Vad är AI-assistenten i Task Manager?
AI-assistenten i Task Manager är inte en chatt som lagts till vid sidan av programmet. Den ser dina uppgifter, chattar, anteckningar och filer - samma material som du arbetar med varje dag. I stället för att förklara sammanhanget från början kan du skriva ”sammanfatta uppgiften Rekrytering” eller ”vad bestämdes i chatten Marknadsföring”. Assistenten hämtar innehållet, meddelandena och bilagorna.
AI-assistenten öppnar du med vyikonen i den övre menyraden, bredvid Kalender, Tavla och Anteckningar. Samma meny hittar du i rubriken på vart och ett av dessa fönster. Dessa fönster tar samma plats. De delar tema (ljust/mörkt) och en sparad layout.
Du kan också ställa frågor utan att öppna ett fönster. I svarsfältet för varje uppgift och chatt, samt i E-post, finns knappen ”AI-assistent”. Den växlar hela redigeraren till läget för privata frågor. Redigeraren blir lila och ett fält ovanför visar att det bara är du som kan se frågan. Den skickas inte till deltagarna. Svaret visas i tråden med märkningen ENDAST FÖR DIG.
AI-assistenten fungerar i båda licensvarianterna. I Pro-varianten går den dessutom till hela företagets kunskapsbas, beskriven på sidan ”Företagets kunskapsbas”.
Vad har assistenten framför sig?
Varje konversationstråd har en egen uppsättning källor. Du kan välja flera uppgifter, en chatt, en anteckning, en hel arbetsyta och Kalender med kommande förfallodatum (7 dagar som standard). Du bläddrar i urvalsfönstret på samma sätt som i modulen Filer. Klicka på en rad för att välja en källa, pilen › går en nivå djupare och sökfältet högst upp söker igenom allt på en gång.
När du väljer en uppgift eller chatt ingår även filer som lagts till där: både filer från meddelanden och filer som lagts till i modulen Filer. I trädet visas de som ”Arbetsyta / trådens namn”. Om du väljer en mapp i Dokument får assistenten tillgång till filer och anteckningar i den mappen och dess undermappar. Assistenten läser långa anteckningar i delar och hämtar själv nästa del.
Under källistan finns en indikator som visar hur mycket utrymme som används. Gränsen är 30 källor och 60 000 tecken. Om du väljer fler berättar assistenten vad den inte tog med. Breda urval tas bort först; uppgifter som du har angett direkt blir kvar. Du ser bara det du har tillgång till. Behörigheter kontrolleras när källorna sparas och på nytt när sammanhanget för svaret byggs upp. E-post är inaktiverat som källa som standard. Administratören aktiverar det under Inställningar → AI, och bara för dina egna inkorgar.
Om assistenten bekräftar att den har utfört något som den inte gjorde visas ett gult fält med rubriken ”Rättelse” under svaret. Där står vad som faktiskt hände.
Vad vinner du?
Du behöver inte klistra in uppgiftens innehåll i chatten eller sammanfatta vad ni kom överens om förra veckan. Du behöver inte öppna fem olika ställen för att samla material till ett enda svar. Fråga om det som teamet arbetar med och få ett svar baserat på den information som sparats i arbetet.
Du ser vilka källor assistenten använde och vad som inte fick plats. Det blir lättare att bedöma svaret i stället för att gissa om det bygger på teamets information.
Om administratören har aktiverat E-post som kunskapskälla kan du fråga om korrespondensen med en kund utan att visa frågan för trådens deltagare. Konversationen med assistenten är privat. Du kan också gå tillbaka till dina assistenttrådar utan att oroa dig för att någon annan ska läsa dem, inte ens administratören.
Så här kan det se ut under en arbetsvecka
Chefen får ett mejl från en ny kund och vet inte vad företaget arbetar med. Om administratören har gett hen behörigheten ”AI-assistent med internetåtkomst” skriver hen: ”kolla example.com och berätta vad företaget arbetar med”. Assistenten behöver känna till webbadressen, men kan skapa den utifrån domänen i e-postadressen.
Sedan skapar chefen en tråd för den här kunden. Hen anger offertuppgiften, säljchatten och en mapp i Filer som kunskapskällor. Hen frågar hur ärendet ligger till och ber om ett Word-dokument med en sammanfattning. Modellen skriver innehållet och Task Manager skapar filen och lägger till knappen ”Ladda ner …”. Till sist skriver chefen: ”påminn mig om den här uppgiften dagen före förfallodatumet”. Appen räknar ut tidpunkten utifrån uppgiftens förfallodatum. Om förfallodatumet flyttas flyttas påminnelsen också.
Assistenten namnger tråden utifrån den första frågan. Om en vecka hittar chefen konversationen via sökfältet, som söker igenom både namn och innehåll. Hen kan också använda ett filter som bara visar konversationer där assistenten har gjort en ändring: skapat en uppgift, ändrat status eller ställt in en påminnelse.
Vanliga frågor
Vad händer om administratören inte har konfigurerat AI?
Administratören konfigurerar AI under Inställningar → AI. Hen anger leverantör (OpenAI, Gemini, Claude eller Grok), API-nyckel och modell. Om konfigurationen saknas svarar assistenten inte och visar varför den inte är tillgänglig.
Kan assistenten se andras uppgifter?
Nej. Assistenten har bara tillgång till uppgifter och chattar som du har behörighet till. En global administratör har tillgång till allt. Om du förlorar behörigheten till en källa hoppar assistenten över den nästa gång du ställer en fråga.
Kan assistenten ändra något utan mitt godkännande?
E-post skickas alltid först efter att du har bekräftat och via din personliga SMTP. En påminnelse skapas först när du klickar på ”Ja, utför”. En uppgift som du ber assistenten att ”skapa” skapas först när du klickar på ”Spara” i det öppna fönstret ”Lägg till uppgift”.
Vilka filer kan assistenten läsa?
Assistenten kan läsa innehåll i formaten TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS och PDF. Den analyserar bilder visuellt om den valda modellen har stöd för bilder. Den kan inte läsa äldre DOC-filer eller skannade PDF-filer utan textlager - den har ingen OCR. En bilaga i ett meddelande läses upp till cirka 50 KB text, en fil som anges som kunskapskälla upp till 300 000 tecken (i delar om cirka 24 000 tecken), och kunskapsbasens index sparar upp till 54 000 tecken från en fil. Överskrids de här gränserna ser assistenten bara början av dokumentet.