Mi az AI-asszisztens a Task Managerben?
A Task Manager AI-asszisztense nem a program mellé illesztett csevegőablak. Látja a feladataidat, csevegéseidet, jegyzeteidet és fájljaidat - ugyanazokat, amelyekkel nap mint nap dolgozol. Ahelyett, hogy elölről elmagyaráznád neki a helyzetet, azt írod: „foglald össze a Toborzás feladatot” vagy „miben állapodtak meg a Marketing csevegésben”. Az asszisztens betölti a tartalmat, az üzeneteket és a mellékleteket.
Az Asszisztenst a felső sávban található nézetikonnal nyitod meg, a Naptár, a Tábla és a Jegyzetek mellett. Ugyanezt a menüt megtalálod mindegyik ablak fejlécében is. Ezek az ablakok ugyanazt a helyet foglalják el. Közös a világos/sötét témájuk és a megjegyzett elrendezésük.
Ablak megnyitása nélkül is kérdezhetsz. Minden feladat, csevegés és a Levelezés válaszmezőjében van egy „AI-asszisztens” gomb. Ez privát kérdés módba kapcsolja a teljes szerkesztőt. A szerkesztő lilára vált, a fölötte megjelenő sáv pedig jelzi, hogy a kérdést csak te látod. Az üzenet nem jut el a résztvevőkhöz. A válasz a beszélgetésszálban jelenik meg, CSAK NEKED címkével.
Az AI-asszisztens mindkét licenctípusban működik. A Pro csomagban emellett a teljes vállalati tudásbázishoz is hozzáfér, amelyet a „Vállalati tudásbázis” oldal ismertet.
Mi van az asszisztens előtt?
Minden beszélgetésszálnak saját forráskészlete van. Egyszerre több feladatot, egy csevegést, egy jegyzetet, egy teljes munkaterületet és a közelgő határidőket tartalmazó naptárat is megadhatsz (alapértelmezés szerint 7 napra előre). A kiválasztóablakban ugyanúgy böngészhetsz, mint a Fájlok modulban. Egy sorra kattintva kiválasztod a forrást, a › nyíl egy szinttel mélyebbre visz, a felül található kereső pedig egyszerre mindent átkutat.
Ha megadsz egy feladatot vagy csevegést, az abba feltöltött fájlokat is figyelembe veszi: az üzenetekhez csatoltakat és a Fájlok modulban hozzáadottakat egyaránt. A fákat „Munkaterület / beszélgetésszál neve” formában látod. Ha a Dokumentumok egyik mappáját adod meg, az asszisztens hozzáfér a mappa és az almappák fájljaihoz és jegyzeteihez. A hosszú jegyzeteket az asszisztens részletekben olvassa, és maga tölti be a következő részeket.
A források listája alatt egy sáv mutatja a felhasznált keretet. A keret 30 forrás és 60 000 karakter. Ha ennél többet adsz meg, az asszisztens jelzi, mit hagyott figyelmen kívül. Először az általános tartományok maradnak ki; a konkrétan megadott feladatok megmaradnak. Csak azt látod, amihez hozzáférésed van. A jogosultságokat a források mentésekor, majd ismét a válasz kontextusának összeállításakor is ellenőrizzük. A Levelezés forrásként alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Az adminisztrátor a Beállítások → AI menüpontban kapcsolhatja be, és csak a saját postafiókjaidhoz.
Ha az asszisztens megerősít egy olyan műveletet, amelyet valójában nem hajtott végre, a válasz alatt megjelenik egy sárga „Helyesbítés” blokk. Ez megmutatja, mi történt ténylegesen.
Mit nyersz vele?
Nem kell bemásolnod a feladat tartalmát a beszélgetésbe, vagy összefoglalnod a múlt heti megállapodásokat. Nem kell öt helyet megnyitnod, hogy összegyűjtsd egyetlen válaszhoz az anyagokat. Kérdezz rá arra az ügyre, amelyen a csapat dolgozik, és a munka során rögzített információkon alapuló választ kapsz.
Látod, milyen forrásokat használt az asszisztens, és mi nem fért bele. Így könnyebben megítélheted a választ, nem kell találgatnod, hogy a csapatod adataira támaszkodik-e.
Ha az adminisztrátor bekapcsolta a Levelezést tudásforrásként, rákérdezhetsz az ügyféllel folytatott levelezésre anélkül, hogy a beszélgetés résztvevői látnák a kérdésedet. Az asszisztenssel folytatott beszélgetés itt privát. Az asszisztenssel folytatott saját beszélgetéseidhez is visszatérhetsz anélkül, hogy attól kellene tartanod, valaki más - akár egy adminisztrátor - elolvassa őket.
Hogyan néz ki mindez egy munkahét során
A vezető e-mailt kap egy új ügyféltől, de nem tudja, mivel foglalkozik a cég. Ha a rendszergazda engedélyezte számára az „AI-asszisztens internet-hozzáféréssel” jogosultságot, ezt írja: „nézd meg az example.com oldalt, és mondd meg, mivel foglalkozik ez a cég”. Az asszisztensnek ismernie kell a weboldal címét, de az e-mail-címben szereplő domainből is összeállíthatja.
Ezután a vezető beszélgetésszálat hoz létre az ügyfélnek. Tudásforrásként megadja az ajánlati feladatot, az értékesítési csevegést és a Dokumentumok egyik mappáját. Rákérdez az ügy állására, és Word-dokumentumot kér az összefoglalóval. A szöveget a modell írja meg, a Task Manager pedig létrehozza a fájlt, és hozzáad egy „Letöltés …” gombot. Végül a vezető ezt írja: „emlékeztess erre a feladatra a határidő előtti napon”. Az alkalmazás kiszámolja az időpontot a feladat határideje alapján. Ha módosul a határidő, az emlékeztető is vele együtt módosul.
Az asszisztens az első kérdés alapján nevet ad a beszélgetésszálnak. Egy hét múlva a vezető megtalálja a beszélgetést a keresőmezővel, amely a neveket és a tartalmat is átnézi. Olyan szűrőt is használhat, amely csak azokat a beszélgetéseket mutatja, amelyekben az asszisztens módosított valamit: feladatot hozott létre, módosította az állapotot vagy emlékeztetőt állított be.
Gyakori kérdések
Mi történik, ha az adminisztrátor nem állította be az AI-t?
Az adminisztrátor a Beállítások → AI menüpontban állítja be az AI-t. Megadja a szolgáltatót (OpenAI, Gemini, Claude vagy Grok), az API-kulcsot és a modellt. Ha hiányzik a beállítás, az asszisztens nem válaszol, és megmutatja az elérhetetlenség okát.
Látja az asszisztens mások feladatait?
Nem. Az asszisztens csak azokhoz a feladatokhoz és csevegésekhez fér hozzá, amelyekhez neked is van jogosultságod. A globális adminisztrátor mindenhez hozzáfér. Ha elveszíted a hozzáférést valamelyik forráshoz, az asszisztens a következő kérdésnél kihagyja azt.
Módosíthat valamit az asszisztens a beleegyezésem nélkül?
Az e-mail küldéséhez mindig meg kell erősítened a műveletet, és a küldés a személyes SMTP-kiszolgálódról történik. Az emlékeztető csak az „Igen, végrehajtom” gombra kattintás után jön létre. A „hozz létre egy feladatot” kérésre létrehozott feladat csak az „Új feladat hozzáadása” megnyitott ablakában a „Mentés” gombra kattintás után jön létre.
Milyen fájlokat tud elolvasni az asszisztens?
Az asszisztens a TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS és PDF formátumok tartalmát olvassa el. A képeket vizuálisan elemzi, ha a kiválasztott modell támogatja a képeket. A régebbi DOC-fájlokat és a szövegréteg nélküli, beszkennelt PDF-eket nem tudja elolvasni - nincs OCR. Az üzenet mellékletéből körülbelül 50 KB szöveget, tudásforrásként megadott fájlból legfeljebb 300 000 karaktert (körülbelül 24 000 karakteres részekben) olvas el, a tudásbázis indexe pedig fájlonként legfeljebb 54 000 karaktert jegyez meg. E határok fölött az asszisztens csak a dokumentum elejét látja.