Qu'est-ce que l'Assistant IA dans Task Manager ?
L’Assistant IA de Task Manager n’est pas un simple chatbot ajouté à côté du programme. Il voit vos tâches, vos discussions, vos notes et vos fichiers - les mêmes que ceux avec lesquels vous travaillez au quotidien. Au lieu de lui expliquer le contexte depuis le début, vous pouvez écrire « résume la tâche Recrutement » ou « qu’a-t-on décidé dans la discussion Marketing ». L’Assistant IA récupère le contenu, les messages et les pièces jointes.
Vous ouvrez l’Assistant avec l’icône des vues dans la barre supérieure, à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes. Le même menu se trouve dans l’en-tête de chacune de ces fenêtres. Ces fenêtres occupent le même espace. Elles partagent le thème clair/sombre et la disposition mémorisée.
Vous pouvez aussi poser vos questions sans ouvrir de fenêtre. Dans le champ de réponse de chaque tâche, discussion et de la Messagerie, vous trouverez un bouton « Assistant IA ». Il fait passer l’éditeur entier en mode question privée. L’éditeur devient violet et une barre au-dessus indique que vous seul verrez la question. Elle ne sera pas transmise aux participants. La réponse apparaît dans le fil de discussion avec le badge VISIBLE PAR VOUS SEUL.
L'Assistant IA fonctionne dans les deux versions de licence. Dans la version Pro, il puise en plus dans la base de connaissances de toute l'entreprise, décrite sur la page « Base de connaissances interne ».
Que voit l’Assistant IA ?
Chaque fil de discussion possède son propre ensemble de sources. Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches, une discussion, une note, tout un espace de travail et le calendrier avec les échéances à venir (7 jours par défaut). La fenêtre de sélection se parcourt comme le module Fichiers. Cliquez sur une ligne pour sélectionner une source, la flèche › permet d’accéder au niveau inférieur et la recherche en haut permet de chercher dans toutes les sources à la fois.
Sélectionner une tâche ou une discussion inclut aussi les fichiers qui y ont été ajoutés : ceux des messages comme ceux ajoutés dans le module Fichiers. Dans l’arborescence, ils apparaissent sous la forme « Espace de travail / nom du fil de discussion ». Sélectionner un dossier dans Documents donne à l’Assistant IA accès aux fichiers et aux notes de ce dossier et de ses sous-dossiers. Il lit les longues notes par blocs et récupère lui-même les suivants.
Une barre d’utilisation apparaît sous la liste des sources. Le budget est de 30 sources et 60 000 caractères. Si vous en sélectionnez davantage, l’Assistant IA vous indique ce qu’il n’a pas pris en compte. Les sources générales sont écartées en premier ; les tâches sélectionnées directement sont conservées. Vous ne voyez que les éléments auxquels vous avez accès. Les autorisations sont vérifiées lors de l’enregistrement des sources, puis à nouveau lors de la création du contexte de la réponse. La Messagerie est désactivée par défaut comme source. L’administrateur peut l’activer dans Paramètres → IA, uniquement pour vos propres boîtes mail.
Si l’Assistant IA confirme une action qu’il n’a pas effectuée, un bloc jaune « Rectification » apparaît sous la réponse. Il indique ce qui s’est réellement passé.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de copier le contenu d’une tâche dans la conversation ni de résumer les décisions prises la semaine dernière. Vous n’avez pas à ouvrir cinq endroits pour réunir les informations nécessaires à une seule réponse. Vous posez une question sur le sujet traité par l’équipe et obtenez une réponse fondée sur les informations enregistrées pendant le travail.
Vous savez quelles sources l’Assistant IA a utilisées et quelles informations il n’a pas pu intégrer. Vous pouvez ainsi évaluer sa réponse plus facilement, au lieu de devoir deviner si elle s’appuie sur les données de votre équipe.
Si l’administrateur a activé la Messagerie comme source de connaissances, vous pouvez poser des questions sur vos échanges avec un client sans que les participants au fil de discussion voient votre question. Votre conversation avec l’Assistant IA y reste privée. Vous pouvez aussi retrouver vos fils de discussion avec l’Assistant IA sans craindre que quelqu’un d’autre les lise, même l’administrateur.
À quoi cela ressemble au cours d’une semaine de travail
Le responsable reçoit un e-mail d’un nouveau client et ne sait pas ce que fait cette entreprise. Si l’administrateur lui a accordé l’autorisation « Assistant IA avec accès à Internet », il écrit : « consulte le site example.com et dis-moi ce que fait cette entreprise ». L’assistant doit connaître l’adresse du site, mais peut la déduire du domaine figurant dans l’adresse e-mail.
Ensuite, le responsable ouvre un fil de discussion pour ce client. Il indique comme sources d’information la tâche liée à l’offre, la discussion commerciale et un dossier de Documents. Il demande où en est le dossier et sollicite un document Word récapitulatif. Le modèle rédige le contenu, puis Task Manager crée le fichier et ajoute un bouton « Télécharger… ». Enfin, le responsable écrit : « rappelle-moi cette tâche la veille de l’échéance ». L’application calcule le moment du rappel à partir de l’échéance de la tâche. Si celle-ci est décalée, le rappel l’est aussi.
L’assistant nomme le fil de discussion en fonction de la première question. Une semaine plus tard, le responsable retrouve la conversation grâce au champ de recherche, qui explore les noms et le contenu. Il peut également utiliser un filtre pour afficher uniquement les conversations dans lesquelles l’assistant a effectué une action : créé une tâche, changé son statut ou programmé un rappel.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si l’administrateur n’a pas configuré l’IA ?
L’administrateur configure l’IA dans Paramètres → IA. Il indique le fournisseur (OpenAI, Gemini, Claude ou Grok), la clé API et le modèle. Si la configuration est incomplète, l’Assistant IA ne répond pas et indique pourquoi il n’est pas disponible.
L’Assistant IA peut-il voir les tâches des autres ?
Non. L’Assistant IA n’a accès qu’aux tâches et aux discussions pour lesquelles vous disposez des autorisations nécessaires. L’administrateur global a accès à tout. Si vous perdez l’accès à une source, l’Assistant IA l’ignore dès votre prochaine question.
L’Assistant IA peut-il modifier quelque chose sans mon accord ?
L’envoi d’un e-mail nécessite toujours votre confirmation et s’effectue via votre SMTP personnel. Un rappel n’est créé qu’après avoir cliqué sur « Oui, exécuter ». Une tâche demandée par « crée une tâche » n’est créée qu’après avoir cliqué sur « Enregistrer » dans la fenêtre « Ajouter une tâche » ouverte.
Quels fichiers l’Assistant IA peut-il lire ?
L’Assistant IA lit le contenu des formats TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS et PDF. Il analyse les images visuellement si le modèle sélectionné prend en charge les images. Il ne lit pas les anciens fichiers DOC ni les PDF numérisés sans couche de texte - il n’y a pas d’OCR. Pour une pièce jointe à un message, l’Assistant IA lit jusqu’à environ 50 Ko de texte ; pour un fichier indiqué comme source de connaissances, jusqu’à 300 000 caractères (par blocs d’environ 24 000 caractères). L’index de la base de connaissances mémorise jusqu’à 54 000 caractères par fichier. Au-delà de ces limites, l’Assistant IA ne voit que le début du document.