Cos'è la condizione AI nelle automazioni?
Alcune segnalazioni sono difficili da riconoscere tramite parole chiave. Un «reclamo» non contiene sempre la parola «reclamo», una fattura può chiamarsi skan_0043.pdf e il modulo di contatto e la newsletter possono arrivare dallo stesso indirizzo. La condizione AI nelle automazioni di Task Manager ti permette di descrivere in linguaggio naturale cosa verificare. Il modello risponde «sì» o «no».
Un'automazione ha tre parti: QUANDO succede qualcosa, SE le condizioni sono soddisfatte, ESEGUI le azioni. Funziona all'interno dell'applicazione, senza Zapier o Make. «L'AI valuta (condizione personalizzata)» è una delle condizioni disponibili, insieme a priorità, stato, mittente o parola nell'oggetto. Non sei obbligato a usarla.
L'AI vede il mittente, l'oggetto, l'autore, un estratto del contenuto, il titolo dell'evento e i nomi degli allegati. Non esamina il contenuto dei file. In caso di dubbio, risponde «no».
Dove si trova questa condizione nella regola?
La condizione AI viene verificata per ultima, indipendentemente da dove la imposti. Prima vengono applicati i filtri, come la presenza di un allegato, il mittente o una parola nell'oggetto. Solo gli eventi che li superano vengono inviati al modello. Ogni richiesta ha un costo, perciò l'amministratore imposta un limite giornaliero di richieste AI per le automazioni. Il valore predefinito è 200; il valore 0 disattiva il limite. Quando il limite viene raggiunto, le Regole con AI vengono ignorate per il resto della giornata. L'informazione viene registrata nella cronologia e il contatore si azzera a mezzanotte.
Il secondo elemento AI è l'azione «Scrivi un messaggio con l'AI». Ognuno dei due elementi può usare una propria base di conoscenza: una nota, una cartella di File, una chat, un'attività, uno Spazio di lavoro oppure una casella. Puoi quindi valutare una segnalazione in base al regolamento e rispondere in base al listino. Il materiale viene inviato al modello a ogni evento. Il limite è di circa 12 mila caratteri, mentre nell'Assistente è di 60 mila. Le fonti che superano il limite vengono ignorate per intero. È quindi meglio indicare una cartella specifica invece di un intero Spazio di lavoro. Quando aggiungi fonti di conoscenza, l'AI deve dire chiaramente se non trova la risposta nelle fonti.
Puoi anche descrivere una Regola all'Assistente, per esempio: «rispondi alle domande sul listino usando la cartella Listini». L'Assistente preparerà una bozza e spiegherà come funzionerà. La bozza non viene salvata né attivata finché non la salvi tu.
Cosa ci guadagni?
Non devi leggere ogni messaggio per distinguere una segnalazione da un'offerta o da una fattura. Ti occupi delle questioni che richiedono una tua decisione, invece di smistare manualmente reclami e documenti. Se la valutazione è incerta, l'automazione preferisce non fare nulla piuttosto che agire in modo errato.
Non devi nemmeno trasformare la tua valutazione in un elenco di parole chiave. Un elenco del genere va aggiornato quando i clienti iniziano a descrivere le stesse questioni in modo diverso. Invece, definisci cosa vuoi riconoscere.
Se qualcosa non funziona, non resti senza informazioni. Non devi ricostruire a memoria cosa è successo per decidere se correggere la regola.
Caso d'uso: casella del servizio clienti
Nella stessa casella arrivano reclami, richieste di preventivo, fatture dei fornitori e newsletter. Ogni mattina qualcuno passa in rassegna i messaggi per trovare quelli a cui è necessario rispondere.
Prima Regola: QUANDO arriva una nuova e-mail, SE l'AI riconosce un reclamo o una segnalazione di un problema, ESEGUI - crea un'attività con priorità alta e scadenza per domani, quindi invia una notifica. Trovi la Regola pronta «Reclamo → attività urgente (AI)» sotto «+». Ti basta indicare lo Spazio di lavoro, controllare la bozza non salvata e fare clic su «Salva».
Seconda Regola: QUANDO arriva una nuova e-mail, SE contiene un allegato e l'AI lo riconosce come fattura, ESEGUI - salva gli allegati in Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. Anche questa è già pronta: «Fattura dall'e-mail → cartella (AI)». Le cartelle mancanti vengono create automaticamente.
Prima di attivare la Regola, usa il pulsante «Testa». Il motore prende gli ultimi eventi che corrispondono al trigger e mostra cosa succederebbe. Non esegue né invia nulla.
Domande frequenti
La condizione deve usare l'AI?
No. Nelle automazioni di Task Manager sono disponibili anche filtri per priorità, stato, Spazio di lavoro, mittente, parola nell'oggetto o nel messaggio, nome del file e la condizione «in ritardo di N ore». «L'AI valuta (condizione personalizzata)» è utile quando una regola rigida non basta.
Posso vedere come ha deciso l'automazione?
Sì. Il pulsante Cronologia mostra gli eventi che hanno attivato la regola: quelli eseguiti, insieme all'elenco dei passaggi; quelli ignorati, insieme alla condizione che li ha bloccati; e gli errori, con il messaggio del server. Le voci vengono conservate per 30 giorni.
Una regola può accedere alla casella di posta di un'altra persona?
No. L'automazione reagisce solo alle caselle di posta del suo autore e opera con le sue autorizzazioni. Non scriverà in un'attività di un'altra persona né creerà un'attività in uno Spazio di lavoro a cui l'autore non ha accesso. Neanche un amministratore può creare una regola sulla casella di posta di un'altra persona.
Cosa succede se una regola inizia a non funzionare?
Dopo tre errori consecutivi, la regola si sospende automaticamente e l'autore riceve una notifica e un'e-mail. Anche il superamento del limite di esecuzioni orarie sospende la regola; l'autore riceve una notifica e un'e-mail.