O que é o Assistente de IA no Task Manager?
O Assistente de IA no Task Manager não é um chat acrescentado à interface do programa. Tem acesso às suas tarefas, chats, notas e ficheiros - os mesmos com que trabalha todos os dias. Em vez de lhe explicar o contexto desde o início, escreva «resume a tarefa Recrutamento» ou «o que ficou combinado no chat Marketing». O Assistente obtém o conteúdo, as mensagens e os anexos.
Abre o Assistente através do ícone das vistas na barra superior, junto ao Calendário, ao Quadro e às Notas. O mesmo menu encontra-se no cabeçalho de cada uma dessas janelas. Estas janelas ocupam o mesmo espaço. Partilham o mesmo tema claro/escuro e a disposição guardada.
Também pode fazer perguntas sem abrir a janela. No campo de resposta de cada tarefa, chat e na secção Correio, existe um botão «Assistente de IA». Muda todo o editor para o modo de pergunta privada. O editor fica roxo e a barra por cima informa que só você verá a pergunta. Os participantes não a recebem. A resposta aparece no tópico com a etiqueta SÓ PARA SI.
O Assistente de IA funciona nas duas versões da licença. Na versão Pro, recorre ainda à base de conhecimento de toda a empresa, descrita na página "Conhecimento da empresa".
O que vê o Assistente?
Cada conversa tem o seu próprio conjunto de fontes. Pode indicar várias tarefas, um chat, uma nota, todo o workspace e o calendário com os próximos prazos (7 dias por predefinição). A janela de seleção funciona como o módulo Ficheiros. Clique numa linha para selecionar uma fonte, use a seta › para avançar um nível e pesquise tudo ao mesmo tempo através do campo de pesquisa na parte superior.
Ao indicar uma tarefa ou um chat, também inclui os ficheiros aí carregados: tanto os das mensagens como os adicionados no módulo Ficheiros. Na árvore, são apresentados como «Workspace / nome do tópico». Ao indicar uma pasta de Documentos, o Assistente tem acesso aos ficheiros e às notas dessa pasta e das respetivas subpastas. O Assistente lê as notas longas por partes e obtém as seguintes automaticamente.
Por baixo da lista de fontes, aparece uma barra de utilização. O limite é de 30 fontes e 60 000 caracteres. Se indicar mais, o Assistente informa-o do que não teve em conta. Os âmbitos gerais são excluídos primeiro; as tarefas indicadas diretamente são mantidas. Só vê o que está autorizado a consultar. As autorizações são verificadas ao guardar as fontes e novamente ao criar o contexto da resposta. Por predefinição, o Correio está desativado como fonte. O administrador pode ativá-lo em Definições → IA, apenas para as suas próprias caixas de correio.
Se o Assistente confirmar uma ação que não executou, aparece por baixo da resposta um bloco amarelo «Retificação». Este mostra o que aconteceu realmente.
O que ganha?
Não precisa de copiar o conteúdo de uma tarefa para a conversa nem de resumir decisões da semana passada. Não precisa de abrir cinco sítios para reunir informação para uma única resposta. Pergunte sobre o assunto em que a equipa está a trabalhar e receba uma resposta baseada nas informações registadas durante o trabalho.
Sabe que fontes o Assistente utilizou e que informação não coube. Assim, é mais fácil avaliar a resposta, em vez de tentar adivinhar se tem em conta os dados da sua equipa.
Se o administrador tiver ativado o Correio como fonte de conhecimento, pode fazer perguntas sobre a correspondência com um cliente sem mostrar a pergunta aos participantes da conversa. A conversa com o Assistente é privada. Também pode voltar às suas conversas com o Assistente sem receio de que outra pessoa as leia, nem mesmo o administrador.
Como funciona durante uma semana de trabalho
Um gestor recebe um e-mail de um novo cliente e não sabe em que área a empresa atua. Se o administrador lhe tiver concedido a permissão «Assistente de IA com acesso à Internet», escreve: «consulta o site example.com e diz-me em que área esta empresa atua». O Assistente precisa de conhecer o endereço do site, mas pode construí-lo a partir do domínio no endereço de e-mail.
Depois, o gestor cria um tópico de conversa para esse cliente. Indica como fontes de conhecimento uma tarefa de proposta, um chat comercial e uma pasta de Documentos. Pergunta em que ponto está o processo e pede um documento Word com um resumo. O modelo redige o conteúdo e o Task Manager cria o ficheiro e adiciona o botão «Transferir …». Por fim, o gestor escreve: «lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo». A aplicação calcula o momento com base no prazo da tarefa. Se o prazo mudar, o lembrete é ajustado em conformidade.
O assistente dá um nome à conversa com base na primeira pergunta. Uma semana depois, o responsável encontra a conversa através do campo de pesquisa, que pesquisa os nomes e o conteúdo. Também pode usar um filtro que mostra apenas as conversas em que o assistente fez alguma alteração: criou uma tarefa, alterou o estado ou definiu um lembrete.
Perguntas mais frequentes
O que acontece se o administrador não tiver configurado a IA?
O administrador configura a IA em Definições → IA. Indica o fornecedor (OpenAI, Gemini, Claude ou Grok), a chave API e o modelo. Se a configuração estiver em falta, o Assistente não responde e indica o motivo da indisponibilidade.
O Assistente consegue ver tarefas de outras pessoas?
Não. O Assistente só tem acesso às tarefas e aos chats para os quais tem autorização. O administrador global tem acesso a tudo. Se perder autorização para uma fonte, o Assistente deixa de a usar a partir da pergunta seguinte.
O Assistente pode alterar alguma coisa sem a minha autorização?
O envio de e-mails requer sempre a sua confirmação e é feito através do seu SMTP pessoal. O lembrete só é criado depois de clicar em «Sim, executar». A tarefa solicitada com «cria uma tarefa» só é criada depois de clicar em «Guardar» na janela aberta «Adicionar tarefa».
Que tipos de ficheiros consegue ler o Assistente?
O Assistente lê o conteúdo de ficheiros TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS e PDF. Analisa imagens visualmente se o modelo selecionado for compatível com imagens. Não lê ficheiros DOC antigos nem PDFs digitalizados sem camada de texto - não tem OCR. O Assistente lê até cerca de 50 KB de texto de um anexo de mensagem, até 300 000 caracteres de um ficheiro indicado como fonte de conhecimento (em partes de cerca de 24 000 caracteres) e o índice da base de conhecimentos guarda até 54 000 caracteres de cada ficheiro. Acima destes limites, o Assistente só vê o início do documento.