Was ist eine KI-Bedingung in Automatisierungen?
Manche Anfragen lassen sich anhand von Schlüsselwörtern nur schwer erkennen. Eine „Reklamation“ enthält nicht immer das Wort „Reklamation“, eine Rechnung kann skan_0043.pdf heißen, und Kontaktformular und Newsletter kommen von derselben Adresse. Mit der KI-Bedingung in den Automatisierungen von Task Manager können Sie in natürlicher Sprache beschreiben, was geprüft werden soll. Das Modell antwortet mit „Ja“ oder „Nein“.
Eine Automatisierung besteht aus drei Teilen: WENN etwas passiert, WENN die Bedingungen erfüllt sind, DANN führe Aktionen aus. Sie läuft direkt in der Anwendung - ohne Zapier und Make. „KI beurteilt (eigene Bedingung)“ ist eine der verfügbaren Bedingungen, neben Priorität, Status, Absender oder einem Begriff im Betreff. Sie müssen sie nicht verwenden.
Die KI sieht Absender, Betreff, Verfasser, einen Ausschnitt des Inhalts, den Titel des Ereignisses und die Namen der Anhänge. Sie sieht nicht in die Dateien hinein. Wenn sie sich nicht sicher ist, antwortet sie mit „Nein“.
Wo kommt diese Bedingung in der Automatisierungsregel zum Einsatz?
Die KI-Bedingung wird zuletzt geprüft, unabhängig davon, an welcher Stelle Sie sie einrichten. Zuerst greifen Filter wie das Vorhandensein eines Anhangs, der Absender oder ein Wort im Betreff. Erst Ereignisse, die diese Filter passieren, werden an das Modell übergeben. Jede Anfrage verursacht Kosten. Deshalb legt der Administrator ein tägliches Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen fest. Standardmäßig beträgt es 200; mit dem Wert 0 wird das Limit aufgehoben. Ist das Limit erreicht, werden Automatisierungsregeln mit KI an diesem Tag übersprungen. Der Hinweis wird im Verlauf gespeichert, und der Zähler wird um Mitternacht zurückgesetzt.
Das zweite KI-Element ist die Aktion „Nachricht mit KI schreiben“. Jedes dieser beiden Elemente kann einen eigenen Wissensbestand nutzen: eine Notiz, einen Dateien-Ordner, einen Chat, eine Aufgabe, einen Arbeitsbereich oder ein Team-Postfach. So können Sie eine Anfrage anhand der Geschäftsbedingungen bewerten und die Antwort auf Basis der Preisliste verfassen. Das Material wird bei jedem Ereignis an das Modell übergeben. Das Limit liegt bei etwa 12.000 Zeichen, während es im KI-Assistent 60.000 sind. Quellen, die nicht mehr hineinpassen, werden vollständig übersprungen. Wählen Sie daher besser einen konkreten Ordner statt des gesamten Arbeitsbereichs. Wenn Sie Wissen hinzufügen, soll die KI ausdrücklich darauf hinweisen, wenn sie in den Quellen keine Antwort findet.
Sie können eine Automatisierungsregel auch dem KI-Assistenten beschreiben, zum Beispiel: „Beantworte Fragen zu den Preisen anhand des Ordners Preise“. Der KI-Assistent erstellt einen Entwurf und erläutert, wie die Regel funktioniert. Der Entwurf bleibt ungespeichert und deaktiviert, bis Sie ihn selbst speichern.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht jede Nachricht lesen, um eine Reklamation von einem Angebot oder einer Rechnung zu unterscheiden. Statt Beschwerden und Dokumente manuell zu sortieren, kümmern Sie sich um Fälle, die Ihre Entscheidung erfordern. Ist die Bewertung unsicher, zieht der Automat es vor, nichts zu tun, statt falsch zu handeln.
Sie müssen Ihre Einschätzung auch nicht in eine Liste mit Schlüsselwörtern übertragen. Eine solche Liste muss angepasst werden, wenn Kunden dieselben Anliegen anders beschreiben. Stattdessen legen Sie fest, was erkannt werden soll.
Sie bleiben nicht ohne Informationen, wenn etwas nicht funktioniert. Sie müssen nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren, was passiert ist, um zu entscheiden, ob Sie die Regel anpassen sollten.
Anwendungsfall: Service-Postfach
In einem Postfach landen Reklamationen, Angebotsanfragen, Lieferantenrechnungen und Newsletter. Morgens prüft jemand die Nachrichten, um diejenigen zu finden, die eine Reaktion erfordern.
Erste Automatisierungsregel: WENN eine neue E-Mail eingeht, WENN die KI eine Beschwerde oder eine Problemmeldung erkennt, DANN - eine Aufgabe mit hoher Priorität und Fälligkeitsdatum morgen erstellen und eine Benachrichtigung senden. Die fertige Automatisierungsregel „Reklamation → dringende Aufgabe (KI)“ finden Sie unter „+“. Sie wählen den Arbeitsbereich aus, prüfen den ungespeicherten Entwurf und klicken auf „Speichern“.
Zweite Automatisierungsregel: WENN eine neue E-Mail eingeht, WENN sie einen Anhang hat und die KI ihn als Rechnung einstuft, DANN - die Anhänge unter Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} speichern. Auch dafür gibt es eine fertige Automatisierungsregel: „Rechnung aus E-Mail → Ordner (KI)“. Fehlende Ordner werden automatisch erstellt.
Bevor Sie die Automatisierungsregel aktivieren, klicken Sie auf „Testen“. Die Engine nimmt die letzten Ereignisse, die zum Auslöser passen, und zeigt, was passieren würde. Sie führt nichts aus und versendet nichts.
Häufig gestellte Fragen
Muss die Bedingung KI verwenden?
Nein. In den Automatisierungen von Task Manager stehen auch Filter für Priorität, Status, Arbeitsbereich, Absender, einen Begriff im Betreff oder in der Nachricht, den Dateinamen sowie die Bedingung „seit N Stunden überfällig“ zur Verfügung. „KI beurteilt (eigene Bedingung)“ ist hilfreich, wenn eine feste Regel nicht ausreicht.
Sehe ich, wie die Automatisierung zu ihrer Entscheidung gekommen ist?
Ja. Über die Schaltfläche „Verlauf“ sehen Sie Ereignisse, die den Auslöser aktiviert haben: ausgeführte Ereignisse mit einer Liste der Schritte, übersprungene Ereignisse mit der Bedingung, die sie gestoppt hat, sowie Fehler mit der Servermeldung. Die Einträge werden 30 Tage lang gespeichert.
Kann eine Automatisierungsregel auf das Postfach einer anderen Person zugreifen?
Nein. Die Automatisierung reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Erstellers und arbeitet mit dessen Berechtigungen. Sie kann weder in einer fremden Aufgabe schreiben noch eine Aufgabe in einem Arbeitsbereich erstellen, auf den der Ersteller keinen Zugriff hat. Auch Administratoren können keine Regel für das Postfach einer anderen Person erstellen.
Was passiert, wenn eine Regel Probleme macht?
Nach drei aufeinanderfolgenden Fehlern wird die Automatisierungsregel automatisch angehalten, und der Ersteller erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail. Wird das stündliche Ausführungslimit überschritten, wird die Automatisierungsregel ebenfalls angehalten; der Ersteller erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail.