaikkea kerralla.
Kun valitset tehtävän tai keskustelun, mukaan tulevat myös siihen lisätyt tiedostot: sekä viesteissä olevat että Tiedostot-moduuliin lisätyt. Puussa ne näkyvät muodossa ”Työtila / viestiketjun nimi”. Asiakirjoista valittu kansio antaa avustajalle kyseisen kansion ja alikansioiden tiedostot ja muistiinpanot. Avustaja lukee pitkän muistiinpanon osissa ja hakee itse lisää.
Lähdeluettelon alla näkyy käyttöaste. Budjetti on 30 lähdettä ja 60 000 merkkiä. Jos valitset tätä enemmän, avustaja kertoo, mitä se ei ottanut huomioon. Yleiset rajaukset jätetään ensin pois; suoraan valitut tehtävät säilyvät. Näet vain sisällön, johon sinulla on pääsy. Käyttöoikeudet tarkistetaan lähteitä tallennettaessa ja uudelleen vastausta varten kontekstia muodostettaessa. Sähköposti on lähteenä oletusarvoisesti poissa käytöstä. Ylläpitäjä ottaa sen käyttöön kohdassa Asetukset → Tekoäly, ja vain omille postilaatikoillesi.
Jos avustaja vahvistaa tehneensä jotain, mitä se ei todellisuudessa tehnyt, vastauksen alle ilmestyy keltainen ”Oikaisu”-lohko. Se kertoo, mitä todella tapahtui.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse liittää tehtävän sisältöä keskusteluun tai kerrata viime viikon sopimuksia. Sinun ei tarvitse avata viittä eri paikkaa kerätäksesi aineistoa yhtä vastausta varten. Kysyt tiimin käsittelemästä asiasta ja saat vastauksen työn yhteydessä tallennettujen tietojen perusteella.
Tiedät, mitä lähteitä avustaja käytti ja mitä se ei saanut mahtumaan mukaan. Vastauksen arviointi on helpompaa, eikä sinun tarvitse arvailla, perustuuko se tiimisi tietoihin.
Jos ylläpitäjä on ottanut sähköpostin käyttöön tietolähteenä, voit kysyä asiakkaan kanssa käydystä kirjeenvaihdosta näyttämättä kysymystä viestiketjun osallistujille. Keskustelu avustajan kanssa on siellä yksityinen. Voit myös palata omiin avustajaviestiketjuihisi huolehtimatta siitä, että joku muu - edes ylläpitäjä - lukisi ne.
Miltä tämä näyttää työviikon aikana
Esihenkilö saa sähköpostia uudelta asiakkaalta eikä tiedä, mitä yritys tekee. Jos ylläpitäjä on antanut hänelle oikeuden ”AI-avustaja internetyhteydellä”, hän kirjoittaa: ”Tarkista sivusto example.com ja kerro, mitä yritys tekee.” Avustajan on tiedettävä sivuston osoite, mutta se voi muodostaa sen sähköpostiosoitteen verkkotunnuksesta.
Sen jälkeen esihenkilö aloittaa keskusteluketjun tätä asiakasta varten. Hän valitsee tietolähteiksi tarjoustehtävän, myyntikeskustelun ja Tiedostot-kansion. Hän kysyy asian tilannetta ja pyytää Word-tiedostoa yhteenvedosta. Malli kirjoittaa sisällön, ja Task Manager luo tiedoston ja lisää ”Lataa …” -painikkeen. Lopuksi esihenkilö kirjoittaa: ”Muistuta minua tästä tehtävästä päivää ennen määräaikaa.” Sovellus laskee ajankohdan tehtävän määräajan perusteella. Jos määräaika siirtyy, myös muistutus siirtyy sen mukana.
Avustaja nimeää keskusteluketjun ensimmäisen kysymyksen perusteella. Viikon päästä esihenkilö löytää keskustelun hakukentällä, joka hakee nimistä ja sisällöstä. Hän voi käyttää myös suodatinta, joka näyttää vain keskustelut, joissa avustaja on tehnyt muutoksia: luonut tehtävän, muuttanut tilaa tai asettanut muistutuksen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tapahtuu, jos ylläpitäjä ei ole määrittänyt tekoälyä?
Ylläpitäjä määrittää tekoälyn kohdassa Asetukset → Tekoäly. Hän valitsee palveluntarjoajan (OpenAI, Gemini, Claude tai Grok), API-avaimen ja mallin. Jos määritykset puuttuvat, avustaja ei vastaa ja kertoo, miksi se ei ole käytettävissä.
Näkeekö avustaja muiden tehtävät?
Ei. Avustaja pääsee vain niihin tehtäviin ja keskusteluihin, joihin sinulla on käyttöoikeus. Globaalilla ylläpitäjällä on pääsy kaikkeen. Avustaja ohittaa lähteen, johon sinulla ei enää ole käyttöoikeutta, seuraavan kysymyksen yhteydessä.
Voiko avustaja muuttaa jotain ilman suostumustani?
Sähköpostin lähettäminen vaatii aina vahvistuksesi, ja viesti lähetetään henkilökohtaisen SMTP-palvelimesi kautta. Muistutus luodaan vasta, kun napsautat ”Kyllä, suorita”. Pyynnöstä ”luo tehtävä” tehtävä luodaan vasta, kun napsautat ”Tallenna” avoimessa ”Lisää tehtävä” -ikkunassa.
Mitä tiedostoja avustaja osaa lukea?
Avustaja lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX/XLS- ja PDF-tiedostojen sisältöä. Se analysoi kuvia visuaalisesti, jos valittu malli tukee kuvia. Se ei lue vanhoja DOC-tiedostoja eikä PDF-tiedostoja, jotka ovat skannauksia ilman tekstikerrosta - OCR-tukea ei ole. Viestin liitteenä olevan tiedoston tekstistä avustaja lukee noin 50 KB, tietolähteeksi valitusta tiedostosta enintään 300 000 merkkiä (noin 24 000 merkin jaksoissa), ja tietopohjan hakemisto tallentaa yhdestä tiedostosta enintään 54 000 merkkiä. Näiden rajojen ylittyessä avustaja näkee vain asiakirjan alun.