Co je podmínka AI v automatizacích?
Některá oznámení je těžké rozpoznat podle klíčových slov. „Reklamace“ nemusí vždy obsahovat slovo „reklamace“, faktura může být pojmenovaná skan_0043.pdf a kontaktní formulář i newsletter mohou přijít ze stejné adresy. Podmínka AI v Automatizacích Task Manageru umožňuje běžným jazykem popsat, co se má ověřit. Model odpoví „ano“ nebo „ne“.
Automatizace má tři části: KDYŽ se něco stane, POKUD jsou splněny podmínky, PROVEĎ akce. Funguje přímo v aplikaci, bez Zapieru a Make. „AI vyhodnotí (vlastní podmínka)“ je jedna z dostupných podmínek vedle priority, stavu, odesílatele nebo fráze v předmětu. Nemusíte ji používat.
AI vidí odesílatele, předmět, autora, část obsahu, název události a názvy příloh. Do obsahu souborů se nedívá. Když si není jistá, odpoví „ne“.
Kde se tato podmínka v pravidle nachází?
Podmínka AI se vyhodnocuje jako poslední bez ohledu na to, kam ji umístíte. Nejdříve se uplatní filtry, například přítomnost přílohy, odesílatel nebo slovo v předmětu. Teprve události, které jimi projdou, se předají modelu. Každý dotaz něco stojí, proto správce nastavuje denní limit dotazů AI z automatizací. Výchozí hodnota je 200; hodnotou 0 limit vypnete. Po jeho vyčerpání se pravidla s AI daný den přeskočí. Informace se zaznamená do historie a počítadlo se o půlnoci vynuluje.
Druhým prvkem AI je akce „Napiš zprávu pomocí AI“. Každý z těchto dvou prvků může využívat vlastní zdroj znalostí: poznámku, složku v module Soubory, chat, úkol, pracovní prostor nebo schránku. Můžete tak vyhodnotit oznámení podle obchodních podmínek a odpovědět na základě ceníku. Materiály se modelu předávají při každé události. Limit je přibližně 12 tisíc znaků, zatímco u AI asistenta je to 60 tisíc. Zdroje, které se nevejdou, se vynechají celé. Je proto lepší vybrat konkrétní složku než celý pracovní prostor. Když přidáte znalosti, AI má výslovně uvést, pokud odpověď ve zdrojích nenajde.
Pravidlo můžete také popsat AI asistentovi, například: „odpovídej na otázky o ceníku na základě složky Ceníky“. Asistent připraví návrh a popíše, jak bude fungovat. Návrh zůstane neuložený a vypnutý, dokud ho sami neuložíte.
Co získáte?
Nemusíte číst každou zprávu, abyste odlišili požadavek od nabídky nebo faktury. Můžete se věnovat záležitostem, které vyžadují vaše rozhodnutí, místo abyste ručně třídili stížnosti a dokumenty. Když si systém není jistý, raději neudělá nic, než aby jednal chybně.
Nemusíte také převádět vlastní úsudek na seznam klíčových slov. Takový seznam je potřeba upravovat, když zákazníci začnou popisovat stejné věci jinak. Místo toho určíte, co chcete rozpoznávat.
Když něco nefunguje, nezůstanete bez informací. Nemusíte si zpětně vybavovat, co se stalo, abyste se rozhodli, jestli pravidlo upravit.
Příklad použití: servisní schránka
Do jedné schránky přicházejí reklamace, poptávky, faktury od dodavatelů i newslettery. Každé ráno někdo prochází zprávy a hledá ty, které vyžadují reakci.
První pravidlo: KDYŽ přijde nový e-mail, POKUD AI rozpozná stížnost nebo hlášení problému, PROVEĎ - vytvoř úkol s vysokou prioritou a termínem na zítřek a odešli upozornění. Hotové pravidlo „Reklamace → naléhavý úkol (AI)“ najdete pod „+“. Vyberete v něm pracovní prostor, zkontrolujete neuložený návrh a kliknete na „Uložit“.
Druhé pravidlo: KDYŽ přijde nový e-mail, POKUD obsahuje přílohu a AI ji vyhodnotí jako fakturu, PROVEĎ - ulož přílohy do Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. I toto pravidlo je připravené: „Faktura z e-mailu → složka (AI)“. Chybějící složky se vytvoří automaticky.
Než pravidlo zapnete, použijte tlačítko „Testovat“. Systém vezme poslední události odpovídající spouštěči a ukáže, co by se stalo. Nic neprovede ani neodešle.
Nejčastější dotazy
Musí podmínka využívat AI?
Ne. V Automatizacích Task Manageru jsou k dispozici také filtry podle priority, stavu, pracovního prostoru, odesílatele, fráze v předmětu nebo zprávě, názvu souboru a podmínka „po termínu o N hodin“. „AI vyhodnotí (vlastní podmínka)“ se hodí tam, kde pevné pravidlo nestačí.
Uvidím, jak automatizace rozhodla?
Ano. Tlačítko Historie zobrazuje události, které aktivovaly spouštěč: provedené spolu se seznamem kroků, přeskočené včetně podmínky, která je zastavila, a chyby se zprávou serveru. Záznamy se uchovávají 30 dní.
Může pravidlo sáhnout do cizí pošty?
Ne. Automatizace reaguje výhradně na schránky svého autora a funguje s jeho oprávněními. Nenapíše do cizího úkolu ani nezaloží úkol v pracovním prostoru, ke kterému autor nemá přístup. Ani správce nevytvoří pravidlo nad cizí poštou.
Co se stane, když pravidlo začne selhávat?
Po třech chybách za sebou se pravidlo samo pozastaví a autor dostane oznámení a e-mail. Překročení limitu spuštění za hodinu také pravidlo pozastaví; autor dostane oznámení a e-mail.