Was ist der KI-Assistent in Task Manager?
Der KI-Assistent in Task Manager ist kein Chat, der einfach neben das Programm gesetzt wurde. Er sieht Ihre Aufgaben, Chats, Notizen und Dateien - dieselben, mit denen Sie täglich arbeiten. Statt ihm den Kontext von Grund auf zu erklären, schreiben Sie etwa „Fasse die Aufgabe Rekrutierung zusammen“ oder „Was wurde im Chat Marketing vereinbart?“. Der KI-Assistent ruft Inhalte, Nachrichten und Anhänge ab.
Den Assistenten öffnen Sie über das Symbol für Ansichten in der oberen Leiste, neben Kalender, Board und Notizen. Dasselbe Menü finden Sie in der Kopfzeile jedes dieser Fenster. Diese Fenster nehmen denselben Platz ein. Sie teilen das helle/dunkle Design und das gespeicherte Layout.
Sie können auch Fragen stellen, ohne das Fenster zu öffnen. Im Antwortfeld jeder Aufgabe, jedes Chats und in E-Mail gibt es die Schaltfläche „KI-Assistent“. Sie schaltet den gesamten Editor in den Modus für private Fragen. Der Editor färbt sich violett, und eine Leiste darüber weist darauf hin, dass nur Sie die Frage sehen. Sie wird nicht an die Teilnehmer weitergeleitet. Die Antwort erscheint im Thread mit dem Hinweis NUR FÜR SIE.
Der KI-Assistent funktioniert in beiden Lizenzvarianten. In der Pro-Variante greift er zusätzlich auf die auf der Seite „Unternehmenswissen“ beschriebene unternehmensweite Wissensdatenbank zu.
Was sieht der KI-Assistent?
Jeder Gesprächs-Thread hat einen eigenen Satz an Quellen. Sie können mehrere Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, einen ganzen Arbeitsbereich und einen Kalender mit bevorstehenden Terminen (standardmäßig 7 Tage) gleichzeitig auswählen. Das Auswahlfenster lässt sich wie das Modul Dateien durchsuchen. Ein Klick auf eine Zeile wählt die Quelle aus, der Pfeil › führt eine Ebene tiefer, und die Suche oben durchsucht alles gleichzeitig.
Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, werden auch die dort abgelegten Dateien berücksichtigt: sowohl Dateien aus Nachrichten als auch solche, die im Modul Dateien hinzugefügt wurden. Im Baum werden sie als „Arbeitsbereich / Thread-Name“ angezeigt. Wenn Sie einen Ordner aus Dokumente auswählen, erhält der KI-Assistent Zugriff auf die Dateien und Notizen in diesem Ordner und seinen Unterordnern. Lange Notizen liest der KI-Assistent in Abschnitten und ruft selbstständig weitere Teile ab.
Unter der Quellenliste sehen Sie eine Auslastungsanzeige. Das Budget beträgt 30 Quellen und 60.000 Zeichen. Wenn Sie mehr auswählen, teilt der KI-Assistent mit, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst werden allgemeine Bereiche weggelassen; direkt ausgewählte Aufgaben bleiben erhalten. Sie sehen nur Inhalte, auf die Sie Zugriff haben. Die Berechtigungen werden beim Speichern der Quellen und erneut beim Erstellen des Antwortkontexts geprüft. E-Mail ist standardmäßig als Quelle deaktiviert. Der Administrator kann sie unter Einstellungen → KI aktivieren - und zwar nur für Ihre eigenen Postfächer.
Wenn der KI-Assistent eine Aktion bestätigt, die er nicht ausgeführt hat, erscheint unter der Antwort ein gelber Kasten mit dem Hinweis „Korrektur“. Darin steht, was tatsächlich passiert ist.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen weder den Inhalt einer Aufgabe in den Chat kopieren noch die Vereinbarungen der letzten Woche zusammenfassen. Sie müssen nicht fünf verschiedene Bereiche öffnen, um Material für eine Antwort zusammenzutragen. Fragen Sie nach einem Thema, an dem das Team arbeitet, und erhalten Sie eine Antwort auf Basis der Informationen, die während der Arbeit gespeichert wurden.
Sie wissen, welche Quellen der KI-Assistent verwendet und welche nicht hineingepasst haben. So können Sie die Antwort leichter einschätzen, statt zu rätseln, ob sie sich auf die Daten Ihres Teams bezieht.
Wenn der Administrator E-Mail als Wissensquelle aktiviert hat, können Sie Fragen zur Korrespondenz mit einem Kunden stellen, ohne den anderen Teilnehmern des Threads Ihre Frage zu zeigen. Das Gespräch mit dem KI-Assistenten bleibt dort privat. Sie können auch zu Ihren KI-Assistenten-Threads zurückkehren, ohne befürchten zu müssen, dass jemand anderes sie liest - selbst der Administrator nicht.
Wie sieht das im Arbeitsalltag aus?
Ein Teamleiter erhält eine E-Mail von einem neuen Kunden und weiß nicht, was dieses Unternehmen macht. Wenn der Administrator die Berechtigung „KI-Assistent mit Internetzugriff“ aktiviert hat, schreibt er: „Prüfe die Website example.com und sage mir, was dieses Unternehmen macht.“ Der Assistent muss die Website-Adresse kennen, kann sie aber aus der Domain in der E-Mail-Adresse ableiten.
Anschließend legt der Teamleiter einen Gesprächs-Thread für diesen Kunden an. Als Wissensquellen gibt er die Angebotsaufgabe, den Vertriebs-Chat und einen Ordner in den Dokumenten an. Er fragt nach dem aktuellen Stand und bittet um ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung. Den Inhalt erstellt das Modell, Task Manager erstellt die Datei und fügt eine Schaltfläche „Herunterladen …“ hinzu. Zum Schluss schreibt der Teamleiter: „Erinnere mich einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum an diese Aufgabe.“ Die Anwendung berechnet den Zeitpunkt anhand des Fälligkeitsdatums der Aufgabe. Wird der Termin verschoben, verschiebt sich die Erinnerung entsprechend mit.
Der Assistent benennt den Thread anhand der ersten Frage. Eine Woche später findet der Teamleiter das Gespräch über das Suchfeld, das Namen und Inhalte durchsucht. Er kann auch einen Filter verwenden, der nur Gespräche anzeigt, in denen der Assistent etwas geändert hat: eine Aufgabe angelegt, den Status geändert oder eine Erinnerung eingestellt.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn der Administrator die KI nicht konfiguriert hat?
Der Administrator konfiguriert die KI unter Einstellungen → KI. Er gibt den Anbieter (OpenAI, Gemini, Claude oder Grok), den API-Schlüssel und das Modell an. Fehlt die Konfiguration, antwortet der KI-Assistent nicht und zeigt den Grund dafür an.
Kann der KI-Assistent die Aufgaben anderer sehen?
Nein. Der KI-Assistent hat nur Zugriff auf Aufgaben und Chats, für die Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Der globale Administrator hat Zugriff auf alles. Auf eine Quelle, für die Sie keine Berechtigung mehr haben, greift der KI-Assistent bei der nächsten Frage nicht mehr zu.
Kann der KI-Assistent ohne meine Zustimmung etwas ändern?
Der Versand einer E-Mail erfordert immer Ihre Bestätigung und erfolgt über Ihren persönlichen SMTP-Server. Eine Erinnerung wird erst erstellt, wenn Sie auf „Ja, ausführen“ klicken. Eine Aufgabe aus der Aufforderung „Aufgabe erstellen“ wird erst angelegt, wenn Sie im geöffneten Fenster „Aufgabe hinzufügen“ auf „Speichern“ klicken.
Welche Dateien kann der KI-Assistent lesen?
Der KI-Assistent liest Inhalte in den Formaten TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS und PDF. Bilder analysiert er visuell, wenn das ausgewählte Modell Bilder unterstützt. Ältere DOC-Dateien und PDFs, die Scans ohne Textebene sind, kann er nicht auslesen - OCR ist nicht verfügbar. Bei einem Nachrichtenanhang liest der KI-Assistent bis zu etwa 50 KB Text, bei einer als Wissensquelle angegebenen Datei bis zu 300.000 Zeichen (in Abschnitten von jeweils etwa 24.000 Zeichen). Der Wissensdatenbank-Index speichert aus einer Datei bis zu 54.000 Zeichen. Wird eine dieser Grenzen überschritten, sieht der KI-Assistent nur den Anfang des Dokuments.